500 强公司里常能见到一种称之为「业务记录」的文件。不少企业会运用这些文件，持续地记录/反省/修正自己的业务。

对于大型企业来说，「业务记录」几乎是（制度下的）必须项。值得借鉴的是，如果我们个人或者自己的小团队，抑或是新兴的创业公司，也能掌握「业务记录」管理方法的精髓，那么持续迭代自己的业务就会变得更加顺畅，「业务效率翻番」也就不是梦想。

业务记录是什么

我们的「业务」，更像是一个「生命体」。无论是：销售、财务、行政、采购、研发、项目管理、生产，都有其自身发生发展的过程。但在激烈的竞争和演化中，并不是每个「生命体」，都能成功生存下去。

• 那些没有记忆的「业务生命体」更像是低等的浮游生物，有什么吃什么，没有自由，也无法变强。
• 那些有很短记忆的「业务生命体」，更像是 7 秒记忆的金鱼，可以游动但是仍旧处处受限，天敌无数。
• 那些有完备记忆的「业务生命体」，才能像人类一样有智慧，可以自我学习，逐步发展强大。

我们手上的业务或工作，是不是可以变得更有价值、变得更高级，还是像低等生物一样被淘汰或者灭绝，很大程度上取决于我们的业务有多久的「记忆」。

而「业务记录」，就是「业务生命体」的宝贵记忆。

「业务记录」分很多种，可以是：

• 一份备忘录
• 一个会议记录
• 一个决议书
• 一个企划案
• 一份采购案
• 某个时点的项目进度表
• …… 

 这些都可以是业务记录。

看似种类繁多，数量庞大，但是我们并不需要事无巨细地保留或记下所有记录，因为大家的精力都有限，我们要做的是「抓大放小」，仅仅保留最核心的那些记忆。我们人类的大脑，虽然容量庞大，不过其实也是相当懂得「取舍」的艺术。我们一般只会记住一些关键事情，大脑自动会放过了很多无关的细节。也许没人记得三天前晚饭吃了什么，但是如果那天是某个重要的纪念日，和重要的人一起共进晚餐，那么这些印象就很可能会深深地留在我们记忆里，成为一种「核心记忆」伴随我们成长，甚至是形成「人格」的一个因素。

因此，优秀的「业务记录」更像是我们的「核心记忆」，而且，不同业务有不同关注的「核心」。

• 如果我是项目经理，我一定会跟节点的项目进度报告、计划书、项目的 Issue 列表，项目决议等……
• 如果我是一个客服或 HelpDesk 组长，我一定会保留每个客户沟通记录，每份工单申请及处理结果证据……
• 如果我是采购或者财务人员，我必须要保留财务凭据、合同、发票、采购决议之类的文件……
• 如果我是科研人员或专业顾问，我会倾向于保留调查报告、实验数据、收集的论文、专家意见书……

总的来说，现代化的工作基本上都是围绕着这些「核心业务记录」展开的。更进一步，一般这些记录都是「电子文件」，例如 PDF、Excel 表格、Word、图片或者邮件文本等等，也不排除一些领域是完全纸质的。

我们看一个业务到底是处在高效运作（不断自我成长） 的状态、还是处在低效混乱（混吃等死）的状态，其实最直接的，就是看看这个业务中，到底是有一套合理的体系在积累「核心业务记录」，还是零散随意地处理这些记录。

如上文所说，这些记录就是宝贵的「记忆」，而这些「记忆」决定了我们的业务是「低等浮游生物」还是「高等智慧生命」。

万一我们觉得，手上的业务好像没什么价值，那么不妨先看看能不能通过改善「业务记录」管理，寻求业务升级的机会。

积累核心业务记录的好处

如果有一套体系可以积累「核心业务记录」，我们就会直接看到：

回顾业务，变得方便

我们要参考或回顾业务信息时，如果每次都要从一堆邮件、无数随意分类的文件夹里、甚至一堆纸质合同里去查找翻阅，无疑是对时间的极大浪费。 更糟糕的是，这种「耗时感」反过来会阻碍我们回顾业务，久而久之我们就不太愿意参考信息，或者回顾业务，因为「好麻烦」。

这就像是：起始于「记性不好」，转变成「懒得思考」，最后逐渐下沉到「无脑状态」。

而有核心记录积累的话，工作就会越来越顺利，我们工作的价值才会逐渐上升。例如：

• 每来一个客户我们就能知道他的背景，顺利展开沟通。
• 每次开始新项目我们就有成套的类似资料参考，可以和团队成员快速对接。
• 每次接到一个新的产品设计请求，就能看到以往类似的处理过程和结果。
• ……

打上标记，不断迭代

仅仅是「快速查阅」还不能体现出积累记录的好处。

如果「业务记录」可以带一些特别的标记，那么我们就能更好地设计自己的业务。

例如，如果我们的案件记录可以带一个「超预算」的标签，那么不久之后，我们就可以根据「超预算」标记发现哪类案件总是有问题，需要注意改善或规避陷阱。 同理，我们还可以通过这种记录上标签（或备注）的积累，发现哪个商品是「最人气的」、哪类客户是「最有价值的」、哪个团队是「最有效率的」、哪些调研报告是「垃圾的」……

这一切的前提是我们要有积累，而这种积累反过来会帮助我们业务持续成长。为记录添加一个或几个「标记」就是举手之劳的事，但对整个业务的成长来说，是长期受益的。

有凭有据，不乱背锅

业务发展的过程中，很残酷的一点是，一个业务不仅要和其它公司竞争，很多时候也要和自己内部的其它部门竞争。

比较常见的是：预算上会有竞争。 比如：我们的部门业务是否有价值、我们业务对整个组织的贡献多大、是不是应该获得更多预算？

更现实一点的是：会有责任摊派上的争论， 当有一些不好事情发生时，其它业务部门如果推卸责任，让我们的业务单位背锅，我们能否自保？

如果没有业务记录的支持，几乎肯定可以说，好事都轮不到，坏事背锅一个逃不了。

所以很多存活下来并且成熟的业务体系里，积累「业务记录」都是一个必要项，而不是可选项。这方面，最典型的可能就是已经积累了几百上千年业务经验的财务工作了，业务记录的积累已经成为一门完整的学科和法律强制要求。任何公司可以没有任何其它业务记录，但都必须有财务方面的凭证记录。

如何建设一套核心业务记录体系

先说利益相关，我们是 tagLyst Next 这款软件（以下简称 tagLyst）的创始团队。tagLyst 是我们自己开发的一款基于「标签」理念的文件管理器。

下面很多例子，会在我们自己这款软件上说明，我们日常就是在使用 tagLyst 管理自己的「业务记录」，其中包括：

• 自家的销售及采购案件记录
• 开发中的 Issue 记录
• 轻量的宣传素材分类管理

我们根据自己的实践经验，推荐大家用 tagLyst 管理「文件型」业务记录。

我们知道，虽然在一些特定领域，已经有专门的「业务系统」强制我们进行积累记录，例如：

• 面向销售人员的 CRM 系统
• 面向客服的工单系统
• 面向财务的会计记账系统

不过，在更多更灵活的业务中，尤其是一些新兴行业中，并没有很好的「专门系统」来支持我们。大家通过传统的电子文件管理「业务记录」是常态，常见的「记录」有：

• Excel 管理表格
• 几个截图文件
• PDF报价单
• Word版会议记录
• ……

毕竟，很多管理者都知道，不少所谓「业务系统」有这样那样的问题。例如：

• 规矩比较死板
• 定制成本比较高
• 部署耗时耗力
• 团队培训学习成本也高

对于很多管理者来说，采用传统的电子文件管理「业务记录」，是一个很现实、也很灵活的选择。

我们推荐使用 tagLyst 管理「业务记录」 ，就是因为这个软件就是以 「文件资料管理器」形式出现的，和大家默认的电子文件管理机制几乎一样，学习成本非常低。

另外，tagLyst 采用了「标签式」文件管理机制，使得我们可以对业务记录进行更多维度的分类整理、以及标记和备注。

下面是我们从无数现有公司的「业务记录」体系中，归纳出来的方案，既有一些大公司的实践经验，又兼顾了操作性上的简化。

我们建议用 tagLyst 搭配如下用法，对「核心业务记录」进行管理：

一个「资料库」管理一类业务记录

首先，我们要有「库」的概念，不要所有文件记录都丢在电脑桌面或者一个叫做「临时文件」的目录里。「库」就像是实体的文件柜或者至少是一个抽屉。

我们用 tagLyst 上手就可以添加一个「资料库」。将来可以把相同的业务记录收纳进一个「库」里。

我们可以做出这样的「业务记录」库，例如：项目 Issue 清单库 / 2020 销售记录库 / 收集简历资料库 / 2020Q2 会议记录库……

每个资料库就是一种业务记录的入口，可以自由切换，但最好同一时刻保持「聚焦」在同一类记录上，一面分散注意力。

在 tagLyst 里， 一个「资料库」就是我们电脑里的一个目录，里面的内容，完全可以通过外部的「资源管理器」访问，也可以被第三方工具处理（例如后面会说到的云同步）。

tagLyst 的宗旨是以「电脑文件」为中心，最大程度保留常规文件的处理逻辑，不对用户的记录内容进行额外封装，用户可以自己看到信息如何被存储在电脑上，完全透明、让人放心。

退一步，即使我们卸载了 tagLyst， 那些归档的文件信息，仍旧在整整齐齐列在我们的电脑里，可以自行打开访问、毫无顾虑。

一个文件夹对应一件记录

有了「库」之后，每当我们要做业务记录时，首先打开相应的资料库，然后创建一个「文件夹」。

重点是：一件业务记录对应一个文件夹，而不是一个文件。

「文件夹」是天然汇聚信息的容器，就和实体的纸质文件夹一样。这一点，几乎任何使用电脑文件的人都已经理解了。

为什么要为每个记录开设一个「文件夹」，而不是一个空白Word文件，或者在Excel里新开一行，或者是一条「云笔记」？

「文件夹记录」是经过实践检验的方法，考虑到：

• 「单个文件」不能汇聚太多信息，保不齐将来会有更多形式的信息，例如：照片图片、参考文本、扫描件PDF…… 需要归档到这个业务记录里，所以一个文件夹就能很好地为将来留出空间。
• Excel 里的一行，虽然可以将记录汇总为表格，但是承载信息太少，更不能保留相关文件，更适合统计，但不适合记录，况且还有后文会说的共享协作问题。
• 「云笔记」比较新颖，但是数据托管在第三方云里，并非所有企业都能信任，一般企业还是更信任本地电脑/局域网/私有云。 而且通过「云笔记」收纳和使用相关文件时，需要反复上传下载，对于轻量的本地业务根本没有必要。

下面就是一段时间积累后的业务记录「文件夹」（内容为虚构）：

给记录起个好名字，就已经成功了一半

值得注意的是：作为「业务记录」容器的文件夹，其命名还是挺有讲究的，不同公司和业务都有自己的套路，这里有两个比较通用的特点

1. 最好在「文件夹」命名的最前面带一个编号

tagLyst 可以为新建「空白文件夹」默认带一个「时间戳」，可以活用其中部分：

2.「文件夹」的名称需要包含「谁/什么时候/什么地方/做什么」之类的关键信息

例如：「20200201.调查 XXX」「201912 上海 A 产品销售记录」「202002.X 部门采购 ABC 产品项目」。

这使得每个文件夹都能让人一目了然知道其中精髓，也能为将来分类归纳信息留下很好的伏笔，在后文会讲到，tagLyst其实可以从文件或文件夹名称里，通过「关键字」和「标签」对资料进行分类整理，方便我们归纳回顾。

尽量用「模板」创建新的业务记录

当我们通过 tagLyst 新建文件时，可以直接选择一个预设的模板，套用之前曾用过的文件。

特别适合我们创建：

• 日报周报
• 业务记录
• 会议纪要
• 实验笔记
• 各种其它有「套路」的文件。

我们可以添加常用的 Word、Excel、文本等任意格式的文件为「预设模板」，然后通过 tagLyst 直接套用模板新建文件。

用「标签」注明业务记录的状态或重点

有了一排业务记录的「文件夹」，我们的记录体系已经初见效果，不过离「有生命的记录」还有一点距离。

我们知道，业务过程一般都在「工作流」下运转，业务当前处于什么状态、是否有人在跟进、还需要哪些材料等等这些都是我们关心的事项。

传统方式下，我们需要在一个业务系统上管理这些状态，或者另外开一张 Excel 表格进行管理，或者干脆凭自己记忆管理；无论哪种方式，我们都会这些业务记录文件割裂开来，管理归管理，实际的材料却在另外一个地方。

我们推荐的做法是，运用 tagLyst 直接给业务记录文件夹贴上预设的「标签」，就像这样：

这些标签就是状态的高度概括，我们可以在标签库里根据需要进行设置。好处是：「状态信息」和业务记录文件（或文件夹）高度绑定，没有信息割裂。我们完全可以根据工作流程自行设计一些任意的「状态标签」，不用受制于某某 ERP系统 的规矩。

而且，比起传统的管理，标签式的状态管理，让我们可以事后补充标签的分组维度。这样一来，业务即使发生变化我们也能应对。而且，随着时间推移，这套自我迭代的体系会变得逐步完善。事实上，我们非常推崇渐进迭代式业务体系改良，而不是那种一次性全部规定好难以改动的方式。

「标签」就是这样一个有弹性 & 可迭代的管理方式。

这里有一些可以参考的，预设「状态标签」，也许能给大家带来启发：

根据「业务记录」状态：

• 计划中
• 执行中
• 已归档
• 挂起待定
• ……

根据「业务记录」负责人：

• 张三
• 李四
• ……

根据「业务记录」内部文件的类型：

• 收据
• 合同扫描
• 草稿
• 讲稿
• ……

根据「业务记录」的评价状态：

• 特别好评
• 超预算
• 长期延时
• 人气热卖
• ……

这些标签并无定势，而且不必上手就设计很复杂的标签，因为完全可以事后来归纳，有需要时再来增设标签，某一类的标签多了以后，再进行标签分组的管理。

可以用「标签」归纳业务记录

另外，「标签」的进阶用法在于成为一种自动分类规则，让各类记录的含义或重点自然突现出来。

例如：我们可以把「上海」「SH」「沪」「Shanghai」这些同义词，设置在一个名为「上海」的「标签」内部。

这样一旦我们选择查看「上海」这个标签下的文件，就会把文件名中含有上海同义词的文件或文件夹都显示出来。

这种做法，我们称之为「事后归纳法」，我们不用刻意为每条记录贴上标签，只需要在事后创建一个「标签」，就能查询到所有相关的文件。

通过这种方法，我们可以不时按需审视现有的记录库，完善这类标签的规则。

例如：通过创建下面的「标签」，可以一下子把所有「上海」相关的文件筛选出来。即使这些文件没有人为贴过「上海」标签，也没有关系，只要文件名包含「上海」定义的同义词即可，tagLyst 会将其智能匹配出来。

其它建议

用「云同步」协作

基于「文件」的云同步/云存储 已经很成熟，如果我们的「业务记录」采用「文件/文件夹」形式存放，那么天然地可以利用「云同布」进行文件的团队协作。如果采用 tagLyst，我们也可以支持多人「共享协作」，协同进行标签管理。实现文件共享同步后，文件上标注的「标签」信息以及「资料库」设置，都可以被多人共享使用。

常见的文件同步方案有：Windows 局域网共享、OneDrive、iCloud、Dropbox、XX 云、Resilio Sync……

定期备份策略

基于「文件」的第三方备份工具也已经有很多，而且很成熟，这些也是文件型「业务记录」的理想备份手段。我们建议为「业务记录」实行定期自动备份，例如：每日/每 备份。 其中 macOS 的 Time Machine 就是一个理想的方案。我们自己采用一个简短的「定期脚本」执行文件备份。 而tagLyst 软件自身也可以对「预设标签」信息实行「导出/导入」操作，我们也可以为其多一重备份。

tagLyst 的其它特点

除了支持通过「标签」管理我们的「业务记录」，tagLyst 还有这些才艺：

轻量的文件预览

tagLyst 目前支持如下格式的轻量预览，帮助我们将「业务记录」文件夹中的精髓 一眼望穿：

• JPG / PNG / SVG / GIF 等主流图片格式
• TXT / CSV / Markdown 等文本格式
• PDF / Docx / Xlsx 等 主流办公文档
• Webp / MP4（h.264） 简单视频格式
• MP3 / WAV / Flac 等音频格式
• EML 邮件文本格式（由于文件格式协议多样，以实际运用效果为准）

分库分组

不同时间段的/不同类型的「业务记录」完全没有必要混合放在一起，tagLyst 支持挂接多个「资料库」，每次打开的资料库可以有一套自己的「预设标签」。而每套「预设标签」下又能对标签进行「分组」管理。 例如：我们完全可以把「A 公司」「B 公司」归类为「采购商」分组里的标签；同时把「预付款」「对账中」之类的标签放到「财务状态」的分组下去。

辅助功能

除了上述和「业务记录」直接相关的功能以外，tagLyst 还能：

• 对标签分布进行轻量的统计
• 导出文件列表
• 创建新建文件的模板
• 保存文件引用链接（即使文件不在当前资料库内）……

tagLyst 的不足

对用户的「信息化」要求可能过高

我们在用户反馈中发现，有用户提示我们 tagLyst 对用户的信息化素养有门槛要求。 对于跨过门槛的用户也许是如鱼得水，但是如果对完全没有「信息化」概念的用户而言，就显得很难理解。例如：为什么要「分库」？为什么要「标签」？这也正是我们撰写此文的重要原因之一。我们希望将多年积累的「业务记录」管理经验，结合 tagLyst 使用场景，分享出来。

不适合 重度的专业图片管理

虽然我们自己也用 tagLyst 管理一些宣传素材，不过这只是轻量使用，我们不是设计公司，不是广告公司，没有重度的图片素材管理需求。我们真心觉得，如果要重度管理某一特定类型的资源，市面上一般都有较成熟的专业系统，比如 Eagle。

相应的，用途限定之后，灵活性可能会有所缺失，这是一个「取舍」的过程。不过如果已经明确了管理对象，选择特定的专业系统才是更好的选择。

不适合任意关键词，任意位置的海量文件检索（或全文检索）

tagLyst 的核心理念是「结构化」管理，无论是「分库」也好、「标签」也好，都是「结构化」的基础。如果我们任意存放文件、任意起名，然后通过计算机进行「大力搜索」，这是截然不同的另一种套路。对于「大力搜索」我们不做好坏的主观评价，我们自己也用 Everything之类的软件，不过频度很低，临时起意也会搜一下，但绝不会依赖这个机制。「业务记录」之类的重要文件我们还是会采用「结构化」的管理机制。

我们注意到的是，不少专业领域最后都会依赖「结构化」信息整理。可能是， 结构化的过程中，我们会思考诸如：为什么按照这个维度「分类」、按照什么标准「定性」（标签化）更好，目前这个「有意识」的过程暂时无法被计算机替代。我们觉得所谓「格物致知」也就是这样一个「有意识」分类的过程。遗憾的是，这个做法会引起很多不同习惯用户的微词，不过让人欣慰的是，我们也收获了很多专业领域用户的好评。

最后

「业务记录」是许多大型公司的标配，「业务记录」能形成业务记忆，帮助我们持续迭代业务，在竞争中脱颖而出。因此，采用高效的方式管理「业务记录」是越早越好。

「业务记录」管理在很多成熟企业和单位内已经采用了几十年，早期是「纸质记录」，后来逐渐发生了演化：

• 有的继续使用纸质文件（其实还有很多）
• 有的采用 轻量的电子文件/邮件 管理
• 有的采用云笔记/在线任务管理
• 有的采用专业化信息系统

这几种方式各有利弊，甚至在某些场合下，「纸管理质」也有其一定的「必要性」。 而我们现在讨论的一切都是基于轻量的「电子文件」型「业务记录」。我们推荐的运用 tagLyst 管理 「业务记录」，其本质也是围绕我们业务上的「电子文件」，进行「标签化」管理。 

最后，关于「电子文件」的管理，少数派上还有不少精彩的专栏课程，其中对我们的文件管理理念影响较深的有《每个人都应该学会正确管理文件》 和《高效信息管理术 2.0》 。

另外，文中提到的 tagLyst Next 软件也在「少数派商城」进行 618 促销活动，欢迎大家免费试用。如果结合本文觉得有帮助的话，不妨慷慨支持一下我们，如果觉得有问题，也欢迎私信联系我，谢谢。

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