时间迈过了一年的脚步，在这一年中，我们或多或少「攒」了些纸质文件或资料，如今我们精通于种种电子资料收纳术，而相对「重」的纸质资料整理，对我们来说反而是陌生了。

因此在这篇文章中，我会总结一些自己做纸质资料整理的小技巧，并邀请了常年与纸质资料打交道的语文老师 @潘誉晗 着重分享如何进行学习资料的整理。

由于部分纸质资料容易勾起「舍不得」的情绪，让整理很难进行下去，所以可以试着按照这篇文章的顺序来整理这些资料。

有时效性的资料

这是最不会让人「舍不得」的资料种类，所以从这里开始能有效帮你鼓起士气 、大刀阔斧地开始整理工作。

产品说明书

说明书属于「看着很有用但其实使用频率相当低」的纸质资料 No.1，如果是新产品，一般在操作过一遍之后就会用了，完全可以看完就丢掉。

我有时也会遇到不知道如何使用的旧家电，但无一例外都能根据产品型号找到说明书（比较老旧的可以直接 Google 搜索到 PDF 版本，而比较新的产品在官网或者购物网站详情页就能看到）。如果实在不放心的话，大可以将说明书扫描成 PDF 保存下来。

合同、保修单据等

这类资料可以用「是否具有法律效力」来衡量，这个法律效力应该用「经济纠纷案的法律效力」来考量，而不是未来某起杀人案件的呈堂证供。

拿到合同的时候，可以用铅笔来标注它的有效起止日期，而保修单则可以用滚轮日期章来代替手工作业，当然也可以用提醒事项 App 来记录。不过现代人类的纸质资料实在不多，按照一年整理一次的频率，用手写或者盖章的方式就足足够用了。

在年末整理时，如果发现相关资料过了自己标注的有效期，就可以丢掉。同样的，如果不放心，在丢弃之前扫描存档就可以。

名片：他人的和自己的

在收到名片的时候就可以通过扫描的方式来保存名片，这样方便在不同地点实时查看，但即便这样，由于纸质名片大多印刷精美，而且写有对方的姓名等资料，往往也不是能当机立断地丢掉的产品。

但小山龙介的《整理的艺术》中提到「人脉也是有保鲜期的」，在这个大家频繁跳槽、更换身份的世界，根据两年前的联系方式联系到一个人的可能性实在不大，因为名片上的电话和邮箱大多是工作用的，只要离职就会失去效力，同样可以在收到时标注日期或盖章进行管理，超过一年或两年的名片就丢掉。而自己的旧名片更没有留下的必要，如果不是要出去进行诈骗活动（划掉），上一个身份（不管是前东家还是旧职级）就没有保存的意义了，留一两张在票据夹里留念即可。

需要长久保存的资料

卡证资料

卡证资料绝对是不能乱丢的资料了，丢弃的后果比较严重。

护照、常用的异国钱币和交通卡等物品可以用小的自封袋装起来，防潮防损，收拾行李时直接放进包里就能用。

而户口本、房产证等等不会常用的资料可以放在大的资料袋中，因为数量不会太多（大概），所以在封面上写明里面的证照就可以，每年年底盘点一番，不用过于细地分类。

健康档案

不管是为了把握自己的健康状况，还是方便将来复诊，保存好健康资料都是必要的。

其实大多数健康资料并不必要留下纸质档案，不管是病历还是药品单，在复诊时拿扫描件给医生参考就足够。如果你参加了商业保险，大多需要凭票据、药品单等的原件理赔，所以要注意在理赔前不要丢掉这些资料。

X 光片等资料也可以拍张照留存，但原件还是用医院的大塑料袋保存比较好。

书籍杂志

杂志：切页或扫描

大厚杂志实在是很占地方，如果有想保存的杂志内容，可以使用这两种方法：

• 如果很想保存原件（比如内含爱豆专访的杂志），可以用吹风机吹开杂志背胶，拆下相关纸页，再用相应尺寸的薄膜袋保存起来放在活页夹中，杂志剩余的部分就可以丢掉。同样的，如果是电影票据等等想留念的资料，也可以用薄膜塑料袋来留存，这样热敏纸上的字也不容易褪去。
• 如果只是想保留杂志中的信息、资讯，那么可以扫描或者 OCR 保存。

@潘誉晗：如果此外还有一些需要保留整本杂志的情形，可以用索引标签来标记需要的资料位置。比如今年我一共帮学生投稿并成功刊出了 108 篇作文，再行整理实在费事，而我又必须要清楚知道哪一本杂志哪一页上有学生的文字，所以我会用索引标签来进行标记，在学生问起的时候也能很快找到。

书籍：让书架空出来

《整理的艺术》中也提到，让书架空出来会增加自己填补的欲望，而如果书架上整整齐齐一家人，拥有感是很强，但获取新书的欲望可能反而会降低。

对于收纳空间不够而且还在租房的朋友，还是不要轻易体验带书搬家的痛苦。对于自己没那么喜爱的书籍，可以通过多抓鱼等方式出手；也可以多多利用当地图书馆和电子书，只购买自己想朝夕相处、时时翻阅的书籍。

需要「还书」这一行为也可以让自己更有紧迫感，在拥有书籍的时候努力整理出自己想从书中得到的信息（不管是书摘还是书评），这样也能督促自己完成阅读目标。

手写资料

本册

把重要的东西写在贵的本子里，而随手笔记则放在便宜的本子里，这样在年底丢掉便宜的笔记本，只留下贵的本子就可以保证没有损失。

@潘誉晗：另外，打印资料也可以贴进本子里保存。我原本的读书笔记都是手抄的，可今年五月份得了腱鞘炎后有接近半年的时间都没有做读书笔记。书是照旧在看，不写笔记总觉得哪里不太对，于是我就把看过书的读书笔记做成了电子稿打印出来，准备直接贴在读书笔记本上。

信件

鉴于大家的信件大概不多，信件又是有回忆的东西，原样留下来就可以。

@潘誉晗：学习资料的整理与保存

电子文档当然有其优势，不过由于职业需要，我还是会保留很多纸质资料时时翻阅。在这过程中，我总结了以下收纳此类资料的小技巧，大家可以尝试一下。

电子备份要做好

尽管下面提到的资料都打印成了纸质档，但保留电子备份也是很重要的。

我用 word 文档来保存素材资料，全部统一了字体格式和颜色，并且按照文档的时间、年级进行了分类。

📂大量资料：收纳夹+打孔机

采用了收纳夹+打孔机组合也只是去年开始的决定。以往授课我都是一个月提供一次资料，所以自己也是一个月一个抽杆夹，到年末的时候看着十几个抽杆夹就开始内心郁闷了起来。于是从去年开始，我索性把这些资料打孔放在一个收纳夹中。

这一部分的资料相对比较多，所以对收纳夹的容量要求也就比较大，因此我使用了喜利多功能双孔文件夹（之前在 这篇文章 中推荐过）。我会将所有的资料打印出来，然后抄写一次再进行二次备课补充，之后打好孔统一装进文件夹里。这一款文件夹的侧面自带着标签，我会在上面写上年份和文件内容，这样通过标签描述就能对里面的资料内容一目了然。

🗒超大量资料：打印店装订成册

这是我最喜欢的一种资料收纳方式，对于超大量资料的整理非常管用。

作为一名作文辅导老师，平时在翻阅一些书籍、报刊和杂志的时候，除了自己做摘记之外，我也会有意识地把看到的觉得不错的信息整理出来打印给学生。

其实在一开始，我是每搜集一份素材就打印出来给学生，以防万一还给每个学生配送了一份国誉的文件袋，可即便是这样，学生还是很容易弄丢，散装的资料也不方便翻阅。于是我就索性一个季度、一个学期、甚至是一年集中给一次，排版之后先在家里双面打印，然后再拿去打印店装订。

打印店一般分成胶装和线圈两种方式，价位根据店铺和书册厚度在15-30 元不等。我自己个人更喜欢线圈装订，因为可以在外面加一份透明硬壳做保护，不容易把资料弄折弄脏，可如果页数多的话，经常翻阅线圈也很容易掉下来。而胶装的资料虽然可能会弄破弄脏边角，但可装订得很牢固。

📖直接打印在活页纸上

这其实是我高中某次打印资料时的灵机一动。当时在家里打印资料的时候就想着，如果每一份资料全部都打印完了之后再装订，其实也挺麻烦。这时眼睛一瞥看到了家里堆了很多的活页纸，就想着是不是可以直接把资料直接打印到活页纸上，然后直接放到活页本里。这么一尝试，也过了快十年了。

打印在活页纸上的好处就是，上面的胶装和线圈装订其实都是装订「死」的，如果今后我发现有相关的素材和资料的话，不太方便补充新内容。而活页本本身就是「灵活」的，可以随时添加新内容，也方便手写笔记。我试过国誉和巨门的活页纸，都可以胜任；我一般会采用 1.5 倍行距、宋体小四排版，基本上可以压线。需要注意的是要根据活页纸的尺寸来调整打印页面的大小。

🏷复印的作文素材备份收纳在文件袋中

除了上述整理后再打印的资料外，有一些素材在杂志上的排版比较灵活有趣，我会直接彩色复印来引起学生阅读的兴趣。这一类的素材我一般会复印一份留底，下次就可以直接拿这一份留底件再次复印。

由于是要再利用的关系，我不会费事装订或者打孔，而是按照作文素材、名言素材等分类别放在文件袋中。

你还有什么整理纸质文件的方法，欢迎在评论区分享~

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