道：问题是什么？问题的本质是什么？

在进行以下内容之前，有必要阐释一下所谓的“提升工作效率”是什么意思？这是一个至关重要的问题但又很容易被忽视，实际上最简单的东西反而是最重要的问题。

有人说工作效率是指做的越来越快，单位时间内的产出越多；有的人是说工作效率是说不必要的时间不要浪费，好好享受生活。我觉得都有可取之处。

我的理解：我觉得没有那么复杂，其实就是少做一些没有价值的事情，这里的价值对我而言，要么是乐趣，要么是纯粹的经济利益，然后把多出来的时间多多去享受生活。当然，工作中能越享受越好，毕竟工作也是占了人的大半辈子。

也就是说，实际上你能提升工作效率的一个很大原因不就恰恰是因为本身有很多时间被浪费掉了吗？也就是要把那些浪费掉的时间都夺回来罢了，只要按照正确的思维，正确的方法，合理的工具去做事，实际上没有浪费时间这回事，同时你会觉得很从容。

我觉得提升工作效率不是为了干更多的活，工作和学习这回事，最高的境界应该是能够自己选择不去做一些无意义的事，能够从容地去做一些自己喜欢做的事，去浪费一些时间而不会感到愧疚。

道1: 工具越精简越好，可以考虑应用具有多种功能的软件实现简并。
道2: 最好使用能构成系统的软件有机组合进行办公，能够形成协同支持，构成系统的工具。不是1+1>2，而是3*3>1。比如mac和iPhone可以实现联动，包括邮件，airdrop，印象笔记等。
道3: 最好花钱，不然不要花太多时间在寻找免费又好用的软件上面，根据框架内创新的思维框架，你应该首先在你熟悉的范围内寻找解决方案，而不是到处创造新的条件来解决一个新问题。这样是最省力最省时间的。
道4: 工作效率与时间管理密切相关，这里不展开讨论，但是有几点可以提一下。时间管理是个综合性的有活力的东西，如果你过于“管理”，最终就是毁了自己。使用工具提升时间管理水平是可以的，但是其实很多时间不是浪费在你写一份文稿花了多少时间，没用什么技巧；其实你自己分析一下就会发现，很多时间是浪费在情绪、思维钻牛角尖、放纵上面。与其在芝麻绿豆上面挤牙膏，不如多多关注这几个浪费时间最严重的板块上，就好像9999.9991，你认为后面的0.0001对整个数值有影响吗？
道5:人不是机器，不会不犯错，如果不能原谅自己，就该放弃提升工作效率吧。起码获得了最基本的快乐。
道6：步骤越少越好。“我这个工作只要4步就能完成”“什么？还要4步？我2步就能完成”。这一点不管是工作学习效率抑或是培养一个好习惯都是很需要考虑的一点。
道7：懒人思维。“懒”这个词一般是不被推崇的。比如说像导师经常说我“你怎么这么懒”，“你能不能勤快一点”（虽然我觉得我没那么懒，我只是喜欢去干一些附加值较大的事情），但是，如果你真的想要提高工作效率，享受生活，“懒人思维”一定是会让你不停越来越轻松的一种思维方式。人对于不舒适感是很容易具有适应性的，所以时间久了就算我们是在浪费时间做些重复性工作或者是效率较差的工作流程我们都已经不知不觉养成习惯了。我经常是会注意这种不舒适感，我会反问自己，“是哪里让我会有不舒适的感觉？我可不可以减少一步，再减少一步？”我利用这种思维实现一些小的简化。通过懒人思维，我把qq邮箱把mac邮件系统挂钩起来，并且我设定一些开机自启动的软件和文件，第二天一开机所需要的文件就全部自动打开，直接进入工作状态。懒人思维是在思考上勤奋，清晰自己的每一步行动是为了什么产出。
道8：切换工作的频率越低越好。
道9：为你的工作设定一套标准，包括一套流程下来
道10：要持续学习。我比较难认同有最好的工作方法，因为这就说明了最好也只能到这里为止。但钻研了这么多年，我还没觉得工作方法快到最好的水平，实际上工作和学习都是阶段性地在变动着的，需要人在每个不同阶段中运用
道11：模块化做得越好越高效。体现在如果你要写一篇文档，既有图片，又有表格，其他参考资料等要处理，那么你最好是集中处理好图片，集中处理好表格，集中处理好其他参考资料，然后一次过导入图片，一次过导入表格等，这样子慢慢形成一篇完整的文档是最高效的。
道12: 工具要为我所用，不能我为工具所累。常常用一些标准“突击”检测自己的工作水平如何。比如我经常就用手机秒表记录自己做每一个实验，实验的每一个步骤所需的时间，这样我就能有意识做完实验之后分析自己的哪个动作流程是多余的，怎么安排优先顺序才是最好的？不断地缩短时间，不断地精进；要求自己5秒中之内搜索到自己想要的文件，否则就说明自己的系统没有完善好，说明存在时间和空间浪费（丰田5s法则）
道13: 无纸化办公。有很多人都会拒绝电子书，喜欢纸质文件。但对于我这种太过丢三落四的人来说，我特别青睐无纸化办公，每当导师给我一份文件，或者一张便利贴或者名片什么的，我什么都不说，直接手机扫描进入印象笔记，及时命名好，接下来随便一扔都没问题。等到需要的时候，在印象笔记当中一搜索关键词就可以了。
道14: 多用搜索功能。不仅仅是搜索引擎，pdf，word，ppt，浏览器，印象笔记，奇妙清单；现在基本上我很少看到没有搜索栏的，这是一个利器，高效率的必备技能习惯。如果进一步，还可以学习批量替换。
#术：解决的办法是什么？
###习惯养成。
上午正式开始工作前要做的事在开始一天的工作之前，我通常会做这几件事：

1.把书包放下，把要用的东西都放在抽屉（要用的时候可以随时拿出）
2.布置好工作环境，打上一杯水放在桌子上
3.看一下任务清单选出三件今天一定要做的事
4.手机调成勿扰模式。
工作中要做的事

1.时常记录想法。
2.听白噪声。我之前会在工作中听歌，但我现在不。我会听自然界中的河流，鸟鸣，风声，是一种超棒的享受和宁静。
一天工作结束后要做的事

1.清理自己的桌面，把一天积累的文件该清理的清理，该归档的归档
2.同步自己的重要文件。我会把文件都丢到百度同步盘中自动同步。
3.看一下今天完成的清单事项，哪些还没完成，稍微排个序，等待明天完成

越精简越好

桌面。工作的时候我要求自己不能在桌子上放与工作无关的事情，这是为了让自己达到视野中没有干扰，内心清净的一种状态
桌面的清净可以带来内心的清净

器：工具是什么？需要什么信息？

设备篇

如果有条件的话，为了高效学习，尽可能把电脑换成Mac，把手机换成iphone（喜欢windows和安卓的可以忽略）。我这么说不是没道理的，我和大多数人一眼，是多年的windows和安卓使用者，但是我在两个月之前就同时把电脑和手机换成了苹果产品，体验过mac和iPhone的人比较少想回到windows和安卓。我感觉的原因有三个：

1.不可忽略的重要一点：iPhone和mac构成了一个强大的协同系统，它们的协同我也是最近才开始关注起来。举个例子，我经常用的，iPhone和mac可以用日历进行同步更新，也就是既可以在电脑更新日程安排，也可以在iPhone上更新，并且在电脑上手指随手一划就能看到自己的日程安排，这样就避免了工作时过多在电脑和手机之间切换，减少切换可以大大提高工作效率。
2.iPhone和mac后面有强大的应用超市，我用过安卓的应用超市再用苹果的，对比之下，苹果的应用做得更加精致，加上iphone用起来很流畅，不会像安卓机一样用久了卡顿，满足学习的要求和体验感。
3.iPhone和mac体验很好。流畅度很重要，如果碎片化学习时间只有15分钟，但是手机卡了5分钟，相信这个时候人的心里都是崩溃的。Mac自身是做得很好的，喜欢它的金属机身，系统很快。

时间管理篇

atimelogger

记录自己的时间，很好用，不多说，上手就用。

calendar 5

管理事项。我一开始使用它来管理自己的日程，有点像时间块，满足模块化的要求，后来我发现用来记录自己的时间也是很方便的，很舒适。

学习篇

当当阅读、网易云阅读、百度阅读、京东阅读

上面几款阅读的app我都有，其实并不推荐手机装那么多同类的阅读app，我安装的主要原因是这些app在成为新用户的时候可以送一本书，而且刚好是我想读的又找不到资源的比较新的书。
我用得最多的是当当阅读。主要原因是，简单，没有太多广告，而且首页也有推荐主题书单。我并没有特别好的阅读方法，李笑来说的精读我比较难办到，因为每天的事情比较多，我只能抓紧走路、收拾的时间进行听书，当当网上面有朗读的功能，这是我很喜欢的。我一般的做法是利用走路、收拾、刷牙洗脸、运动等零碎时间进行阅读，每读完一个部分之后我就会停下来，思考之前的内容适当做点标记和书签，等到空下来我再整理到印象笔记当中。别看这种阅读方法野路，其实我观察了一下，从公寓走到研究所，我就可以读完50页的书，加上其他走路和收拾的时间，我可以一天额外读完200+页的书，而且还不用专门抽出一段时间来读。

印象笔记

印象笔记是我从研一就开始正式使用的笔记app，一直用的有且只有这一个。很早就接触印象笔记，但是也只是到有了iphone之后，能够与mac联用之后才发挥出它强大的功能。印象笔记可以用一篇文章来介绍都说不完它的用处，取决于个人。我自己现在也是一直在参加印象笔记的大咖们的讲座，在持续学习当中。可以说，正是印象笔记大大帮助了我构建自己的知识系统，它是系统的中枢，没有它什么都做不了。

任务管理篇

奇妙清单。

任务管理。这款软件我在好几篇介绍工具的文章中都看到了，并且我之前听的付费讲座也有提到。是一款很实用的app，它在iphone，安卓，电脑都能实现同步，因为构成了协同的系统，所以大大提高了效率。我对奇妙清单使用方法是结合了《小强升职记》以及《Get things done》这本书的，属于自创的。《小强升职记》里面提到了建立一套GTD的工作流程，具体看图片。这个清单夹里面包括了“将来也许清单”、“下一步行动”、“项目清单”、“待办事项”、“收集篮”、“工作被打断的原因”。 >
一般流程是这样的，突然来了一件事情，可能是导师吩咐的，可能是自己的实验安排，或者是想起要上淘宝买点什么，比如刘洁老师让我今天给Hela细胞传代，那我会这样子做，判断这件事是文件资料还是任务，如果是文件资料的话，马上归档（一般是进入印象笔记当中），如果是任务的话是不是需要一个确定的时间去做的还是说以后再去做也可以，再分别归入“将来也许清单”或者是“收集篮”当中。这个时候，你的“收集篮”里面应该积累了不少杂七杂八的事情，接下来，如果是一个项目（也就是需要多个步骤不能一下子才能完成的）就归入“项目清单”中，之后要对它进行子任务分解；如果是具体的行动，那你应该归入待办事项当中，然后取出其中的一件，放到“下一步行动”中。

有几点要注意：1.收集篮是用来收集杂七杂八的东西，但是不要长时间囤积，应该马上判断好就分到各个清单当中。2.“下一步行动”当中一次只能放一件事情，在一个时间段中你只能盯住这件事，直到做完再取下一件。3.虽然看起来流程比较多，其实实际操作也就几十秒的事情，可以当游戏一样玩，很有乐趣。

改变自己的习惯。我会有意识注意到自己每天可以改良的习惯，全都写下来在“每日总结清单”当中，然后我会用21天，把自己想改变的习惯从“每日总结清单”当中取出来，然后放到“正在改善的习惯”作为一个21天挑战，但是我一次最多放3条，多了不行。
GTD清单夹管理行动
时常记录想法。由于电脑和手机的联用，每当有一个想法浮现的时候，我不用再去切换到手机端的奇妙清单，可以立刻在电脑界面记录下来，接着进行自己原来的工作。我通过这种方式积累自己的书单，分为主题、正在读、下一本要读的书、书单这四个清单，介绍选择、思考和寻找资源的时间损耗。
快捷键随时记录想法

文档搜索篇

Everything。

Everything是我以前在windows系统当中必定要配备的一个搜索神器，有了它，2秒钟内出结果，连整理都可以省下了。跟mac当中的spotlight是一样的。

其他一些有趣又高效舒适的应用

ikeyboard和ezzboard。

这两款软件是可以将手机和mac的键盘联用起来，你可以把mac的键盘当做是手机的蓝牙键盘使用。一开始寻找这个软件是因为手机要编辑大段文字（打卡），但是手机屏幕小，打字起来的不舒适感太明显了，所以我就有意识去寻找这类软件。相信我，试用之后你会爱不释手。

Paste

如果需要来回复制粘贴的时候，再这么干就有些out了。在mac端Paste，你可以一次过复制完所需的内容，再进行集中粘贴工作，或者一键所有粘贴，格式无损，可以自定义建立分成不同类别，可以通过搜索找自己想要的文本。

写完这篇文章之后，才发现好像连自己应该说的三分之一都还没说完。这篇文章也会持续地修正。剩下来还包括ppt、excel、word、印象笔记以及编程等关于工作的道术器得另开几篇继续讲解。
最后想总结一下，其实一开始入门是对工具会比较熟悉具体，但是在学习工具的过程中应该要慢慢搭建自己的系统，培养自己的习惯，提炼出自己对于工作的问题本质的思考，形成自己的思维，思维才是决定工作质量和效率的根本。工具可以促进系统的形成从而促进思维的开发，思维的开发反过来形成自己新的更强大的系统。