「本文章参与少数派 2019 年度征文 + 效率有心得」

前言

在2018年的时候我参加了去年的年度征文,分享了我的“成就系统”。具体讲解了我是如何用滴答清单和我的小目标任务赚取成就的。感兴趣的同学可以去看一下。
我的“成就系统”:
19年伊始,我就开始尝试结合印象笔记和成就系统的软件去实现落地19年计划(完成2018年写下的其实2017年就应该完成的2016年设立的目标)。
经过今年一整年的琢磨和改进之后,我想和大家好好讲一讲,我是如何用三个软件去对「年计划分解」采用的思路和实践办法,去更高效的去分配自己的日常任务。

效率工具(印象/滴答/小目标)


印象笔记(用途:目标设立,甘特图以及周回顾)
我选择印象笔记用来做目标设立,甘特图以及周回顾等事项,首先是因为全平台的同步,随时调取生成我需要的模版,这对我进行目标的设立和拆分,实现复盘来说最合适不过。其次,存储文章和存储更多的文件类别(我是高级会员,虽然每个月基本上都有950M以上的上传流量剩余),也是更让我放心的一个原因。

滴答清单(用途:日常待办和计划实施)
熟悉关注我的朋友们应该都清楚,我是一个坚定的滴答自来水。选择它主要的原因不仅是全平台,方便快捷,最重要对我来说是最适合自己的GTD待办软件。具体一些操作和理念,就全部在下面这两篇文章当中。
滴答清单个人用途:
滴答个人体系的创建:
有兴趣的同学可以自己再去衍生阅读一下。方便理解我为什么选择滴答清单。
我的小目标(习惯养成和奖励落地)

我的小目标是一个打卡计数APP,选择它的原因有两点,一是可以计数计算金额做奖惩,二是可以用来培养长期习惯。在“成就”一文里简略说过了大致的用法任务完成赚取积分,任务未完成就扣分。积分拿来犒劳自己买东西或者玩游戏之类的。大家只要明白我的奖罚机制一切建立在这个APP上就可以了。

落地思路

年计划设立

九宫格年计划创建(印象笔记)

相信大家都听说过九宫格日记,而这个九宫格年计划和日记九宫格也差不多,我是从邹小强老师的《只管去做》一书里学到的。大致的意思,就是像九宫格日记一样,从本人关心的这几个模块之中,去头脑风暴自己这一年的计划。
小强九宫格示意图
一共分为9个模块,分别是学习成长、体验突破、休闲娱乐、工作事业、年份格子、家庭生活、身体健康、财务理财、人际社群。最中间的是年份格子,写的是年计划中的最优先级的计划,一般为2-3个。可以标记成A1-A3。其实和《高效能人士的七个习惯》一书中的把自己分类成什么角色,再给自己思考做怎么样的规划是一样的。从自身出发便能多考虑出自己该做的事情。
我的19年九宫格计划
  • 学习成长:入门C4D 插画12张 看15本书 建立自己的日常GTD模版 公众号
  • 体验突破:尝试制作自己的表情包
  • 休闲放松:旅游一次
  • 健康身体:驼背情况好转。

这张九宫格计划就是我去年所插满的旗帜了。针对个人写下的计划应该都很好理解,我就不逐个解释了。一些计划比较隐私,所以打码了,希望理解。可以看到我19年的主要侧重点就在于学习成长里面的计划是最多的,重心占比较高。

年计划分解

年计划分析:优先次序(滴答清单)

首先要做的是把任务确认优先次序。从中分解出A1-C3的计划。比如做个表情包就是B3类的计划,15本书也是B类目。建立公众号就是C类目。总之,分解了之后,一切以A1-A3计划为主,也就是我打码的几个任务。

年目标筛选

写完了之后我是用滴答清单里的#年目标作为智能清单筛选条件,然后把A1-C3标注到每个清单的任务之中,再按标签排序。就能把印象笔记的九宫格目标转到滴答之中了。

年计划同步:设立奖励分值(小目标)

接着再把这些任务同步写入小目标之中。每当滴答完成了一个年计划的时候,就去小目标里点击赚取分数,奖罚分值的算法在之前的“成就“文章有提到,就不多做说明了。

小目标同步图

A1级别年计划是1000,A2级别是800,A3级别是600,然后BC级别任务是200-100。但是这只是一个初步的估值。真正的还是要完成看时间消费的时间和任务难度去换算价格。

还要解释一下的是为什么这个目标计划和前面的年计划不一样,因为19年已经年计划点击就会消失(一次性不重复),所以现在大家看见的是我未完成的19年目标和新设立的20年目标。至于分值是负数的原因是,19年沦陷苹果的免息活动和一时冲动入了15寸的MBP和苹果11,分数扣除之后就成了负数了,现在正在努力赚回分值中。

甘特图分解:项目跟进(印象笔记)

因为最初尝试写完这个年计划之后,没有考虑太多,根本就没有思考接下来应该做什么。感觉写好了就可以。结果日子一晃眼就过完了。所以年计划绝对不能写下来就束之高阁。一定要反复的不断的拆分和复盘,要列出在空白页面里写下实现目标所有可能需要的活动。注意是要可操作可实行的下一步动作,这样才能确实完成任务。

我用印象笔记自制了一份1-12月的简易甘特图。把所有的任务都写到了左边,右边是月份,把年计划按月份拆分到具体的节点上。比如我要一年看15本书,其实每个月只要1-2本的量,按时按量就能完成看完的。然后就像微信表情包的计划,我要做多少要去了解些什么才能完成表情上架。

年计划甘特图模版

不知道如何去分解成月目标的时候,就学会以始为终,去倒推任务完成的时间点,以这个死线倒推时间去完成任务,进度会明确和醒目。再给大家再看看我的一些19年计划月拆分图。

19年个人年计划月份展示图
上图里红色是按时完成的。灰色是未完成的,未安排的时间就是白色。也就是说,不同的月份里要专注的内容进行拆解。总之这么做的目的,就是告诉我自己的任务该在哪个月完成多少东西。
日常系列表情包
微信表情包就是头脑风暴之后,自己从未体验过的东西,两套真的做下来之后,才发现其实并不难。只要有点基础,做个属于自己的表情包是没有什么问题的。
表情包数据

还可以看到我的表情包发送量和下载量和赞赏数额。不过说实话腾讯审核真的是太慢了。以后如果有机会我会出一篇教程详细讲解。

月目标拆分和同步

月目标拆分(印象笔记)

月目标的拆分是当月一定要做的一件事情。我继续用印象笔记做了周目标分解表格。把单月的目标拆解成周目标重点之后,把任务用滴答分配下去。
19年一月的目标拆分

这是我去年一月份每周的计划表,那一周该做什么,哪些任务为重心去做,都是以这个为基准做参考的。但这个表格用久了和滴答会有冲突。所以只是做个参考用,会多出一道工序,所以我大多时候分解成月计划之后,直接在滴答里用子任务进行拆解了。也就是设立时间和分解任务,写下下一步。

月目标的同步:标签的妙用(滴答清单)

月目标真正的目的是为了在滴答的任务分配里能够落地。去年一月目标已经分配好了,这几个任务只要在各自的清单里打上#一月目标#的标签。就能设置一个智能清单,只筛选这个标签下的任务,这个月没事就翻看。下月的时候,我就把筛选条件更改成下月标签就可以了。
月标签筛选

最方便的是,滴答清单可以直接在日历视图筛选标签,直接展示我的一月最重要的月目标。所以这才是最关键的一步。能够直观可靠的告诉我一月份任务什么节点完成。

智能清单日历视图月目标筛选
由于年初我一开始就把任务全部一年按各个时间排的自信满满。然后想着就按安排好的去做就好了,结果就是凡事flag不要立的太早,太多意外和其他的事情会分散注意力。实际操作的时候我发现前面分的再细,到时候也不一定能够完成。一定还是要专注当月的目标就可以了。知道当下最重要的做那几件事就可以了。围着A1-A3的计划去安排任务就会非常的高效和满足。

周回顾复盘(印象笔记)

我从一开始没有做月回顾的习惯。因为我已经都有具体的月目标了,只要看月目标是否按时完成,未完成的进行一定的扣分,再去重新安排或者延缓任务就可以了。所以我只做周回顾复盘,以周为维度会比月更清晰。不过和主题没太大关系,也只是稍微给大家了解一下我周回顾哪些内容。

周回顾项目

  • 上一周晨间日记的回顾(印象笔记)
  • 下周目标拆分和确立(印象笔记及滴答清单)
  • 时间日志回顾(时间块)
  • 小目标分值和番茄钟数量及习惯任务回顾(小目标)
  • 周开支和预算(账本回顾)
  • 滴答已完成事项(滴答清单)

日行动落地

吃青蛙(滴答清单)

每天早起之后我会花5-10分钟再去看看滴答的任务,根据周目标找到今天最重要的事情,并给它们打上青蛙的标签🐸,这就是我今天最重要的安排:完成A级活动的具体日程。一定要以它为主优先完成,然后再去完成剩下的工作。这样2/8原则才会成立。如果当天实在不能专心致志的解决A级活动,就做五分钟相关活动,然后别再去想他。

番茄钟(滴答清单)

番茄钟就是在滴答清单分配任务的时候,设置一个目标的番茄钟数量。每个任务大概需要多少时间,要长时间的积累才能知道大概的番茄钟数量。这个之前的文章提过就不多说了。举例子来说的话写这篇文章,我就在这个任务后面写了🍅*15。然后边写边开滴答的番茄钟记录。不过现在写到13个番茄钟还没写完~~修修改改,写文章真是有够难的。

习惯打卡与奖罚机制(小目标)

计划拆分之后都会有两部分,一部分是任务,一部分是习惯(需要循环去做的任务)。而不管是任务或者习惯,都可以在小目标里赚取我要的分值。原本是想把小目标里的习惯放到日落地之中讲解的。但是想了想还是放一起吧,这样不会太过于混乱。

小目标分类:习惯/代办/奖励

小目标自带的是三个模块,分别是习惯/待办/奖励。每个模块下都有五个文件夹可以使用。

三大模块(习惯/待办/奖励)

所以我就按这思路做了一个导图分配,每个模块下的文件夹该放哪些任务或者习惯。

习惯养成思路图

习惯养成:年月周天要完成的习惯和一些固定的事项。大部分是从年计划的身体健康或者提升自己以及需要复盘的任务里提取出来的习惯。主要用的多的是周计划和每天固定的打卡习惯。其他的事项就是按月或者年完成一次就行了。

待办事项分类表

代办事项:整理清单和提升清单及年计划表。这个思路就是能够去做的A1-A3的赚分值小事清单,和年计划兑换两个。提升一栏是因为很多事情,需要你投入一定的时间才有回报。相当于有时间就去做,然后赚取额外分数的。而整理一栏就很简单,整理思绪或者清理不必要的需要清楚的一些东西。最后的年计划当然就是大头啦。不过具体分数还是自己衡量的。

自我奖励分配图

自我奖励:种草物品清单和惩罚未做的事情。种草清单就是奖励自己要买的种草的东西,就是我之前“成就”一文里提到的,让自己有目标有动力的东西。惩罚未做的就是没有完成和浪费时间活动之后对于自己的惩罚。后面的欲望清单也是类似,但是只是不扣分只是计数使用。内容比较隐私。就打码了。

这样看下来,是不是思路就清晰了很多呢,小日常的习惯我用来替代日常滴答任务以外需要做的习惯和提升事务,不用脑子思考,每天打开小目标按时定量去做就好了。

剩下的时间里有做了提升的事情就继续赚取分数,有没完成的就进行扣分处理。所以这才是这个APP作为落地来说最为不可或缺的存在。看着每周复盘分数的时候,看着每周赚回的分数够多的时候就会觉得自己做的很不错了。然后再把种草的东西买来奖励自己。就能够形成一个良性循环。可是我去年买的实在是大件,所以现在还在给自己“还款”之中。

额外再补充下这app的两个小功能。

导出功能:每天做的任务其实是可以做一个导出的,而且是具体到几分几点的,导出到笔记里或者日后回忆。非常方便。还有一些捷径可以使用,不过我没有去研究。

点击日历视图可以导出

军令状:这个功能也很厉害,可以把任务习惯作为军令状,只要在确定的时间里完成就能获得两倍奖励。当有什么想定死线的时候,一定要用上它!

军令状

我基本偶尔做周任务的军令状,比如写篇文章或者做一些其他的项目。用的实际并不不多。有兴趣的朋友可以自己去研究一下。

总结:

印象笔记做年计划和甘特图拆分,而滴答清单做月周日代办,小目标则是最终的分值奖励和习惯打卡。整个落地流程下来就是“创立年目标-项目分解跟踪-当日青蛙-回顾复盘-奖励完成”
年计划分出来之后分解成月计划和周计划,周计划根据当天的情况进行跟进。不要去考虑多远的未来,围绕年目标去做就行了。这也是去年一年摸索出的对于我自己来说完成年计划落地思路,也希望对大家有所帮助,仅供参考。

推荐衍生阅读:

《高效能人士的七个习惯》史蒂夫·柯维著
《如何掌握自己的时间和生活》阿兰·拉金著
《只管去做》邹小强著