​企业应该选择一个适合业务的协同办公系统，而不是办公系统套用在企业管理中。

无处不在的责任病毒
无法沉淀的内容，和难同步的信息
 

责任，在企业层面，就是岗位责任制，是指根据工作岗位的性质和业务特点，明确规定其职责、权限，并按照规定的岗位绩效标准进行考核及奖惩而建立起来的制度。每个部门有部门职责，每个岗位有岗位责任。

但是在实际的操作的过程中，扁平化管理的团队，或者初创团队，经常是成员有多重工作角色，突发事件也很多。人员分散，结构模糊……都会导致在履责过程中，交叉错位、扯皮推诿、责任真空、管理低效率。

正如罗杰·马丁在《责任病毒》一书中所说：

工作中，有人责任混淆、有人推脱责任、有人则承担过多的责任……大多数企业和团队都逃脱不了“责任病毒”。于是，好事、好人不知不觉中变成了坏事、敌人，最后影响我们的工作，影响企业的发展。

或许你很熟悉这样的情况：

你是一个编辑，你是一个财务，你是一个研发，你是一个运营，你是一个销售……你想做一件事情，尽管临时组建起来了团队，但是大事小事都是你在跟进。

你希望有人帮你分担，但是大家已经因为你的积极默认你就是牵头人。尽管有些时候你的决策和任务分配不能顾及到所有人的感受，但是没有人会跳出来和你battle，只是那些不喜欢你的决策的同事几次之后就不再听从指挥。

你觉得是大家不配合你，而其他人则是觉得你没有管理能力。最后是任务也没有被分担多少，和同事的关系还闹僵了，事情也推进的很艰难……
 

实际上，不仅仅是责任病毒，基于IM的团队协作，也会将人的注意力分散出去。

文档的更新和定稿，依靠的是不断发送新的版本在群聊中。冗长复杂的文件list，会让整个团队会浪费很多精力在整理上；

多人多线沟通，讨论、评论以及其他工作细节无法被最大程度的地保留下来。会让有价值的结论难以沉淀，信息同步变成难题。

业务线一旦变多，协同将变得举步维艰。

上世纪 80 年代，WordStar、Microsoft Office 等老牌办公软件目的在于解决数字化信息处理的问题。进入 21 世纪，基于网页端的Google Docs 解决了文件上云和协同问题。近年来以印象笔记为代表的笔记应用则将着力点放在了解决知识收集的问题上。

而不管是印象笔记，还是GoogleDocs，都只是把Office的功能搬到了线上，并没有改变信息组织的形式——文件和文件夹，信息与信息之间仍旧缺乏联结。企业维护成本居高不下且效率低下，及管理混乱等问题，更让个人、企业很难打造一个实时更新的信息体系。

“每篇（文档）都是一个信息孤岛。”

在办公场景下，书写的发生和文档的新增、调整，都有着强目的性。

大家在工作的时候是为了满足一个具体的业务目标，而不是为了写一个表格、发一句话。

因此信息需要足够“自由”。不够灵活的信息/文档呈现方式，只会让重复、无效输入变成常态。

从市场前景中也能看出，在企业办公场景里，效率这件事仍然有极大的提升空间。一切的一切都说明：团队需要寻找全新的沟通方式和协作平台来开展工作。

信息的折损
带来80%的无效输入
 

信息被转述的次数越多，折损越大。

你当然可以用超链接这样的形式将内容链接到某一个位置来减少信息转述的次数，但是在常见的超链接逻辑下，我们可以链接到的最小信息单位是一个页面，且超链接的内容必须通过点击、跳转才得以窥见全貌。

页面会“困住”组成它的所有信息：

一个信息一旦被写定，它们就很难逃离现有的位置去承担其他角色，就像此刻我正在写的这段话，没有了上下文，就失去了语境的支撑。

如果我某一天我在另一篇文章中有了类似的感触，按照以往的习惯，我会把的这段文字复制走，再做一些调整。当复制发生的那一瞬间，复制信息和源信息之间的联系就已经被割裂开了。毕竟我一旦想法有变化，我不可能一个个文档中改过去。

以上只是一种举例，如果这样的情况发生在项目管理，房屋装修等需要信息高度同步的场景里，信息的不对齐，以及信息的转述折损，会带来大“灾难”。

我们日常的表达，80%是重复、无效表达，用这样的习惯去记录工作信息，也是同理。

工作中的效率提升，不仅与个人相关，更受制于整个团队的协同，因此减少信息在流通过程中的折损更有必要。
 

沉淀所有成果
精细化管理、杀死责任病毒

与业内现有的团队协作产品偏重于企业社交或是任务分配功能不同，与传统的文档工具专注于信息的收藏、输入和保存不同，wolai云笔记会更加关注信息的流动和生长。

你可以理解为每一段文字、每一张图片、每一个表格……它们都是独立的，可以根据需求被灵活重组，形成一个页面，或者页面中的某部分内容。这个页面可以是一个融资进度管理、可以是一个旅行攻略、可以是一个菜谱、一个电子手帐……

每一个信息也会和其他信息之间有着千丝万缕的联系。

事实上，wolai中每一段文字、每一张图片和每一个图片等因为被放在、引用和嵌入在不同的位置，已经承担起了不一样的角色，发挥了不同的作用。具体案例在之前的文章中《猫三泡：用 wolai 打造专属读书笔记 / 做日常反思》有过演示。

下面的这张图也能很好地做出解释：

而这些都是双向链接的功劳。（双向链接的概念，熟悉wolai 的朋友应该不会陌生）

双向链接是结果，实现它的过程才是重点。

wolai让信息的最小组成单位从页面细化成了「块」（文本块、图片块、表格块、代办块……），且让「块」之间产生关联，让关联清晰地呈现。

关联一旦发生，信息就是流动的、可被复用的。我们无需在不同的场景和项目中重复讲述某件事情，只需要将能解释清楚这件事情的文档和相关信息引用或者嵌入，一切将会一目了然。

部门、团队之间的协作、合作有3个流程：

    1、建立企业内部的业务流程

    2、选择一套适合的协同管理系统

    3、任务分工落实到个人

wolai拥有30种类型100多款模板，向所有用户免费开放，且数量还在增加。你可以在模板中心中寻找到符合自身业务流程的模板格式，或者自己创建一个；

你可以按住/键盘、拖拽信息块、导入文件……像个谋略家一样去布局你的业务大盘；

你可以通过引用、嵌入打造流动的信息体系，用清单管理待办，通过@ 集结成员，用√ 归档已完成的事项……

wolai云笔记协作帮助成员一定程度上透明自己的工作量，避免不同业务线之间沟通不畅，让不同层级和岗位的员工在统一的责任体系内，高效地、正确地推进任务。
 

以工作资料的同步为核心
打造团队协作产品

协作不是要完全代替团队内现有的 IM，wolai要做的协作产品，核心是资料/信息的高效同步和高利用率。在这里资料不仅可以被管理，还可以相互关联，最终成为一个个网状结构的体系。IM 讨论是辅助讨论的手段。

• 支持协作编辑和多版本对照功能，让团队工作效率更高

wolai云笔记支持团队成员对文档的协作编辑。团队成员可以对同篇文档进行编辑，且每一次编辑和调整都会被记录以及自由回溯。

这样最大程度保留工作痕迹也给团队带来了另外一个好处：团队新人能够在记录中找到完整的工作线索，以最高效率融入到工作中。

• 多终端覆盖+飞行模式，跨越时空无缝沟通

移动办公已成为越来越多人的工作状态，因此，wolai云笔记也将移动平台作为重点，成为随时获得团队动态的入口之一。

移动版的wolai云笔记，包含与PC版类似的文字、图片、文件修改提示，还支持不同空间成员间的评论对话，目前wolai覆盖了iOS，Android，iPad、Mac，Windows、Linux、Web等平台，也特意为了Mac的M1 芯片做了适配。

不仅如此，wolai在2021年7月17日上线飞行模式，当你需要在完全离线的环境中（例如飞机、高铁、地铁、山区、机房、外网限制区域等）进行记录，也能照常使用它。

写在最后

职场不是一个人的战斗，协作才能更好地完成工作任务。开启协同办公新玩法，试试wolai？

END.
 

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