谈到生产力,时间管理是一个绕不过去的话题。有关时间管理的各种理论层出不穷,应用商店里的各种应用也琳琅满目,使得人们很容易陷入被工具驱使而不自知的漩涡,进而沉迷于试用和迁移任务体系的满足感,而自以为做了许多有价值的工作。

想要跃出这样的恶性循环,预先确定好自己的需求再去寻找甚至定制适合自己的APP和工作流,才是合理的选择。

在多年试探各种时间管理工具后,根据我的学业和生活情况,我将自己“需要花时间做的事情”分为了以下三类:需要准时出场的会议(meeting)、有明确截止日期的任务(task)和没有截止日期的项目(TODO)

本文同时介绍了一款我偶然发现的应用PLAN,本文题图来自PLAN官方,下文截图来自作者。目前PLAN仅包含web版(getplan.co)、mac和iOS版,暂不支持安卓系统。

会议:时间和地点预先确定


会议的定义为时间和地点早已预先确定的事件。这里我没有用常用的“重要且紧急”或者“重要且不紧急”之类的划分,因为很多时候判断是否重要是艰难的,但判断是否必须出场是容易的。

所谓会议,对我而言,包括上课、面试、约饭等等,一般而言在时间安排中刚性而不容更改。对此,我一般会在我的日历中直接建立一项。

日历界面

任务:有明确的截止日期


除了刚性的日程之外,各种作业也需要做好规划。与“买牛奶”“取快递”这样的小任务(reminder)相比,作业/论文等等一般会在半个月以上就布置,需要的时间也远远多于简单的reminder。对这样的任务来说,截止日期尤为关键。

市面上大多数待办应用的确包含“截止日期”的功能,但是截止日期只能有一个。需要半个月后交的论文,大概现在就要开始动笔。如果设置提交时间为截止日期,可能造成对任务的轻忽:因为在大多数待办应用的逻辑里,截止日期很远的任务可以放在下面,这样的话,用户可能没意识到要提前安排到日历里。但如果设置某个最近的日子为截止日期,又会导致一次次提醒并且任务始终归为overdue。

因此,对我来说,更好的选择是能在截止日期之前分几次安排任务。

在建立会议之后,剩下的时间是可以自由支配的。于是可以把其他需要做的任务也拖动放置在日历里(称为time blocking),在时间轴上占据一个时间块(time slot)

这样安排(schedule)任务之后,任务的截止日期依然是之前设置的截止日期,而不会像一些待办应用一样,安排到日历之后截止日期就变成了日历上的结束时间。


在记录一个任务之后就安排任务

在试用了很多待办工具后,我发觉对我而言我特别需要明确大块的色彩在视觉层面上就告诉我“这个时间段已经被用掉了”。是以sorted3的自动安排很好,但我并不能在主屏上直接一眼看见哪些任务时间长、哪块时间被占用。

滴答清单只能将某个任务拖动到一个区间,不能安排成分几次来完成同一个任务。固然可以想办法把类似的任务拆成子任务,然后分别安排截止日期;但更多时候,“拆分”这个行动本身就带有思考、研究、调查的性质,也相应要占据很多时间。反而违反了记录任务时快速简洁的要求。这也是我使用PLAN的原因。


从右侧拖放至日历,分几次安排任务


虽然我并不习惯添加子任务,但在PLAN中也可以添加并拖动子任务至日历中。例如对学生来说,可以为不同课程建立不同的project,存放不同任务,进而在任务里添加子任务,例如:读第一章等。

项目:针对个人成长与提高


项目的定义更为宽泛,既没有时间和空间上的限制,甚至也可以非常泛泛,例如“准备面试”,而不拘于细节。本文中所指的项目更合适的翻译应该是project,但project在应用里有其他含义,为免歧义而采用了TODO这样的用法。

项目既没有强行规定,也没有截止日期,因此实在很容易一路someday下去,进而逝者如斯夫一去不返也。但对于个人成长来说,恰恰是投身于那些不被强制要求的事务,赐予了区分个体与其他同行者的可能。

那么,除了为爱发电,又该如何抽时间完成不被强制要求的个人项目呢?这或许是值得进一步写一篇文章的课题。至少于我而言,目前探究出的方法包括:
  • 拆分某个项目,将行动步骤具体化(例如具体到读某本书)
  • 在日历或其他日程/任务管理应用中将其设置为“全天”(All day),保证其一直悬停在眼前
  • 和朋友协作,在社交平台打卡,享受自主完成项目的感觉
  • 养成习惯,挖掘乐趣

总结


本文简要介绍了时间管理方式和PLAN的使用方法。自从一年前挖掘了这款应用后,我一直非常喜欢其交互,但略有遗憾的是,这款应用不支持邮箱注册,可以注册outlook邮箱然后使用outlook邮箱登录。同时,开发者不知为何已经11个月没更新了,大规模任务系统的迁移要慎重(。

不像滴答清单支持全平台并且可以从微信发送待办,也没有小组件支持(只有谷歌插件),这款应用或许难以俘获众人的芳心。但其UI和能为单个任务添加多个时段(time slot)的功能在我来看是最最最重要的,并且还没能找到更合适的替代品。虽然滴答清单也有日历+待办的功能,但是PLAN的基础版免费啊,还要啥自行车XDDD