从子弹笔记说起

每个人都有自己的一套任务管理方式，我使用过任务管理 App 一段时间，尝试过 RememberTheMilk 、滴答清单以及 Todoist；后来陆陆续续花了两年时间在手账本上实践子弹笔记系统，今年初，我开始使用 Bear 进行写作，便将子弹笔记一起搬移到这个平台来。

无视工具的变化，本质上我一直在做任务管理这件事，尝试了两种方式：

• 使用任务管理 App
  
• 使用笔记的形式
  

我的心得是用笔记本做任务管理有其独特的优势：

1. 上手更快，启动更快
   
2. 记录任务执行过程和细节，方便回顾总结
   
3. 方便添加效率型图表，组织显示多样信息
   
4. 保存完整鲜活的一天， 心情、想法、食物、遇见的人，记录一切

但是，作为手账笔记系统中条理性的代表，子弹笔记没有提出新的任务管理思想，它实际上沿用的还是 GTD。GTD 有两个方向，以项目维度向下分解：愿景……长期-中期……目标-项目-任务，以时间维度向右分解：十年-五年……年度-月-周-日，交叉形成当下焦点也就是下一步行动清单，作为执行的开始。任务管理 App 可以自动实现这种交叉，例如 OnimiFocus 的透视功能，大多数清单 App 的智能清单和过滤功能，而在笔记本上实现这种交叉，则需要反复的抄写，在子弹笔记上这个过程叫做「SETUP」。

我的 SetUp 过程是这样：年初建立索引、全年日历、年度目标清单、季度清单、读书清单等，每个月初建立月日历表、月清单，每周日建立下周清单；每次 SetUp，包括手绘建立版面和抄写目标任务内容。一个任务从年清单抄到月清单，再抄到周清单，这种反复抄写用「在每一次的书写中，跟自己的目标保持更紧密的联系，增加行动的动力」来解释只是自我安慰，实际过程令人烦闷。恐怕这正是很多APP工具拥护者跟手帐爱好者不可调和的矛盾。

从实践 GTD 的角度来说，用纸笔或者电子笔记软件不及任务管理 App 效率高是事实。但是，上文已经提到笔记有着任务管理 App 不能代替的优势，而我无法舍弃笔记做任务管理的原因是我喜欢那种「一张纸完整呈现出当天的任务和生活」的感觉，

所以我开始向自己提出新的问题：找到适合用笔记来实践的任务管理方法。

DIT 任务管理系统

偶然我读到英国时间管理专家马克·福克斯的《不抱怨时间：谁说重要事不能明天做》，书中提出一种与众不同的时间管理方法：明天做（Do It Tomorrow，为了行文的简洁，后面简称为 DIT），提出「没有什么事是不能明天做的」。而 DIT 任务管理系统的实践方式只是一张清单而已，正正切中了我的需求。

DIT 任务管理系统的核心任务管理思想有以下三点：

1. 封闭式清单
   
2. 少量多次
   
3. 明天才做

封闭式清单

封闭式清单是指在清单结尾划一条线，代表不再增加新条目，检核表就是一种典型的封闭清单。如果我们使用封闭式清单来做每日清单，意味着这份每日清单上的任务数量是固定的，早上是 10 个，晚上还是 10 个。一边做一边往清单上添加新的任务，这样处理的清单就是封闭式清单的对立面：开放式清单。

封闭式清单是任务数量固定的清单，执行顺序是对你来说最自然的顺序，执行的结果是彻底完成。后面提到的 DIT 每日清单正是一张封闭式清单。

少量多次

少量多次原则是指每次只需做少量工作，分多次来完成，它会让大脑释放出更大的能量，发挥出更高的效率。

作者用自己写作的例子来解释：

当我第一次掌握了快速完成文稿的技巧以后，我的第一稿通常只有几个字，而第二稿会增加一些内容，我会不停地修改，直到得到理想的文稿。

每天需要做多少工作才能够推进你的计划呢？答案是你只需要「做点事」，只要你坚持，一天做多少工作并不重要，但如果什么都不做，计划终究会泡汤。

明天做原则

明天做原则有三个要点：

1. 只有今天和明天两个时间维度
   
2. 今天只记录不行动
   
3. 明天就开始做第一步
   

真正的每日清单

实践 GTD 时，我们通常会建立年-季度-季度-月-周-日等多种时间维度的清单，这些清单层层向下分解，保证了如果我们能完美完成每日任务，就可以实现长期目标。而 DIT 系统里只有一份今日清单，表示我们当天应该完成的任务， 当天新接收到的任务信息，例如团队的任务、个人日程、个人的想法等，会变成第二天的清单内容。在 DIT 系统里，任务要么是今天应该做的，要么是明天应该做的，而不会是后天要做的、未来某一天要做的。

仔细想想，我们在任务管理工具 App 看到的每日清单背后的意义究竟是什么？是我们在过去的时间，可能是三天前、一周前、一个月前为今天安排的全部任务。到了今天如果你不完成今日清单上的任务，就要承担无法完成整个任务链条的风险，因为在过去我们也同时为明天、后天都安排了任务，你的日历表看似是空白的，实际上填满了各种计划任务，这也是为什么拖延在 GTD 系统里会成为一个问题，因为一旦拖延，你没有多余的时间追赶上进度；拖延越多，目标越无法完成，拖延超过限度，系统崩溃。DIT 的今日清单则真实地反映了我们在当下应该做的任务，将我们从庞大的计划中解脱出来。

为什么今天不行动

在 GTD 里有个 2 分钟处理原则，实际表达的是如果是很快很简单的事务，顺手就做完，不必等到进入下一步行动清单后再去做。有很多人会建立一份专门放置这类任务的清单，利用碎片时间去执行，甚至在手机上建立按照地点的自动提醒。这种方式与其说是充分利用时间，不如说是增加焦虑，即让自己时时处于执行任务的状态。

而在 DIT 系统里，明天做应该成为一种默认选项，我自己的理解是为了「沉淀」。一是沉淀出数量：以前我觉得养成记账的习惯很难，因为花一次钱就要拿出手机记一次账，一天下来反反复复；现在我的方式是花钱的时候什么也不想，第二天再根据短信、支付宝、微信的支出记录完整记录前一天的账单，五分钟搞定。因为这时候支出的数量已经固定，就可以批量处理，效率奇快。二是沉淀出质量：例如我上次在知乎搜索到资料，看到标题「周笔畅的脸整了哪里」的文章，当时有八卦的欲望就出来了，但我只是记录下来，等到第二天，删除这一条目。

彻底将计划任务跟新接收的任务分隔开来，才能够让你的精力完全放在完成今天的任务上，你再没有借口偏离今天的任务。

明天就开始做第一步

把一只大象放进冰箱几步？打开冰箱门——把大象放进去——关上冰箱，第一步是打开冰箱门。任何事情都是有步骤的，执行任何任务都首先从第一步开始。DIT 原则强调第二天要开始处理前一天接收的全部任务，如果是复杂的任务，就先做第一步，第三天做第二步，第四天做第三步，直至任务彻底完成。

举个我自己的例子，对「跟朋友一起去旅游」这件事，以前我会放进「未来清单」里，打算到有了假期时再执行，但往往到了自己有假期的时候，朋友却没假期或者已经安排了其他的事务，结果只能达成一个一起旅游的意愿，然后等待下一次。如果是用 DIT 原则来处理就不一样了，第二天我就会询问朋友有否这个意愿，没意愿，OK，这个任务彻底删除，不需要放到任何清单里保存；如果有，第二天开始确定时间地点，第三天制定旅游攻略，第四天预订酒店购买车票……直到出发。

有时我们会使用每天完成任务的数量来衡量自己的效率，但任务的数量其实是由任务的性质和难度决定的，例如写作，你很难一天写 2 篇文章，但如果是做家务，你可以一天完成十几个清洁整理任务，任务数量并不能真实反映我们投入的努力。另一个衡量效率的方法是观察自己的一个念头产生到实现要花多久的时间，如果需要很久，那么你的生活可能是平淡的，因为一直在记录、在等待，而不是及时验证及时行动，生活自然很难见到变化。

总结 DIT 任务管理系统的好处

1. 减少大脑认知，任务只有今天和明天两个时间维度
   
2. 保持当天的专注
   
3. 加快推进项目

DIT 清单结构

1. 当前要务
   
2. 有效任务清单
   
3. 工作日志

当前要务是指每天做的第一件事，而且每天都要做。我将其理解为当前需要聚焦的项目，需要每天做得更多、做得更快的项目；如果是用当前要务处理已经拖延很久的任务，那就不要太关注速度，重点放在每天都坚持做一点点上。作者指出以下三个方面最适合设为当前要务：

• 完成积压的任务，可以理解为已经被拖延了、赶不上进度的任务
  
• 甄别有缺陷的工作方法，可以理解为为了长期的效率，建立任务管理系统、精力管理系统等
  
• 启动并运转你的工作项目，可以理解为制定一个项目计划之前的调查、咨询、思考工作

有效任务清单就是任务清单，是指当天必要完成的任务，任务清单上具体细分的内容可以根据自己的实际需要来确定，我的任务清单上包括 2 个习惯（工作学习和健身）、几个项目分解出来的任务、 3 个日常事务（擦防晒、记账、整理桌面文件）、前一天接收的新任务、之前任务的第 N 个步骤。任务与任务之间无依存关系，一个项目一天只做 1 个步骤，线性地稳步推进，而不是一天做好几步多线推进。

工作日志可以理解为 GTD 系统中收件箱的概念，但有三点不同：内容上，因为是笔记的形式，可以像子弹笔记一样同时记录任务、想法、生活信息；处理方法上，收件箱可以在任意时间清空，工作日志第二天就要处理，收集箱里的任务可以在当日立即完成，工作日志上的每一个任务当天（在你完成今日清单之前）都不可以做，就算是 2 分钟内可以完成的事都不可以做。工作日志不是在压抑你做事的欲望，而是希望你能够完全专注在今日任务上，并且能够在做完 DIT 每日清单后彻底放松自己。

使用 Bear 实践 DIT 任务管理系统

当然，实践 DIT 任务管理系统，你可以使用纸笔或者任意一个笔记软件，例如印象笔记、为知笔记、系统备忘录等，我选择的是 Bear，有几个功能令到它在实践 DIT 系统时更为便利：支持 Markdown 、重复笔记功能、完成待办清单的标示线、标签功能、输入 [[]] 就可以链接笔记，单击 [[]] 就可以建立以框内文字为标题的笔记。

完整系统清单

1. 1 份 Numbers 文件，内容是人生年表和 100 个人生愿望清单
   
2.  1 张系统提醒清单，内容是客观上有期限的任务和按周按月重复的任务，例如支付账单、采购食材、交付工作报告日期
   
3. 1 张置顶的 Bear 笔记，就是当天的 DIT 清单
   
4. 6 张 2018 年的目标清单，将生活分成「事业」「健康」「修养」「心灵」「家庭」「金钱」6 个领域，每个领域 1 个年度目标，1 个目标对应 1 张清单
   
5. 2 个 Bear 标签，1个「DIT 清单」标签存放每天的 DIT 清单，1 个「目标」标签存放目标清单

我的 DIT 清单

在一个月的实践中，我的 DIT 清单进行了迭代，版本 1 基本复制作者的清单，版本 2 的最大变化是我将 6 个年度目标固定在了每天的 DIT 清单里，因为我认为一年里最重要的任务就是年度目标，能够彻底完成年度目标已经是很大的成就。有时在工作日志上记录下「学习英语口语」、「尝试每天体验 1 件新的事情」这样的复杂项目，我会去思考这是年度目标所必需的吗？如果不是，那就放到愿望清单里，作为下一年制定年度目标的参考，今年就不要投入过多关注。

每一天都同时推进 6 个年度目标是不可能的，我的做法是规定自己每天的清单上至少推动 2 - 3 个年度目标，其他年度目标就 ⌃Control - L 变成列表，表示暂停。每天我执行 DIT 今日清单的顺序是：当前要务——非年度目标——年度目标。

如何使用 DIT 清单

1. 完成当天的 DIT 清单
2. 第二天使用 Bear 右键复制前一天的清单
   
3. 改写复制清单的日期，将习惯、日常事务重新设为待办事项，可以标上数字
   
4. 把年度目标和项目改写成下一步骤行动任务
5. 删除执行日志内容，将工作日志内容剪切放进今日任务区域，每个条目要么删除要么改写成明确可执行的任务
6. 将当天的提醒任务写进今日任务区域
   
7. 开始执行直至结束

我的收获

整整齐齐，一列执行完成的任务清单，这意味着我掌控了自己的生活，还有比这更令人高兴的事情吗？

总结一下 DIT 系统给我带来的好处:

1. 更多激励感，每一天都将自己的年度目标向前推进。
   
2. 更快推动项目，一边行动一边具体化项目。
   
3. 更少焦虑，所有事情都在一张清单上。
   

在实践 DIT 系统的过程中，我对时间的感知也在发生变化。有时不得不整天呆在外面，无法执行清单，我不再把这看成是拖延、是无法掌控生活，而是一种遗憾：今天没有机会将目标推进一步。有任务清单的日子不再是一种负担，而是一个希望一个机会。过去已逝，来者犹可追，打开当天的 DIT 清单，我完全清楚每一个目标、项目、任务进行到哪里，无论过去多么拖延也好，今天是新的一天，决定要不要向前行动完全取决于自己。

结尾

自我管理应该是自由的，无论是从遵循的原则方法，还是实现的形式上来说应该是自由的。每个人面对的情景是独特的，每个人产生的感受是独特的，所以每个人的任务管理系统最终都是个性化的。我因为喜欢笔记这种形式，所以持续寻找适合使用笔记实践的任务管理方法，于是我看到了《不抱怨时间:谁说重要事不能明天做》，并实际践行明天做的原则，还迭代出属于自己的 DIT 清单，这种折腾的过程本身就充满愉悦，何况还带来了实实在在的好处。就算它不是我最终的任务管理方案，为之付出的时间和精力都是值得的。如果你也对使用笔记来做任务管理感兴趣，希望这篇文章给到你启发，欢迎交流讨论。