本文翻译自效率学专家 Tiago Forte 的文章 Time Budgeting: What I've Learned from Doing 364 Weekly Reviews 。有条件的朋友强烈建议阅读原文，很多精彩之处远非我的拙劣文笔所能体现。
2013年6月，我怒而裸辞了我的咨询工作。我已经受够了咨询界的过度工作和透支，工作中缺乏指导和支持，而且这一切全是在实现别人的而不是我自己的目标。
几周后，在正式失业的第一天，我在自己狭小的公寓里醒来，心中充满恐惧：「现在我得靠我自己了。」
一直以来，我每天总有一个默认的去处，不管是公司，学校还是社区。而现在，记忆中第一次，这个地方消失了。感觉就像迷失在一个黑暗森林中，没人能找到我；像一头扎入冰冷的水里，在茫茫大海中，远离任何坚实的土地。在那一刻，我意识到必须要让我自己有组织起来。我需要一个可以指挥我度过一整天的流程，告诉我该做什么，什么时候做。
我在房间里走来走去，思考着这个问题。这时，书架上一本蓝橙色封面的书引起了我的注意。那是大卫·艾伦（David Allen）关于个人生产力的经典著作《Getting Things Done》的初版。我几个月前读过，当时甚至还和我的同事一起搞了个读书俱乐部来讨论它教授的内容。
我翻阅着我划的重点，然后迅速找到了这句话：「周回顾是提高效率的关键。」
如此有力，难以忽视。
那天我决定，我要围绕周回顾来打造我的生活。从那以后，这个习惯就像稳定舵一样，使我在失业的怒涛中安然驶过，在自由职业的狂潮中怡然前行，在犹如 5 级飓风般的创业生涯中泰然处之。那之后的 7 年里，我的周回顾发生了巨大的进化。有时它包罗万象，要几个小时才能完成；而有时，它又短小精悍，只需几分钟。它就像一个活的有机体，随着我生命中每一章节的不同需求而不断进化。
每项技艺，都有一个「基本动作」作为核心。做厨师不可能没有基本的刀功；对于网球来说则是前臂的摆动；在武术里直拳是一切的基础。这些动作看似基本，但却具有无限的深度，你可以无休止地精进，但总无法做到完美。这些是你在升入高阶之前必须掌握的基石。就像电影《空手道小子》里那个著名的「打蜡，抛光」镜头所呈现的一样，在进阶之前，你得虚心地锤炼并掌握这些基础动作。
对个人生产力来说，周回顾就是这个「基本动作」。它是构建所有其他工作流程的基础，使得「你」——这个最重要的系统——得以保持平稳运行。
在 The One-Touch Guide to Doing a Weekly Review 这篇文章中，我已经分享了我自己的每周回顾流程。文中的视频详细解说了我是怎样按以下 5 个必需步骤来完成的：
- 电子邮件
- 日历
- 桌面/下载文件夹
- 笔记
- 任务
这本质上是指示你如何行动的清单；而在这些清单背后，有些通用原则，是我阅读杰西·梅卡姆（Jesse Mecham）撰写的个人理财书籍《你需要预算》时想到的。资金管理与时间管理有着惊人的相似之处，很多原则相通。无论你使用什么 app，什么平台，甚至根本不使用软件，这些原则也都适用。
在过去 7 年中，我完成了约 364 次周回顾，总结出了以下 6 条最有效的时间预算原则。
- 迅移轻触
- 熟成任务
- 拥抱变化
- 务实管理
- 取舍可见
- 利用规则
迅移轻触
在上一份工作之后的几年，我曾在一家小型咨询公司中工作过一小段时间。这家公司是由我的一位导师创立的，他们为大型公司构建技术解决方案，使用定制软件解决他们的业务问题。
当时，我完成任务的方式都是相同的：不顾一切地完全投入。我会一头扎进去，投入所有的时间，甚至忘记吃饭和睡觉，直到完成。我自以为这是我的超能力，还挺以此为傲的。在职业生涯的头几年，我确实因此表现得很好。但是我的导师发现，这个习惯越来越阻碍了我的成长。每项新任务都像是我人生中唯一的使命，我深陷其中，忽略了其他可能更富有成果的机会。
导师劝我：「快速移动，摸一下就好。」她的意思是让我不要在一个地方用力过猛，希望我更有策略，更机会主义一点。作为一家小公司，我们不得不同时并行多个项目，让所有客户都满意。我们不可能把所有鸡蛋都放在一个篮子里，而是需要保持敏捷和灵活，迅速跟进市场环境的变化。
这与大多数有关「深度工作」的生产力建议恰恰相反。
这并不是说学习如何进行深度工作不重要；深度工作时的精力高度集中是个人生产力的无上信条。但是有时过于迷信它也不行。就像飞行一样，如果没有精力高度集中所带来的效率大幅提升，要让项目起步是不可能的，就像起飞时需要飞机投入所有动力把机身提升到空中。但一旦升入高空，需要的东西就完全不同了。这时就应该像「巡航控制模式」一样，让系统自己完成大部分工作，你只需要进行一些微调。否则，在到达真正有趣的目的地之前，你就已经因为维持这个系统而精疲力尽了。
「迅移轻触」的原理可以有很多种不同的体现方式，比如在我的文章《一键归零》中描述的快速清理电子邮件收件箱的方法，让你在不需要对每封邮件都采取行动的前提下达到收件箱归零。周回顾也可以如此：在每个阶段，我都不采取任何实际行动；我只是决定需要做什么。
这是一个细微但无比重要的差异。如果你坚持只做决定但避免采取任何行动，那整个回顾流程不会超过 30-45 分钟。
迅移轻触的宗旨就是以变应变。这意味着要同步并行多个事务，因为你永远不知道哪个会得到回报。还有，一定要使用外部系统而不是自己的大脑来跟踪这些事务。要是脑海里充斥着所有无聊的细节，你是绝无可能这么敏捷的。这意味着不断问「我最少需要做什么？」和「行动之前我能等待多久？」
保持选择的余地，积累能量，知识和信任，静待一个千载难逢的机会。只有那时，才是应该用自己拥有的一切来全力出击的时刻。
熟成任务
个人理财中有一个重要的理念，那就是应该「熟成」你的钱。什么意思呢？从一美元进入银行帐户，到这一美元被花出去之间的时间，就是资金的「熟成期」，而这个时间应该尽可能的长。它之所以很重要，是因为它代表了收入和支出之间的缓冲。如果你只有一个星期的缓冲时间（即熟成期只有 7 天），则意味着如果你明天被解雇，那一星期以后你就要开始挨饿了。
资金熟成期就是你的财务储备在时间轴上的实时映射。
同样的，这个原则也适用于你的待办清单。正如你应该熟成你的钱一样，你也应该「熟成」自己的待办事项。换句话说，将任务添加到待办清单，到完成该任务之间的时间，应该尽可能的长。
对于大多数人来说，这种想法是非常反直觉的。难道不应该是尽早完成任务才对吗？
答案是，如果你目的只是单纯提高效率，没错；但如果你想以更有策略性的态度来对待的话则不尽然。设想一个场景：现在而今眼目下，摆在你面前的任务正好就是你需要做的事情里最重要的那件，并且你还可以立刻着手去做！生活中这样完美的场景出现的几率有多大呢？基本是零。
你得记住，任务本身并不重要；重要的是他们带来的结果。在结果完全相同的前提下，要是能只完成一半的任务，你难道不会这样做吗？这意味着一半的输入就实现了相同的输出，一半的投资就实现了相同的回报。这就是事半功倍！要知道没啥任务是不可避免的，整个项目或目标围绕单个任务进行的情况非常罕见。条条大路通罗马，运用自己的创造力尽可能高效地完成每项任务的同时，更应该首先考虑是否每项任务都是必要的。
关键的思维转变，是将任务从义务转变为选项。如果所有任务都是义务，则待办清单得要尽可能简洁：往上添加的每个条目都是骆驼背上的另一根稻草；但如果你将任务视为选项，那一切就都不同了：突然，你从想要尽可能少变成想要尽可能多了，因为更多选项就意味着更多选择。将任务定义为潜在的选项意味着，你拥有的自由会随着待办清单的长度增长。你可以自由地选择自己「想做」的事情，或者「该做」的事情。你会获得从永不停歇的外部需求中解脱的能力，在全部任务中寻找适合自己的模式，策略性地选择并组合符合自己的精力和目标的任务。达到事半功倍，一石二鸟（甚至三鸟）的方法就是问问自己，有没有可能找出并完成一件任务，从而使其他两件任务根本没必要做了？
但是！如果你在每项任务产生时就立马去完成它，以上所有的好处就都消失了。你必须熟成任务。
拥抱变化
待办事项清单是一种计划，一个旨在一定时间范围内取得某些成果的行动计划。制定这个计划时，大多数人会采用以下两种方式：要么一丝不苟地安排每一件事的优先级，然后无论发生什么都原教旨主义地死守该清单；要么就是随心所欲不做任何计划，在层出不穷的紧急事件中疲于奔命。
但两者之间其实可以有一个中立的态度：将计划用作实时决策的指南。
比如星期一早上，你已经做好了本周的工作计划。但这仅仅是一个预测而已！就像天气预报一样，未来的实际天气完全有可能改变；对工作计划来说也是一样的。你应该善于调整计划，而不是抗拒变化并强推原计划。在制定时就预期计划会有所变化，并带着这种预期去设计，让计划可以拥抱变化。
这意味着没有失败的计划，只有需要重排的计划。需要重新安排任务优先级并不是什么坏事，这一点也和个人预算十分相似：在月初制定预算时，你没法准确预知接下来的所有支出。生活中充满意外：轮胎漏气，孩子学校最后一刻突然冒出来的项目，下水道突然堵了，等等等等。
问题在于，这就是生活，事情就是不会按计划进行。但是将资金从预算中划出来支付这些意外费用，不正是做预算的目的嘛！预算不是要强迫你死守原计划而无视新的情况；它使你可以根据情况的改变实时更改预算优先级，而不是去阻止改变的发生。
对待办清单来说也是如此。今天选定了 3 个最重要的任务，但却没能完成，那又能说明什么呢？你可以将其解释为这反映了你个人某些方面的问题，比如你的性格，动机不强，或专注力不够；但你也可以选择将它当作是周围环境发出的信号：你的计划与现实不符！进一步说，这反映出你的思维与现实不符，意味着这是你改变想法以更好地符合你所处环境的大好机会，应该展开双臂欢迎它。
务实管理
我们在列待办清单的时候，很容易将注意力集中在一个假想的未来上，沉浸在关于未来的宏伟愿景中，规划那些「理论上可能/应该/将会发生」的场景。但是，如果把生产力视作改善与现实的关系的一种方式，那我们明显更应该将注意力集中在「务实管理」上：与其关注那些你「将要」或「应该」做的任务，不如想想那些挖了没填的坑应该怎么办？要不要跟进一下新开的那个话题，结束上一个项目最后阶段的工作，或者立即整理散落在办公桌上的那些杂乱无章的文件呢？
事实是，未来不存在，至少此刻还未形成。未来的结果可能有多种呈现形式，但如何形成完全取决于你此刻的所做所为。如果连现在已经存在并进行中的工作都做不好，那你凭什么觉得未来那些还不存在的工作你就能做好了？
不过，「以一种务实的态度去管理已经存在的任务」听上去就没有「想象一个美好的未来」那么令人兴奋。它涉及到大量的收集，归类，回顾，处理，评级……这可不是大多数人脑中会让人振奋的场景。但是，当你致力于管理已经存在的工作时，奇妙的事情就会发生：大脑中用来时刻跟踪记录该工作的部分被解放出来了；不清楚自己手上目前到底有多少事务所带来的压力和焦虑也得到了缓解。将计划的时间范围移到更接近当前，看似是和我们想要的结果反其道而行之，但却反而创造了想象未来所需要的空间。
务实管理会让你脑中的思维地图变得更加精准，让你可以更清楚地看到几周前决定采取的行动如何导致了现在的结果。过去和现在之间的反馈闭环形成了，使你对未来的预测更加准确。
取舍可见
周回顾的一个关键功能是，它把我们做出取舍的过程可视化了。
在个人预算中，将资金从一种类别转出到另一种类别的时刻是非常关键的。几个月前，我们的「购物」预算超支了，我不得不从「房屋首付」中转出资金来补救。那一刻的痛苦——拥有房屋的梦想又被往遥遥无期上推了一点点的体验——使得我们后来更加约束自己。
预算的目的不是限制我们，而是使我们的财务决策的后果清晰可见。我们需要直面自己的选择和取舍带来的后果。否则无意识会代我们做出这些取舍，无可避免地将我们引向一个不那么理想的未来。在效率上也是如此。在这里，关键时刻是我们在一众亟待完成的任务中，排除其他而选定了一项的时刻。也是在这样的时刻，我们才能发觉什么是真正重要的事情。
谢天谢地，我们的时间，精力和资源都是有限的。正是这些限制迫使我们做出取舍，使我们看到事项的优先级其实是基于我们自身价值观的。这些价值观通常只在危急时刻才会突然明了起来，让你意识到要使一件事成功，就必须选择牺牲另一件事。
取舍至关重要。没有取舍，我们将接受一切，承诺一切，在不必面对选择的幻境中迷失自我。更为重要的是，取舍的过程要清晰可见。你得明确知道用来买那些学校用品的钱是从哪里来的；如果你决定今晚出去饱餐一顿，你需要弄清楚的不仅有金钱上的费用，还有时间上的机会成本。要根据优先级向自己提问：有什么事情是在你选择了下一步行动后就必须舍弃的？代价是什么？你愿意付出这些代价吗？
利用规则
熟练掌握任何技艺的明显标志之一是懂得「利用规则」。
当你还是个初学者的时候，不管是在钢琴前学习弹奏，在篮框下练习罚球，还是在海上尝试操纵帆船，第一要务是学习规则。这会花费很长时间，可能要数月甚至数年；但是一旦掌握了这些规则，你又会发现，没有规则是绝对的。
规则其实就是基本原则的体现，而原则总是有多种体现的方式。这就是为什么会有迪克·弗斯伯里（Dick Fosbury）这样的人出现。在 1968 年奥运会的跳高项目中，他颠覆了几十年的传统，向后翻滚而不是向前。他深刻理解，目标只是过杆，方式并不重要；然后发明了一种新方法，彻底变革了这项运动。
效率学的这些系统和规则很容易被视为严格的框架，必须要恪守规定。的确，一开始时似乎是这样的。但是，随着你不断地实践和提升，规则的性质就会发生变化：它们变得像木匠的工具，可以根据需求来构建任何体验，心智状态或结果。你会开始发现其中的一些无关紧要，一些可以舍弃，甚至发明制定一些和你目标相符的新规则。
有些人在看了 我完成周回顾的视频 后评论说，我看上去能在瞬间判断出每个事项的下一步行动。这不是偶然的，而是刻意训练的结果，我还以此总结了一系列规则。例如，我不允许自己做出以下的行为：
- 让任务悬在脑海中：一旦注意到有这种悬而未决的事项，我就必须立刻将它们记下来（即「捕获习惯」）
- 创建没有「实际下一步行动」的任务：比如不能是「想要干嘛」，「纠结什么」或「考虑要不要怎样」）
- 创建单纯是「阅读」或「观看」类的任务：这些任务应保存在我的 稍后读 app Instapaper 中
- 创建耗时不到两分钟的任务：「两分钟规则」
- 在「今日列表」中安排超过 10 个任务：我经过长期的观察和统计知道我平均每天可以完成 8 个任务，那安排超过 10 个任务除了让我崩溃以外没有任何意义
- 把我没法着手进行的任务标记为「高优先级」：例如这是个得等其他的事情完成后才能开始的任务，那就不能标为「高优先级」
- 创建任务时不添加行动所需的关键信息：比如电话号码，邮件地址或链接等等
- 在早上做些轻而易举的任务：这么重要的时间是专为深层工作准备的
这些规则是非常个人化的，对你可能有用，也可能没有。当你学会利用规则时，周回顾就变成一项大有裨益的个性化运动了：因为它的任何一个方面都不是必不可少的，所以你完全可以根据自己的意愿灵活搭配，自由进行。如果我从清单中删除这一项会怎样？要不试试，看会不会出什么岔子？或者我不是删掉，而是将其替换为其他项目呢？改个顺序试试？把这俩合并成一个？测试一下看看每个项目需要重复多少次才能见效？哪些部分必不可少，哪些不是？有没有可以自动化或外包的？这些是科学家的问题，实践者的问题。这和你自己的心理有关，值得花上一辈子的时间去理解它。
我经常看到人们永不停歇地寻找「完美」的生产力系统：一个神话般的 app，以迷之方式组织每条信息，确定所有优先级，然后直接告诉用户「需要做什么」。但我希望阅读完此文后，你能理解为什么这是不可能的，甚至是不可取的。「决定要做什么」本身就是一项需要创造力的工作，至少需要与实际工作时一样的创造力。规划和执行同样重要。
我们建立系统是为了更快，更直观，更果断地做出决策，而不是将控制权拱手交出，任由这些系统摆布。我们需要约束，而这正是系统所缺乏的。它们永远不可能完全替代我们做出决断，因为我们总会有欲望和取舍。
幸运的是，创建这些约束的过程本身就是一个了解自己的梦幻之旅。
