Matrix 精选

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文章代表作者个人观点，少数派仅对标题和排版略作修改。

本文首发于公众号 醒钟。

效率工具是我一直非常感兴趣的领域。

从十年前了解到 GTD 和 柳比歇夫的时间管理法，到中学时用活页纸将一天发生的事情具体到分钟地记下来复盘，再到周旋于滴答清单、Things、Sorted3 等时间管理应用，我在时间管理的各种方法论中一路狂奔。

从小时候用笔记本写日记和摘抄，到初遇 Evernote 和 Onenote 时的惊艳，再到被 Typora、Notion、Roam Research 所折服，我也误打误撞进入了所谓的 Intelligence Amplification 的领域。

十年来，在追求效率的路上，我曾经被很多概念和产品的亮点真切地打动过，为一些超越式的想法和创意击节赞叹；也会经常写一些身边没人会看的应用测评和吐槽，在看到效率爱好者的文章时惺惺相惜。

在无意识地被动行研了这么久之后，今天想着力聊聊我对未来的办公工具和工作流的期待和想象。

全文共六千余字，主要包括我所想象的四个范式浪潮：基础概念的一体化，灵活视图的多样化，重复操作的自动化，第三方应用的集成化。希望能和大家交流和探讨。

用户需求和产品目标

提升信噪比，优化信息编码和解码

在我看来，未来的协同办公工具的目标在于尽可能提升组织或个人的工作效率，提升沟通时的信噪比，保证信息编解码的时效性，减少交流摩擦和信息扭曲。

办公工具不仅要易于接受、容易上手，还应该在更高的层面上帮助用户理解自身需求，改善工作流程，甚至建立新的管理概念和系统（而不是用户期待什么就立刻做什么）；这样才能反哺办公产品的更好发展和公司组织的高效运行。

具体而言，在功能上，一款协同办公工具产品应做到：

• 建立 All in One 的平台，减少应用之间切换的摩擦
• 及时响应内部需求，团队中的所有人on the same page，提供足量的上下文
• 降低噪音的比例，避免过低的沟通成本带来不经深思熟虑的无效讨论和负面情绪
• 实现软件开发和产品开发的结合，将特定领域的细分产品，如 Figma、Github 等整合进应用中，化归至产品开发的流程中
• 可以方便地进行公司发展和个人成长的复盘和沉淀，避免浪费时间在冗余的排版、依靠复制粘贴的整理、文件柜式的寻找上，支持更贴近于人脑思维模式的网状结构
• 服务于每位用户的特定需求，而不是千人一面；帮助用户完善自己定制化的管理需求，一款办公平台应当同时满足不同的期待

产品功能和内部交互

基础概念的一体化

概念的一体化对应的是整个应用间定义的打通，不再存在任务、列表、项目这样的层级化表达方式，也不必去区分日程、文档、文本块，在未来的应用中，他们本质上都应该是一种东西，不妨用类来广而代之。

功能区的堆叠造成了信息流动的滞塞

目前许多主打协同工作的效率工具，虽然在工具内试图集成 All in One 的工作环境，但受限于传统思维，只是将从前的不同功能区分门别类堆叠在一起，功能之间仍然是割裂的，很难感受到彼此之间的打通和联动。

例如企业 IM 中的优质信息依然难以迅速沉淀，依然需要手动设定会议日程、上传会议文档；功能区之间依然各自为政，不利于信息的迅速流动。

目前概念一体化的应用尝试

在概念一体化方面，Notion 的「万物皆可 Block」的思想是一个很好的尝试，Coda 更进一步强调每个 doc 都是一个 App。

Moo.do 继承了传统的大纲式软件，进一步以每一行为基本单位，每封 Email 都可以拖动至文档中成为 Line，而每一行又可以拖动至日历上，来标明对日程的规划。Airtable 中的 Row 也是将各种概念统一起来的信号。

一如 Fibery.io 的创始人在blog中所写：

Domain Generalization. There are no specific entities like Tasks and Projects anymore. Everything is very fluid and you can define your own semantic.

消息、日程、文档可以视作等同

在未来的办公工具中，日程不过就是有特定发生时间和地点的文档，文档不过就是内容更丰富详细的日程，本质上它们应视为同样类型的东西。

文档中的 TODO 也可以 Zoom into，点进TODO就进入了新的文档，也即文档间也是可以不断嵌套的。

更激进地讲，其实（有意义的）消息也可以看作文档的一种。飞书 有 Pin 消息的功能，被 Pin 的消息往往较为重要。

不妨将这样的消息也看作 TODO，看作本质上和文档同样的类型，消息的内容就是文档的内容。而既然是 TODO，自然也有（规划中的）发生时间，那消息也可以看作是日程。

Notion 曾经被看作「完成了 Slack 的另一半」，但对于未来的办公工具，不如直接将 Slack和Notion 担负的任务结合起来。

更进一步，打通对话和邮件之间的壁垒，将邮件也按时间序放在消息流中，将Email+Slack(IM)+Notion(Doc)结合起来。对话内的每一条信息和邮件中的正文，都可以看作同一类，以此打通消息、日程、文档之间的壁垒。

在未来的协同工具中，直接将标记的消息拖动到日历中就可以新建一个日程。在拖放新建日程的这个过程中，用户实际上完成了新建一个类的操作。在这个过程中，用户可以方便地完成对标记的信息的安排。

同时，对有价值的讨论，可以直接在消息页转成文档，便于进一步地修改、分析和研究。

将消息直接引入日历和文档的操作，对交流者的表达能力提出了较高的要求，避免即时通讯时较低的沟通成本造成的鸡同鸭讲。规范员工在使用 IM 讨论时，也有意识像写作邮件时的心态靠拢，使其在表述中会力图更准确全面。

灵活视图的多样化

在概念一体化的基础上，办公工具可以看作一个巨大的 SQL Database，传统意义上的不同功能（日程、文档等）对应着不同的字段（时间、地点、状态等）。

在关系型数据库的基础上，很快就可以联想到，从前熟悉的界面其实可以看做这个数据库按需提取的不同视图，正如 Notion 中的 View，Moo.do 中的 Pane 一样。而常见的其他项目管理工具和概念，如看板视图、思维导图和甘特图，其实也可以从这样的数据库中按需提取。

不同的视图对应着不同的 layout，或者说对一款 App 来讲，对应了不同的入口。那么究竟该怎么确定、由谁来确定视图的选取呢？不同的平台根据自己产品定位的不同给出了不同的答案。

常见视图：消息、日历、文档

有的应用选择提供特定的几种常见视图，如日历、文档、甘特图等，直接推给用户或者由用户自己选择。

例如Notion提供了Calendar、KanBan、Gallery、List 四种View，但日历的最小单位是天，而不能具体到时间线。

Moo.do 的 Pane 提供了 Calendar 和 Document，可以将 Document 中的内容直接拖动到 Calendar 上，确定日程。

Clickup 更是集成了多个 View 的种类，在日历的侧边栏还有 Unscheduled Tasks 以提示。

飞书选择提供收件箱、日历、文档三个主要的入口。

日历：体现对时间的关切

对于一个良好运转的协同效率系统，通过对自己日历的良好维护，员工可以清晰传递出自己适合沟通的时间区间，从而减少彼此之间约会议时的沟通摩擦。当整个系统都有意识这样运转起来，系统内对时间和效率的关切气氛就将油然而生。

疫情使得远程办公走入大众视野，除了日程和文档的一体化以外，在日历界面应当与会议功能集成，一键拨入会议或参与会议。

日历的另一作用是复盘。良好维护的日历功能可以协助员工一键生成日报和仪表板。这类似于 Moo.do 中的 filter Today，或者滴答清单中一键生成日报的功能。

员工的工作时间可以不必浪费在重复的模板选取和强行回忆中，而仅通过日历事件的发生顺序就可以整理一天的工作。如果按上文所述，把整个办公工具的内部看作一个巨大的 SQL Database，这个过程也就相当于取出时间为今天的条目。Dashboard 的应用也能让 leader 对工作内容和时间的调配方便地可视化。

文档：网状结构更符合人类认知过程

同时，基于之前提到的，类似于 Notion，文档间的每一个文本块也是这个数据库中的一条。相较于传统的文件柜式的树状分类法，网状组织的文档关系更符合人类大脑整理知识的逻辑。

文档间的父子关系和链接关系也有可视化的需求。最近 双向链接 的应用风头正劲，Roam Research 和 Obsidian 都提供了使用[[呼出双向链接的功能，并提供可视化视图，帮助用户理解文档之间的网状结构。

这也是目前很多文章提到的 文本复兴、Textopia等概念。

更大的自主权：LEGO APP

也有产品如 Airtable 和 Coda，在视图的选取上提供了更多的自主权。总体来讲，给用户自主权越大的平台，用户上手的难度就越大。

平台下放自主权后催生了两个方向：社区与咨询，应用的再生产。

交流社区和咨询顾问

为了弥合平台自由度和用户使用难度之间的缝隙，沟通社区和付费咨询如雨后春笋悄然而生。Notion 的 Reddit板块 和 Notion 中文社区都积累了一批热爱效率工具的忠实用户，Notion官方也建立了 Notion Template Gallery 引导用户选择适合自己的模板。

基于 Notion 模板的第三方市场也在慢慢出现，已经有用户依靠自己对 Notion 的理解出售模板或者提供项目和文档的咨询，帮助其他人更好地应用 Notion。在 Indie Hackers 上，有用户表示自己 通过设计Notion模板在三周内挣了2000刀。

White-label APP

Coda 的 CEO 在这个 Coda Webinar 的30分至31分中提到，他很喜欢关于 White-label APP 商业模式的建议。

White-label 指的是 Reseller 可以通过 Coda 用少量代码开发属于自己的 App，建立自己的新产品再销售出去。这类似于 轻芒小程序 的效果，建立自己的品牌。但 Coda 能做的不只是文字发布，而是直接制造一个工具。

重复操作的自动化

在未来，无论是企业或者个人，都不再满足于根据工具改变自己的行为；而是更进一步，希望能按照自己特定的需求去改造工具，获得更舒适的使用体验。那么，相较于不断开发新的 feature，协助用户自己设定自动化规则无疑是更好的解决办法。

基于上文提到的概念一体化，在应用内集成自动化变得更加容易。传统上自动化的想法可以追溯到 Excel 的公式和宏，用户可以通过简单的逻辑关系就完成可复用的功能设计，进而避免重复冗余的劳动。

这样的思想在移动端体现为 Workflow，现在已经成为 iOS 中的捷径。

同时，IFTTT 和 Zapier 也能够帮助用户完成内部工具和外部工具之间的连接，改善工作流。在这一点上，办公工具需要对自己的 API 是否开放做出选择。飞书中自动化的想法基于内部的 Bot，当设定了既定规则后，用户可以在收件箱中看到集中的提醒。

Coda选择开放了自己的API，在自动化方面的效果很好，这也符合其 doc as an APP 的口号。而相较而言 Notion 在自动化方面只支持公式和 Button，某种意义上 Button 相当于模板的延续。

无疑在协同办公工具中实现操作的自动化可以将用户从重复的工作内容中解救出来，着眼于更有意义的事情。但自动化实现的难度很高，在把重复的流程抽象出来形成自动化的过程中，难免会有 corner case 难以考虑周全。这或许也是很多工作流程繁冗的原因所在。

第三方应用的集成化

对第三方软件，办公工具可以选择整合应用进入自身的工作流中，也可以选择建立类似于谷歌浏览器插件商店的应用市场。

整合细分领域的专业化应用

集成其他应用不仅是解决用户特定需求的方式，也可能成为某款应用的锐利特色闪光点。对于Figma、Github、PrecessOn 等在某细分领域占有率很高的应用，将他们良好地整合入协同办公工具中，就可以免去用户在多个应用中反复切换的时间耗散。

同时也可以加载类似于 Jupyter Notebook 的可交互编程环境，在运行后直接输出代码块、所需数据和图像，免去了修改代码后还要重新导出粘贴图像的复杂操作，实现协作编程。

某种程度上类似于 StreamLit，支持脚本、交互和部署，同时也有较强的协作功能。国内的一款个人开发的创业产品 DocRun 也有类似的想法。

建立插件市场

在集成既有应用之外，对于一些niche market的定制化需求，办公工具也可以引入插件类或即用即走的市场，类似于 谷歌浏览器插件商店、微信小程序、飞书工作台等等。

市场中的应用可以是应用内部自研用来进一步支持产品功能改善产品体验，也可以由办公软件本身作为平台，吸引其他的公司来完成小功能并获利，办公软件本身作为平台得以分成。

商业化和用户增长

商业化

作为主要面向B端的企业服务产品，为企业用户提供企业版产品并收费是传统的商业化战略。除此之外，未来的协同办公工具应用根据自身定位的不同，还可以开发以下的商业化路径。

值得注意的是，所谓的商业化路径不一定要立刻寻求变现，应当合理评估产品的公共性和用户体验，保持克制而有效的商业化姿态。

LEGO APP 和 LEGO School

在商业化方面，上文提到关于 Coda 的 white-label APP 方向可以拓展办公平台应用的功能，并为之提供收益。

Daniel Gross 在这篇 Markets To Build In 2019 的博客中提到「Re-build Accenture with an army of ‘Lego Apps’」，他指出在未来十年中，将需要对数百万人进行新职业的再培训。简化编程环境可能是更有效的方法。形如Airtable、Notion、Glide、Retool等的乐高应用可能是答案。

Zapier allows builders to move data between different services with a few clicks. Glide super-charges those databases by enabling builders to turn them into mobile apps, a skill previously relegated to an elite few. Retool offers related “assembly” functionality for the desktop.

同时，他也提到了 LEGO School 的概念。

相较于传统上公司请知名外部团队为其做数字化变革的咨询，花十几天的时间和高昂的金钱大兴土木设计数字化应用，这样的 LEGO APP 的定制化使用无论是成本还是灵活度都更胜一筹。通过教授这样的乐高应用来建立定制化的企业服务应用，可能成为利润率更高的下一个埃森哲。

插件商店：依附和共生

对于 All in One 的办公平台，功能的聚合程度需要反复考量。如果支持的功能太少，就无法减少用户不断切换应用的摩擦；而过多的功能聚合在一起又会影响用户的使用体验，增加误触的概率，反而提高了噪音的比例。

上文提到类似于「插件商店」的设计，可以在保证应用的基础功能简洁之外，进一步释放应用的想象力。

主体办公工具可以担任平台和市场的功能，而其他商家通过 API 接入该软件，依附在该办公软件上，为用户提供免费或付费的服务，商家和办公工具都可以从中获利。

以 Trello 和 Planyway 之间的关系为例，Planyway 补充了 Trello 的日历和时间线功能，让Trello的用户更愿意留在应用里，而不是寻找其他应用。优秀的插件/小程序既可以为主体办公应用引流，也可能为其带来利润。

公开网络的引流：知识分享

另外，Notion 和 语雀 都提供 publish 到公开网络的功能，这一方面可以降低用户使用 hexo 建站的难度，另一方面当其他人通过搜索引擎搜到以此建立的网站时，也相当于对产品的免费宣传。

这样的公开发布或许也可以模仿微信公众号的概念，内容创作者依托文档应用发布了自己的作品之后获得打赏。

用户增长

专业且定制化的客户咨询服务

如上所述，未来的办公工具可能存在一定的使用门槛，因此在运营层面，咨询顾问的存在必不可少。办公平台应用内部的客户服务应该不仅满足传统意义上「客服」解决已知问题的需求，更应该起到咨询顾问的作用。

也可以积极建立和维护产品交流社区，提供帮助支持和反馈，和上文谈到的 LEGO School 不谋而合。

从大学生开始的 Trojan-horse 推广战略

相对于传统行业，对一款创新的协作办公应用来说，新兴科技行业和大学生可能会有更高的接受度。

在刚刚过去的基于网课的一学期，对于学校和教师，远程教育的概念不再是躺在新闻上的虚词。实践过后，师生对远程课堂和协同工作的认知度更高。

通过一款协作办公工具，教师和助教可以方便地通过文档下发讲义、直接在文档内嵌入文件和网页、分配课堂小组，学生也能一次性看见自己的日程安排，看见群内的全部上下文，甚至直接在应用内完成作业提交；这对师生来说，都能提高沟通效率，改善学习心情。

同时，课堂内的同学可以覆盖一个大学生大量的社交关系，而当其大部分的社交关系都在这款应用上时，他们聊天和交流的主战场也会从目前市占率最高的即时通讯工具中悄然迁移。当这些大学生走入社会，他们就将是这款应用的「自来水」。这类似于 Trojan-horse 的推广战略。

基于 C 端流量的 B 端引流

企业服务应用面向的对象主要是 B 端用户，但上文所畅想的未来的办公工具，不仅可以完成组织内部的办公协作，也完全可以支持个人用户的日程管理和知识库搭建。

无论是 Media Kit，还是从自有的其他 C 端流量导流，建立个人用户对产品的印象，可以起到销售概念的作用。

当概念深入人心，企业领导和员工或许才会选择将工作和生活交流分剥开，不再使用即时通讯工具来工作。或许才会 buy in 协同办公的理念，提升高效办公的意识。在概念先行的前提下，前文所述的面向未来的协同办公工具才有成功的余地。

目前，企业服务市场依然空间巨大，但由于迁移难度高、企业对既有产品路径依赖程度高、政企校企关系建立难、巨头企业早已占据生态位，新产品很难仅靠交互和用户体验打开新天地。

当自上而下的路变得拥挤，直接面向企业方老板的商务拓展已经难以撼动既有产品的地位。或许，像 Slack 一样，用真诚的产品功能和服务意识打动每个 C 端消费者，自下而上的变革能够更加润物无声。

小结

本文主要从四个大方面畅想了未来的协同办公工具可能的发展趋势，也纸上谈兵地分析了商业化和用户增长的路径和痛点。篇幅所限，依然有太多产品表现层面的细节之处难以一一俱陈，作为个人用户，很多体验也尚不全面。期待各位读者的讨论和看法，也心怀好奇地观望接下来协同办公工具的发展走向。

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