作为 Windows 用户,我已经眼馋 macOS 上被不少人奉为「终极任务管理工具」的 OmniFocus 许久。随着我任务管理的需求不断提升,我也需要找一款能够满足深度需求的任务管理工具。

我希望这个工具能在我的所有设备(Windows、iOS 和 Android)上使用,最好还能是买断制的。于是,MyLife Organized(下简称 MLO)进入了我的视野。这款老牌任务管理工具凭借着足够「硬核」的任务管理体验吸引了不少拥趸,在简单体验后,我也决定加入他们。

设计「古朴」,功能却丰富

第一次见到 MLO,我差点被它「复古」的设计给劝退了。与如今常用的 App 比起来,MLO 的界面设计稍显「古朴」,再加上应用全英文的界面(官方已开始制作中文版),确实容易产生「劝退」感。

Windows 与 iOS 的界面

不过,任务管理最重要的毕竟是思维意识,适应了 MLO 的界面设计后,它才真正为我打开了一扇新大门。

面对陌生的应用,我通常会找一些官方范例来快速上手。在初次启动 MLO 时,它会提供多种不同的模板,无论你是新手上路,还是想要聚焦于某些任务,它都有对应的模板可供选择。根据模板内容来探索应用,可以帮你更快地了解 MLO 能够怎样为你所用。当然,你也可以选择不使用模板,创建属于自己的任务管理小天地。

MLO 拥有丰富的模板

在任务管理的过程中,我们往往需要为任务添加各种参数,比如时间、地点等重要信息,或是为任务撰写备注用于提醒自己。在 MLO 中,你可以为任务添加包括使用场景(Context)在内的多个参数。无论是为循环任务设立目标、为长期任务设置起始时间,MLO 都能很好完成。

你甚至还能为任务添加努力程度、所需时间等参数,更加全面地管理你的任务。不仅如此,任务备注还支持 Markdown 语法,用惯了 Markdown 的你可以无缝衔接。

丰富的任务参数

GTD 的核心在于「Done」,即从大量任务中挑选出现在该做的任务,并逐一完成。即使我们在应用里添加了很多任务,为它们设置了完善的参数,但只要没去做,我们的效率就不会得到提升。因此,优秀的 GTD 工具往往会提供过滤筛选功能,帮用户事半功倍地完成手头任务。

MLO 凭借丰富的视图(Views)实现了清晰直观的过滤筛选功能。比如在「To-Do」中,你就能找到活跃任务(Active Actions),它会为你过滤掉复杂的层级、暂不活跃的任务(比如需要先完成别的任务才能进行的任务、暂未开始的任务)等,专注于现在可以完成的任务。不仅如此,你还可以通过「Active Context」或「Due Next 7 Days」等视图来查看对应的任务。

Active Actions

另外,你也可以通过星标、搜索等方式来过滤任务。不过最深得我心的反而是 MLO 移动版上的「Nearby」功能,它可以根据 Context 的位置帮你筛选目前该做的任务。比如回到家后显示所有添加了「@Home」这个 Context 的任务,在办公室则显示添加了「@Office」的任务。

不仅如此,Nearby 同样会为我们过滤掉那些尚未开始、需要完成先行任务等的不活跃任务。如此一来,我们只需要点击 Nearby 就能查看目前最该做的任务。

根据地点显示该做的任务

不过,Nearby 功能需要你在应用中为各 Context 设定位置和范围才能使用。在应用的「Context & Locations」里,你就能对 Context 进行编辑。你可以在地图上选择一个地点,并设置一个距离范围,当你处于这个范围时,它就会在 Nearby 中显示 Context 相关的任务。

此外,MLO 还支持设置地点的开放时间,不过需要在电脑端的「Tools - Manage Contexts」进行修改。比如你的上班时间会在办公室工作,午休时自然不想看到工作相关的内容。你可以通过设置开放时间,将午休时间摘出去。这样,在午休时间就不会显示工作内容了。

修改 Context 开放时间

与此同时,你也可以为午休设一个新的 Context,并将午休时间要追的剧、要补的番添加进去。这样一来,你就可以借助 MLO 做到「工作时专注,摸鱼时放松」。

除了午休时间,下班后的我们往往也不太想看到工作内容。此时如果光用 Context 来区分的话并不够彻底。因为即使你不在办公室了,但你未完成的工作依然在「Active Action」里等着你。这个时候,MLO 的 Workspace 就能让你快速切换到「私人状态」。

建立多个 Workspace

MLO 支持设置多个 Workspace,虽然这些 Workspace 共用一个任务库,但你可以通过让页面固定在不同位置来实现状态、身份的切换。举例来说,如果你正经营着一档播客节目,那么你就可以新建一个「播客」Workspace,并在其中打开你的选题文件夹,从而实现快速查看选题的功能。

这些功能让它更好用

MLO 除了基础功能足够强大以外,下面介绍的这些功能更是可以帮你进一步提升任务完成效率。

分配快捷键

当我们在电脑上工作时,总是习惯用各种方便的快捷键来实现一些功能。MLO 同样可以用快捷键来操控。你可以为每一种视图单独分配快捷键,比如我将常用的「Active Actions」的快捷键设置为「Ctrl + Alt + A」。当 MLO 在前台时,我只要按下这组快捷键,它就会跳转至「Active Actions」界面。

设置快捷键的方法也很简单,你只需要用右键单击对应的视图,随后选择「Assign hotkey」,在新窗口中按下想要设为快捷键的组合键并保存即可。

创建快捷键

新建视图

尽管 MLO 提供了许多视图预设,但如果遇到一些复杂场景,预设视图或许就无法满足我们的需求了。别担心,MLO 支持创建新视图的功能,你只需要右键点击左侧「视图」界面的任意位置,随后选择「New view」即可完成创建。

创建新视图

随后,我们还需要右键点击新创建的视图并选择「Manage views」对其进行设置。你可以为它添加任务计数器,并在左侧实时显示。如果你想让视图实现过滤功能,则可以点击下图中的按钮或左侧栏底部的「Filter」,并在左侧进行过滤设置。MLO 提供了相当丰富的过滤选项,只要你足够耐心,你就能制作出最适合自己的视图。

多设备同步

MLO 作为一款多平台应用,自然也提供了多设备同步的功能。你能够以每月 $2.95 的价格订阅 MLO Cloud 服务用于无缝同步你的所有任务。MLO 会为你自动同步和备份数据,如果遇到有冲突的任务,还会提示你进行修改。

如果你购买的是 MLO Pro,还可以使用 Wi-Fi 进行同步。你需要先在手机上打开 MLO 里的「Settings - Synchronization - WiFi」,并输入电脑的局域网 IP,随后在电脑上输入配对码即可完成配对。

除此之外,你还需要注意下方的改动选项。如果你想让手机的数据覆盖电脑的数据,则要选择「Use local version」,反之则选择「Use remote version」。我个人的习惯是用手机数据来覆盖,因为我绝大多数的任务管理工作都是在手机上完成的,每次启动电脑时进行一次 Wi-Fi 同步即可让两台设备处于同一进度。

通过 Wi-Fi 配对

不仅如此,MLO 还支持通过 Outlook 或 Google Calendar 进行同步,你只需要将 MLO 与对应的账号相连即可实现同步操作。

连接至 Gogle Calendar

对了,在电脑端的「Synchronization - Configuration - Advanced」中,你甚至还能通过 USB 设备或自己的 FTP 服务进行同步,并对同步内容进行设置。

定价与总结

MLO 作为一款老牌任务管理工具,我们不难从其相对「古朴」的界面设计上看出它的积累。除了上面介绍的基础功能外,MLO 还支持通过邮件添加任务、任务回顾等功能,对于有深度任务管理需求的 Windows 用户而言,MLO 绝对是能帮你将所有任务安排妥当的那个。

MLO 采取买断制收费,并在 Windows 提供了 Standard 和 Pro 两个版本。Standard 版价格为 $49.95,Pro 版则为 $59.95。Pro 版比 Standard 版多了 Wi-Fi 同步、先行任务、书签和回顾等功能。

MLO 的移动端则可以免费下载使用大部分基础功能,如果你想要获取 Pro 版的功能,则需要支付 $29.99(国区 App Store 售价为 ¥198)的价格进行买断。

同时,MLO 为所有新用户提供了免费试用期,Windows 版可享受 45 天 Pro 版试用,到期需要购买任意版本才可继续使用。而 iOS 和 Android 版则可以享受 21 天 Pro 版试用,到期后可以继续使用免费版功能。

值得一提的是,开发商还为中国用户提供了专属优惠。你只需要前往 中文官网 回答一个简单的问题并填写邮箱,MLO 就会为你提供 Windows 和 Android 两个平台的 Pro 版优惠码。

在购买 Pro 版时,你只需要点击「添加优惠券」并输入优惠码即可获得折扣,Windows 版的折扣为减 10 美元,也就是说,你可以用 Standard 的价格购买到 Pro 版。

使用优惠码可减 10 美元

你可以在 官网App StoreGoogle Play 下载 MyLife Organized。


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