前言

Hello，大家好。

我相信在少数派看见这篇文章的朋友或多或少都对「任务管理」有所了解，也一定尝试使用了很多不同的工具。

我使用的是工具是「滴答清单」，这款工具在国内久负盛名的，详细功能特点我就不再阐述了。

说句实话我本人对「任务管理」实在是谈不上是有什么研究或者有拿得出手的成就，出来唯一能分享的，就是前段时间因为使用智能清单的时候，发现针对「智能清单」功能的应用没有太多介绍；另外在对朋友进行安利滴答清单的过程中，得到反馈说这个功能要真正应用起来有一定程度的门槛，所以我才在今天进行分享。

为什么要使用它？

从我接触「任务管理」开始，我首先学习到的概念就是「四象限法则」（很多人应该跟我一样），到现在为止这个法则还作为地基支撑着我的「任务管理」系统。

这个系统还是有很多弊端的，例如任务的优先级其实是由我们自己进行主观判断的，单纯依靠「重要」和「紧急」两个维度是不足以决定任务的优先级，特别是「重要」这一概念完完全全出于我们的认识，例如现在我觉得A最重要，即使我现在去执行A延误B会造成更大的恶劣影响，但我还是要去做，这就是因为我认知里判断任务重要性的因素中，任务的后续影响这个因素占比很小。

另外，在部分场景里「重要」这个概念是会发生变化的，对我现在来说，这一秒A事件的出现重要性在一个等级，但是在切换到另一个场景之后，A事件的重要性也产生了变化。

难道这个时候我还要遵循之前的列表顺序去执行吗？

当然不，这个时候我们的要进行调整相应的调整，我们要先重新厘清任务的重要性，之后把产生变化的任务一个又一个拖动归档到另一个对应列表去，进行整理。

这个过程其实很琐碎，尤其是在面对不止一个任务需要修改的时候，修改过程是很难批量化操作的，因为你的操作步骤需要：

「修改优先级/时间/标签/文件夹➡拖放排序」，这个过程是针对每个任务的定制化操作。

当然，要让现在的工具完全跟随我的状态，自动的去对任务重新排序无异于天方夜谭，但是只要利用滴答清单的「智能清单」功能，进行了一些简单的配置，就可以从很大程度上降低我们的操作成本。

我想实现什么样的效果

在开始之前，我们设想一下智能清单使用的最佳效果是什么样子？

首先，我判断为最重要的任务要优先出现在我眼前。

同时出现的还有因为我没有执行而导致状态变为「已过期」的任务，也要优先出现提醒我处理。

并且这件事是要在一定期限内完成的，这个期限是「正常处理时间」。

怎么定义这个时间区间呢？就是你日常生活工作里处理大多数任务所需要的时间。

例如我接到任务是要做一个功能模块的原型，大多数情况下我需要2-3天完成，那么「3天」就是我的「正常处理时间」；那么在这个时间之外的我们就可以判断为「不紧急」，超过这个时间就是「紧急」。

这样我就定义了什么是「重要且紧急」中的「紧急」。

同时，当一些特殊情况发生时，我可以快速的对部分任务属性（如：时间/标签/优先级）进行修改，修改后自动归档到对应清单中。

明确最终想要实现的效果后，我们打开「滴答清单」中的「智能清单」。

怎么使用智能清单？

滴答清单的智能清单分为「普通」和「高级」两个版本。

普通版的使用逻辑是在「高级」版的内容上做简化，所以我们直接进入「高级」版介绍即可。

首先我们先添加一个「筛选条件」。

在这里我强调介绍一下的「筛选条件」之一的「清单」，清单是具有排他的性，也就是说当你把任务A放进清单1就无法再放进清单2了，如果将此作为筛选条件之一将会限制智能清单的一部分灵活性，请根据自己定夺。

我先选择的「筛选条件」是「优先级」，选择理由很简单，这是每个任务的基本属性，当我在进行调整的时候只需要一步操作立马可以改变任务的优先级。

在这里我选择「高优先级」和「中优先级」。

接着选择第二个「筛选条件」，我们可以选择在这里配置「时间」属性。

「时间」属性是一个很重要的属性，原因在于在「清单、标签、时间」三个属性中，只有时间属性是流动的，不需要我们任何主动操作就能自动做出改变，而这也恰恰呼应了「四象限」中紧急（毕竟一件事情重不重要取决于你的想法，但紧急不紧急却是根据客观时间判断）。

根据我们刚才判断的「正常处理时间区间」，在这里选择「3天以后」。

OK，接着看到两个筛选条件之间的空格：「逻辑关系」。

我有一些互联网之外或不了解计算机的朋友（其中包括正在读初中的妹妹）问过我这个逻辑关系怎么使用，其实这个东西非常简单，简单到我妹妹问完我没回复之后大概用三分钟思考就用上了。

思考一下就好，就会有答案。

或：A 条件和 B 条件，两个条件满足其中一个条件就被选入这个智能清单。

且：A 条件和 B 条件，两个条件都满足才被选入这个智能清单。

是的，就那么简单。

在这里我们选择「且」，输入智能清单名称「重要不紧急」，点击「完成」，就建立了这个智能清单。

同理，在创建「重要且紧急」清单中，我们对时间的选择为「已过期、今天、明天」，优先级选择为「高优先级」和「中优先级」。

「不重要且不紧急」、「不重要且紧急」同理配置即可。

这样就完成了我们的自动化「四象限智能清单系统」。

从此以后当我们添加一个任务并配置基本属性之后，它就会像放进水管中的小球，自动根据不同的条件流向它的归属地。

其他小建议

我希望大家在添加任务的时候，也就是“输入”阶段，遵守两个原则。

1. 这个任务三分钟就能做完，那么就不要放进任务管理里面，立马去做。
2. 添加需要执行的任务，请具体到「如何开展下一步行动」。

PS：我们无法管理 事务的客观优先级，事务的优先级取决于主观判断 ，这是我学到很重要的一句话。

因为一件事重不重要，取决于你的价值观。