决定「下一步行动」,真正让待办清单为你所用

又是一个美好的工作日早晨。你来到公司,坐到桌子前,一边打开电脑,一边想想今天要做的事。在纸上列一个「待办事项」清单,然后心里默默想着:「我今天一定可以完成它们」。

相信很多人都有上面这样类似的经历。遗憾的是,你会经常发现,自己的「待办事项」清单总是无法按照计划完成,而且,你的清单上通常都会留着这样的「大难题」:

  • 准备下周的工作报告
  • 做 12 月份的数据分析
  • 跟某某沟通这个月的运营情况 ……

对于许多刚接触任务管理的新人来说,这是一个很常见的困扰。而想要解决这个问题,你需要了解 GTD 中非常重要的一个概念:下一步行动(Next Action)。

不要列举任务,而要确定「行动」

让我们回到故事的开始。你希望用一个清单的方式来管理一个工作日内的任务,这听起来是个好主意,不过,你可能没有注意到,你在清单上列下的任务很多都不是一个可以直接执行的「行动」。

举个例子,你如何完成「做 12 月份的数据分析」这个任务?通常,你可能需要以下几步:

  1. 从后台下载数据
  2. 在 Excel 里进行统计和对比
  3. 撰写数据报告
  4. 发邮件给上司

没错,我们在完成一件事的时候,经常需要把它切分成几个不同的步骤,在 GTD 里,我们把它们称为「行动」。许多人在列举待办事项时,往往只会关注任务本身,而没有将任务进行有效的切分。这样造成的结果是,当你需要完成这个任务时,你没有办法进行快速执行,久而久之,这很容易成为你拖延的理由。

因此,在列待办事项时,很重要的一点是:把每个任务切分成可以直接执行的「行动」。

决定你的「下一步行动」

拿出纸笔,写下今天要做的事,然后把它们转化成一个个可执行的「行动」。相信你在纸上应该已经写了不少字,接下来,我们要看看如何整理它们。对于每一个确定的任务来说,第一个「行动」都是该任务的「下一步行动」。以我们之前「做 12 月份的数据分析」的任务为例,这个任务的「下一步行动」应该是「从后台下载数据」。

在确定「下一步行动」时,一个实用的判断方法是:你应该在看到这个「行动」后能非常明确地知道自己应该具体做什么事,而不会再去想如何完成。当我们确定了每一个任务的「下一步行动」后,接下来我们要确定的是今天的「下一步行动」。对于一个工作日的任务来说,由于截止时间一般是固定的(例如下班前),因此「重要程度」和「预计完成时间」可以帮我们来确定顺序。

「重要程度」很容易理解,我们自然希望把最重要的任务率先完成,而我们一般也不会忘记当天最重要的任务。我们需要关注的,是那些容易忘记但是又会造成大麻烦的小任务,例如「预定周一出差的机票」「还信用卡」等等。这些小事一般「预计完成时间」只需要 5 分钟左右,建议可以在每天上午和下午刚开始工作,或即将结束工作时做这些事(你还可以设置一些提醒闹钟让自己不要忘记它们)。

「预计完成时间」则决定了你每天的精力分配。虽然我们一般每天工作 8 小时(甚至不只 8 小时),但实际上你的有效工作时间远远要低于这个数字。因此,在将「任务」转化成「行动」时,请充分考虑你的注意力集中能力。一个小建议是,假如你一次可以集中注意力 30 分钟,那么尽量不要让单个「行动」超过 30 分钟,以保证你可以快速地完成它。

在整个过程里,你需要不断锻炼将「任务」切分成「行动」的能力。不妨想一下「把大象装进冰箱,一共需要几步」的逻辑陷阱,虽然它只是一个「脑筋急转弯」,但其实它也在提醒我们不要执着于切分「任务」。例如在「做 12 月份的数据分析」这个任务里,虽然第一步是「从后台下载数据」,但这个任务很多时候其实没有必要单独列出来,因为这可以算是「在 Excel 里进行统计和对比」这个任务里的一部分。在整个过程里,真正的核心是找到关键的「行动」并有效执行。

实践「下一步行动」

相信你应该已经对「下一步行动」有了一些了解。为了能更好地帮助你理解它,在这里我们举一个实际生活中的例子。下面是一位少数派编辑某一日的待办清单:

把任务随手记在纸上

如果你要帮助他确定「下一步行动」,你会怎么做?

第一步,确定「行动」:

整理「行动」

第二步,安排「下一步行动」

确定「下一步行动」

大致上可以这样进行安排,如果你使用数字化任务管理工具的话,可以通过标签、重要性和完成时间等多个维度对任务进行筛选。

当然,就算是只使用纸笔,你也可以很好地利用「下一步行动」来帮助自己规划任务,数字化工具提供的更多是筛选和被动提醒的功能,对于刚刚开始尝试规划和管理任务的人来说,纸笔或是手机上的备忘录反而会更加容易上手。

任务管理工具并不是万灵药,好的任务管理只能帮助你更有条理地工作和生活,但真正完成任务需要的是实际的行动,这是每一个实践任务管理的人都要牢记的一点。

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OscarLiu

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