定制你的任务管理系统

1. 困惑

每天都很忙但不知道自己在忙些什么的人,是这个世界上独特而又普通的一类人——「正常」人;知道自己在忙什么的人其实并不「忙」,我们一般称这类人——牛人。

四大困惑

为了证明你是「正常」人,列举几个典型问题,欢迎对号入座:

  1. 每天都在忙碌中度过,好像没有一点自己的时间;
  2. 忙碌之外的大部分时间都处在焦虑中, 总担心项目没有进展;
  3. 任务的结果时常与自己最初的期望相差甚远;
  4. 时间严重碎片化,根本没有时间和心情静下心来思考。

作为现代社会的一员,我们很难享受得到古代人轻易就能获得的「慢节奏」生活。系统化的时间管理方法提出已近 20 年,进化论者也给时间管理方法论划分了 5 代,“时间管理”类文章更是层出不穷,但大多都是抓住某一个点做文章,比如 GTD 理论、基于 GTD 等方法论的时间管理工具(这个已经被讲滥了)、清单、番茄工作法等等。然而,真正通过学习这些东西,就彻底改善自己的工作生活的人却没有多少。作为学习使用时间管理十余年的「中年鸟」,我自然也经历过这些纷纷扰扰。一方面是因为学习资源的良莠不齐,另一方面,现代人的学习能力堪忧。但归根究底,是因为「系统化」不全面,「客制化」不彻底

我们在时间管理方面没有做好,往往是整个任务管理系统中的某几个环节出了问题。例如,目标不明确,方法不得当,工具不适宜等等。也就是说,只往一处使劲,解决不了系统性的问题。时间管理看起来简单,实际至少包含了项目管理、精力管理、目标管理、决策与行动等方面的内容。好的任务管理系统,必须从基础搭建开始。

时间管理是为「目标」服务的,这就决定了我们每个人在应用时间管理方法时是具有多样性的。也就是说,照搬别人成功的经验,一般来说效果不好。不单是照搬别人的方法起不到应有的效果,不同的时机、场合和条件下,也适用于不同的方法/工具——时间管理是一个动态的过程。

2. 准备

在开始建设我们的任务管理系统前,需要先搞好基础建设。就像小说中修炼神功一样,需要掌握基本的任务管理心法,才能避免在找方法、找工具的过程中迷失自己。同样地,咖啡厅里谈事情,KTV 里大胆用难听的歌喉唱歌,自习室里写作业,餐厅里吃饭等等这些再自然不过的事情离不开环境的影响,创造适宜任务处理的环境也是很重要的一环。

2.1 任务管理心法

要事第一

一天的工作失衡,与整个人生失衡,本质没有差别,只是数量的积累导致质变而已。谈到任务处理的优先级,往往第一印象是通过“四象限法则”判断事物的紧急重要程度,然后按一定顺序(下图中的 1~4)执行。

四象限法则

然而,四象限法则的缺陷也很明显,区分重要性和紧急度就是一件很难的事情,需要综合考虑自身长远目标与相关人的期望。(项目管理中叫「干系人」)因此,我们应该从避免琐事优先的角度解决这个问题。

为什么琐碎/不重要的事情会被我们优先执行呢?

琐事的特点

因为琐碎的事情具备三个有利于执行的特点:

  • 简单明确:根本不用动脑筋,直接做就是了;
  • 即时满足:做完这件事很快就能看到效果,比如刷新闻、看抖音,要么带给你纵览全球的充实感,要么让你哈哈一乐,太爽了!
  • 沉没成本:琐事只要开了头,就很容易刹不住,陷入时间黑洞,当意识到需要改变时,却往往因为已经投入那么多时间精力,索性做完这件事再做更重要的事吧。另外,当时的心情也影响了你的行为,「心情舒畅好干活」就是这个道理。

那么,如何做到「要事第一」呢?简单!只需要把「要事」当作「琐事」来做,使其具备琐事的上述特点就可以了。具体为:

  • 简单明确:将重要的事务分解为具体明确的单步操作;
  • 即时满足:将大的任务分解为明确的步骤后,每完成一个就会有一步的成就感;
  • 沉没成本:充分利用这一点只需迈出行动的第一步,开个头,然后静待沉没成本让你停不下来。

总结:对于确定要做的任务,力求将其分解为具体明确的单步操作。

习惯的养成

习惯对于一个人的影响是无形而又巨大的,习惯无处不在,而又很难被自己感知到,改变固有习惯对每个人来说都是一项挑战。习惯是指积久养成的生活方式,我们在做一件事的过程中,处处透露着自己的习惯。比如,写字时右手拿笔,静坐时左手不自觉地托腮,说话总喜欢说 emmm,工作总会拖到最后一刻…… 数不胜数,习惯带来的好处是可以在很多细枝末节方面无需经过大脑思考,自动自发的作出一些反应,坏处也很多。

习惯的养成绝不是只需要坚持 21 天就能达成目标。需要也值得你去好好研究一番,在这里分享一些心得:

  • 习惯是非常私人的东西,决定要培养好习惯时,切忌随大流,要根据自身实际情况进行定制,方向要对,简单说就是要对实现你的长远目标有所帮助。
  • 培养习惯不是一项孤立的工作,需要调整好自己的工作生活安排,做好心理准备,习惯的培养才能水到渠成。
  • 习惯养成过程,不怕很多天没见进步,就怕你因为某几次中断而放弃了这个习惯。
  • 学会取巧:让自己享受到这个习惯带来的好处,而不是被动且痛苦地坚持。

远离拖延

要说这个世界上最流行的「传染病」什么,我一定会投「拖延症」一票。简直防不胜防,无孔不入。表面上看,很多的拖延现象是由于自己太过犹豫,做事不够果断。从这个层面入手去解决拖延的话,可以参考以下原则:

  • 不必追求完美:告诉自己,很多情况下完美只是锦上添花,并不能决定事情的成败;
  • 不怕选错,脸皮要厚:偶尔的决策失误算不了什么,跟你要达到的结果相比,及时纠偏比好面子一错再错强太多;
  • 不要贪多:做事有边界,不要妄想做一件事解决一篓子问题;
  • 不做滥好人:违背自己意愿,无条件配合别人只会让事情充满变数而又无能为力,时间都被别人占用,怎么可能达成自己的目标;
  • 定个小目标:为自己正在做的事定一个小目标,具体的那种,比如「赚它一个亿!」有了目标的指引(当然了,目标也有好坏之分,制定目标也是有讲究的,在此按下不表),相信会减少很多犹豫不决。

往深了说,拖延是一种心理现象,《拖延心理学》中提到:拖延的本质是没有学会与自己相处。解决拖延的关键步骤就是要使自己具备弹性应变能力,具体方法建议去完整阅读一遍此书,没有时间的话,就算看一遍提纲也会有所收获。

忙碌」的管理者

对于管理一个团队的人来说,有个「坑」必须要说一说。俗话说,不在其位不谋其政,但更重要的是:「在其位,要谋其政」。管理岗位就应该做好该做的事。但很多管理者都有意无意的变成了救火员,长远来看,非常不称职。关于如何避免自己瞎忙,推荐仔细阅读一本小书《别让猴子跳回背上》,在这里把个人实践过程中总结的几条经验分享给大家:

  • 最优先的事就是帮助部属制订并实施有效的计划:将帅和班排长的区别就在这里,你是要带领一帮能人打仗还是自己发号施令,别人只是被动执行,完全取决于你的格局。况且,如今 90 乃至 00 后逐渐成为主流的今天,没有几个人会愿意听人发号施令。最好的方式就是帮助团队成员成长为「管理者」,特别是管理事务的人。
  • 目标明确,杜绝无效劳动:目标明确的重要性不用多说,这里强调一下杜绝无效劳动的意义。自己一个人的时候,偶尔有些无效劳动算不了什么,但你想,如果是一个团队总是隔三差五地产生一些无效劳动,损失可就大了,对你对团队成员来说都是一种浪费。有人问,什么才是无效劳动?简单说,不能直接或间接为目标服务的行为都算无效劳动。
  • 注重培养和规范团队的工作习惯:天底下非常自律的人注定是稀有物种,「在同一条船上」的团队成员因为「大锅饭」更容易变得不够自律,所以需要管理者重视培养员工的各种工作习惯,把「最佳实践」分享给 TA,维系团队的良性发展。

免打扰」原则

相信大家都有这种体会:往往自己独处时没什么问题,一旦在一个团队中工作,总是会被各种打扰。《别让猴子跳回背上》同样适用于你,这里分享几个具体方式:

  • 想尽一切办法减少中断、任务切换、注意力碎片化、多余的路程以及低效的沟通方式和重复性动作;
  • 同类的事务集中处理,可以解决一部分切换导致的浪费;
  • 委托他人办理的事,要前置,避免被拖延;
  • 正式的沟通尽量集中一次进行,减少反复的沟通,使用书面沟通减少推诿现象。
  • 自己状态最好的时候要用在刀刃上,去挑战需要专注和思考的事务;
  • 避免被催问的方式是主动告知对方完成期限及阶段性的反馈;

最小化」原则

很多情况下,你会不自觉地投入大量精力在「干活」之外的内容上,比如做记录时,写事无巨细的流水账,仿佛记录比实现目标花的时间还多,当然,必要的记录除外。做计划,一个计划几千字,仿佛计划写完了,目标随之就能实现,当然,基本的计划还是要有的。研究各种效率软件,这是一个巨坑,特别针对现代的接触各种数码产品的一类人,最容易陷入这个大坑而不自知。大量的时间精力财力都耗费在了工具本身上(我以前就是这样的)。总结:准备工作要紧紧围绕目标来定,不做额外的投入。

2.2 创建高效的环境

如何快速进入工作状态?

万事开头难,经验表明,一旦开始干正事,你就会大概率完成这件事。所以如何快速进入工作状态变得非常重要,这里引用 《小强升职记》 作者邹鑫在一篇文章中分享的方法:

  • 先用计时器或者番茄钟设置一个倒计时(比如 15 分钟),主要为了避免准备过头而陷入时间黑洞;
  • 列出今天的计划,标记最重要的一两件事,并且预估花费的时间;
  • 对这一两件重要的事进行任务分解,就像前文说的那样,分解成具体的单个步骤集合;
  • 准备适宜的工作环境,比如备好水,去掉干扰因素(聊天软件、桌面上暂时无用的物品),具体例子下文详述;
  • 用一两件琐事热身,避免自己「知难而退」;
  • 状态调整好后,正式进入攻坚战,做正事。

专注时间

进入专注状态后,做事的效率质量就会显著提高;相反,如果过程中不断开小差,天马行空的乱想,或者看看网页、聊聊天,就会把整块的时间切割成了碎片,价值大大缩水,只能用来做做琐事。

因此,最重要的就是按照上文中提到的快速进入工作状态的步骤,无脑执行,专注 15 分钟,你会停不下来的。在私人环境中或者工作条件允许的情况下,可以开启「白噪音」类的软件,能够帮助自己更加容易地进入专注状态,比听歌效果好太多了。

快布置一套属于自己的 GTD Style 桌面环境吧

核心原则是主动从环境中排除潜在的干扰因素。

文件分栏

先从最简单易行的做起,我给自己的文件栏划分了区域,分别标记为 inbox、On going 和 Trash,这三个格子的作用如下:

  • inbox:用于临时存放所有接收的纸质材料,也就是任务的输入,等待下一步处理;
  • on going:也就是正在进行的内容,主要放置当前工作相关的参考资料;
  • Trash:用来放置已完成项目且有归档备份的材料,等缓冲期(我一般两周清空一次)过后,清空,不保留任何无用材料。

好了, 这个小例子只是用来抛砖引玉,下面,我们一起欣赏一下大神的桌面布置,希望可以从中汲取灵感,用在自己的桌面上(包括工作环境和家庭学习环境)。

  典型GTD桌面 @ yvotube.com

这是一个非常典型的 GTD Style 桌面。完美匹配GTD的理论,即接管了其中的「收集 →整理」环节,现代人每天面对的信息媒介类型多种多样,有用的信息资料也呈碎片化趋势, 「收集」这一步显得尤为重要,列举几点:

  • 纸质文档:例如合同、流程表单等,拿到后直接放入桌面的收件栏中;
  • 纸质资料:是指除上述需要流转的一次性流程文件外,后续还会有利用价值的参考资料,工作成果存档。会定期通过扫描仪(对于轻量化使用的话,完全可以通过手机扫描软件办到)电子化,存档在电脑中,不至于积攒太多实体资料占用宝贵的空间。
  • 需要分类标记的实体内容:目视化管理是个好东西,对于实体内容,使用标签机打印各种标签把抽屉、文件栏等区分开,会让自己随时保持从容。当然,对于轻量化应用,也可以用彩色贴纸自己写。
  • 电脑:现代人办公学习离不开电脑,除了替代一部分过程处理以外,还有很重要的收集和归档的作用。需要合理利用软件、文件夹等工具做好规划。同时,⚠️注意备份,注意备份!
  • 纸质笔记本/便签本:虽然无纸化办公是大势所趋,但准备一个简单易用的纸质笔记本也是非常有必要,因为它不需要开机,拿起来就可以记录,所以一般我都用纸质笔记本做两件事:阅读纸质材料或者自己思考画草图时使用(目前最满意的是那种A5大小的钢夹PP板分类活页本,可以买替芯的那种),另外,使用便签作为临时标记工具。
  • 辅助类:各种小工具、水杯、咖啡、绿植、各种摆件都可以点缀你的高效生活。

看到这里就开始行动吧!注意一点:切忌生搬硬套,如果范例中有任何用不到的内容,请果断去除。

3. 典型任务管理流程

3.1 初筛

工作是做不完的,而时间有限,所以我们面临的第一个问题就是「做,还是不做?」当你遇到一件任务时(别人委托或自己想到要做),首先根据 2.1中的要事第一原则,把无意义的事情筛掉,然后从以下两个维度对照留下来必做的任务:

  • 什么时候做? 即从开始/完成日期维度考虑,是当天就要完成还是近期(本周)或者将来完成。
  • 需要什么资源?即从资源需求的维度,是否需要借助其他人力、物力或者空间来完成,这样在任务开始前就需要确认这三类资源是否在可用状态,避免干等。

筛选时间可以是每遇到一件对照一次,也可以是小批量进行,取决于当时的情景。完成初筛工作以后,你就得到了具备「必做」、「关联需求明确」特性的任务了,把它们放入收件箱(可以是笔记本、清单等形式),继续下面的步骤。这里说明一下,为什么不把 GTD 流程中推崇的「收集」作为第一步?答案就是,只有「日理万机」的人才需要先一股脑的收集,对于普通人来说,做好预处理再收集反而可以压缩准备工作的周期,而不是尽管任务全部放入收件箱了,但由于不确定性导致自己心里没底。

不出意外,一天下来,你应该会有几件必做的待办事项了。不用等一天结束,随时可以开始进行第二步——计划。

3.2 计划

回想一下,你是否遇到过这个场景:「现在状态非常好,干劲十足,但总是不知道从何做起,迷茫失措。最后在犹豫中度过了黄金时段,徒增烦恼。」根本原因在于,你没有事先规划,没有了计划的指引,就没有方向感,再努力也使不上劲。计划好比那张路线图,可以随时纠正你的行动,从而达到你想要的目标。

那么,如何做出有效的计划呢?

人类早已「发明」了多种多样的计划方法,比如:滚动计划法、关键路径法等非常成熟的方法。滚动计划法:顾名思义,这种方法是根据计划执行情况和环境变化,动态调整和修订未来的计划,具有「近细远粗」的特点。关键路径法:是从整体的角度考虑到达目标所需要经过的几个关键节点,节点之间有严格的逻辑关系,在大型项目管理中经常用到。

大事做大计划,小事做小计划,请不要拘泥于计划的形式,万变不离其宗,计划的本质就是确保「方向正确」以及「行动落地」。因此,无论你采用什么方式做计划,要优先考虑如何实现以上两个目标。具体来说,可以通过掌握计划的基本要素和全过程的控制手段来保障:

计划的基本要素

  • 当前状态:明确目前所处的位置,与目标的差距在哪里;
  • 明确方向:要做什么?向哪里前进;
  • 谁来做:明确任务执行人;
  • 具体行动:需要做哪些事情来达到计划目标;
  • 实施周期:整个计划需要用多久完成;
  • 做事的方法流程:任务执行的标准步骤是什么?按最佳实践来做;
  • 预算成本:为保障计划顺利进行,需要投入多少资源。

计划控制分为事前(做计划时)控制、事中(执行计划时)控制和事后(执行完成后)控制。

事前控制

计划是神圣的,要确保放入其中的每件任务都是值得做的,同时,对模糊不清的任务进行分解,使其具体化、量化,并将执行者落实到人(自己或他人)。如何才叫具体化、量化?一个简单的判断标准是,计划中的每个任务是否都是单一的具体行动(动词)。

事中控制

辛苦做完一份计划后,接下来要做的不是按计划执行,而是要先给计划设定几个关键节点(里程碑),可以是对整个计划影响最大的几件任务,以便及时检视执行情况,并且能够适时地调整计划。因为,没有哪份计划是完美的,总会随着事情的推进,冒出更多的想法和问题,然后修正计划以匹配实际情况。——个人认为,这才是「计划不如变化快」的真谛。

事后控制

任务做完了不要只是简单的划掉,这可是一块「大蛋糕」,问自己几个问题:

  • 完成的结果与期望得到的目标有没有差距?
  • 为什么有差距?是哪里的问题?
  • 下一步的行动和后续预防措施是什么?

不要小看事后的总结,不积跬步无以行千里,为什么有些人做计划迅速有效,执行起来从容不迫,结果令人满意呢?在于不断地从「计划-执行-检视」过程中获取养分,提高自己。

总结一下,做计划其实就是在完成任务的初筛后,将必须要做的任务构建成一个个框架(项目主线),明确每个节点行动内容、开始/截止期限,并通过全过程的控制手段确保计划的有效性

3.3 执行

一般我们在计划阶段将各类任务以时间/资源维度列入清单(清单的用法下文会详细描述)中,相信其中的条目不会少,因为我们有太多的事情想做。那么,具体该如何执行呢?

前文说过,计划是一个包含任务及节点的框架,那么决定目标实现程度的往往是计划中那些最重要的任务。所以,我们应当区别对待,这里引用台湾著名幸福行动家张永锡的说法,称之为「青蛙」。也就是我们每天最重要的事就是吃掉那只「青蛙」。(画面太美,不敢想象)

具体步骤为:

  • 找到当前环境(资源)下,可以执行的任务列表;
  • 从中确定 1~3 件最重要的事;
  • 按照 2.2 章中“快速进入工作状态”的步骤做热身准备;
  • 用自己的最佳状态吃掉那只最难啃的「青蛙」,必要时使用番茄工作法(下文详解),劳逸结合;
  • 根据空余时间及自身状态,执行列表中剩余的任务;
  • 两件任务之间设置一定的中断便于平滑切换;

3.4 回顾

不同于 GTD 理论中「定期回顾」的方式,在这里推荐「即时回顾」。也就是说,尽量在任务阶段性完成时就进行回顾,这时所有细节还能记起,趁热打铁,总结起来不费力。当然,如果你同时开展的项目过多可以通过调整回顾的粒度(详细程度)来实现,对于团队 Leader 来说,也可以把初期总结回顾授权给节点负责人。

总结的具体方式就是问自己/团队以下几个问题,找到改进点并及时记录下来

  • 完成的结果与期望得到的目标有没有差距?
  • 为什么有差距?是哪里的问题?
  • 下一步的行动和后续预防措施是什么?

3.5 改进

定期将积累下来的改进点或问题点转化为下一步计划的输入,避免在下个项目中重蹈覆辙,进而达到提升效率的目的并能节约自己宝贵的时间。更为重要的是,要善于提炼和完善本项目做事方法的框架,形成最佳实践。有人喜欢叫它“小系统”,我更倾向于命名为最佳实践,而且这些「最佳实践」一定要逐步培养成习惯才能真正起作用。

到了这里,相信你会明白,提高效率节约时间,仅仅是任务管理的「副作用」,核心是解决问题、达成目标。所以我把这篇文章称为 「任务管理」而不是「时间管理」。为了便于理解和掌握,我将以上几个流程图形化展示在这里:

                                    

4. 任务管理工具

工具的选择,讲求维度匹配,多大的事就用多复杂的工具,「降维使用」往往会造成在工具本身花费的时间精力大于做正事,得不偿失。举个例子, OmniFocus 是被广泛推崇的一款时间管理软件,如果你用它来管理你的购物清单等琐碎的事情,反而会干扰你「统揽全局」。同时,也会因为 OmniFocus 这类软件的复杂度高的属性,不能够「最快」的收集。因此,工具的选择切忌盲从,应该根据自身的需求去选择,并且考虑工具使用成本。

  • 时间成本:寻找合适的工具,学习如何使用,建立相应环境所花费的时间精力因人而异,但在初期是一项不可忽视的成本。
  • 经济成本:购买相关的软件、工具,甚至是平台(有人因为一个 app 买了 MacBook,别问我怎么知道的)的费用。有些还会带来相关联的花费;
  • 沉没成本:考虑到个人的管理是一件长期的事,需要考虑工具的普适性,在工作生活环境变化的情况下是否适用,切换的成本高不高。

本文不能代替你做决定,但可以通过介绍各类流行的工具组合,帮你少走一些弯路,节省你的时间/经济成本。

4.1 清单

清单对于大多数人来说,是个熟悉而又陌生的工具,它无处不在,但又总被人忽略。

清单

相信上图中的列表每个人都用过,是的,清单的形式就是这么简单,但能把清单「用出花儿来」的人却不多,因为它的用法不简单。

清单的用法概括成一句话就是:采用电纸结合形式,以去伪存真的态度添加任务至清单,使用项目式的方法去运用它。

电纸结合:如果你的日常工作生活离不开电脑,建议以电脑App为主,纸质清单为辅的形式使用清单,可以方便在各类清单录入、切换以及转移任务,极大地提高使用效率。

去伪存真:不要把无价值的「任务」放入清单,具体通过3.1粗筛保留必做的任务至清单,同时使用 3.3 执行中「吃青蛙」的方式标记重点任务。

项目式运用:不要人为割裂清单,什么是割裂清单?就是指所谓按照职责空间或者领域来划分清单,例如工作清单、家庭清单、学习清单等等。表面上看划分的井井有条,执行时你就会发现,很少有任务能够完全独立,总会有需要在各领域间交叉的任务,之前划分的越细,越明显。所以,这种清单分类方式不如不分,但所有任务都集中在一个清单中也是不科学的,清单还是要分类的,不过要以「项目式」划分清单,因为你将要做的事情都可以找到一个目标,为实现这个目标而需要做的所有任务的集合称为一个项目,同一项目中的各项任务间的关联度最高。具体应用方法为:

  • 计划阶段,使用目标名称划分清单,并将所有有助于目标实现的任务罗列进去;
  • 执行阶段,根据预先设置的里程碑和关键节点,使用「吃青蛙」的方式优先攻克重点任务;

总结:主动(带着目标)运用,远胜被动(接受)机械性执行。

对于清单工具的选择建议:

4.2 日历

想象一下,我们每个人每天都有 24 小时而且每天都会花掉它且不能结转,花三小时做项目 A,一小时做沟通,两小时娱乐,八小时睡眠……,如果把它们的开始截止时间体现到日历中,我们的一天就是由大大小小的时间块组成,那么日历其实算是一种图形化的清单。

@Busycal典型日历界面,按日/周/月/年及列表的形式展示

日历的价值体现在用图形化的方式便捷展现了你的可用时间在哪里,是否有任务重叠(同一时间很难做两件事),以便及时调整。其次,它还能通过设定闹铃提醒你及时开始。最后,通过切换不同的周期,可以从全局概览当天、当周、当月甚至当年的任务。

如果你适应这种方式,完全可以只用日历来管理你的任务。

对于日历的选择建议:

  • Windows 用户:桌面日历 、习惯用 outlook 收发邮件的也可以使用 outlook 自带日历;
  • macOS 用户:Busycal(收费),也可以使用免费的系统自带日历;

4.3 番茄工作法

番茄工作法是朗西斯科•西里洛于 1992 年创立的非常简洁实用的时间管理方法。原理非常简单:专注工作 25 分钟(或其他时长),然后休息 5 分钟。完成多个番茄钟时间后,进行相对较长的休息。——简单易行的劳逸结合方法。

番茄工作法的核心就是利用计时器帮助自己排除干扰,保持一定时间的专注,然后及时休息恢复精力,非常适用于攻坚战。每件事可以用 1 个或多个番茄钟周期来完成,时间长短可根据自身精力状态灵活调整。比如,我就比较适合专注 50 分钟,然后休息 5 分钟的方式。

Just Focus 倒计时画面

对于我来说,使用的流程是这样的:

快捷键(⌘+空格)呼出 LaunchBar,然后输入「JF」后回车,会自动打开 Just Focus 并进行 50 分钟倒计时,倒计时结束时会有一个全屏壁纸覆盖整个屏幕提醒我该休息一会了。

「打开计时 →干活 →按提醒休息」,就是这么简单快速。

具体的原理及方法看 《番茄工作法图解》 一本书就够了,注意一点:番茄工作法只是一个工具,不要在工具本身耗费过多精力,打开即用,用完关掉是正道。

对于番茄工具的选择建议:

  • Windows 用户:番茄土豆
  • macOS  用户:Just Focus
  • 不用电脑:可以快速倒计时的「厨房计时器」

4.4 纸笔系统

可能还是有很多不习惯使用电子产品管理任务的朋友,用纸笔也一样可以管理好,好处就是可以随时进行,基本不受环境限制,拿起即用,够简单,弊端也比较明显,手写效率较低,内容复用度和可迁移性不佳。

纸笔

虽然纸笔本身没什么特别的,但用法值得思索一番:纸笔适合充分利用「清单」的内核,同时发挥可随手写画的优势。至今我也没有完全脱落纸笔记录的方式,主要用它来做纸质书阅读笔记,画草图构思等。

具体使用方式:每种清单占据单独的一页纸,注意留白以便后续修订或添加新内容,清单后面预留至少一页空白,用来回顾时写总结。粗筛和中间构思的过程可以写在清单页的反面也可以随手找张纸片写画。

对于纸笔工具的选择建议:

  • 可替换内芯的「钢夹PP板分类活页本」
  • 多色便签贴
  • 顺畅书写的笔,比如凌美 Safari

4.5 综合类效率应用

最复杂的东西放在最后介绍,但本文的侧重点是帮助读者梳理清楚任务管理的本质、需要提前做好的准备工作及流程,工具的选择更多是因人而异,所以在此仅列举几个成熟的 app 并简要概括其特点,供大家选择。

综合类效率应用是指能够提供多种任务管理所需功能甚至是可以按需定制的 app,多半收费较高,适合有一定任务管理基础朋友使用,否则非常不建议冲动消费,对某个软件感兴趣,可以去官网下载试用版或查阅相关的教程了解。

重申一遍:综合类效率应用并非必须。

Things(macOS/iOS) 特点是功能全面简洁美观;

Omnifocus(macOS/iOS):特点是功能强大,尤其是透视(回顾)功能,在国内也有很多忠实粉丝,不过由于过于复杂,上手较难,对于非「日理万机」人士有些过份;

MLO(Windows/iOS/android):特点是全面易用的功能,符合 GTD 理论,上手难度也不小,算是Windows平台下可以拿得出手的效率应用;

Microsoft to-do(Windows/iOS/android/web) 几乎算是全平台而且免费的效率应用,虽然功能没有以上三种强大,但足够一般人使用。清单、提醒一个都不少,还有同步功能。

TaskPaper(macOS/iOS)看起来像文本编辑器的高大上任务管理(也可以叫文本编辑任务管理二合一)app,适合程序员及PM使用,有点极客。

2do (macOS/iOS/android)一款被很多人喜爱的 app,复杂度介于 Omnifocus 和 Things 之间,只是同步功能在国内不够方便。

除此之外,还有许许多多好用的效率应用,在此就不一一列举(其实是我刻意回避了订阅制收费app)了。总之,在工具的选择上,不要人云亦云,初期花一定的时间在工具的寻找和磨合方面是正常的,但一定不要超出自己的预算,切记,重要的是实现目标而不是「玩」工具。

任务管理系统的文章至此告一段落,后续还会展开细谈 3.5 中提到「最佳实践」,不过所谓最佳实践」是有一定局限性的,与个人当前的阅历、资源环境有很大关系,所以,我推崇使用类似“众包”的方式去做最佳实践合集,也就是分享个人总结的典型场景最佳实践,旨在启发读者参与创建一个个典型场景下的最佳实践。这样才能实现真正的「客制化」吧。欢迎邮件反馈交流意见! xbteng 艾特 outlook 邮箱



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知识管理,时间管理,匠人造® 创始人

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