《混乱》，这原本是一本讲如何提升创造力的书，没想到，居然重塑了我的任务管理体系。

我自己算是个比较重度的任务管理用户了，基本所有工作、生活上的大事小情都在 Things 里面打理。市面上相当部分任务管理的经典我也都读过，GTD 的鼻祖《搞定》，几年的时间里我愣是读了四五遍。

所以能有这么大的变化，老实说，真挺惊喜的。

3 个反直觉的事实

《混乱》这本书里面有 3 个非常反直觉的事实，对我启发很大。

事实 1，一定的随机性有助于我们找到更有创造性的问题解决方法。

我们经常听过类似的抱怨，明明做好了 XX 计划，结果一个临时任务全打乱了。但这不一定是坏事儿，一个完全按步照搬的计划可能反而无益。

这本书里有一个例子我印象很深——2014 年伦敦地铁大罢工，人们被迫选择不同的上班路线。其中 5% 的人在罢工结束后，并没有回到原来的路线上，因为他们发现了更好的上班线路。

同样的，很多顶尖科学家如果想不断发表重量级的论文，就得不断探索新的研究领域。

无聊是创意的天敌，警惕则是创意的朋友。进入一个全新的领域足以提高你的警惕。

随机性会把我们推出舒适区，发现更多的可能。

事实 2，搜索快于分组管理

研究显示，按照分组的方式查找邮件，平均用时 1 分钟，而搜索只要 17 秒。而且不合理的分组管理很容易制造大量冗余，更难找到重要信息。

事实 3，清单体的固有劣势——疑难项目太容易被跳过了。

眼睛顺着往下看，很容易就排除了那些高难度指令，而去选择最安全、最没有压力的任务。

读到这里我脑子轰的一下，这说的不就是我吗？

我的两个大改动

基于这 3 个事实，我对自己的任务管理体系做了两个改动：

删除全部分组，只保留项目和 todo 两个层级

任务管理真的需要分组和文件夹吗？

貌似当我们管理归档文件和笔记的时候，分组是个约定俗称的操作。但是现在反思起来，文件和笔记的目标是存储，而任务管理的目标正相反——为了消灭。

房间越多、卫生死角越多。层级约复杂，消灭起来越费事儿。

自从删掉了全部任务分组以后，我发现任务之间的关联更容易被发现了，重复和冗余的任务更容易被剔除了。原来我有 20～30 个项目并行，铲掉分组以后的一周，就减到了 10～20 个。管理成本更低，查找速度反而更高。

常用的两类分组方法，工作、生活，或者重要程度，现在看来造成的问题远比好处多。

按照工作、生活分组，一来，很多任务分不了这么清楚，经常生活里先放一个，时间久忘了，工作分组里又搞了一遍，反而更容易错过重要信息。二来，我们会自然而然花费更多的精力给其中一方（常常是工作），而忽视另一方。但很多时候工作和生活是互为基本盘的，根本不分谁更重要。

按照重要、轻松分组，问题更多。初衷是好的，聚焦重要的任务。但结果却是我们常常会跳过重要任务，先做简单任务，反而效率更低。

不分组的局限：主要适合文字为主或者易于检索的内容，对于多媒体内容和实物不合适。（ps：据说多媒体的内容可以考虑用长的分级文件名来代替文件夹，供参考）

这就涉及到了第二个改动。

随机摇号，混乱工作法。

焦虑的来源，往往是那些陈年不动的“老污垢”。

清单格式的固有缺点，困难任务很容易被跳过。而对应的方法很简单——随机摇号，只要改成抽签就好了。

每天除了必须要做的例行和紧急任务，我现在会特意保留 1、2 个项目空缺，然后随机摇号要做的任务。（计算器或者 python 都可以很方便生成随机数）

而且不按照重要程度分组，所有项目都一视同仁，反而带来了两个意想不到的好处：

1. 看起来重要的任务未必产出就多，而轻松的任务未必没有惊喜。不同任务一视同仁，给轻松的任务主动放置更多的注意力，有时候反而能在这些任务里面挖出很多惊喜来。轻松的任务反而产出了重要的结果。
2. 任务混在一起摇号会有种期待感，因为有好有坏，而结果未知。就算摇到不喜欢的任务也能坦然接受。长期来看，完成的任务量反而更多了。

局限：对于个人任务，或者时间不敏感的任务比较有效。对于公务可能不是非常合适，需要和传统的任务管理方法搭配协调。

总结

以上就是我根据《混乱》这本书对自己任务管理体系作出的新尝试：

删除分组，扁平化管理全部项目。用来管理的时间大幅度减少，也减少了很多因为不合理分组带来的冗余和垃圾。分组归档的初衷是为了存储，但任务管理的初衷不是存储，而是消灭。

保留一定空间给随机摇号。看起来毫无章法的随机性，反而带来了更多可能。我们更容易接受难度偏高的任务，而不是简单跳过；在面对简单轻松的任务时，心态也更加积极，而不是划水摸鱼，反而带来更多产出。

目前实践了一个多月，效率改善很明显，而且焦虑也明显小多了，推荐给大伙试试。