你好，我是 Louiscard，这是你打造信息管理系统的第 22 天，今天我来跟你聊聊如何使用排版技巧，提升输出品质。
不知从什么时候开始，美感这件事越来越重要，除了功能本身，「好看」成为人们选择产品和服务的重要考量因素。很多产品，无论是 iPhone、还是 Tesla，工业设计水平之高都让人觉得简直像一件艺术品。
我们在前面介绍了如何给微信公众号等内容平台的文章快速排版，提升读者的阅读体验，其实在日常工作中还有很多有排版需求的场景：
- 参加会议，整理一份会议纪要。
- 讨论选题，整理一份沟通记录。
- 讨论方案，整理一篇方案提纲。
- 绩效评估，整理一份总结报告。
然而大多数朋友可能并不觉得这些文档属于「作品」的范畴，需要对其排版美化。你生产的内容对于其他人的最终价值，得综合内容本身的信息增量和阅读成本而得到，内容很好，读起来太辛苦也会降低整体的价值感。相对于提升内容质量，优化格式从而降低阅读成本要简单太多。然而，实际生活中，在会议、讨论、头脑风暴之后交付给同事和领导甚至客户的文档，很可能句子长短交错，图片有大有小，内容排列混乱。
这些不美观的文档，不仅会让领导和同事包括今后的自己提取有效信息的成本大幅增加，辛苦写下的文档自己都不想看第二遍。
接下来，我来给你分享几个让我受益匪浅的排版小技巧，应该能让你少走些弯路。
方法 1：简单可依赖
虽然我前面提到了公众号排版，你可以从中借鉴一些思路和方法，但没必要追求报刊杂志级别的排版，投入产出比无法打平。
所以，关于工作级排版最重要的原则就是：不要追求华丽复杂，尽量保持专业和简洁。
为了做到这一点，希望你牢记这几个「不要」：
- 不要使用过多字体；
- 不要使用过多字号；
- 不要使用过多颜色；
现在越来越多的文档和笔记工具都提供非常克制的排版功能，不鼓励过于复杂的排版。所有的格式调整都有成本，不能完全不考虑，也不能投入过多，需要找一个相对的平衡。
除了这几个「不要」还有几个需要遵循的设计原则：
- 注意次序；
- 注意对齐；
- 风格一致；
更多原则技巧，在实践中还要注意持续积累，多多体会。
方法 2： 提前预设文本格式
不同种类的信息类型对排版的要求完全不同，比如国家就制定了严格的公文格式标准，对字体、行间距、页码等等，都做了明确规定。
顶级律师事务所会安排专人对所有对外文稿进行格式的严格把控，Logo 的位置、页码的格式、字母的大小写等等都必须完全符合律所标准化要求。大多数公司还会专门请人设计完整的视觉识别系统，在所有的对外物料上都严格遵循相关要求。
我们没必要设置过于苛刻的标准，但也可以提前预设文本格式，并制定成模板，这样不仅不需要频繁调整，使用的时候直接调取粘贴就好。
比如会议纪要，之前每次开会都时候都新建一个空白文档，随手记录，没什么体系，听到什么记录什么，开完会再去补充整理信息，整个过程不仅效果不好，还耗费大量时间，一度让我特别厌恶做会议纪要这件事。
有一次非常偶然的机会，不得不对「高效会议」进行了一次专题研究，参考大量资料，顺手整理了一个会议记录模板，保存到了我的笔记模版库：
自从有了这个模板的支持，不仅整理会议纪要的时间变少了，会议质量也比以前提高了不少。除了会议，还有每周总结复盘模版、每日作息模版、旅行准备模版、晨间日记模板等等，都可以提前准备，制作成模版。现在好多笔记工具、文档工具都提供了官方模板库，比如 Notion、Airtable、印象笔记 等提供模版质量都还不错。
虽然打造一款成熟的模版需要耗费一些时间，但是一个成熟的模版往往可以用上好多年，甚至好几十年，所以这点投入，还是很值得得。（P.S. 我前段时间专门写过一篇介绍印象笔记的模板，你也可以点击 链接 去看看。)
利用好官方模板，有意识收集一些网上的优质文档转化成自己的模板，用不了多长时间就能建立自己的模板库啦。除了笔记工具，如果你的工作经常需要写文档，尽早创建自己专属的 Word、Pages、Keynote、PPT 的模板也会很有帮助。
方法 3. 善用层级结构
为了让读者更轻松地获取信息，建议在排版中更多尝试层级大纲结构，通过树状结构的展示，能让信息条理清晰。
在具体操作上，多用用项目符号（也称「无序列表」），就会让内容显得层级分明、更加有序。
需要注意的是，大多数文档，文本的级别最好不要超过两级，否则会显得过于复杂，反而影响阅读体验。
有时候时间紧迫，虽然做了笔记，但是记得比较混乱，后期调整后再分享给同事，大家一眼就能发现内容的重点在哪里，大大节省时间。
如果是特别重要的会议或者信息量非常庞大的情况，也可以使用大纲工具，比如幕布、OmniOutliner，或者思维导图工具，比如 XMind:ZEN、Mindmanager。
现在主流的在线文档工具都已经支持不同的文档级别，可以使用 Markdown 的语法设置不同级别的标题，比如在飞书文档，还可以点击将某些级别下不重要的内容暂时收缩起来，体验非常愉悦。
交付结构清晰的文档看起来轻松，每次都做好并不容易。我有次和产研同学一起做客户调研，简单开场之后，产品同学屏幕分享了记录文档，精准实时地记录着沟通内容，没用大纲或思维导图，仅仅使用项目符号的级别调整就把内容整理得条理清晰。关键是可以在沟通间隙和研发同学提问的时候迅速整理先前内容的逻辑，在沟通结束的时候就完成了会议记录文档产出。
我自己 95% 的沟通记录都需要会后整理，比较上面这种方式效率低了太多，一方面是没这个意识，但真要做到上面的程度，除了有更高的自我要求之外，还需要注意力的高度集中和对内容的充分准备，难度要高很多。如果你对自己有更高的要求，不妨试试这种 Hard 模式。
方法 4. 编码系统
优秀的编码能让读者知道阅读进度和每部分内容的关系，就好像写论文时候的 1、1.1、1.2.3，或者公文当中的标题 一、1、 1）。
我自己尝试过很多不同的编码体系，我自己比较偏好论文常用的编码体系：1、1.1、1.1.1
这种编码体系清爽，结构清晰，但调整的成本比较高。在不重要的笔记可以简化处理，比如只在一级标题用 1、2、3，更低层级不超过 3 个的话，便不再额外编码，只使用项目符号，会节省一定的成本，看起来也更加简洁。
方法 5. 善用表格
我在互联网公司阅读 PRD 文档的时候，发现产品经理特别喜欢使用表格，每一个需求的名称、描述、评价、线框图都可以在一张表格中优雅呈现，优势明显。
我在整理一些复杂信息的时候也越来越喜欢使用表格，合适的场景下使用，能让内容呈现赏心悦目，条理清晰。
方法 6. 持续打磨
确定了一种标准，尽量保持格式的稳定性，不要频繁变化，经过几次调整之后，我自己的常用工具模板基本趋于稳定，应该快有大半年没有大规模的更新啦。
不过，设计趋势每年都在变，今天流行小标题加粗，过段时间大家可能更喜欢纤细品牌色，可以多多关注博客、论坛、网站、公众号的优秀排版，我也在这随手展示几个不错的排版样式：
浮沉之主 的 OneNote 排版样式：
Evernote 博客排版样式：
Overleaf 提供的简历模板
看到了你喜欢的排版，别忘了更新笔记、Word、Pages、Keynote 模板，养成这个习惯，不仅提升输出文档的品质，顺便还能提升审美。
最后的话
如果你有时间，强烈推荐你去可以学习一些关于 PPT / Keynote 或平面设计之类的课程，倒不是为了做出多么绚丽的幻灯片和海报，而是尽可能掌握一些基础的设计理念。你会发现 Word 文档、PPT 、Sketch、OmniGraffle 这些设计排版工具的底层理念都是一样的，投入非常少的成本，就能提升领导、客户、读者的阅读体验，让文件、方案、作品显得更有品质，换来的也许就是认可、晋升和高昂的服务费，性价比颇高。
最后想跟你说，赏心悦目是一种力量，看着井井有条的文档，心情也更开心，所以赶快行动起来吧，下次写文档别忘了实践这些排版小技巧。
