小学三年级的数学课堂上，有一门课程，专门是教学如何更好地利用时间的。我还很有印象的一道题是：

小明早晨起来，需要完成一下事情，请问最快需要几分钟？

刷牙-3分钟、洗脸-5分钟、吃早餐-8分钟、看报纸-4分钟、叠被子-3分钟

一些没有规规矩矩的同学，会把5个项目的时间依次累加起来。而有点灵性的同学，便会去想有哪些事情是可以同时完成的。当时的课堂非常积极，同学们都争相回答。有一个同学回答说他刷牙和洗脸可以同时进行，要毛巾擦牙就行了，引得哄堂大笑。也不知道他是为了题目这么回答还是真的是这么做，从他的生活作风来看也不是完全没有可能。

我不知道这算不算是时间管理的启蒙。但和很多人一样，我接触时间管理的出发点，是觉得事情太多，时间不够用。为了提高效率而接触时间管理。今天就聊聊我对时间管理的看法，以及自洽的时间管理方式。

时间是最宝贵的资源，时间流逝便不可再生。

时间也是最公平的资源，每个人一天都有且仅有24小时，多1秒钟都不行。

如何自洽地使用自己的时间，就是时间管理要研究的问题。

许多人有一个误区，认为时间管理就是将自己每一天的时间都安排得满满当当，投入到学习或是工作中。

但其实不然，时间管理则是如何分配时间的问题。每个人应该都根据自己的作息习惯，生活目标，兴趣爱好等等制定适合自己的时间管理方法，分配好自己而时间。姑且称之为自洽的时间管理。

时间管理的基本单位

知识管理的基本单位是一张知识卡片，而时间管理的基本单位，我认为是事项。

我们每天都在完成大大小小的许多事项，完成一份ppt，打卡某个网红店，题目里提到的刷牙等等，都算事项。

一个事项至少应该包含以下内容：

• 事项内容（具体要做什么？）
• 开始时间（什么时候做？）
• 持续时间（工作量多少？）
• 归属目标（这个事项服务于你的哪个目标？）
• 优先级
• 是否重复

时间管理的通用原则

01 目标：牢记你的目标

把目标放在第一点讲，是因为目标非常重要。所有的事项，一定服务于我们的某个目标。只有确定了目标，我们才能衡量事项的优先级。

目标可能是来自于个人成长、自我实现、职业发展、财务状况、朋友与重要他人、家庭、健康、娱乐休闲等。这8个方向并不固定，只是一个参考。来源于《只管去做》一书。它是一个通用的分类，如果不知道应该做什么事，或许可以围绕着这8个方向思考，想想你应该做什么。

• 设定目标时，一定要设置好deadline，脱离了deadline的目标，很容易发展成愿望，不再是可实现的。
• 目标还可以分为长期目标和短期目标。但是一般来说，我认为设定超过6个月以上的目标，都是不切实际的。事物的变化远远比我们想象中快，我们需要在行动中不断调整自己的目标。通常来说，设定周目标和月目标是比较合理的。
• 目标与目标之间，肯定也是有优先级的分别。可能在人生中的某些阶段，比如在复习考研/考公时，职业发展的目标是优先级最高的， 考研党几乎会把自己80%的可支配时间都花在复习上。

做时间管理时，明确并牢记你的目标。目标可以帮助你做优先级的取舍，也让你做的事情有更好的意义和回报。

02 清单：把事项写下来

人的欲望是无限的，想做的事项永远比能做的事项多，再加上很多不得不做的事项，我们每天的生活都被许许多多的事项围绕着。换句话说，时间永远不够用，所以我们需要更好地使用时间。

所以首先，为避免忘掉某件事，我们需要把所有的事项写下来。

因为人类的短时记忆，只能同时记住5-7件事。事实上，记住5件事已经相当吃力，不知道你有没有那种一玩手机就忘了待办事项的经历，反正我是会的，有一次骑电动车去饭馆吃饭，因为吃饭时太过专注于一个视频，吃完饭以后我居然步行回家，完全忘了骑车这回事。等到走到家楼下才想起电动车没骑回来。

而且即便我们可以记住所有的待办事项，人类总是会倾向于记住未完成，或是被打断的任务。(蔡加尼克效应）因此人们总是在deadline来临时，在不同的任务之间切换，这里做一点，那里做一点。但这样频繁的任务切换消耗了大量的注意力，耗费了大量的适应成本，效率是非常低的，尽管切换到一个没完成的任务会让你感到心安。

所以，时间管理的第一件事，就是首先你要把你的事项写下来。

事项必须是具体的。在记录事项时，我们经常会给出一个模糊的事项，比如写一篇文章，往往如果事项清单上出现不具体的、困难的事项，大几率会导致拖延。所以事项的记录必须是具体的，可执行的。比如写一篇文章，文章是关于什么的？文章的目标是什么，结构是怎样的等等。如果是困难的事项，也可以将分为多个阶段性的事项，逐个完成。

03 优先级：艾森豪威尔矩阵

对事项进行优先级管理，我们可以对事项的重要程度和紧急程度进行评价，并按照事项是否紧急和是否重要，分为重要紧急、重要不紧急、不重要紧急，不重要不紧急四个类型。这就是有名的艾森威尔矩阵。

对事项进行分类后，按照重要紧急>紧急不重要>重要不紧急>不重要不紧急的顺序处理事项，记得实时调整事项的最新优先级。

04 习惯：每天都重复做的事项（或许是每两天）

总有一些事情，我们会周期性地重复。

比如运动减肥这件事，是最适合培养成习惯的。在城市繁忙生活之余，每天抽出1小时时间运动，是成本很高的一件事，而收效又特别不明显。所以经常在运动之前，会很纠结，天使和魔鬼辩论数次后，你还是放弃了今天的运动。

而养成习惯的意义，便在于进行某个行为前免于自我博弈。这是一种决策偷懒的行为，坚持一些好的习惯，重复地去做，一段时间后可以收获成效。相反，坚持坏的习惯，反而会形成坏的效应。

重复的另一个好处还在于，让厌恶的事情不那么厌恶，让困难的事情不那么困难。如果你确定一件事情是好的习惯，就坚持把它培养成习惯吧。

05 心流：了解自己的处理能力

对于简单的事项，简单到2分钟之内就可以处理完，我们应该马上把它做掉。

处理事项的最佳状态是能够进入心流状态，心流状态要求我们的处理能力与事项的难度相匹配。这就要求我们对自己的事项处理能力有一个清晰的认知，尽量让每次处理事项都可以进入心流的状态，对于需要长时间专注的，复杂的，困难的事项，也可以将其拆分成多次解决掉。尽量让自己专注时的效用是最高的。

另外，在不同的时间，不同的场景，我们处理事项的能力肯定也是不同的。周末安静地坐在书房的电脑前的时间，和工作日早晨挤公交的通勤时间，肯定适合不一样的事项。比如我会在通勤时间选择听听播客，或者看一些信息密度较低的文章。而在周末，自己一整个下午坐在电脑前，便适合做创造性地工作，写写文章之类的。

06 专注：精力充沛是前提

时间均匀地流逝，而人的精力是波动的。想要更好地处理事项，前提是要有充沛的精力。

恢复精力，最有效的方式就是睡觉，每天睡够时间。

另外，可以尝试进行冥想，或者发呆，总之你需要一个时间啥事也不干，让你的大脑清理缓存垃圾。但这个事在今天似乎变得很困难，人们总是喜欢在休息时间刷起社交媒体，虽然刷社交媒体可以获得大脑的“奖赏”，但是大脑并没有获得休息，反而处理这些图像耗费了大量的精力。

07 专注：不要迷信多线程

《这才是心理学》（How to Think Straight About Psychology）中的一段话：“人们经常听到这样的说法：千禧一代由于成长于充满科技产品的环境，因此具有同时处理多个任务的能力。这一世俗信念是错误的。千禧一代并不比其他人更擅长同时处理多个任务，因为研究表明，几乎所有人在多任务处理时表现都不佳。”

当我们自以为自己可以掌握同时处理多件事情的能力时，往往只是欺骗自己的大脑。把注意力和脑力专注在同一件事情身上，效率永远是最高的。

时间管理的工具/方法

以上种种，不过说了许多时间管理的通用原则。自洽的时间管理，便是希望每个人都可以按照以上提到的原则，组织自己的时间管理方式，分配好自己的时间。

当然也有一些比较成熟的时间管理工具，可以使用。

番茄工作法

番茄工作法是一种间歇专注的工作方法，一般以25分钟的工作时间和5分钟的休息时间为一个周期，每个周期称为一个番茄钟。每完成4个番茄钟，进行一次10-15分钟的场休息。休息时，尽量不要玩手机，发发呆，上个厕所，洗个手都好。因为手机之后消耗我们更多的注意力，注意力得不到恢复。

为什么是25分钟？25分钟大概是人类平均的持续专注时长。每个人可以视自己的意志力情况，事项的特点等，制定合适的番茄钟时长。

一般来说，在开始番茄钟之前，需要确定本次番茄钟要完成的事项，并设定好番茄钟的时长。在开始番茄钟以后，要求使用者将全部的注意力集中到事项上，不被其他任何事情所打断。时间结束以后，进行3-5分钟的休息，并考虑是否开始下一个番茄钟。

番茄钟一般在需要较长时间专注的事项时使用，有助于我们拆解复杂困难的事项，分阶段突破。当然如果我们要处理比较琐碎，需要不断变换环境的事项，便不适合使用番茄工作法。

GTD时间管理方法

Getting Things Done (GTD)是David Allen 开发并发表的一种时间管理系统，其定义了一套处理事项的标准流程，收集-整理-组织-执行-回顾。

GTD时间管理方法有很多作者都讲过，这里只简略地做概述，便不展开叙述：

1. 收集：不做好坏评判，将大脑中所有的想法都加入到inbox；
2. 整理：定期按照一套标准流程，审视自己的inbox，判断每项任务应该怎么处理；
3. 整理：将每个事项安排到日程表中
4. 执行：专注地处理事项
5. 回顾：阶段性地复盘一段时间内的事项处理效果

该方法适合事项具有多而琐碎，在职场中得到广泛应用，如果你想了解GTD，可以阅读《搞定3:平衡工作与生活的艺术》一书。

结语

长期关注生产力的内容，自以为已经充分了解做时间管理，但当我想要把时间管理的原理和方法，整理成系统的一一篇文章时，发现很难写出来。一方面，觉得自己掌握的知识还不够系统，另一方面，越是在写作过程中，越是意识到没有一个通用的时间管理方法适合所有人。

所以写下这篇《自洽的时间管理》，主要是一些通用的生产力法则，以及两个时间管理的工具，希望可以帮助读者找到适合自己的时间管理方法吧。