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最近由于疫情在家时间比较长,除了看书写东西,也抽空将时间志升级了几个比较实用的新功能。包括:
- 制定阶段计划,更直观的展示每个项目的截止日期
- 设定目标多样化,目标可以是累积的时间,也可以是完成的任务数量
- 将往年的日记、归档任务,完成的待办事项都收起来,视觉更清爽
- 简化app的名字为时间志
从几年前最初开始画设计稿,到如今在功能上已经是一个比较完整的状态了。不过随之而来的后果就是复杂程度大大增加,经常会有新用户反馈说上手有困难。对这个问题其实我一直也没有很好的解决办法。针对工具类的应用,像一些我在使用的行业软件,不看几天教程根本就无法使用,更别说发挥全部功能了。
往往当我们使用工具类应用的时候,最重要的就是搞清楚这个软件能够解决什么样的问题,满足什么样的需求。虽然每个人对时间管理的观点不同,做事习惯也不尽相同,但最重要目的就是提高效率。
当成为特斯拉的车主后,我发现他们对复杂性和易用性之间的关系处理很值得学习。在特斯拉之前之所以纯电汽车没有进入主流市场,是因为有着续航、充电、性能等致命缺陷。当时行业普遍认为需要在电池方面有突破性的进展,纯电才有发展的可能。然而突破迟迟没有到来,特斯拉却凭借渐进的升级,更重要的是以使用场景为导向的设计思路异军突起。
没有工具是给所有人设计的,最佳的设计思路是针对场景优化,逐步提高覆盖的范围。根据这个思路,我重新梳理了时间志这款app的使用场景,并针对其中环节的缺失进行了供能的补足和优化。
我将介绍一些较有针对性的使用场景。以此重新介绍下这款时间管理软件是什么,与常用的待办事项和计时软件有什么区别,现在能够实现的功能和针对的用户都有哪些。
场景一:自由职业者
自由职业者与在公司上班最重要的一点区别,就是是否有人监管。在公司上班,你身边有领导、协同工作的同事、组织制度,这些约束要求你按时工作、并根据项目的计划有所贡献。但身为自由职业者,小到每日的工作时间,大到工作完成的进度安排,都需要依靠个人的自觉。
靠自制力毕竟不可靠,可能主观上其实不想偷懒,但落实到具体的工作时间和进度,却有可能出现判断的偏差。Amos时间志最初的思路,就是针对自由工作者的场景进行设计的。
假如小A是一个独立开发者,在未来三个月后需要上线一款新的app。
首先小A需要制定一个大概的计划,此时还不需要分解,只需要创建一个大的框架,给一个截止日期。
操作一:新建项目“打造专业的健身软件Demo”,结合实际情况每天计划工作5个小时,争取三个月内完成。
在框架确定了之后,就可以将大的项目分解为小的子项。
在软件中,“子项”是一个独有的重要概念:
- 既可以看做一般意义上的待办事项“item”
- 也将会是生成时间记录后的详细备案,可以将总的花费时间再分到一个个的子项内
操作二:在项目内建立三个子项,设计UI方案、软件构架和数据库、准备第三方库。
操作三:通过直接右划项目或者子项,或者进入详情页开启番茄钟。设置白噪声,并总计进行了5个番茄。
不过运动是一个连续的过程,不适合使用番茄钟让自己专注,可以采用倒计时的方式记录时间。
操作四:新建“运动”项目,计划每天1小时,无期限,但是只在每周二、四、六显示。在项目内建立子项跑步和游泳,分别设置提醒时间。
由于之前工作忙,太久没有运动,这次来健身房花了很多时间让身体重新适应运动的节奏。不知不觉就超过了预定的时间,也没有看到结束计时的提醒。不过由于软件自动会在结束后每隔15分钟再次提醒,总算在第二次提醒的时候看到了。
结束运动后,打开软件结束计时,可以一键将结束时间设置为当前时间。
操作五:通过右划项目或子项进行倒计时,在结束后一键调整结束时间,并分配不同项目花费的具体时间。(假如有Apple Watch,可以自动读取运动时间、类型、热量、距离等信息)
晚上睡前查看时间记录,回顾下今天完成的项目。这是最棒的部分,因为在一般的GTD软件内都是节点管理,只有完成后打卡的记录,并没有中间的过程。但是通常一个项目我们可能会进行多次才逐渐完成,每次结束后记录下心得、或是进度和具体执行的情况等。这样等到回溯的时候,可以很清晰的理清计划和执行的问题,这些记录可以帮助我们改进。
操作六:切换到统计页面,通过列表或者图表回顾执行的情况。
就这样根据既定方案,小A每天通过动态的执行具体项目和子项。并在一天结束时检查完成情况,修改和添加新的项目内容。3个月后渐渐地打造出了一款基本实现设计方案的专业运动软件,并将它上架AppStore。当然随后的处理反馈、升级迭代还会继续添加新的任务,并且执行和回顾。
而创建第一版软件的项目在完成所有子项后,软件询问是否需要将项目归档,于是小A将已完成的项目收进了档案馆内。
操作七:完成项目内的最后一个子项,在随后跳出的对话框内选择确认归档。
以上就是一个独立程序员的使用场景,可以看到针对一个长期努力才能完成的目标。对过程的记录甚至重要性超过时间节点的打卡。
并且软件的一些小设计,例如计时忘记结束,可以一键选择是按照计划记录还是将结束时间设为当前的时间,当然也可以干脆手动计时。
软件更新到7.8之后,手动计时可以直接更改开始和结束时间、更改持续时间、用滑轨调整、也可以选择完成计划的百分比。更重要的是,可以更改每一个时间记录的名称。
附录一:手动计时操作。
场景二:制定年度阅读计划
每年在年初的时候,我们总会给来年制定一个新的计划。除了工作和学习之外,列一个书单是最常见的计划。
通常来说,许多工具都可以列这个书单:
- 从传统的纸质笔记本、Excel或Numbers的表格、到互联网内的谷歌Doc、Notion、墨客等;
- 也可以用记事本、备忘录、印象笔记等通过文字记录一个列表;
- 想更好操作也能够使用GTD的工具、待办事项的软件进行记录,读完一本就可以check;
- 甚至可以在豆瓣找到你要的书,标记想读,读完一本再修改状态。
时间志在经过多次升级后,加强了计划制定的灵活度,通过更好的时间管理,其实也能够很好地适应制定月度计划的任务。
首先创建一个项目,可以直接命名为“2020年阅读计划”。
项目可以设置阶段目标,目标分别可以是累计时间和完成的子项数量。针对阅读的场景,我们可以将每本书都创建为子项,例如今年我想阅读《西尔斯育儿指南》、《力量基础训练》、《合作的复杂性》、《路西法效应》、《21世纪资本论》,总计5本书,那就分别建立5个子项。不过我希望今年阅读20本书,所以可以再慢慢添加。
操作一:创建项目“2020年阅读计划”,每日计划30分钟,将目标设为完成20个子项,并将截止时间设为一年后。然后根据书本创建子项。
由于我平时会使用手机端或者iPad上的多看阅读进行书本的阅读,所以我找到了多看阅读的URL Scheme,并在项目中进行了添加。
每次开始阅读时就打开倒计时,并且选择直接跳转多看开始阅读。这样无论是提前结束又或者是看入迷了多看了一些时间,都可以很方便的进行调整。
操作二:右划项目或子项,选择倒计时,并跳转设置到的多看app。
针对这个问题,Amos时间志的卡片系统有一个奖惩机制。根据心理学的一些发现,我们可以将行为与另一个打分系统挂钩。假如行为本身不足以约束你自己,那么就引入第三方奖惩机制,例如软件内可以将项目的执行与加分、减分挂钩,然后可以用盈余的得分兑换相应的奖励。
操作三:开启“第二视角”卡片,设置每分钟阅读+1分。并在系统内置的闲暇项目中添加“玩游戏”的子项,在卡片内设置每玩一分钟游戏-1分。并设置奖励,200分可以兑换看一部电影。
操作四:结束计时的页面选择完成后编辑,在编辑页面添加记录。
操作五:在设置-卡片显示中,打开“最终教条”,不需要做其他任何设置。
操作六:在设置-数据管理-合并项目中,选择需要合并的多个项目,点击合并后挑选保留的那个项目,等待完成即可。(对多项数据进行操作前,推荐先行备份)
我认为这种对时间流动的体现,就是时间志和其他待办事项软件最大的区别。时间是四维空间的横坐标,也是每个人最重要和公平的财富。除了结果,过程同样值得认真对待,优化过程才能提升效率,导致更好的结果。
- 用日历确定每天的行程是时间管理1.0
- 将任务更好的规划和分解是待办事项带来的时间管理2.0
- 关注每天可利用的时间,同时关注过程和结果,这就是我心目中的时间管理3.0
通过以上两个针对性的场景,展现了软件现在的部分特性。这当然不是全部,软件的开发迭代也不会停止。重要的是,这些功能可以任意组合,处理我们针对时间管理任何相关需求。
时间志可以免费下载使用所有功能,试用版的限制仅有项目和待办事项的创建数量。升级解锁则可以通过年/月订阅实现,也可以一次性买断。