很多人都反感微信办公,我也不例外。但我主要出于以下几个原因:

1. 微信聊天记录不能同步。

在我看来,用微信办公最大的问题在于,微信的聊天记录是不同步的。

工作聊天不同于生活聊天,很多信息都需要回溯复查。比如老板发布的通知,我需要回去查一下任务细节。或者同事前几天给你发了一份文档,我需要去重新下载。

如果你长期只用一台手机和一台电脑,可能不会碰到这个问题。因为微信(理论上)只在本地保存聊天记录,当我们登录电脑端时,微信会自动将手机最近的聊天记录同步至电脑,因此乍一看聊天记录是同步的。但其实,只要你试过换一台手机/电脑,或者使用 iPad 登录微信,就会发现,聊天记录并不会完全同步过去。此外,网页版也不会同步聊天记录。

2. 微信聊天界面的信息量很低、阅读体验差。

微信聊天页面的文字信息量很低,由于它是气泡式的消息形状,一屏幕就显示不了多少条消息。

而且微信的文字消息不支持添加样式,比如加粗、列表、引用、代码等,我们无法在一条消息内区分重点,就连「换行」都需要奇技淫巧才能实现,稍微长一点的文本在微信里读起来的体验就很差。

另外,由于所有信息都是独立、且平等的层级,如果碰到人一多、或者话题比较杂的时候,时间流就更容易乱套。

3. 微信群组管理不灵活。

只要团队规模不是特别小,基本都会有多个小组或者项目的聊天群。在微信里,每个群组都是独立存在的,它们之间没有任何关联,而且群组的管理员只能有一个(最近微信推出了可以添加管理员的功能,但需要群人数达到 100 人以上,显然很多团队都到达不了这个人数)。

这带来的问题是,只有这个人可以使用群通告,也就是 @ 所有人的功能。但往往需要发布群通告的不只有一个人,除了老板,行政部通知放假信息、财务部通知发奖金、编辑部通知苹果开发布会了 (!)……都需要用到群通告。

而且对于刚加入公司的新员工来说,这些群组都是不可见的,需要由我们一个一个去添加他。加入后他也无法看到历史聊天记录,很多群规则都需要重新发一遍(微信群只能同时保留一条群通告)。对于离职的员工来说,也同样得一个一个退出。

4. 微信会把工作和社交混在一起。

微信里除了工作聊天,还有我们和家人、朋友的私人聊天。此外公众号、朋友圈、钱包服务等内容,也让微信里的消息更加杂乱,进一步降低了微信作为聊天工具的纯粹性。虽然严格来说这不是功能需求上的问题,但也正是很多人不喜欢微信的原因——工作和生活被混到了一起,严肃和休闲的聊天状态被混到了一起。

用 Slack 作为团队聊天工具

以上提到的这些微信办公问题,Slack 都能更好地解决。

全平台同步的聊天记录

不论是手机、iPad、电脑,还是网页,任何设备登录 Slack 后都能看到历史聊天记录1 。不仅聊天记录是同步的,聊天记录里的图片、文件也都是完全同步的。同步聊天记录的好处是,可以减轻保存图片和文件的负担。一方面是减少占用储存容量,另一方面是不需要每次都小心翼翼地把文件下载下来,保存到某个同步网盘以防备用。

此外,我下班后通常不会带电脑回家,但偶尔需要用到设计师发给我的图片素材,这时我知道通过 Slack肯定能找到回来。

更有利于信息传递的交流环境

和微信不同,Slack 没有采用气泡式的聊天界面,而是直接将文字摊出来,有利于显示更多文字信息,也更鼓励大家在一条消息内把话说完。

气泡式聊天 vs. 文字式聊天

就算有的人没有在一条消息内把话说完的习惯,喜欢把话拆着说。比如同样是一句话,非得分成 5 条发送。那么这个时候,Slack 有一个非常棒的特性,能将短时间内的多条消息整合起来,不会一下子占掉整个屏幕。

整合多条消息的特性

此外,Slack 的聊天框支持简单的 Markdown 语法,可以使用加粗、代码、引用等样式。这一点对于互联网公司来说尤其重要,因为我们在聊天信息中常常会用到代码、引用等内容,更丰富的样式可以更灵活地组织消息,突出内容重点。

在 Slack 里发布一条较长的通知消息

Slack 中的信息是有层级的

前面提到,在微信中所有信息都是独立、且平等的,人一多话题一杂的时候,时间流就容易乱套。而在 Slack 里,信息是有层级的,不是所有信息都会显示在时间流里

首先是表情回复,我在上一期 App 奏折有提到,Slack 比较早就采用了这项功能,并将之发扬光大,随后很多软件也开始学 Slack 加入表情回复,比如 Trello、Todoist、Twist。

表情回复在聊天中的作用很明显,比如很多人会在收到消息之后回复「收到」以告知对方「我收到了,已阅读消息」。但其实这条回复是没那么重要的,也不紧急。另外回复「收到」也往往会给对方造成干扰,因为就相当于你给对方发了一条新的通知消息。比如老板在群内说了一声「下午 2 点开会」,如果全公司的人都回复「收到」,那么老板就会收到一大堆「收到」,时间流也会造成刷屏。

像这种「告知对方我已收到/已读」的消息,在 Slack 就有更加温柔的回复方式,也就是使用表情回复。它既不会对接收方造成干扰,也能留下已读的印记。

下午 5 点开会

另一种层级是 Slack 的跟帖(Thread)功能,它可以让我们对时间流上的任意一条消息进行集中回复,不需要所有内容都平铺在台面上。比如像同样是前面提到的例子,老板通知大家开会,我们也可以用跟帖进行回复。

灵活的频道管理

Slack 在形式上对我最吸引的,就是把所有工作聊天都汇聚到一起,然后用频道(Channel)进行分类。

比如在少数派里,我们有一个总的「办公室」频道和「闲聊」频道。此外,编辑组、Power+ 组、开发组、商务组、运营组等部门,都有单独的频道。另外像征文活动、写作训练营、派早报等项目,也会设置独立的频道。

频道分组

频道分为公开频道和私密频道,公开频道是任意成员都可以选择加入和退出,私密频道则需要邀请。在 Slack 里也同样有一对一的私密聊天,因此我们也不用担心频道会让 Slack 变得过于严肃。

对于一个刚加入公司的新员工来说,Slack 的这种频道模式也是更加友好的。新员工可以根据频道来快速了解公司的结构以及正在进行的项目,并通过历史聊天记录来了解频道的发言规则。比如在少数派里,有一个专门用于审核标题和引言的频道,在这里发布信息的格式是固定的,我们也不会在主时间流里进行任何讨论。对于新成员来说,只需要看一眼历史记录就能知道频道规则,减少重复说明的交流成本。

专门用于审核标题和引言的频道

Slack 提倡的是信息透明化,也就是让我们尽量把频道设为公开频道。这样做的好处是,不同部门之间可以串门,我们可以互相了解彼此的工作状态和工作进度。另一方面,站在老板的角度,也想知道员工每天在讨论哪些跟工作相关的事情。

独立的办公聊天

由于 Slack 是独立的聊天工具,我们也几乎不可能将和亲人、朋友之间的聊天搬到 Slack 上,所以就完全不存在两种信息混杂在一起的情况,我们也可以让微信用得更加纯粹。

独立服务的另一个好处是,当有员工从公司离职了,只需要简单注销账号,就能完全退出整个群组。于管理、于员工本身,都更加方便。

Slack 做得更好的地方

总的来说,Slack 在聊天记录同步、信息交流环境、群组管理、独立办公空间上,都要比微信做得更出色。但这还不够,Slack 还有更多做得更好的地方,比如灵活的通知管理、平台的开发性,此外还有看似不重要,但对互联网用户吸引力极强的「酷」的属性。

灵活的通知管理

Slack 有三种通知方式:

  1. 第一种是所有消息都进行通知
  2. 第二种是只有别人 @ 你,或者提到你设置的关键词的时候,才进行通知。
  3. 第三种是完全关闭通知
三种通知方式

所有消息都进行通知,只有在少数比较重要的频道才会这么设置。别人 @ 到你才通知是我们对大部分频道的通用设置,关键词则是可以设置为自己关心的事情,或者自己的名字。比如有时候同事会问有没有人要一起点外卖,但他可能担心打扰到其他人工作,所以就没有使用 @ 所有人的功能,只是单纯地把消息发在频道里。像这种情况,你就可以把「外卖」设为关键词,当有人提到这个词的时候,Slack 就会提醒你。

而第三种完全关闭通知,就可以用在那些串部门的频道。因为这些频道通常都不会 @ 到你,聊的内容也往往不会跟你直接相关。但 Slack 会将它们显示在侧边栏的未读消息里,每次我们打开 Slack 后可能都会忍不住去点开它,反而分散了我们的注意力。所以像这种情况,就可以设为完全关闭,但又不至于完全退出。

另外,我们可以可以将电脑和手机的通知分开设置。比如电脑是工作设备,那么就可以把一些重要频道的通知全开;而手机一般在下班后使用,那么就可以只开 @ 到提醒。

平台的开放性

Slack 不只是一个聊天工具,它还是带有服务性质的平台。它有开放的 API,任何开发者都可以为它开发第三方工具。而且很多知名的服务和工具,都已经将自己接入了 Slack,比如 IFTTT、Zapier、Todoist、Trello、Dropbox、Google Calendar、Twitter、OneDrive 等。

如果你们团队有动手能力比较强的技术人员,甚至可以将自己网站的 API 接入 Slack。比如我们有一个专门用于通知商城库存不足的频道,当商品库存低于 10 时,就会自动发送一条通知到群里,提醒我们进行补货。

将自己网站的 API 接入 Slack

Slack 更酷

是的,这个特点看似不重要,但它让 Slack 吸引了众多的好感,人们不会因为各种意识形态上的问题而讨厌 Slack。像微信,有时候被讨厌的原因很奇怪,可能因为它是国内应用,可能因为它是腾讯开发的,可能就是单纯地不喜欢微信。但 Slack 不会,它被不喜欢只会是功能上的问题。2 

Slack 也有很强的设计能力,整个产品、包括他们网站,都具有一套统一的设计美学。Slack 使用的配色都不是传统印象里,职场人士会用到的浅灰色、蓝色等低调的颜色,而是使用了红黄绿等活泼的色彩。这让它的产品本身,也更加有活力。

如果你的团队正在被微信办公所困扰,不妨像我们一样,尝试将 Slack 作为团队聊天工具,拥抱更好的体验。