试过不少工具后,我用 Notion 进行更灵活的任务管理

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关于任务管理和 GTD 的一些方法论,相信少数派的读者已经都不陌生了。虽然日常工作中我已经积累了一些任务管理的经验,但在系统地学习了 GTD 的方法论之后,还是给了我一些不小的启发。正好平日的任务管理方式已经导致一些问题频频出现,我可以趁此机会找到症结并做出合理的修正。

到目前为止,我的核心场景还是主线工作。我平日的工作场景和涉及到的工具包括:

  • 在处理公务时,我会在 Tower 上新建项目,指派给其他人或者自己,方便查看进度和跟踪问题。

  • 在初期确立项目规划时,我们会使用更轻量的石墨文档来协作,通过简单的讨论和文案就能构建出基本的思路。

但是,在平时工作中我往往会有更多的时间浪费在临时的支线工作、紧急任务、会议和沟通交流中。不得不说,这些工作在不可控的同时,一旦疏于管理就会打乱我原本的工作节奏。

起初我会将这些任务随手记录在微信、印象笔记、A4 纸、滴答清单等工具上(你不知道任务什么时候来),但往往几天过后,这些任务就被我遗忘了。至此,我大概明白了我的任务管理在哪里出了问题,或者说我的本质需求在哪里。

首先,我需要合理地把控我的支线任务,这些任务通常多、杂、容易被打断和遗忘。其次,我需要一个更中量级的工具,具备看板功能但是能提供多样的任务查看方式。

为什么我需要多种查看任务的模式,因为我发现在使用常规看板工具的过程中,查看当天的任务及阶段性的任务相对复杂,当堆积的任务过多后,愈加难以处理。

在找工具的过程中,我了解并试用了市面上几乎所有的看板类工具,最终选定了 Notion 作为我个人的日常任务管理工具。下面我会具体说说我是如何将 Notion 的独特设计理念和我的工作流相结合的,而这些都是普通的看板工具做不到或者做起来相对复杂的地方。

多种视图模式

上面我已经提到,我的支线工作中,存在很多时效性比较强的任务。在这种情况下,就需要看板有足够的能力筛选并展示不同时间段内的任务列表或其它视图。虽然有些工具也会在侧边栏集成最近七天、今日任务等筛选功能,但是依然是基于看板给出,让我觉得这些应用并不是真心看重这个功能。而对于我来说,能够用更简单合理的方式总览月度任务、清晰周任务、聚焦当日任务、及时处理关键任务才是真正的解决方案,我说的这些点都可以通过 Notion 轻松地实现。

Notion 创造性地集合了五种基本类型于一体。一个文档并不只能用一种展现方式,只要你愿意,你可以为同一个文档设置多种视图。提供的可选视图如下,用户可以按照按需求自由添加合适的种类,并且根据任务属性(如时间)自动关联:

总览月度任务

不得不说,任务只要多起来,看板就会显得无所适从,人一次性通常只能关注个位数的任务条目。精力集中起来,可能任务还能兼顾,但是一旦任务的时间拖长了,也许很早就下放的任务,却在无形中被我们忽略了。

我用 Notion 的日历模式来总览我的月度任务。日历模式不是缩小的看板,而是基于时间的任务流展示。在日历上,我可以很好地查看任务的起止节点、持续时间,如果遇到过于复杂的任务还可以主动拆分,避免我上面提到的时间过长而忽略重要任务的问题。关键的时间点还是更适合用时间节点来提前做好标注,毕竟这种操作在日历上更为直观。

下周任务(从今日算起)卡片

我选择卡片模式作为周任务的视图,因为单纯的列表总显得不够正式,而看板模式又不适合用时间维度来筛选查看。相比之下,卡片显得更简单清晰。

当日任务列表

我用列表来显示当日的任务,因为我不希望每天对着一个个看板发愁,当日的任务简单列举就可以了,何必搞的那么复杂呢。

及时看板

当要查看多个任务的进程时,看板模式又是必不可少的,用它管理项目和进度,来得更方便易懂。

我的任务管理技巧和心得

其实在使用工具管理自己的任务时,如果只是会分模板或者使用筛选来简化自己的任务视图,还不是算真的学会了任务管理,归根究底还是要将软件与实践相结合,不断优化自己的任务管理方法论,才能算真的有所收获。我们的最终目的是对自我的执行能力时间把控能力有一个良好的感知,而工具一直只是工具罢了。

我在实践的过程中也遇到了一些问题,而我是这么解决他们的。

时间或能力不足,任务分配可执行性差

造成以上问题的时候,通常是我们过度地高估了自己的能力或者高估了我们有的时间,最终结果会导致任务执行艰难,延期家常便饭,而延期就意味着 GTD 的执行出现了问题。

我的解决办法是:

  • 不随意分配任务,尽量先分配少和精的任务;
  • 快速分解的任务先处理后分发,只做任务执行的追踪和把控工作;
  • 应对比较复杂的任务的时候应该做需求拆分,做好前期的任务 story,比如 A 任务可以拆成 A1、A2、A3,那就分开建立任务,每日完成一部分,养成拆分和完成大规模任务的能力。

个别任务时间跨度长,容易被忽略

先前我的看板模式配置是:收集箱、处理中、处理完毕、知识归档,总共四项。知识归档是我在思考的时候额外加的一列,因为不做整理和归档的任务都是沉淀不了知识的,所以我将这一列独立了出来。

在实际实践地的过程中,我发现收集箱的任务直接到处理中的这个流程太理想化了。让我们简单思考下,一个任务从被分配到执行的场景:

  1. 通常你的领导会临时给你指派一个任务;
  2. 你立马将任务加入到收集箱中;
  3. 任务的沟通还在商务阶段,但是你不得不开始做前期准备;
  4. 你迫不及待地开始处理任务,将任务加到了处理中;
  5. 结果半个月过去了,商务告诉你现在可以开始对接了;

如果你还能找到这个任务,我想也已经沉在了处理中的底部。如果找不到了,那肯定是这半个月中某一天你实在看不下去提前关闭掉了,如果归档完毕了,你还得在处理中和知识归档里翻来翻去,重新激活开始处理。

对于这个常见问题,我的处理方式是,多加一栏预处理的列表。

对于我上方列举的工作场景,可以直接放在预处理做好前期准备。无论是下放到他人还是自己处理,都还只停留在预处理阶段。这样拆分的好处是,如果后期项目变大,就直接当成项目来管理,如果还是小任务,就直接转到处理中实施。

而你要聚焦的永远只是处理中的任务,那就是真的处理中,而不是等待中。

另外要注意的是,尽量减少长时间任务的分配,推荐把任务都拆分到三天以内,方便把控。

以上都是我在实践过程中的小心得。另外,我之后也对我的看板模式做了一些改进,例如我取消了下周任务和当日任务的视图,因为我发现我关注他们的频率很低。但是,这不意味着不适合别人,所以上文中我还是将我的全面思考呈现了出来。

当然 Notion 的工作场景还有很多,这里我只是描述了我用它结合 GTD 的工作方式。如果你有更丰富的使用经验,不妨在评论区留言,一起来发掘出 Notion 更多优秀的使用场景。

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Maybe009

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更换了ID,开始严肃的写作✏️生涯。

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