你好,我是 Louiscard,这是你打造信息管理系统的第 22 天,今天我来跟你聊聊如何使用排版技巧,提升输出品质。

不知从什么时候开始,美感这件事占的权重越来越大,除了功能之外,设计感、高级感、「好看」成为人们选择产品和服务的重要考量因素。很多产品,无论是 iPhone、还是 Tesla,工业设计水平之高都让人觉得简直像一件艺术品。

我们在前面介绍了如何给微信公众号等内容平台的文章快速排版,提升读者的阅读体验,其实在日常工作中还有很多有排版需求的场景:

  • 参加会议,整理一份会议纪要。
  • 讨论选题,整理一份沟通记录。
  • 讨论方案,整理一篇方案提纲。
  • 绩效评估,整理一份总结报告。

然而大多数朋友可能并不觉得这些文档属于「作品」的范畴,需要对其排版美化。因此,现实生活中,在会议、讨论、头脑风暴之后交付给领导、同事甚至客户的文档,很可能句子长短交错,图片有大有小,信息排列混乱。

这些不美观的文档,不仅会让领导和同事包括今后的自己提取有效信息的成本大幅增加,辛苦写下的文档自己都不想看第二遍。

接下来,我来给你分享几个让我受益匪浅的排版小技巧,应该能让你少走些弯路。

方法 1:简单可依赖

虽然我前面提到了公众号排版,你可以从中借鉴一些思路和方法,但没必要追求报刊杂志级别的排版,投入产出比无法打平。

所以,关于工作级排版最重要的原则就是:不要追求华丽复杂,尽量保持专业和简洁。

为了做到这一点,希望你牢记这几个「不要」:

  1. 不要使用过多字体;
  2. 不要使用过多字号;
  3. 不要使用过多颜色;

现在越来越多的文档和笔记工具都提供非常克制的排版功能,不鼓励过于复杂的排版。所有的格式调整都有成本,不能完全不考虑,也不能投入过多,需要找一个相对的平衡。

除了这几个「不要」还有几个需要遵循的设计原则:

  • 注意次序;
  • 注意对齐;
  • 风格一致;

更多原则技巧,在实践中可以持续积累。

方法 2: 提前预设文本格式

不同种类的信息类型对排版的要求完全不同,比如 党政机关就制定了严格的公文格式标准,对字体、行间距、页码等等,都做了明确规定。

顶级律师事务所会安排专人对所有对外文稿进行格式的严格把控,Logo 的位置、页码的格式、字母的大小写等等都必须完全符合律所标准化要求。

大多数公司还会专门请人设计完整的视觉识别系统,在所有的对外物料上都严格遵循相关要求。

我们没必要设置过于苛刻的标准,但也可以提前预设文本格式,并制定成模板,这样不仅不需要频繁调整,使用的时候直接调取粘贴就好。

比如会议纪要,之前每次开会都时候都新建一个空白文档,随手记录,没什么体系,听到什么记录什么,开完会再去补充整理信息,整个过程不仅效果不好,还耗费大量时间,一度让我特别厌恶做会议纪要这件事。

有一次非常偶然的机会,我接到一个任务,不得不对「高效会议」进行了一次专题研究,参考大量资料,顺手整理了一个会议记录模板,保存到了我的笔记模版库:

有这个模板的支持,不仅整理会议纪要的时间变少了,会议质量就比以前提高了不少。除了会议,还有每周总结复盘模版、每日作息模版、旅行准备模版、晨间日记模板等等,都可以提前准备,汇总到一起形成模版库,点击这个 链接 可以下载一些印象笔记提供模版,点击 这里 查收 Notion 官方模板。

虽然打造一款成熟的模版需要耗费一些时间,但是一个成熟的模版往往可以用上好多年,甚至好几十年,所以这点投入,还是很值得得。(P.S. 我前段时间专门写过一篇介绍印象笔记的模板,你也可以点击 链接 去看看。)

利用好官方模板,有意识收集一些网上的优质文档转化成自己的模板,用不了多长时间就能建立自己的模板库啦。除了笔记工具,如果你的工作经常需要写文档,尽早创建自己专属的 Word、Pages、Keynote、PPT 的模板也会很有帮助。

方法 3. 善用层级结构

为了让读者更轻松地了解信息,建议更多尝试层级大纲结构,通过树状结构的展示,能让信息条理清晰。

在具体操作上,建议多尝试项目符号(也称「无序列表」),这会让内容显得层级分明、更加有序。

需要注意的是,大多数文档,文本的级别最好不要超过 2 级,否则会显得过于复杂,反而影响阅读体验。

有时候时间紧迫,虽然做了笔记,但是记得比较混乱,后期调整后再分享给同事,大家一眼就能发现内容的重点在哪里,大大节省时间。

如果是特别重要的会议或者信息量非常庞大的情况,也可以使用大纲工具,比如幕布、OmniOutliner,或者思维导图工具,比如 XMind ZEN、Mindmanager。

现在主流的在线文档工具都已经支持不同的文档级别,可以使用 Markdown 的语法设置不同级别的标题,比如在飞书文档,还可以点击将某些级别下不重要的内容暂时收缩起来,体验非常愉悦。

方法 4. 编码系统

优秀的编码能让读者知道阅读进度和每部分内容的关系,就好像写论文时候的 1、1.1、1.2.3,或者公文当中的标题 一、1、 1)

我自己尝试过很多不同的编码体系,我自己比较偏好论文常用的编码体系:1、1.1、1.1.1

这种编码体系非常清爽,逻辑结构非常清晰,但调整的成本也比较高。在不重要的笔记可以简化处理,比如只在一级标题用 1、2、3,更低层级不超过 3 个的话,便不再额外编码,只使用项目符号,节省了一定的成本,也更加简洁。

方法 5. 善用表格

我在互联网公司阅读 PRD 文档的时候,发现产品经理特别喜欢使用表格,每一个需求的名称、描述、评价、线框图都可以在一张表格中优雅呈现,优势明显。

我在整理一些复杂信息的时候也越来越喜欢使用表格,合适的场景下使用,能让内容呈现赏心悦目,条理清晰。

方法 6. 持续打磨

确定了一种标准,尽量保持格式的稳定性,不要频繁变化,经过几次调整之后,我自己的常用工具模板已经日趋稳定,大半年没有调整啦。

不过,设计趋势每年都在变,今天流行小标题加粗,过段时间大家可能更喜欢纤细渐变字体,可以多多关注博客、论坛、网站、公众号的优秀排版,我在这随手展示几个不错的排版样式:

浮沉之主 的 OneNote 排版样式:

Evernote 博客排版样式:

Overleaf 提供的简历模板

看到了你喜欢的排版,不妨借鉴模仿,更新笔记、Word、Pages、Keynote 模板或者快捷样式,养成这个习惯,不仅提升作品品质,还能提升自己的审美哦。

最后的话

如果你有空的话也可以学习一些关于 PPT 或 Keynote 设计之类的课程,倒不是为了做出多么绚丽的幻灯片,而是尽可能掌握一些基础的设计理念。你会发现 Word 文档、PPT 、Sketch、OmniGraffle 这些设计排版工具的底层理念都是一样的,投入非常少的成本,就能提升领导、客户、读者的阅读体验,让文件、方案、作品显得更有品质,这背后挂钩的也许就是认可、晋升和高昂的服务费,性价比颇高。

最后想跟你说,赏心悦目是一种力量,看着井井有条的文档,心情也更开心,所以赶快行动起来吧,下次写文档别忘了实践这些排版小技巧。