寸有所长,我如何选择「清单」与「check list」的应用场景

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文章代表作者个人观点,少数派仅对标题和排版略作修改。


2019 年的 6 月,印象笔记开始进入了新的一轮产品快速迭代周期。先是在 6 月 10 日,在 Mac 与 iOS 平台上,印象笔记放出了一枚更新;在随后在 6 月 14 日,安卓平台上也紧随步伐进行了更新。在这一波更新中增加了一项看似不起眼的功能,也就是日后反响强烈的「清单」。

作为印象笔记的资深印象大使,自然而然的,我在第一时间进行了体验。 

「清单」,从某种程度上可以看作是印象笔记集成了一个简单的提醒事项应用。通过一个个列表,它可以对任务进行分类。使用过程中,支持滑动快捷手势操作。它可以设置到期时间,这一点有点像印象笔记自带的待办任务「 check list 」。

Mac 平台上的印象笔记·清单,图片来自官网

那么印象笔记新近推出的「清单」功能和之前的笔记中的「待办任务 check list 」(以下简称 check list )有什么区别?

在我之前的文章  深扒了印象笔记·清单,这是我的观点供你参考 中已经对清单有过论述,这里通过三种类型的场景,为你提供一种思路。透过场景来看清单与任务列表 check list 的区别,来帮助你在面对不同的场景时,找到一种更切合自身选择。

场景一:入职材料怎样准备?

下面的这张图是一位应聘者询问 HR 入职的时候需要准备什么材料的截图。

准备材料

这样的场景其实很熟悉,作为家长,我们在孩子入学的时候、(积分)落户、买房过户的时候或者其他需要准备材料的时候;作为员工,我们在进行项目申报,课题准备的时候,我们都会经常遇到这样一种大段的清单式的文字。

怎样做显得更优雅,显得更从容一些?请接着往下看。

当我在遇到上面所提及的场景时,通常我会把这样的文字直接复制粘贴到印象笔记里面。然后形成一个待办的列表,以便于在后续准备材料的时候依次进行勾选。

清单与 check list 待办列表

待办列表——清单帮忙

考虑到清单是印象笔记新近推出的功能,所以这里先来讲清单。当我在将文字复制到清单里面的时候,出现了下面这样一种情况——文字扎堆。

清单文字扎堆

显然通过上面的办法,是形成不了我所期望的待办列表。为了形成心目中的待办列表,我只能挨个儿的将每一项任务复制添加到清单里面,依次的进行。

显然,对于这样的一种场景,清单显得有点力不从心。

待办列表——check list 搞定

对于这样一堆的文字材料,形成一条条由 check box 组成的待办列表是非常容易的。

check list 形成待办列表

将文字复制到印象笔记中,形成一条笔记。然后在该笔记文字的基础之上,在每一条的文字的前面点击添加选择框( check box )就可以了。与清单,相比操作起来速度很快。

所以,你看从本质上来讲,check list 它也是印象笔记中的一种笔记。因此,它也具有笔记的特性,分享、被检索到等等,只要笔记有的特性它都有。这是目前的清单所不具备的。

check list 功能

而且对于场景一中的这种情况,通常我们需要保留一下这样子的一份清单以备后续的参考,或者分享给他人。在有些时候,我们也需要打印出纸质档,然后对照着去准备相应的材料。对于这样的场景,清单显然不如 check list 方便。

场景二:买菜的姿势怎样更优雅?

除了场景一之外,有这样的一种场景也是我们会经常遇到的,比如买菜。 

买菜,或者往大了说 shopping ,是一项人民群众最喜闻乐见也最头疼的思考题。每一根青菜都值得家庭中各大领导集中开会反复讨论,并最终决定是否予以购买。同样主子们的饮食也是必须要牢记在心的。

用清单买菜

当我们在空调、WiFi、西瓜的情况下讨论买菜这种大事的时候,通常是夹叙夹议的。 领导说一点,录入一点。在这种中间互相辩难的过程之中,顺便把讨论的事项录入清单之中。而且有些需要购买的食材可以根据家里面的库存决定何时去购买。

清单时间设置

对于一些特别叮嘱的事情,相应的可以在在任务详情那里进行备注。这样购买的时候可以参考。

清单任务备注

此外借助于清单的简化版日历,也就是视图模式,我们可以根据当天的任务来合理的进行安排。当我们到了超市的时候,只要把视图调整成今天,然后照单买菜就好了。即便是遇到打折,也可以调出全部的列表来看一眼,在不在清单列表中就 OK 了。

清单视图调整

每一项任务在勾选标记完成之后,它都会自动归档到到「已完成」那里。在「未完成」、「已完成」显示已经已经完成、未完成的任务数量。这一点非常的方便,尤其是在任务比较多,需要分阶段进行的时候。

清单已完成

用 check list 买菜

同样对于买菜这件事情,当所有的信息录入完成之后,会得到下图所示的一个 check list 。

check list买菜

对于讨论时候的提到「紫色洋葱」的情况,可以通过在待办任务下面录入的方式来折中处理。不过看起来并不如清单备注的方式显示的效果好。

在后续执行过程中,对于不同的时间节点予以提醒,或者遇到的突发情况导致任务中断的时候,check list 就显得有点力不从心。

因为 check list 本质上他是一条笔记。所以受制于笔记的情况,在特定的状态下,我们只能设置一次提醒,而不能针对其中的待办单独的进行设置。

所以对于场景二的这种情况,清单处理起来还是要比 check list 更胜一筹。

场景三:清单,构建框架式写作

这种场景与上面所提到的两种情况有所不同。这里其实主要是清单与印象笔记的其他功能的一个简单协作。 

任何文章都不是一蹴而就的,都有一个思考的过程。构思出大致的框架,然后再去写作。比如,年中到了,大家都在忙着准备年中总结的文章。 

以招聘总结为例,脑海中涌现的第一个要点「渠道情况」先录入清单之中,然后在备注上写上相关的内容。

要点列入清单

每天我们有着各种各样的碎片时间,构思一下,想起一个要点,就打开打开清单录入进去。随着一个个要点的输入,一份清单式的文章框架就建立起来了。

构建清单框架

框架搭建的差不多了的时候,该着手撰写了。 

打开印象笔记,清单在左,笔记在右。将按照清单的框架开始在笔记中撰写,将备注信息直接复制到笔记里面。完成一个,√ 选一个,很快一篇文章的布局就完成了。

清单,文章框架式撰写

讲了这么多,百闻不如一练。或许今年的年中总结,你就可以参考一下这种方式来撰写自己的年终总结,相信效率会有很大的提升。

需要注意的是,目前清单功能只目前上线了 Mac 平台与移动端,Windows 平台尚未上线;就是说目前你只能在 Mac 上应用该场景。

寸有所长,透过场景看抉择

通过上面的三个场景,大致上对比一下,可以得到这样的结论:

  • 短时间内接收到的大量文字性质的待办任务, check list 优先。对于时间紧、文字多的这种情况,用 check list 处理起来的响应速度还是要更快一些。而且 check list 更能够综览全局,整体上进行把控。就像场景一中的那样。
  • 对于待办事项来讲,分享也是一个重要参考项。如果比较看重分享,那么目前的情况之下只能用 check list ;如果不打算分享给其他人,那么清单还是可以考虑一下的。
  • 正如上面所提到的,在需要提醒的任务比较多,或者需要分阶段进行的时候时候,清单的处理要好于 check list 。这也同样适用于分次、分批添加任务,或者中间有间断的时候。在这样的场景之下,清单的优势很明显。
  • 对于临时用来备忘,而不是用来长期保存的任务事项,清单可以优先考虑一下。比如像场景二中的场景,我们并不会去长久的保存一条我们买菜的记录。
  • 目前状态下,清单与 check list 并不能自动转化。只能自己手动的去复制粘贴,实现二者之间信息互连互通。
  • 清单可以利用多平台同步,就像场景三所提到的那样。利用 Mac 平台(以及将来的 windows )上添加方便的特性,电脑上添加,然后自动同步到手机上。反之,同理。

关于清单与 check list 的对比,我汇总成了这样一个表格,供你在需要的时候参考。

我们经常提到的一句话叫做「适才适岗,人尽其才」,对于清单和 check list 也是如此。只有把他们用在最合适的场景下,用合适的工具来做合适的事情,才会发挥它们最大的效力。

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jijiali

jijiali

嵇嘉理,印象笔记资深印象大使,高级人力资源师。

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