经过一年的思考，我重新梳理了我的印象笔记使用方法

本文是首发于微信公众号「曹将」，原标题《我的印象笔记使用手册（2018 版）》。少数派经授权转载，仅对标题和格式进行调整。

2017 年，写过一篇类似文章。谈及的内容以工具本身为主，通篇技巧，缺乏底层逻辑的思考。

这一年里，随着使用场景的扩大化，对这个不足有了一些新的理解。基于此，形成此文。内容比较干，但请相信，保证曹将诚品。

写在前面

在处理任何问题的时候，有两条路可走：

第一条是按图索骥，有明确的目标，也有清晰的路线，只用按部就班，就能到达终点。但事实是，大多数的路上都有雾，大多数路线图都残缺不全。于是，我们只能走第二条路：摸石头过河。

大致上知道终点在哪，隐约上知道该如何开始，但每一步，都是新的探险。通过不断地试错，不断地折返，不断地将手上的地图补充完整，最后形成自己的套路，通向终点。

于是，之后再来走这条路时，无论是自己，还是他人，都能快马加鞭，使命必达。我想，这就是知识管理的目标。让每一步都算数，让经历沉淀为经验。

构建索引系统

知识管理的工具有很多，本文以印象笔记为例进行阐述。

面对这样一个软件，第一件头疼的事，就是：如何构建索引系统。索引这个词太过书面，用通俗的话来说，就是：做哪些努力，可以方便后续搜索查找。

传统的索引系统是文件夹。这个我们再熟悉不过。比如对我来说，每年会新建一个文件夹，叫做「2018 年」，里面则是按项目进行归档，例如「xx 课题」。

但是使用久了，会面临另一个问题：很多内容同时属于多个文件夹。

比如拍了一张照片，对它的索引包括三类：

第一是地点，比如「广州」；
第二是时间，比如「2018 年 8 月」；
第三是主题，比如「旅行」。

难道要建三个文件夹，然后把照片复制粘贴三次？

这里要引入第二个索引逻辑：标签系统。

我只用把照片放在某一个文件夹里，并注明特定的标签。那么，之后需要阅读时，既可以通过文件夹搜索，也可以通过标签查找。

在印象笔记中，我有一个文件夹叫「常用中文字体」，做 PPT 之前，一般会先翻阅一番，再确定使用哪种字体。

为了方便更快定位，我给字体加了标签，比如 #方正 #可爱 #书法 等。

搜索时，如果是做公司的材料，那么 #方正 肯定是最好的选择，于是马上定位这个标签，得到相应的结果。

好了，这里简单小结一下：

索引系统建立的目的，是方便后续搜索。为了实现这个目的，我们可以考虑两条腿走路：一，针对特定主题建立文件夹；二，同时制定一套标签系统，独立于文件夹体系。

知识分类

有了底层的逻辑后，我们需要回答下一个问题：哪些东西值得保存？

在自己看来，需要保存的信息包括六类：

工具 / 资源类
标准 / 流程类
日记 / 总结类
索引类
笔记类
临时类

我们分别来说。

工具 / 资源类

这就如同桌子上的工具书，随时都需要查阅。

这类知识的记录要点就一个字：短。比如这个在线画逻辑图的网站，我的处理方案是：

在标题上注明功用；
内容部分给出网址和效果图。

之后查找时，能在 1 秒钟的时间内马上锁定。类似的还有一些常用网站整理，都是如此。

标准 / 流程类

可能是公司的章程，也可能是自己做某件事的方法。这一类的笔记讲求完整。

完整到什么程度呢？最好把相关的附件（比如模版什么的）一并附上，这样之后要做某件事时，直接就能按部就班完成。

例如下面这个报销流程：

日记 / 总结类

我们每天都会经历一些事，有些很重要，例如完成了一个项目；有些很痛苦，例如因为做得不好被领导指责；还有些很特别，例如参加了一次培训有很多收获。

这些事情，都值得留下痕迹。因为是它们，组成了我们的一生。

针对这些内容，我们可以考虑建立模版，每天定时填空。

索引类

随着电脑上的资源越来越多，查找时很不方便。于是自己专门建立了一个索引类文件夹，里面有一些 PPT 素材的截图，其标题与文件名一一对应。

以 MockUp（样机）为例，我的工作流是：

先在印象笔记的专门文件夹里查看，找到符合场景的方案；
打开 Everything（搜索软件），输入文件名，找到文件；
打开文件，进行后续操作。

笔记类

无论是看公众号，还是读书浏览新闻，都会有一些文章值得保存留念。不过，有一个特别的建议：一定要把最重要的内容放到最前面！

为什么？因为之后真的真的真的没有时间或心情，再来完整阅读全文。

临时类

平时工作时，留给我们整理的时间不多。遇到不知道放哪里的内容时，先把它们塞到「临时类」文件夹里，等后续有时间的时候，再做归档处理。

自己建立了一个「默认笔记本」，就是专门用来塞各种零散的内容。

小结一下：

对个人来说，经常需要保存的信息包括六类：1. 工具 / 资源类；2. 标准 / 流程类；3. 日记 / 总结类；4. 索引类；5. 笔记类；6. 临时类。

笔记的迭代

人总是在成长，一个重要的表现就是：之前觉得重要的内容，时过境迁感觉不过如此。所以，每过一段时间，有必要对内容进行二次筛选。

我个人的处理方式是：另起炉灶。

比如在 PPT 这一块，原来有一个文件夹，叫做「模版制作」，但积累一年后，发现并不是每个都有含金量，但又不舍得删掉。

怎么办？我将现在感觉有价值的内容（主要是素材），腾挪到新的文件夹「我的素材」，之后就重点在这里面更新即可。

原来的文件夹，在之后基本没有翻过了。再看里面积累的内容，其实已经跟不上时代。

印象笔记的操作技巧

接下来我们聊聊印象笔记的操作技巧。

笔记模版

对大多数朋友来说，找到一个好用的模版，能够快速地上手，并在前人的基础上进行自我适应。

印象笔记有提供一系列模版，具体的网址如下：https://list.yinxiang.com/moban/

大到年度计划，小到每日计划，亦或者客户咨询、旅行日历，应有尽有。

提醒功能

之前一直不理解这个功能的用处，直到——最近折腾的广州车牌摇号。

因为需要每隔三个月去系统上重新申请一次，所以我建了一个笔记，里面记录了摇号的网站、账号密码信息，并设置好提醒时间。这样每次到点，接到提醒，然后顺道点击链接，输入账号密码，重新发起申请。

快捷方式

有些文件、文件夹使用非常频繁，我们可以将它们添加到「快捷方式」里，方便后续快速调用。

操作路径：

鼠标右键点击某条笔记 / 某个文件夹；
选择「添加到快捷方式」，之后便会出现在菜单栏下方。

如下图：

文件密码

我有一个笔记，专门存放网站的账号密码。我设置了双重加密：

第一步：只有自己才看得懂的密码。

比如某个密码是：j****l****kk。只有自己才能根据已有的信息辨别中间的「*」是什么。

第二步：为这些内容加密。

在印象笔记里，只用全选内容，然后点击右键，选择「加密所选文本」即可。

加密效果

制作目录

我有将自己公众号的文章导入印象笔记。为了方便搜索，所以新建了一条笔记，做了文章的索引目录。

具体方法是：

全选（Ctrl+A）文件夹内所有笔记；
然后选择「创建目录」即可。

默认字体

系统默认的字体真的不好看，所以我将其调整为「微软雅黑」。具体路径是：

点击「工具」选项卡下的「选项」；
在跳出的对话框「笔记」一栏里，更改默认字体。

快速保存

最新版的印象笔记有推出一个新功能：在「通知中心」的 Widget 里添加「印象笔记·剪贴板」小组件（iOS 系统专属）。

看到好词好句，马上复制，即刻上传。避免了打开软件后再粘贴的繁琐功夫。

标注文件

这是印象笔记非常非常非常给力的功能！

无论是 PDF ，还是图片，当我们导入印象笔记后，都可以进行标注。如果是 PDF 的话，标注过的内容会被前置，方便后续阅读。

与印象笔记关联的App

印象笔记的一个独特优势是：可以与多个软件实现集成，一键导入相应的文章或笔记。个人经常使用到的有：

格志。一款日记类 App，界面很漂亮，产品逻辑取自「晨间日记」。
EverMemo。一款便签类 App，写完以后自动同步印象笔记。
IFTTT。可以在上面做一些设置，这样发布在 instagram 上的图片、微博内容自动同步印象笔记。
扫描宝。印象笔记推出的扫描 App ，扫描文档后自动同步。
微信上关注「我的印象笔记」公众号并绑定账号，之后可以将公众号文章同步到印象笔记。
微博上关注「我的印象笔记」并绑定账号，转发或评论某条微博带上 @我的印象笔记，则可以同步相应内容。
马克飞象，一款 Markdown ，可以同步到印象笔记。不过据说印象笔记马上就会推出 Markdown 功能。

我是小结

知识管理的内涵包括输入、整理和输出三个阶段，本文主要介绍了输入和整理两个板块。

首先，搭建索引系统。有两个逻辑，第一是文件夹逻辑，第二是标签逻辑，可以同时使用。

其次，划定记录边界。

个人记录内容包括 ① 工具 / 资源类、② 标准 / 流程类、③ 总结类、④ 索引类、⑤ 笔记类和 ⑥ 临时类。不过这都是动态变化的，随着个人的成长，会不断添加新的内容。

最后，就是一些技巧。

笔记模版。在这里获取：https://list.yinxiang.com/moban/。
提醒功能。点击笔记右上角的「下三角」，选择「提醒」。
快捷方式。①鼠标右键点击某条笔记 / 某个文件夹，②选择「添加到快捷方式」。
文本加密。①选择需要加密的文字，②点击右键，③选择「加密所选文本」。
制作目录。①选择多条笔记，②然后生成目录。
默认字体。「工具 - 选项 - 笔记 - 默认字体」。
快速保存。利用印象笔记的「印象笔记·剪贴板」功能。
标注文件。右键点击插入的图片或 PDF，选择标注。
与印象笔记关联的 App。格志（日记）、Evermemo（便签）、IFTTT（同步 Ins、微博）、扫描宝（扫描）、微信「我的印象笔记」公众号（保存文章）、微博上「我的印象笔记」（保存微博）、马克飞象（Markdown编辑）。