决定「下一步行动」，真正让待办清单为你所用

又是一个美好的工作日早晨。你来到公司，坐到桌子前，一边打开电脑，一边想想今天要做的事。在纸上列一个「待办事项」清单，然后心里默默想着：「我今天一定可以完成它们」。

相信很多人都有上面这样类似的经历。遗憾的是，你会经常发现，自己的「待办事项」清单总是无法按照计划完成，而且，你的清单上通常都会留着这样的「大难题」：

准备下周的工作报告
做 12 月份的数据分析
跟某某沟通这个月的运营情况 ……

对于许多刚接触任务管理的新人来说，这是一个很常见的困扰。而想要解决这个问题，你需要了解 GTD 中非常重要的一个概念：下一步行动（Next Action）。

不要列举任务，而要确定「行动」

让我们回到故事的开始。你希望用一个清单的方式来管理一个工作日内的任务，这听起来是个好主意，不过，你可能没有注意到，你在清单上列下的任务很多都不是一个可以直接执行的「行动」。

举个例子，你如何完成「做 12 月份的数据分析」这个任务？通常，你可能需要以下几步：

从后台下载数据
在 Excel 里进行统计和对比
撰写数据报告
发邮件给上司

没错，我们在完成一件事的时候，经常需要把它切分成几个不同的步骤，在 GTD 里，我们把它们称为「行动」。许多人在列举待办事项时，往往只会关注任务本身，而没有将任务进行有效的切分。这样造成的结果是，当你需要完成这个任务时，你没有办法进行快速执行，久而久之，这很容易成为你拖延的理由。

因此，在列待办事项时，很重要的一点是：把每个任务切分成可以直接执行的「行动」。

决定你的「下一步行动」

拿出纸笔，写下今天要做的事，然后把它们转化成一个个可执行的「行动」。相信你在纸上应该已经写了不少字，接下来，我们要看看如何整理它们。对于每一个确定的任务来说，第一个「行动」都是该任务的「下一步行动」。以我们之前「做 12 月份的数据分析」的任务为例，这个任务的「下一步行动」应该是「从后台下载数据」。

在确定「下一步行动」时，一个实用的判断方法是：你应该在看到这个「行动」后能非常明确地知道自己应该具体做什么事，而不会再去想如何完成。当我们确定了每一个任务的「下一步行动」后，接下来我们要确定的是今天的「下一步行动」。对于一个工作日的任务来说，由于截止时间一般是固定的（例如下班前），因此「重要程度」和「预计完成时间」可以帮我们来确定顺序。

「重要程度」很容易理解，我们自然希望把最重要的任务率先完成，而我们一般也不会忘记当天最重要的任务。我们需要关注的，是那些容易忘记但是又会造成大麻烦的小任务，例如「预定周一出差的机票」「还信用卡」等等。这些小事一般「预计完成时间」只需要 5 分钟左右，建议可以在每天上午和下午刚开始工作，或即将结束工作时做这些事（你还可以设置一些提醒闹钟让自己不要忘记它们）。

「预计完成时间」则决定了你每天的精力分配。虽然我们一般每天工作 8 小时（甚至不只 8 小时），但实际上你的有效工作时间远远要低于这个数字。因此，在将「任务」转化成「行动」时，请充分考虑你的注意力集中能力。一个小建议是，假如你一次可以集中注意力 30 分钟，那么尽量不要让单个「行动」超过 30 分钟，以保证你可以快速地完成它。

在整个过程里，你需要不断锻炼将「任务」切分成「行动」的能力。不妨想一下「把大象装进冰箱，一共需要几步」的逻辑陷阱，虽然它只是一个「脑筋急转弯」，但其实它也在提醒我们不要执着于切分「任务」。例如在「做 12 月份的数据分析」这个任务里，虽然第一步是「从后台下载数据」，但这个任务很多时候其实没有必要单独列出来，因为这可以算是「在 Excel 里进行统计和对比」这个任务里的一部分。在整个过程里，真正的核心是找到关键的「行动」并有效执行。