使用notion构建个人管理系统

<！注：下面notion的使用对基础有要求，感兴趣小伙伴可以先了解和学习一下notion的使用>

做不同的事情有不同的流程，如果你做一件事情能把流程一些步骤固定下来，或者说把这个流程自动化。那么能减轻的负担，能够有更多的时间花在应该的地方，例如创作与思考。

我们需要面对的事情很多，各事务都有不同的流程。因此我们可以构建个人管理系统。去管理我们各种“流”。

使用notion去构建个人管理系统这个尝试有一段时间了，经过了不少尝试，如今稍微用得流畅一点了，因此写个文章分享一下使用心得。

文章呢，分为两个部分：

  • 第1部分：我的个人管理系统是怎么样的
  • 第2部分：如何使用notion构建个人管理系统

第1部分：我的个人管理系统是怎么样的

我的个人管理体系是怎么样的，首先我先想一下最基本的生活运转是怎么样子的。一般包含了基本生活，学习，工作，记录，计划5个部分:

  • 基本生活：衣食住行、基本技能。
  • 学习: 学习新的知识。
  • 工作: 指的是有任务性的项目等。
  • 记录: 包括了记账，学习和工作日志，习惯打卡，一些想法的记录，信息摄入记录。
  • 计划: 包括有项目计划。年、月计划等。

以上就是我的一些需求点。基于以上需求点，我使用notion设计了自己的个人管理体系。并将以上内容整合到一个看板中便于查看与修改。

第2部分：如何使用notion构建个人管理系统

2.1 关于notion

想要解决好你的需求，那么就需要清楚的知道你的需求是什么，还有工具是否有这些功能。这里选择notion的原因有一下几点：

  • 一个云端的笔记系统，可在线查看，同时支持android、ios、windows、mac。
  • 完善的笔记功能（支持的笔记样式，可视化等方面）。
  • 强大的数据库功能、数据库之前可相互连接，同时可视化方面（filter筛查和sort排序）做得完善。

notion的自由度很高，因此我们可以根据我们的需求去设计数据库。

2.2 设计数据库

2.2.1 分类

明白需求之后那么我们就要开始设计数据库了，但是事务类型那么多，如何分类就十分重要了，这也是设计数据库的前提。在写程序中俗称：模块化设计。在下图中我上面的需求点做了大致的整理：

对上图的说明：

  • 基石（对应需求）基本生活：衣食住行、基本技能。
  • 信息吸取（对应需求）记录: 信息摄入记录，这里指的是平时对看的一些文章与视频，认为有价值的进行记录与评论。
  • 外脑（对应需求）学习：用于知识分类与存储。
  • 任务流、记录流和计划流（对应需求）工作、记录、计划（具有时间性质）。
  • 仓库：用于存放数据库，和一些资源。
  • 区域-up：里面有图书馆、音乐厅，理财、一些爱好等。

2.2.2 数据库设计

  • 考量一：数据唯一性，以往我经常是做一件事情下来，数据总是冗余。笔记记录这里一段那里一段，即使是有很好地整理到文件夹当中，写的内容连续性不好，而且很多时候我把时间花在了分类整理查找文件上。因此，一项事务的数据应该做到唯一性，做到处处引用，一处修改处处同步更改，而notion就可以将数据存储到数据库当中，然后复制数据库链接创建不同的视图。
  • 考量二：关联性，比如说项目与任务之间的关联，任务与子任务之间的关联。做到尽量不要有某一项是独立存在的。但是不同分类的事务之间有尽量不要联系。在写程序中俗称：高内聚低耦合。

下面我以比较重要的“任务、记录、计划流”为例子讲解，其他的块拓展应用即可，下图是数据库设计图：

关键点：对比网上的很多教程，这个增加了一个Time Block的数据库，顾名思义“时间块”，这个时间块就相当与时间轴，可以记录任何有“时间线属性”的东西。例如：

  1. 子任务：打破了“多层任务子项”的束缚，将任务的颗粒度减低的同时也记录了任务的日志。可以记录任务和所花时间，利用这个可以统计项目和任务的花费时间。
  2. 记录想法：结合notionAPI在手机上记录有有关Project和Task的问题与想法。（这里仅仅是用作与记录任务得问题与想法，有关其他的一些记录，使用软件flomo。）
  3. 计划：因为计划具有很强的时间线属性，因此也放在了这里面。

<虽然这个数据库设置用来存放具有”时间性质属性“的事务，但是分类不宜过多，这里只有以上的：任务、想法、计划三类>

重复一下实现功能点：

  1. 项目、任务、子任务联系。
  2. 时间统计功能：子任务为项目的最小颗粒，通过记录子任务的内容时间，通过Rollup功能，实现对整个任务和项目的时间统计。
  3. 任务看板：查看任务状态和紧急情况。
  4. 任务日志、项目日志。
  5. 记录想法：notion支持api，可以在手机端通过http请求接入notion，将对任务的一些想法和问题记录下来

最后将这些整合到一个页面（作为：“快捷看板”）中，便于查看与修改：

以上的“任务、记录、计划流”，能够满足本人得使用需求，实现了任务、记录、计划的管理。

这些就是全部内容了，希望能够给大家做一些参考或者一些启发。如果认为上面有什么问题也欢迎大家指出。

 

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