本文是我这两天先学习GTD理论，然后将其运用在Notion中的实践总结。虽然我还没真的去实践一个月，但是以我对自己的了解，我想我应该已经找到了完好地整理任务的方式。
本文可能着重还是介绍我的方法，可能不适用于你，但是我希望能给到更多人思路。毕竟，我们GTD的不是一件又一件琐事，而是自己的内心。
所谓GTD
如果你看过相关理论，可以直接跳过这一章。
但我想很多人都没有仔细的看过最基础的GTD介绍，因为想快速的学习，所以我选择立马去看了百科的介绍。思然简单，但是已经足以让我了解GTD的核心理论。
概念
GTD就是Getting Things Done的缩写，翻译过来就是“把事情做完”，是一个管理时间的方法。GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事，然后整理安排并使自己一一去执行。GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。
GTD的核心理念在于清空大脑，然后一步步按照设定的路线去努力执行。
收集
把任何需要跟踪或者记住或者做的事情记在Allen称之为‘水桶’的地方：一个收件箱，一个年度笔记等。把你脑子里的任何东西都拿出来放到你的搜集设备里，准备好做下一步的处理。每星期所有的水桶都应该被至少清空一次。
整理
处理你的收件箱要遵循一个严格的工作流程：
- 从最上面开始
- 一次处理一项
- 不把任何东西放回收件箱
- 如果任何一项需要做（如果花的时间大于两分钟）
- 委托别人完成
- 延期
- 存档以便查询
- 扔掉
- 使它成熟以便下一步的处理
两分钟原则：任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去做。两分钟是一个分水岭，这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。
组织
Allen描述了一个建议的列表集合，你可以用来跟踪需要关注的项目：
下一步行动(Next actions)
对于每个需要你关注的事项，定好什么是你可以实际采取的下一步行动。例如，如果事项为“写项目报告”，下一步行动可能 会是“给Fred发邮件开个简短会议”。较好的做法是把这些事项根据能够被完成的“环境”整理分类，例如“在办公室”。
项目(Projects)
每个需要多于一个实际的行动才能达到的生活或者工作中的“开放式回路”就是一个“项目”。使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。
等待(Waiting for)
当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件，就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者需要发出一个提醒。
将来/可能(Someday/Maybe)
这些事情你需要在某个点去做，但是不是马上。例如：“学习中文”，或者“进行一个潜水假期”.
对于跟踪你的预约和委托，一个日历也是重要的；另外，Allen特别推荐日历应该被用在他所谓的“硬工程”上：必须在某个特定的期限之前完成的事情，或者在约定的时间和地点完成的会议和约会。“待办”事项应该用在下一步行动列表当中。
GTD的最后一个关键组织模块是归档系统。
“Getting Things Done”书里说如果要用一个归档系统，那它必须得是简单易用和有趣。即使是一张纸，如果你需要用来记录参考信息，如果不属于你已经有的一个目录，也要有自己的文件组织方式。Allen的建议是你可以维护一个按照字母顺序组织的归档系统，这样可以比较容易快速的存储和提取你所想要的信息。
回顾
如果你不至少每天或者只要你有时间就回顾检查，那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处。以你当时拥有的精力，资源和时间，决定什么是对你来说最重要的事情，然后做。如果你倾向于拖延，你可能会老是做最容易的事情，避免那些难的。为了解决这个问题，你可以一个接一个地做列表上的事情，按照它们的顺序，就像你处理你的收件箱一样。
至少以星期为周期，GTD要求你回顾所有你比较主要的“行动”,“项目”和“等待”的事项，确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入你的系统，而且所有的事情都更新到符合最新的情况。Allen建议制作一个难题档案来帮助你更新你关于主要行动的记忆。
执行
如果你把你的时间都花在组织工作，而不是做它们，那么所有的GTD系统都是不好用的！David Allen的观点是，如果你可以把必须做的事情，让它变得简单、容易、有趣的话，那你就比较不会拖延、或者被太多的“开放性回路”所压倒。
我的Notion实践
我的现状
- 印象笔记记录每日任务
- 自己之前的teambition项目管理型任务
- 石墨的产品组工作任务清单
- 当然公司用Tower，所以也会有一些工作项目在里面
- 一些出差的任务会用日历来标注
GTD需要的任务列表或者概念是如下几个，收集箱、下一步行动、项目、等待、将来可能。
印象笔记的每日的任务问题在于，不方便回顾。首先看不到任务的执行过程，其次推迟的频度很高。
teambition的问题在于无法清晰的看到当日的任务，卡片模式由于分了类所以总不那么清晰（有当日筛选，但是并不想点，而且卡片真的很大），很多时候一些待办的任务也在上面，并且不是所有的任务都适合设置截止日期。
产品的工作任务清单，这个是日常工作的一个产品组协作的文档，重要性和优先级都很高。更像一个收集箱，只是聚焦在产品工作这一块。
需不需要checklist，我的理解是需要，因为每周的任务回复我会聚焦在一个看板中，并且衡量自己每周中每日的工作聚焦程度，以及解决问题的效果。方便纵览一周任务。这里面要详细的表明自己的下一步行动计划，项目天生用看板来处理。至于等待和将来可能做的工作，是比较难的问题，因为他们不能被及时的处理。
看板是核心，看板中设置收集箱。这里我一直有一个误区，收集箱不是垃圾桶，收集箱需要每周清理一次，而且该聚拢到对应地方的任务，需要被处理。
太多的规则会耽误时间做管理工作，从而失去了任务管理的意义。这是需要规避的点。
综合分析了自己的现状后，我开始从目标、目的、共识、策略方面来梳理我的需求和行动计划。
目的
目标
共识
印象笔记是图书馆、是知识库，这一点永远不要失去意义。所以抛弃印象笔记记录日常任务的工作。
当达到自己能够很好的管理自己的工作的时候，用纸笔和简单的笔记来记录，那是至高的境界，暂时还达不到。
teambition已经可以被notion所取代，看板模式，notion的视觉更合我心意。
石墨的产品任务清单，这是作为产品工作共享的列表，基本是季度或者年度的工作，所以承载的时效性无需考虑。而更关心年度的工作。可以清晰的考虑到产品维度，年度做了那些工作。点子型任务先放到收集箱，预研知识梳理型的用印象笔记梳理，然后团队讨论，最后将项目塞到其中，作为成果输出即可。如果针对必须项目，例如彩页，这个就放到其中当作促进或者记录即可。
Tower和自己的工作是有分割的，Tower是一个执行手册，其实我应该下意识的将自己完成过的内容整理，然后自己记录到自己的印象笔记的知识库中，这个疏漏了。
日历就是用来标注一些出行的计划，所以无需出现在自己的清单中，这个可以提前约束好，这一点应该是很容易做到的，当然包括一些其他合作伙伴来公司时的会议，或者Tower上的重要日历都可以同步到自己的本地，方便自己检索。
最后我自己跟自己达成的共识如下：
- 印象笔记不是最好的梳理思路的地方，编辑体验不好，但是因为他承担图书馆的功能，所以记录加整理的体验综合较好，省去了后期再花时间整理，在何处编辑看时间和心情来定
- 石墨和Tower中的内容也记得每周五或周末整理到印象笔记中
- 收集箱的任务默认就是待办
- Tower针对的是协作型的任务，有临时指派到的也有需要留档整理的，将Tower也当作收集箱来看待
- 将来、未来要做的任务是要先放到收集箱中的，我们不能随意设置这类任务的开始和截止时间，因为我们无法预知未来。类似学习日语等任务，可以先放在收集箱中待时机成熟的时候再处理
- 有关自己出行或者合作公司的会议，tower中的重要日历，本地记录或者notion 整理都是可以的，这部分的载体都是日历，所以整理起来相对容易
策略
最后我对日常使用的五个工具的用途做了如下优化：
- 印象笔记
记录每日任务-> 取消记录任务，专职做一个知识库和图书馆 自己之前的teambition项目管理型任务-> 取消使用- 石墨的产品组工作任务清单 -> 当作产品任务的收集箱，定期拿出来来处理
- 当然公司用Tower，所以也会有一些工作项目在里面 -> 当作协作型任务的收集箱，定期拿出来来处理
- 一些出差的任务会用日历来标注 -> 日历型的行程记录无需太苛求，养成很好的整理和记录习惯即可
这样一来就清晰了很多，我将notion当作完美的GTD工具来使用，暂时设计的方案是：
- 日历视图
- 当日工作
- 本周工作（实际是今日之后工作）
- 任务看板
这几个任务的时间划分是通过筛选来实现的，简单方便。
其中任务看板中有收集箱设置，收集的任务可以来自石墨可以来自Tower，可以随意堆积任务，但是注意这是每周都要处理的任务。每周收集箱都需要被清空，清空的策略就是以上共识中交代的方法。也有一个任务完成card，这里面是需要被整理成知识输出到印象笔记中的，归档完成后会放到知识归档card。任务管理不是为了形成checklist来关闭，而是形成可以复用的知识，才算使命达成。
以上就是我的GTD实践，总结起来就是将自己繁杂的工作梳理到简单可控，不让自己被繁杂的工具困扰。逐渐增强自己的管理意识，从而让自己能够有条不紊地处理问题。
