感谢各位的关注和阅读!经过一个半月的更新,《OmniFocus 3 搭建任务管理系统》教程的正文已经更新完毕。赶紧看看又有哪些读者提出问题,值得我们大家一起来探讨吧。


读者 @骄阳Steven 问道:

如何看待 time blocking,把 Today 任务整理后再把重要任务放进 calendar?我知道 Asian Efficiency 是支持 calendar 只放确定的 event 的,但是有时任务一多又容易拖延,想着等下午晚上有时间再做。

日历和 OmniFocus,本来就是一对相辅相成的工具,但是两者的功能不同,导致应用的场景也不一样。

Asian Efficiency 一样,我也认为只应该把确定的事件(一定会发生的)放进日历。

首先日历中是很不方便调整事件的,如果什么事都写进去,事情一多,需要多次调整的时候,很容易就直接放弃任务管理了。其次很多事件都是没有一个确切的发生事件的,在实际生活中,我们也不可能像机器一样,跑完一天完美的日程。第三,日历有一个记录的作用,日后想回忆某一天发生的事,日历是很好的载体,如果太多没有发生过的事写在日历中,日历就失去了记录的作用。

所以在我的实践中,日历只会写上已经确定的行程,例如上课、通勤或约定好的会谈,起到记录的作用,任务的安排和管理,都在 OmniFocus 中进行。


「今日待办」清单一直是 OmniFocus 绕不开的话题,读者 @shawnxjf 就问道:

「今日待办」意味着什么呢? 我们一般不需要今日待办对么?博主你是如何处理「今日待办」的呢?

首先我们来厘清「今日待办」的概念:「今日待办」意味着,你必须完成列表上的所有任务,要不然这份列表会失去指导一天工作的效力。

这样的今日待办,我认为是不太具有实际的操作性的,毕竟一天内的随机性太强了,偶然发生的事很有可能打乱你的计划。

在我自己的实践中,我会利用透视先选出自己可以做的事,然后根据优先级开始执行。除非是有 Deadline 的任务,否则我并不设定一些「今天必须完成的事」。我发现我自己在这样的设定下,相反更能主动的去完成任务,有点像在游戏中做任务,而不是被人强制要求完成任务。

我发现,与其关注一天之内完成了什么事,不如关注一天内有多少时间是在做事。单纯的设定今日待办,并不会直接提高我们的生产力。


在任务管理实践中,有一个难点就是如何预估任务所需的时间。读者 @剑痴 问道:

想问一下任务的「预估时间(estimated duration)」作者有什么最佳实践么?

在预估时间方面,我的经验是如果任务本身的时间很长,那预估的误差就很大,预估的意义就越小。所以在实际使用时,我都是只对自己很有把握的任务设定。例如写更新日志、登记工作时间等。它们通常不会超过十分钟。通常我也不会直接对项目预估时间,而是针对每个动作去预估。


读者 @Allen3567 问道:

不是很明白暂停、丢弃、删除这三者的确切使用时机。文中举例的清理房间在回国后暂停可理解,但 Coursera 上的课和预想不同为何不删除?

其实在表现上,丢弃和删除并无差别。两者的不同在于,删除动作会将数据从数据库中删除,无法再找回,而丢弃的动作依然是可以在数据库中找回的。所以对于 Coursera 我选择丢弃而不是删除。我的做法是,只要不是误操作产生的动作,我都会选择丢弃而不是删除。