本文作者背景

海外化学 PhD 在读，参加过一些会议，做过教学讲座。使用 PowerPoint（下文用 PPT 代替）来准备报告。

讲给谁 (Who)

预判听众的知识背景

在着手准备报告之前，弄清楚我的听众人群是最重要的。即使是讲述同一内容，他们的知识储备和专业相关程度会直接影响准备报告的思路。看过不少人用同样的 PPT 放在规模不同的会议来做报告。虽然省事，但忽略了一个问题：听众的知识背景和我的是不完全一样的。就对比自己的导师和刚进组的师弟师妹们，用一模一样的说辞来描述我的课题时几乎行不通的。 

要知道做一场报告，目的是为了让听众了解你的研究课题并对此感兴趣。如果听众跟不上我的思路，很有可能就会出现“台上激情澎湃，台下呆若木鸡”的尴尬场景。由于现在科研细化到了一种境界，“隔行如隔山”的现实促使演讲者调整思路，确保内容足够接近听众已有知识储备。这样报告讲起来才会容易让对方跟上节奏，在报告结尾更容易收获反馈和意见。 

根据听众兴趣安排报告内容

一旦弄清“我要讲给谁”这个问题，下一步需要思考“听众们可能感兴趣的点在哪里”，因为听众会下意识地思考：这个研究跟我有什么关系吗？就像在少数派投稿一样：如果我大谈特谈某个基础科学研究如何厉害，很少有会点开看；但是我来讲怎么捣鼓一个效率 APP，自然有更多的人会被吸引点开阅读。在学术性的报告也是如此，内容方面“投其所好”也是让听众引起兴趣的一种方式之一。 

听众感兴趣的点多是建立在自己已经了解的知识层面上的延伸。打个比方，我自己使用 Python 做基础的数据处理，我会对有人介绍怎么把处理好的数据作图的报告十分感兴趣。不仅是因为我很有可能用得到，更是按照现有基础我应该听得懂。报告通常从 20 分钟到 1 个小时不等，如果是有一个介绍自然语言处理的硬核学术报告放在我面前，我是真的有心无力。学术报告从来不是用来炫技，而是与人交流的。

在哪讲 (Where)

根据场合调整 PPT 的准备

学术报告的场合大小会决定 PPT 的准备时间 PPT 的精致程度。如果只是在组内汇报一两个月的研究进展，放放原始数据（比如截图）一般不会被苛责。但如果是大型会议，那自然每个细节都要推敲，连一个角标都是需要留心的。从这里开始，我主要按照正式会议报告的标准来介绍。 

我的 PPT 最后会展示在哪里？是在小教室还是大会议室的投影仪？还是网上通过 Zoom 给的报告呢？由于投放屏幕的大小和分辨率的差异，我在家用 27 寸的显示器能看到清楚的图表，可能放到 13 寸笔记本上面 X 轴的坐标就只有一个点大小了。如果在会议投影仪上面，一些复杂的化学结构很难第一时间看清楚关键。解决方案其实很简单，有条件的话去场地排练然后调整 PPT 排版，如果没有的话就参考自己可以去其他类似的会议室。如果是远程，那就拜托同学互相 Zoom 在不同的显示设备（比如 iPad、笔记本、台式机等等）事先测试一下。

COVID-19 期间的远程会议

因为疫情原因，不少讲座都搬到了线上。除了上面提到的显示器差异带来的影响，声音和视频也会影响听众的体验。我通常提前测试好网络，确保没有像 Steam 游戏更新占网速的行为，也会拜托下室友（同是读博的）在那个时间段不要看 4k 电影。调试好麦克风，确保声音大小合适没有奇怪的声音出现。对于摄像头，其实这样的一个画面让我感觉在“跟听众们面对面交流”，不至于完全是对着显示屏自言自语。提前五分钟进入 Zoom 会议室，和 host 确认没有问题。如果网速不快的话关掉摄像头会好一点，但是在条件允许的状况下，无论是我讲还是我听都会打开摄像头，这也是尊重别人讲报告的一种方式。另外 Zoom 的 virtual background 能省不少麻烦。

讲什么，怎么讲 (What & How)

内容来源于科研点滴，如何有效传递是关键

对于学术性报告来说，内容是一切。前面两个考量 (who & where) 是为了提醒我在准备过程中注意传递内容的效率，调整报告内容。最早确定的是主题和目的：像是会议基本提前大半年提交了 abstract，还有像是组内汇会以自己的课题为核心，或者是出于教学目的的技术介绍。本质上来说不会缺少内容，反而容易出现“内容太多”根本讲不完的场面。所以还是得回到最一开始的对听众的思考，对内容进行删减：

听不懂的，不讲或少讲，或给出结论跳过中间解释；

不感兴趣的，一定不讲。

而像化学这样的实验型学术报告结构基本上趋于“八股文”：

题目 → 课题背景 → 实验结果和讨论 → 总结 → 致谢

每一页都在传递有用信息

1. 第一页：通常是题目，作者名字和单位。图片花哨一点无妨；

2. 第二页：我推荐做一个大纲的页面 (Outline)，尤其针对长于 30 分钟的报告；

3. 内容方面每一页除了风格遵循之前的建议之外，不放太多的信息。一页尽量只讲一个问题，切忌从喜马拉雅讲到太平洋，每一页时间控制在一分钟到一分半，绝对不能超时。如果超出时间，就挪到下一页，这样也方便保证在规定时间内讲完（x 分钟报告准备 x 页 PPT）；

4. 最后一页通常是致谢。见过不少人对致谢这一块非常不看重，甚至在大型会议上直接用“谢谢！”或者是“欢迎提问！”来结尾，没有任何意义。其实致谢有很多功能：

给钱的机构：一方面确实得感谢，另一方面是对来年申请 funding 更有帮助（要是不写人家为什么第二年还要给钱）；

合作和帮助过我的人：对于学生来说，这是提升自己 social networking 的渠道之一。列举出来别人就会知道你跟 xxx 合作，会后就能聊起来甚至是发展出来新的合作；

图片：通常是课题组合照，还有各个研究机构 Logo，拿来把 PPT 塞满显得自己比较厉害的样子，也可以帮公用实验室宣传了~

5. 致谢之后还应该有补充页：讲完报告后会有 Q&A session。可以先预判听众可能会问到什么样的问题，附上几张对应内容留作备用，交流起来更方便。

PPT 风格：简洁、套路化、只为传递内容服务

好的 PPT 细节处理既可以让听众最短时间内准确掌握信息，也能让听众更加专注于你讲述的思路。来看一个对比：

配色来源：北京大学视觉形象识别系统

从上往下，从左往右来看：

1. 题目即是总结：给出这一页的内容或者是结论，让听众能第一眼知道这一页最重要的信息是什么；
2. 图片够清楚：包含图和里面的文字。通常来说 Word 里面看着合适的图放到 PPT 里面文字会偏小，类似问题常出现在坐标轴上；
3. 固定图与文字的相对位置：尽量保持在类似的相对位置，这样听众可以短时间养成惯性思维，比如“左边看图，右边寻找文字解释”；
4. 字体种类和配色不超过三种：否则看着像是东拼西凑。字体大小要对应题目 (24 ft)、正文 (18 ft)、引用 (16 ft)、脚注 (12 ft) 等等；
5. 配色可参考学校：通常大学都有自家的视觉形象，配色用在学术会议上的常见操作；
6. 不建议使用深色背景 + 浅色文字：考虑到 PPT 可能会打印出来（省墨）并且在强光下 iPad 看着没有白纸黑字易读（随时要做好掏出 PPT 来跟教授讨论的准备，甚至是在 career fair 上给 recruiters 讲）；
7. 不做动画：外出开会可能用的不是自己的电脑来投影，要是临门一刻 host 电脑加不出来 PPT 动画效果就真是翻车了。准备一份 PDF 也是很有必要的。

新手在多做几次之后，可以逐渐培养出来一份自己独有的 PPT 风格，这样其他人一看就知道是谁（或者是来自哪个学校）。