批量添加任务,是每个人在任务管理进行到一定地步时绕不过的需求,也是对任务管理工具功能方面的考验之一。

Drafts1  在它的 5.3 版更新接入了 Todoist,两者结合提供了 iOS 上真正实现这个需求的最优解(或是之一):

上面这个视频展示了从 Drafts 发送任务到 Todoist 的全过程,它有以下 3 个特点:

  1. 信息完整:不仅可以发送任务,还可以指定任务的项目、执行时间、优先级、负责人等信息。
  2. 无需跳转:从 Drafts 发送多任务到 Todoist 不会出现任何跳转,任务运行完就结束,你可以继续在 Drafts 里写新东西。2 
  3. 可自定义:可以在 Drafts 中设置自定义键盘,方便输入 Todoist 语法中日期、项目名、指派人等信息。

想要在自己的设备上实现这样的功能,需要先做好以下准备工作

  1. 下载 Drafts 和 Todoist;
  2. 在 Drafts 中安装这个动作

都准备好之后,我们就来看它完整的操作流程。

第一步:按照 Todoist 的语法记录任务

Drafts 使我们记录和发送任务的地方,Todoist 是我们接收任务的地方,任务最终要呈现在 Todoist 中。理所当然的,我们应该在 Drafts 中,按照 Todoist 的语法来写任务。

Todoist 添加任务的基本语法如下:

  • #项目名:比如 #购物#打扫
  • @标签名:比如 @脑死@电话@邮件
  • +负责人:比如 +Minja3 
  • 优先级语法:Todoist 支持 4 个优先级,由高到低分别是 p1p2p3p4
  • 时间日期语法*

*Todoist 中的时间日期语法非常自由,支持开始截止时间以及复杂的重复,在这里由简单到复杂地举几个例子:

  • 今天打扫卫生打扫卫生 tod
    这里的 tod 是 Todoist 中「Today」的缩写。
  • 今天下午 9 点打扫卫生打扫卫生 tod 21:0
    这里的 21:0 是「下午 9 点」的表示方式。
  • 每周五打扫卫生打扫卫生 ev fri
    这里的 ev 是 「Every」 的缩写,fri 是 「Friday」 的缩写。ev fri 合起来就是「每周五」的意思了。
  • 每 3 天敷面膜敷面膜 ev 3 days
    3 days 如字面意思,是「3 天」的意思。
  • 每个月最后一天对账对账 ev end of month
    end of month 如字面意思,是「月末」的意思。

以上这些例子,只展示了部分 Todoist 的时间日期语法,但相信各位已经能够体会到其灵活程度。

如果想要保证有效,建议使用英文的语法,想要详细了解 Todoist 的语法,可以看他们的官方文档。我在 Todoist 教程的第四章《自然语言、快捷键与其它技巧》里也有更具体的说明。

了解了 Todoist 的基本语法后,我们再回头看演示视频中出现的 3 个任务,就更好理解了。

那 3 个任务是:

制作写作课第 5 课时 PPT tom #写作课 +Minja

完成 Power+ 收尾长图 fri #PowerPlus +Eames

排版设计教程第四章 tod #付费内容 + fengunkkx

它们的意思分别是:

  1. Minja 要在明天完成写作课第 5 课时 PPT 的制作,任务所处的项目是「写作课」。
  2. Eames(文刀) 要在周五完成 Power+ 的总结长图,任务所处的项目是「PowerPlus」。
  3. fengunkkx(沨沄极客)今天要在后台排好设计教程的第四章,任务所处的项目是「付费内容」。

我们只要按照前面例子中的 Todoist 的语法把这些任务记下来,每行为一个新任务,再通过「Tasks in Todoist」这个动作发送到 Todoist,再在 Todoist 中刷新一下,就能看见这些任务被加到了Todoist 中,并且被安排好了时间、项目和负责人。

第二步:发送任务到 Todoist

发送任务到 Todoist 这一步就很简单了。

如果你还没有安装 Tasks in Todoist 这个动作的话,需要先点上面的动作安装它。

如果你已经安装了「Tasks in Todoist」这个动作,在第一次运行 「Tasks in Todoist」它时,会弹出这个界面:

它的意思是 Drafts 想要发送任务到 Todoist 需要通过 Todoist 的授权(或者可以理解为关联)。

在弹框里选择「Continue」后会跳转到 Todoist 的授权页。如果你没有在 Safari 中登录过 Todoist 的话可能需要登录一下 Todoist。

授权结束后会自动跳转回 Drafts,之前的操作也没有被中断,原本想发到 Todoist 的任务会随即被发到 Todoist。

之后再运行「Tasks in Todoist」这个动作就不需要授权了。整个过程会像视频中一样行云流水,不再需要有跳转和其它的打断。4 

小结

以上就是使用 Drafts 批量发送任务到 Todoist 的方法与流程。

Drafts 的灵活性很高。如果你熟悉 Drafts 的其它特性,比如自定义键盘和为动作指定快捷键,完全可以做到全程不碰屏幕地批量记录、发送任务。另外你也可以在发送任务到 Todoist 之后,接一些其它步骤,比如将任务发送一封邮件给相关负责人,让他对哪些同事负责哪些任务有一个宏观的把控。

这个方法的最大好处是灵活,但它的代价是需要联网。灵活是由于 Todoist 的服务器处理了 tod 这样的字符,将其转化为了「今天」这一有效日期。这也是为什么从 Drafts 发任务到 Todoist 不需要跳转的原因,它不是直接发送到 Todoist 的本地应用中,而是发送到了服务器。

因此,如果没有联网,这些任务就无法发送到 Todoist。不过,这时候可以通过 URL Schemes 来救场。这又是一个新的技巧,这篇我们就不展开了。


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