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又快又准地引用数据,Excel 进阶技巧 VLOOKUP | 使用详解

当我们使用 Excel 统计数据时,往往需要引用另一张表格中的部分数据。我们拿最常见的发工资这件事举个例子。

假设公司原先有一张记录了「工号、姓名、性别、手机号、身份证号」的员工信息表。最近需要为员工发工资了,公司又统计了一张含有「工号、姓名、银行卡号、工资金额」的工资表。我们需要做的是在「员工信息表」中加上银行卡号和工资金额信息,去掉不需要的敏感信息。

需要将两张表格的信息组合起来

然而令人头疼的是,两张表格的顺序不尽相同,无法直接将工资单的数据直接复制进员工信息表中,一一填写未免过于麻烦。遇到这种情况应该怎么办呢?

遇到这种情况时,我们可以使用 Excel 内置的 VLOOKUP 功能来实现数据的查找与引用。那么这个 VLOOKUP 有什么用呢?它就像我们去银行取钱时,银行根据我们给出的「银行卡号」,来告诉我们卡里的「余额」。VLOOKUP 就可以实现类似的功能。

这里给出一份 📑 演示数据.xlsx(点此下载),文中的所有内容都可以在这张表格中实践。(其中的所有敏感数据均为随机生成的假数据)

VLOOKUP 是什么?

VLOOKUP 其实是一个函数,它作用是「纵向查询」,可以按列查找值,并返回另一列的值。

就像上面讲的「根据银行卡号查余额」一样,我们可以查询任意一列的数据,来得到与它对应的其他数值。所以 VLOOKUP 通常被我们用来查询数据引用数据

在实际使用 VLOOKUP 之前,需要简单了解一下它的基础语法。

许多地方都把 VLOOKUP 语法写的很复杂,包括 微软官网的 VLOOKUP 文档 也使用了比较严谨的描述,需要脑子转个弯才能明白它在讲什么:

> =VLOOKUP(查阅值、包含查阅值的区域、区域中包含返回值的列号以及(可选)为近似匹配指定 TRUE 或者为精确匹配指定 FALSE)。

其实,VLOOKUP 的语法很简单,翻译成一眼就能看明白的话就是——VLOOKUP 函数需要有 4 个部分:「需要查什么、查哪个区域、第几列、是否返回近似值」

这个式子中的最后一个值是选填的,0(False)是精确,1(True)是近似。

实际使用时只要记住最简单的 =VLOOKUP(查什么,区域,第几列,0)这样一个式子,就能顺利地使用 VLOOKUP 函数了。

VLOOKUP 由 4 个部分组成

这个式子里还有一个地方需要注意,「需要查的内容」必须是「查哪个区域」第一列。很多时候查不出数据,就是因为没有遵守这个规则。不过这个问题也是有办法可以解决的,文章下面会提到。





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