Notion 在近一个月时间内上线了简单表格、页边评论、全新的模板库、链接预览、数据库分组等众多功能,其中不少都是呼声很高的重磅更新,下面来看看都有哪些更新吧!

简单表格

基本操作

简单表格一直以来都是用户呼声最高的功能之一。现在,你只需要在 Notion 中键入 /table 即可选择创建表格。

表格的操作与数据库的表格视图有些相似,主要分为以下几种:

  • 文本编辑:点击任何一格即可编辑文字,任何文本块支持的内容都可输入,例如提及、行内公式、行内链接预览以及各种文本样式。通过方向键、enter 键、tab 键可以很方便地在各个单元格间移动,在最后一行时也可以先按 enter 退出文本编辑模式,再按 shift + enter 来新建一行。
  • 行列头部的 ⋮⋮ 按钮:可以拖拽调整行列前后位置,点击则可以选择插入或清空内容。列宽也可以在移动到分界线时方便地调整。
  • + 按钮:光标移动到最后一行或最后一列时,表格外会出现 + 按钮,点击可增加行列,拖拽可以快速调节行列数量。
  • 右上方动作栏:第一个箭头按钮可以让表格宽度与当前页面或分栏宽度相同,且每列等宽,这非常便于我们快速地让一个表格变得美观。在 Options 选项中,可以设置是否把首行/首列作为标题加粗加背景色显示,在首行/首列前的 ⋮⋮ 按钮中也有相应选项。••• 按钮中,除了常规的块操作外,还增加了转换成数据库的选项。

表格与数据库的转换

表格与表格视图数据库有相互转换的选项。

对于将页面中内嵌数据库转换成简单表格:

  • 当数据库中含有文件与媒体、复选框或其他高级属性类型时,将不会出现转换成简单表格的选项。即只支持文本、数字、单选、多选、日期、人员、链接、电子邮箱、电话属性类型。
  • 除此之外,当数据库有多个视图、数据库页面里有内容、数据库有数百行时,也不会出现这个选项。也就是说要足够简单。
  • 转换成简单表格后,所有属性都会显示为文本样式,文本格式会保留,日期和人员会显示为提及。

对于将表格转换成数据库:

  • 开启 Header row 时,表格第一行将变成数据库属性名称。
  • 转换后得到的属性类型都是文本,但可以直接修改为其他属性类型,例如将提及修改为日期或人员属性。

表格的使用场景

首先需要明确表格与数据库的区别,数据库是由一条条数据组成,每一条数据在 Notion 中都是一个页面,都拥有某些特定类型的属性。而表格则是一种展示形式,没有那么多限制,可以不像数据库一样,每个属性都有属性名称,每个项目也都有标题。

这确实是两个有些相似的概念,因此在简单表格到来后,Notion 对数据库表格视图的指令名称、描述以及配图都进行了更改,以区分两个不同的功能。并对指令菜单的匹配逻辑也做了更新,以返回更准确的相关结果。例如,/table 原先在下拉菜单中显示 20 多个选项,现在只显示四项。

表格一方面可以用在一些觉得数据库功能太过复杂,只需要轻量显示的场合,比如简单记录实验数据,展示文本内容等;另一方面,有时只想将多个内容按栅格状排列,用简单表格也很合适。

最后,表格和数据库是可以与外界互通的。从网页复制的富文本表格或 Markdown 语言书写的纯文本表格,都可以直接粘贴到 Notion 中变成数据库,然后便可以转换成简单表格。而复制 Notion 中的简单表格,也会以 Markdown 形式存储在剪贴板中。

页边评论

现在,Notion 页面中的评论将按照原文位置,在页面右边空白处显示。如果你不希望这样,可以点击页面右上方的 •••,然后选择 Customize page,将 Page comments 由 Default 修改为 Minimal,即可获得和以前相同的样式。

这个功能对于团队协作非常有用,之前更新的评论侧边栏内的内容是按时间排序的,很难确定文中具体的位置,而现在,每一处评论一目了然。我们在翻译和审校这一次的更新内容时就使用了这个功能,非常方便。

此外,现在未读评论也会在页面右上方 💬 图标和评论侧边栏中有标记,提高了协作体验。

模板库

Notion 重新构建了线上 模板库,包含原先的官方模板和社区模板。可以通过搜索或分类浏览,寻找不同需求对应的模板,只需一次点击就能复制到自己的工作区,甚至还有如 创业公司系统 的模板合集。

整个网站像是一个应用商店,有本月推荐、官方推荐、各个分类以及上传自己模板的入口。每个模板详情页中有介绍、包含的视图、桌面端和移动端的截图等等,甚至还有少部分付费模板,可以前往外部网站购买。模板库会成为一个为自己的个人主页、系统和工作流程寻找灵感和参考的好去处。

 链接预览

链接预览功能能让你在 Notion 工作区中同步查看其他工具的实时信息。当你粘贴一个来自 JiraGitHubSlackTrello Asana 的链接时,你可以选择以行内提及或独立块的形式动态预览链接的内容。例如让团队成员实时看到一个 GitHub 拉取请求的状态更新:

这里以 GitHub 为例,将目前支持的各种链接整理到了一个页面中。每一种都有行内提及和独立块两种显示方式。

需要注意的是,第一次粘贴链接时会要求你关联相关账号,所有的关联都可以在 Settings & Members - My connected apps 中管理。账号关联完成后,你分享给其他人访问这个页面时,也能看到链接预览的内容。

Notion 表示这 5 个工具的支持只是一个开始,后续将会支持更多工具。在收购自动化服务平台 automate.io 后,它的确有能力这么做。我很喜欢这项功能,很多人都不只使用一个工具,将不同平台联系在一起,能极大地方便我们的工作流。官方给出的例子还有:查看 Jira 事务、Slack 消息、Trello 卡片状态、Asana 任务等等。我个人希望更多链接能够得到支持,例如希望 GitHub 拉取请求列表,能够在 Notion 中以数据库形式展示,并实时更新。总之,我很期待这个功能的后续改进。

数据库分组

数据库分组功能这次迎来了重大更新,主要可分为三点:

  1. 表格、时间轴、列表、画廊视图新增分组,看板视图增加第二维度(横向)分组。
  2. 原本只有单选和多选属性支持分组,现在大多数属性都支持分组,且有额外配置。
  3. 看板视图可添加底色,并增加了是否开启的开关。

数据库中的任务和项目经过分组可以更好地查看,以下是详细教程和一些应用。

不同视图的分组

开启分组功能

如何开启分组功能?这里以官方 Reading list 模板作为演示:

  1. 点击数据库左上角的 ••• 图标,菜单中会有 Group 选项,在全页面数据库上方也会直接存在 Group 选项。
  2. 点击 Group,选择 Group by 某属性。部分属性类型有额外配置,将在后文说明。

多样的调整

分组功能开启后还可进行许多调整,例如:

  • Hide empty groups 自动隐藏空分组,在有数据时重新出现
  • 上下拖拽调整位置
  • 手动隐藏 / 开启分组
  • 点击箭头折叠 / 展开分组
  • 修改分组表尾和表头的汇总值,或列宽度、列顺序时,所有分组会一起改变

表格视图的分组像是多个表格视图放到了折叠列表中。时间轴、列表、画廊等视图的分组也非常类似。日历视图由于是无限延伸的,并不支持分组。

看板视图分组

看板视图原先就有纵向分组,这次增加横向二次分组。开启方式是点击左上角的 ••• 图标,再点击 Sub-group 选项。这样就能把数据库内容卡片分隔进一个二维表格中。

此外,看板视图在二次分组时默认会根据标签颜色显示背景板底色(深色模式下卡片也会有相应颜色),可以在 Group 选项中通过 Color columns 关闭。原先在视图右侧占一列的 Add new group 现在也变成了 + 号,节省了空间。

不同属性类型的分组

Notion 数据库共有 19 种属性类型,其中文件和媒体、汇总两个属性不可用于分组。我将剩余 17 种分为了 7 类:文本、数字、日期、关联、选择、复选框、人员,分别总结了相应的额外配置、排序方式和新建或拖动条目时的行为。你也可以在 我的 Notion 页面 中查看以下两个数据库和更多内容。

额外配置

如果存在额外配置,在选择以某个属性分组时会弹出选项。如果要更改配置,需重新选择该属性。

  • 文本类:可选完整文本或首字母。
  • 数字类:可设定范围和间隔(默认 0-1000,每组间隔 100)。
  • 日期类:可设定为 相对时间 / 日 / 周 / 月 / 年,其中相对时间包括 前/后 7 天、前/后 30 天、昨天、今天、明天以及按月分组的其他日期。
  • 其他类别:无额外配置,均显示完整内容。

排序方式

  • 文本和关联类:支持手动或正序 / 倒序的字母表顺序。
  • 数字类:支持升序或降序。
  • 日期类:支持按时间先后顺序正序或倒序排序。
  • 其他类别:需手动排序。

点击组尾 + New 新建条目 / 拖动条目时的行为

点击组尾的 + New 新建条目时,可能会自动填充,也可能会展开页面;拖动条目时,可能可以移到别组,可能不行。这两个操作是相对应的,新建时能自动填充的,就可以在拖动时移到别的组,并改变分组属性值。以新建为例,如果不是按函数属性分组:

  • 文本类:选择完整时会自动填充,首字母时会展开页面。
  • 数字类:只会展开页面,不会自动填充
  • 日期类:日期属性会自动填充中位日期,其他属性则展开页面
  • 人员类:人员属性自动填充,其他属性展开页面
  • 其他类别:都会自动填充。

函数属性比较特殊,它的结果可以是文本、数字、日期、复选框四种类别之一。只有在新建时,默认填充后函数结果满足该分组时才有可能填充,否则展开页面。

两个不支持分组的属性

目前只有文件和媒体、汇总两个属性无法用于分组,猜测汇总属性是由于可用于获取文件和媒体值,因此无法用于分组。但在很多场景下,我们可以新建一个函数属性来获取汇总属性的值,用于分组。需要注意,如果汇总的设置改变,就需要重新应用一下函数的表达式才能显示正确的值。

其他小技巧

另外值得注意的是,当一个分组内的页面被删完时,该组不会自动消失。可以打开 Hide empty groups 来自动隐藏它,也可以重新设定一次分组,来彻底让它消失。

应用

简单地更改原有视图

数据库分组功能有非常广泛的应用。

  • 如果你本身就有按标签排序的数据库,现在就可以尝试使用分组,项目顺序不会改变,类别则会更加清晰。
  • 如果你原本就为不同标签建立了很多链接数据库,放在一个页面展示,现在就可以直接使用数据库分组进行替代。

优化工作流

我曾写过一篇 Notion 父子数据库项目自动关联 在父项中方便地新建子项,自动关联父项。现在在子项的数据库中,也可以通过按关联关系属性分组,方便地在某个父项分组下新建子项了。

此外,原本看板视图的分组只能使用选择类属性,现在也可以改用函数,然后借助日期等其他属性自动改变值。另外也可以改用关联关系属性代替选择属性的标签作为分组依据。

应用实例

这里尝试为一些官方模板添加分组,展示分组功能可以给我们带来的便利。

Reading list 模板可以按照进度、类型、评分等进行分组,在不同时间有选择地查看你想看的内容,通过折叠箭头隐藏其他内容。

Budget planning 模板可用于记帐,按时间或种类分组后,就可以很方便地在表头或表尾查看每个月或每种类别的开销多少。

Brand assets 模板将多种不同的素材记录在画廊视图中,通过按类别或文件类型分组,可以快速地定位查找。

Roadmap 模板在时间轴视图下,可以按项目负责人、工程师等分组,查看每个人的工作量,或便捷地安排新工作。

Roadmap 在看板视图也得到了加强。一个维度按照状态分组的同时,可以在另一个维度将任务按照所属项目(关联关系)、负责人或重要程度分组,各项目进度一目了然。

发挥想象,是时候思考下该如何优化自己的工作流了。🤯

小结

Notion 在这一个月的时间内不仅上线了简单表格、页边评论、全新的模板库、链接预览、数据库分组这五个大功能,还有不少小功能和改进。同时依然有几个实用功能在测试阶段,API 也在不断优化,各语言(包括简体中文)翻译也在进行中。

Notion 在 10 月完成 2.75 亿美元融资后,估值已达到 100 亿美元,近期的频繁更新也让我感受到它还有无穷的潜力。作为块结构 + 数据库形式的先行者,相信在未来很长一段时间内,Notion 依然能保持它的优势。

补充

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