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每个人做任务管理,往往都会从身份开始入手,比如我有个人、家庭、少数派的工作、做播客四个身份,那么我就会以这四个身份作为大分类,再往下就是具体的列表或者项目。

后来我发现,不管是以前用的 iOS 提醒事项,还是现在用的 Todoist,都会允许我们更改每个任务列表的颜色。

Todoist 的每一份列表都对应了一种颜色

我一开始从来没在意过这个功能,只是觉得随便给每个列表选一种颜色就行了。直到后来看到 Hum 的 Todoist 教程中关于 Karma 功能的章节,才意识到:列表的颜色,其实和我们的身份有着对应的关系。

Todoist 让我意识到颜色和身份的关系

通过下面这张 Todoist 的 Karma 表格可以很清晰地看出,我过去每天在个人(Personal)和工作(少数派)之间都做了多少任务。我可以扫一眼就知道自己每周的工作量有没有增长,自己的在各个身份之间的任务完成程度怎么样。

Todoist 的 Karma 功能

你想像一下,假如我们给每一份任务列表,都安排一种特定的颜色。比如「家庭」身份下,「购物清单、家务、电影清单」都是不同的颜色,最后,「家庭」身份就变成了五颜六色,那么 Karma 表格就完全失去了意义,因为你从这里面得不到任何信息。

也正是 Karma 表格让我意识到,我们应该统一每一种身份的颜色,它具有视觉划分的作用。在 Todoist 的侧边栏里,能够一眼分清项目的类别;在看每天任务、自定义过滤时,颜色的划分效果也要比纯文字好,并且可以清晰地看出我们每一个身份的任务配比。

Todoist 侧边栏和过滤中的颜色

统一颜色还有另外一个好处,比如我给「个人」分配的是绿色,给「工作」分配的是蓝色,那么当我用 Todoist 做出一个跟工作相关的过滤时,如果里面的任务出现了绿色,那么我就会立刻知道这个过滤出错了。

如果你的某些身份下有好几个大项目,而且你希望对每个项目都单独进行追踪,那么其实你可以试一下用同一种颜色的不同深浅来区分项目。比如我在少数派身份下,给「首页内容」分配的是浅蓝色,给「付费内容」和「Power+」分配的则是深蓝色。那么当我打开 Karma 表格、侧边栏、或者今日任务时,还是能够一眼看出任务对应的身份,并且还能区分是属于「首页内容」还是「付费内容」。

用同一颜色的不同深浅来区分项目

跨应用、系统间的身份颜色,也应该统一

当我在 Todoist 里开始有意识地统一颜色之后,我发现很多其它类别的应用或者系统,都可以用颜色来区分身份。所以我又意识到,我们不仅要在同一个应用里统一身份的颜色,也应该在跨应用、跨系统之间统一颜色。

日历

日历是最常见的可以为身份分配颜色的工具,我们完全可以照搬自己在任务管理工具上的分类方法,然后应用到日历上。

比如我在日历里,分有:

  • 个人 → 绿色
  • 家庭 → 紫色
  • 工作/学校 → 蓝色
  • 个人项目 → 棕色
  • 其它(节假日、不一定会参加的事件)→ 黄色

颜色的视觉划分效果在日历里更明显,不管是日视图、周视图、月视图、还是列表视图,日历应用都会用颜色来填充很多界面元素,并且也会用颜色来划分时间块。

日历应用里的日视图

如果我们在任务管理应用和日历应用之间使用同样的配色方案,那么,我们扫一眼就能看出这个事件属于什么身份,以及今天的任务配比。因此,统一颜色非常重要。

Toggl 等时间记录工具

时间记录工具也非常适合与身份对应起来。比如我最近开始尝试用 Toggl 来观察自己写作的速度,我以前总会高估自己的能力,以为一篇稿子选题确定下来了,一个晚上就能写完,但现实往往是一写就是一两天,甚至完成度还不高。所以现在每当有写作任务,我就会用 Toggl 来记录下来,看看自己到底需要多久才能完成。记录时间的另一个好处是,你会提醒自己应该专心完成当前任务,并且监督自己尽快完成。

除了写稿,排版、审稿、做家务、折腾效率工具等独立的任务我也会记录下来1 ,它们分属「工作、家庭、个人」等不同的身份,因此也可以用统一的颜色进行区分。

Toggl

Hum 的精力记录方法

之前 Hum 在 Power+ 里分享了他的精力记录方法,里面也用到了同样的思路。他根据自己的习惯,用蓝色代表个人,红色代表工作,黑色代表学业,这样扫一眼就能获取表格上的主要信息。

精力记录表格

而且,颜色统一好了,还能方便统计每天的生产力分数。简单来说就是把同一种颜色的格子相加起来,最后算出得分。

在 macOS 上使用颜色标签

编辑部的 Minja 也会在 macOS 上使用颜色标签。因为标签可以实现简单的过滤,把和指定项目相关的文件从电脑的角角落落里汇集在一起,瞟一眼、点一下颜色各异的标签,就能实现「根据项目找文件」,而不用记住文件具体在哪个位置。同时,这样也不会改动文件原有的位置。

在使用 iCloud Drive 同步数据之后,我们的文件往往是根据所属的应用来分类存储的,比如所有的 .sketch 文件都在 Sketch 文件夹下、多数 .md 都在 Byword 文件夹中。但是这种存储方式不符合我们的使用习惯,因为我们在进行一个项目的时候往往会用到多类文件,例如写一篇文章就涉及文稿、截屏、脑图、脚本,等等,如果硬着头皮直接去文件夹里找,就不可避免地需要来回翻找。

此时,标签的作用就体现出来,只要给文件标上各色的标签,就能快速汇集项目相关的所有文件。所以 Minja 会把少数派相关的文件设置为显眼的红色,并且将这个标签添加到了侧边栏,就能很快找到工作相关的资料了。同时,在 iOS 的 Files 以及支持 Documents Provider 的应用中,标签都会同步过去,在移动设备上也能快速通过项目找文件

macOS 和 iOS 上共享一套颜色标签

技巧:没有提供颜色的应用,应该怎么用颜色区分身份?

如果有的工具,本身不提供定制颜色的选项,或者颜色显示不明显,我们应该怎样用颜色来区分身份呢?

比如系统自带的提醒事项,虽然我们可以给列表设置颜色,但是在侧边栏中,我们没办法看到列表的颜色属性,不能扫一眼就知道任务的分类。

侧边栏中的列表没有颜色

其实我们可以在列表名称前添加一个有颜色的 Emoji,用以突显列表的视觉效果,达到我们的目的。

用 Emoji 给列表加上颜色

比如心形 Emoji 就有一套不同的颜色:❤️、🧡、💛、💚、💙、💜、🖤。

如果你不喜欢用心形 Emoji,也可以试一下这些选择(可能在某些系统或浏览器下显示效果不一样):

  • 绿:✅、✳️、❇️
  • 蓝:🔵、🔷、🔹
  • 黄:🔶、🔸、🔔、🔆、⚠️、
  • 红:🔴、🔺、🔻、♦️、❗️、
  • 黑:⚫️、🔘
  • 白:⚪️
  • 紫:💟

结语

颜色定制功能对于以前的我来说,是一项可有可无的功能,有了也顶多只是让 App 更好看而已。

而自从我意识到颜色可以帮助自己厘清任务和身份的关系,提供更直观的视觉区分效果,便把这种思路运用到了所有 App 上,让自己在跨应用之间也有连贯的思路去处理事务。用什么颜色我认为不太重要,只要统一就行。慢慢地,当我再次选择任务管理、日历、时间记录等工具时,是否提供颜色定制功能也会成为我选择 App 的重要标准之一。

注:Hum 和 Minja 对本文亦有贡献。


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