「本文参与少数派 2020 年度征文 + 高效行动派」

岁末年初之时回顾过去的一年,很容易想到的就是新冠疫情。这一年,疫情给我们工作和生活面带来了很大的冲击。作为冲击-反应的一部分,自然而然的就是我们要面对在新形势之下如何管理协调自己工作与生活,如何与别人进行协作等这样的一些问题。

每个人都有自己喜欢的效率工具,但是在与协作的时候往往只有两个选项,要么妥协迎合对方,要么不将就说服对方。但无论怎样,终究要落到跟踪这一环节之上。

度己助人,从术业有专攻到 all from one

「术业有专攻」往往是个伪命题

在我 HR 日常中经常会遇到用人部门提出的人员需求,招一个「本专业的」,然而经常的也会遇到用人部门在此基础之上提出一些附加条件,诸如「懂一些……」、「会……」。员工在入职之后,当我们发现他的能力比较强的时候,公司总会再给他安排一些的其他的业务,「帮助其成长」、「能力有多大,责任就有多大」。久而久之,他也就会逐步的脱离他的主业。

我们对于专业性从未有我们想象中的这样执着。

同样的事情也发生在我们朝夕相处的各种 App 上, App 的开发者自身会有一些非分之想,有时候作为用户的我们也经常会对它有一些非分之想。

「如今我走到了人生的十字路口,我向来都知道哪条路是对的,但我从不去走,为什么?因为那太他妈的难了。」

从专业走向 all in one

疫情期间各种主打远程协作的 App 顺势而起,一些 App 也顺势增加了一些远程协作的功能,这样的做法本身是一件好事然而我们却不断的目睹着 App 的开发者不断的添加不相关的功能进去。慢慢的这个软件从从最初的小而美成长为一个「全家桶」的形态。

一个好端端的 App 变成了一个杂货铺,往往这种情况还会有个比较好听的名字——「生态」、「闭环」。这就很容易让人想到 「 all in one 」。(这里不是讽刺Notion,Notion slogan 全称「 The all-in-one workspace for your notes, tasks,wikis,databases」,而且 Notion 相比而言做的比较克制。)

功能之多,一个App装不下

然而,毕竟寸有所长,尺有所短,每一个软件总有其短板。经常我对这些全家桶的 App 并不感冒,并不想被闭环在其场景之中。

  1. 开发者凑合了一下,假装是个全家桶
  2. 实现同样功能,其他的 App 能提供更好的体验
  3. 对于某些(全家桶) App 来讲,只喜欢他的某个或者某几个点
  4. 在特定场景之上,即便是 App 表现的很完美,但是习惯旧了 App 或者在特定的软件上沉没成本过高,主动地迁徙到新的App上的动力不足

此外,除了上面提到的这些点,还有一些类似的东西让我愈发的感受到「一味地追求全家桶生态圈,实在不是什么好事情」。就像在之前群里面讨论的时候,群友讲过的这样一个场景,「 Google 搜点东西,转头上 YouTube 首页就给我推荐 」。

而在这样的前提之下,遍采百家,每个人都会根据自己的需求去打造一个覆盖自己办公与生活场景的方案——一个自己的全家桶。只不过我们每个人本身活成了一个「箍桶匠」—— all in one 中的那个「 one 」。

从 all in one 到 all from one

作为一个「箍桶匠」其实并不是一件轻松的事情。

就像上面提到的疫情之下的协作,很多时候需要面对的是一个妥协的问题。有人习惯微信,有人喜欢钉钉,有人 用 Word,有人用飞书文档,凡此种种。很多时候团队协作向团队成员中的大多数妥协,也常见的是折中妥协。

但是当把视角收回来到自身,回到「箍桶匠」的视角,这些协助的工具与工作其实都是拼合在我自己箍的那个桶的外面,他们是我自己的延伸。这种拼合的过程其实就是一个沟通的过程,对外与同事沟通,对内与自己沟通。这就有点 OKR 的味道了。

在这种情况之下,把箍在身上的桶拿下来,前置。然后由它出发,承载相应的信息,回到众多的软件之上。

从分解到落地,从项目到 TODO

有时候换个角度看问题,可能会变得更简单一些。比如上面的提到的图旋转一下就会变得不同,由「战略到目标」,再到关键结果,最终到具体的 TODO。

复杂的东西各有各的复杂,至简的东西却是趋同的。所以在到这里的时候,我最终选择的是一个很简单的 App —— Todoist。

关注的那些里程碑能不能达到自己(或团队)的预期目标,然后我自己要做哪些事情,我需要跟踪或者落实哪些事情然后达成这个里程碑。

从目标到任务

对于工作上的事情而言,三角形上部的目标、关键结果很多时候都不是自己确定的,但下部的项目都是围绕上着目标和关键结果所展开;但是对于生活而言,很多的目标基本上都是自己为自己定下的。

项目下的任务,就是承接项目,由项目分解而来。通过跟踪自己的任务,进行决定下一步任务计划。所以很自然的就有一个每日的任务记录(对于我而言则是每天撰写的日志)、每周汇总的周报。

具体到实践的层面,通过 todoist 的 today 与项目视图1,我能够从整体上掌控信息状态,而项目内的看板则可以看到各具体的项目的执行状态。就细部的执行层面的来讲,借助于 Todoist 的看板,则可以搭建相应的工作流(参见《老牌任务管理工具 Todoist 增加看板模式》。

Todoist 看板模式下的工作流

针对于任务记录的问题,我所采取的方法是「 Todoist + IFTTT + 印象笔记」的形式。通过 IFTTT 对 Todoist 下项目、标签两个维度进行监控,相应的任务完成后可以自动的同步至印象笔记之中。「标签」监控的目的主要是针对于 Todoist 项目之外但是需要保存的内容。这样每日、每周结束的时候,我大致上浏览一下同步至印象笔记的记录就可以复盘一天的工作以及适时调整下一步的计划。而实际上,我也同样设置了一个每天回顾前日工作的任务。

任务的多层编织

在上面中,我提到从一出发来承载相应的信息,打造一个属于自己的全家桶。在具体到 Todoist 的时候就是涉及到任务的操作上,通过编织任务,有点放射到面,将各个 App 链接起来,快速跳转。

网址链接跳转是我很喜欢的一种方式。借助于任务支持链接跳转的特性,用 Todoist+第三方 App 进行第一层次的拓展。

Todoist 对 Markdown 的「[标题](网址)」的外链操作进行了简化2,大部分网址可以直接添加后自动的转化为「[标题](网址)」的形式;小部分的网址可以采用「[标题](网址)」的形式直接添加。所以凡是可以在线的工具基本上都可以复制粘贴网址的方式添加上去,比如飞书文档、印象笔记、Notion 等等。除此之外,日常的播客应用 Pocket Casts 中的播客也是可以借助于这样的方法添加到 Todoist 之中。

借助于上述的特性,我把 todoist 变成了一个 do it later。在 Todoist 中,我建有一个名为 Relliswa( read + learn + listen + watch )的项目,阅读/听播客/视频全部汇总在里面。

类似的还有日常邮件(尤其是是信用卡账单),Spark、工作中 Outlook的往来邮件都可以直接的添加到 Todoist 里面。

而再往外一层,通过 ifttt 这样的软件进行再次的中转了,比如上面提到的「 Todoist + IFTTT + 印象笔记」的形式。

Todoist 编织的层次

栗子:年终总结的撰写

去年的总结渐行渐远,年味愈来愈近。对于刚刚结束不久的年终总结,通常都是会要求提交 Word 版本。我常规的做法是通过在飞书文档中撰写,完成之后导出为 Word,然后稍微调整之后再邮件提交。

飞书文档撰写 → 导出 Word → 微调

对于这份往往需要耗费好多天的总结,设置上一个待办是最经常不过的事情。在这个时候我就会把这个总结添加到 Todoist 之中。相关的补充材料,比如数据搜集则作为子任务附加在它的下方。此外,结合与看板相结合,这样每天我都能查看到该任务的当前进度。通过点击标题中飞书文档的链接,我就可以直接跳转到相应的文档那里。

任务的标题名:28 日提交年终总结→[撰写](飞书文档链接),同时会设置提醒 everyday until 28/12

年终总结任务之下附属相关子任务

小结

疫情之下,尤其是在需要远程协作的时候,我愈发的感受到沟通也是一件需要支出成本极大的事情。而无论采用多少种效率工具或者采用多种方法,最终交付的成果或者方式总是固定在熟悉的几种。这颇有一种殊途同归之感。由任务驱动,从一而发,搭建起一座与人、与己沟通的桥;用简单的方式拼接起任务的交付从而提升整体的效率,这无疑是对大家都有益的一件事。