「本文参与少数派 2019 年度征文 + 效率有心得 」
我的职业是 ？
我是一枚法务，17 年毕业后就职于世界前五百强建筑施工企业的孙公司。平时工作主要分三块：诉讼业务、非诉纠纷、其它内业。其中诉讼业务是最重要的工作，独立办案，没有外聘律师，需要一个人出庭参加诉讼。所以这一块的工作内容基本和诉讼律师差不多，但又略有不同。公司法务对诉讼案件处理程序，无非是 「收案 - 办案 - 结案」三部曲，而对各个时间节点要精确把握，不得丝毫马虎，以开庭时间为例，如果错过了就存在败诉的风险。
以 2019 年为例，全年办案 70 + ，案涉金额 9 位数；评审合同 600 +，出差天数 260 +。项目现场纠纷更是错综复杂，需要提供各种法律意见，往往是多个案件、诉讼与非诉同时进行。各种时间节点，用脑子记根本不够用。
私人秘书是雇不起，只能依靠强大的时间管理类的 App ，在遇到「滴答清单」之前，还使用过OmniFocus 、Google 日历、Things 3、2 Do、Timepage、Todoist、Sunrise 日历、Calendars 等应用，这些应用的使用短则半个月、长则半年，最终都被我放弃了，而目前滴答清单已持续使用三年以上，完成任务 2000 +。
为什么是「滴答清单」？
最主要的原因是「日历视图」功能，我喜欢用日历视图来安排待办任务，月视图给人以掌控感，似乎整个月的时间都摆在我眼前，为我所用。
同时还需要清单列表来组织一些主题任务，因此我的需求是「日历+清单」。而之前放弃的应用都满足不了这一点，个别勉强满足的，要么水土不服，要么功能简单。
「滴答清单」在我眼中是国内唯一一款成熟的 GTD 软件，本地化做的极好：
- 清单 + 日历功能
- 支持农历、法定节假日，需要设定一些按农历时间循环的任务时吊打一切外来者
- 支持多平台，我在用的PC、Mac、iOS、Android和网页端都支持
滴答清单开启我工作的一天
早晨起来洗漱完毕后的第一件事，花五分钟在滴答清单日历的 「日视图」 上浏览、安排今日任务，并关注一下近几天的任务动态，以做到今日心中有数。滴答清单上安排任务很是舒服，直接把待办任务拖动到时间区间即可，手机端也可如此操作。
八点钟上班打卡完毕，点击完成「早上班打卡」的习惯，有时候容易忘记指纹打卡，还好滴答按时提醒 。目前这个习惯已经归档了，原因是随着出差时间的增多，需要打卡的工作日越来越少。
到办公室的第一件事是开启电脑，打开网页版的滴答清单。之所以没用 PC 版，是因为网页版的一些功能更完整。然后按清单任务逐一完成，滴答清单还提供了「番茄时间」的功能，但我并没有去启用它，大部分职场人士应该和我有同样的经历，手头工作忙到一半，就被领导安排去做其他事，所以番茄时间对我而言并不实用。
工作过程中碰到领导安排任务，我都是第一时间打开滴答清单记录，一般遵循「时间、地点、人物、事件」的方法记录，事后再完善。
常见的场景有两个：一是，部门领导在我的工位上安排任务，直接打开网页版进行记录，这个时候，部门领导看到我录入的文字，一般会进一步细化他安排的任务。二是，被公司领导叫到办公室安排任务，我会直接拿出手机打开滴答清单记录。记录完后，有不清楚的再进一步询问确定，一般需要进一步确定的是任务截止时间、联系方式。领导日理万机，安排任务时有可能会遗漏，需要多沟通来确认。
一天工作结束前，我一般会打开「印象笔记」记录今天的工作日志，基本上就是把「滴答清单」的 「今日摘要」 粘贴进去，然后大概总结一下。
以诉讼案件为例，我是如何使用滴答清单的？
收到案件第一件事，便是在滴答清单上创建任务。因为已经建立了自己习惯的一套办案流程，直接套用模板即可。虽然滴答清单有模板功能，但是我还是更习惯在清单里创建模板，直接复制、粘贴使用，这样的好处在于可以根据实际情况不断完善、修订，而模板库中的模板是不允许被修改的。
在滴答清单里创建案件任务，从收案到结案仅创建一个「母任务」，涉及本案的所有具体任务都设置为「子任务」。任务命名统一格式为：「“ 原告 ” VS “ 被告 ” 关于 “ 案由 ” 案【案发项目部】」，如「张某某 VS 四局劳动争议纠纷【福厦某某项目部】」。
关键的开庭时间，特地加了个 emoji 着重提醒，设置好时间后便会出现在日历视图。由于是子任务，需要在日历视图的设置里打开「显示子任务」的功能。
在「坚果云」里创建案件文件夹是第一个子任务，文件夹的名称与母任务名称保持一致性，另外在前面加上日期收案日期，如「20191216 - 张某某 VS 四局劳动争议纠纷【福厦某某项目部】」。
坚果云里统一保存涉及该案的所有电子资料，尽管滴答清单也提供上传附件功能，但专业还是交给专业的来做。总结而言，滴答清单注重程序，坚果云注重实体，两者命名格式保持一致性。
将纸质文档扫描成电子文档，是通过 Scanner Pro ，它可以通过 WebDav 功能与坚果云无缝连接；出色的扫描是一款专业应用应该有的样子，但它还有一个非常贴心的功能——「工作流程 」，可以一站式将扫描文档同步到坚果云制定文件夹。
用优先级区分案件
每个任务都可以设置优先级「红色-高级、黄色-中级、蓝色-低级、灰色-无优先级」，我对案件优先级排序的思路是这样的：
- 红色高级：已经定好开庭时间的案件、领导关注的案件
- 黄色中级：审理中等待结果、鉴定中等待结果、申请了管辖异议的案件
- 蓝色低级：调解待履行案件、判决待生效案件
- 灰色无优先级：可能发生案件
另外为了把滴答清单调教得更适合自己用，还做了以下细节的调整：
- 日历界面勾选“显示子任务”，这样就可以在日历界面显示每个案子已定的开庭时间
- 隐藏「已完成任务」，极简主义者必备
- 工作相关的清单，统一使用红色系，比较醒目
任务的「评论」功能，我用来记录案件的进展，因为评论自带时间戳，对记录案件的关键节点，非常实用。比如最近的某案，接到法院通知，中止开庭，我便在该案任务评论里记录，以便日后回顾，或被领导问到时能够准确回答何时被通知中止的。
管理我的出差行程
打包出差行李 🧳
我在「模板库」清单列表里创建了一个出差行李检视清单，每次出差前，我就复制一份到今日的工作任务里，一一对比打勾，确保出差行李一个不差。
管理车程信息 🚄
我通常会在「携程」上订购出行车票，有个很贴心的功能是「添加到日历」，再通过滴答清单的「订阅日历」功能，便可以把行程同步到滴答清单里面。
同步之后，会在「今天」列表和「日历视图」里面显示，显然行程不属于具体任务，不适合出现在任务列表里，所以我设置为「仅显示在日历上」。
管理住宿信息 🏠
同样，预定房间我喜欢在「华住会」上下单， 积分可以兑换很多好用的实物 ，而且也可以将住宿的行程添加到本地日历，再同步到滴答清单。
这样做的好处是，查看日历视图时，能够清楚知道本月自己的出差情况，以便安排好在家的一些任务，比如出差前约朋友吃个饭、出差回来把宿舍卫生打扫一下。
积分兑换实物
小结
如今滴答清单已经渗透到了我生活、工作的方方面面，不用脑子去记任务的感觉真好。
滴答清单的自动化不高，但很实用，除了文中提到的之外，它的筛选功能也很强大，可以通过优先级、清单、标签等不同纬度去创建虚拟清单，以满足不同人群的需求。
我并不建议事无巨细都记录在滴答清单里，而是应该根据自己的长期目标和短期目标来创建清单。比如我不会创建一个追剧清单，或者观影清单，因为观影于我而言只是空闲时间的娱乐活动，不具有任务属性；再者，直接在豆瓣里标记「想看」，可能会更高效的多。
在追求效率的路上，需时刻警惕陷入「高效 = 好工具」的误区，并不是有了画笔就能成为画家。但话又说回来，如果不经历这些误区，又怎么能深刻认识。所以，更好的建议是「吾日三省吾身」，祝大家早日找到适合自己的 Ta 。
我们折腾工具的同时，工具也在折腾我们。