本文是「少数派读书笔记征文活动」的第 10 篇入围作品。征文投稿已截止，我们会陆续将入围作品刊载在首页上，刊载完毕后再发布评选结果。
文章仅代表作者本人观点，少数派仅对标题和排版略作调整。
记得我刚接触少数派的时候，如获至宝。可看久了，问题也来了：
- 应用越来越多，究竟哪个才是最适合我的？
- 学习了 todolist 类应用的场景过滤法则，但怎么设计过滤条件呢？
答案可以很简单：看需求。不过，我的需求是什么？
在我看来，需求不是孤立存在的，一定和工作、生活的方方面面联系在一起，这些方方面面构成了一个系统。要了解需求，就得从整个系统的角度下手。
另一方面，我也摸索出了一套数字时代的生存经验，大概可以分为两类：一类是流程（workflow），一类是清单（checklist）。少数派上也有不少文章实际上是致力于改进流程的：workflow 本身就不用说了，URL Schemes 可以让应用衔接更便捷， todolist 类让任务管理流程更顺畅，写作类工具让写作这件事儿更趁手。凡此种种，有一个最重要的目的，用我的话讲就是：「让整个流程如丝般顺滑。」
不论是想分析和评估各种工具和应用，还是想创造和改进我自己的系统，都得琢磨一下作为「系统」的工作或者生活本身是如何运作的。
想借助前人的智慧，恰好发现了这本《用系统来工作》。
书与作者
《用系统来工作》的英文原版曾经获得过纽约图书节非小说类最佳图书。原标题是「Work the System」, 副标题是「The Simple Mechanics of Making More and Working Less」，说白了就是事半功倍。实际上这套逻辑除了可以应用到工作上，还可以推广到生活中，work 还有「使……运转」的意思，所以其实我更喜欢把题目理解成「让系统运转起来」，讨论也就可以不限于工作了。
作者是一个叫 Sam Carpenter 的美国人。从前习惯性混吃等死，有一天灵光乍现，想到从另一个视角审视自己的生活，于是白手起家披荆斩棘创建了自己的公司。他用亲身经历阐释这种「系统」的视角，写成此书。
什么是「用系统来工作」？
用系统来工作：是指设立目标进而完善系统的机械过程，会确保这些目标的实现。
步骤看起来非常简单：
- 过程拆分
- 系统设计
- 系统维护
- 系统优化与迭代
第一步：过程拆分
指的是将看上去一体化的过程拆分为若干环节，把处理各种事务时的过程、步骤掰开了、揉碎了分析。
第二步：系统设计
将设计的系统落实到纸面上，撰写系统三大文件：战略目标、经营总则、工作程序。作者说：
未被写下来的指令是风中羽毛。
- 战略目标。所有决策都要遵从它，精力和资源也要倾注其上。我理解这里要回答的是：「什么对我来说是重要的？」
- 经营总则。根据自己的性格和偏好制定，将其作为后续的决策依据和行为指南。我将这里的经营总则理解为回答「我是一个什么样的人」。我觉得经营总则可以体现不同的价值观，原则之间难免会有取舍先后，想清楚这点，便可省去很多纠结。作者举的例子是：依据其经营总则里的一句「只提供质量超群的服务」，便决定停止将销售移动电话作为附加业务时，从而保证服务的高质量，并简化产品组成。我举个生活中的栗子：如果将自己定义为一个重情义的人，那么也大可不必因为帮朋友而错过了喜欢的演出感到遗憾。
- 工作程序。将环节中的每一道程序写下来，并进行初步调试，通过模拟推演考虑设计是否合理、环节衔接是否流畅。成文的工作程序不仅可以用于自我系统迭代，还可以分享出去提（zuo）高（ge）团（shuai）队（shou）效（zhang）率（gui），或者像少数派上的各位大佬做成完整的 workflow 惠泽众生。
第三步：系统维护
区别于系统优化，这里的维护主要指保证系统运转、防止系统崩溃的行为。情绪或体力低潮期更容易意志薄弱，导致个人系统崩溃。
比如作者的个人维护系统之一是每天至少阅读一小时以安抚情绪。我理解的系统维护也可以是设计一种预防系统，就像取票处把验证身份证的平面设计成倾斜的，或者国外 ATM 机设定得先退出银行卡才能取现一样。如果可以借助预防机制强化习惯，便有助于系统的持续运转。
第四步：系统优化与迭代
这一步的关键是行动，通过实践反馈来不断调整系统的小细节，提升效能。有个小问题：什么时候是个头？可参考回答：
- 战略目标和经营总则要精益求精，工作程序只要完善即可。
- 与「二八法则」类似，作者提出 98% 即是完善，追求完美大可不必。（我觉得 80%-90% 也就够了，视系统重要性而定。）
- 新建和需迭代的系统数量会越来越少。
系统是一种世界观
系统就是标准化程序、项目清单和文件管理吗？
不是。
这本书其实和很多写「掌握工作和生活成功的 5 个秘诀 /10 个步骤」的文章不同，它的主要价值是提供一种世界观，一种看待问题的视角和方式。
我提炼了一下，它的基础是几种思维方式，可以启发我们站在不同角度看世界，也是拯救混乱人生的药方。
1. 设计思维：化整为零
每个庞大复杂的系统都是由一个个零碎的部件组成的。因此，如果遇到新问题，或是工作、生活混乱失调，不用眉毛胡子一把抓，只需要做自己的项目工程师，耐心分析一下系统各个环节存在什么问题，然后分而治之、逐个击破。
2. 旁观者思维：冷静剖析
好的产品经理要对产品和需求保持高度敏感，好的自我管理者也需要对自己的工作和生活保持高度觉知。就像禅宗所说的内观心法，即是将自己当做一个旁观者，细细观察自己的情绪与状态变化。2017 年诺贝尔经济学奖获得者泰勒在《助推》一书里曾经说过，我们有直觉和理性两种思维系统。很多时候我们大脑开启了直觉思维的自动导航系统，才恰恰给了我们冲动鲁莽懒惰等直觉本能趁虚而入的机会1 。因此，将自己当做一个旁观者有利于做出更理智的选择。
3. 优化迭代思维：正视挑战挫折
基于长年自我观察，我发现：过得去的坎儿就是挑战，过不去的坎儿才是困难；有所得的坎儿是挫折，无所得的坎儿才是失败。如果将工作和生活系统化了，那么所有的挑战和挫折都可以视为优化系统的契机，以这种心态看待遇到的难题，也会豁达许多。搞不好遇到挑战还有点兴奋——优化升级系统的机会来了。
4. 清晰指令思维：专注当下
作者认为，多任务处理是机器的事情，人就要按照单一顺序、线性执行。我最近也读到，认知心理学认为大脑更倾向于接受那些明确清晰完整的指令。这还与 GTD 里将事项分解为「下一步行动」一脉相承。因此，不必总时刻想着怎么盖一座完整的大楼，在用设计思维画出图纸后，专注于一砖一瓦就好了。
5. 项目思维：连点成线
专注当下并不意味着执迷于碎片，相反，从系统角度审视工作和生活还可以开启上帝视角，在每一个当下都能看到未来。佛谚有云：「做一事成一习，以一习成一性，以一性成一命」2 ，亦同此理。
生活没有快捷键。
放慢节奏，条理生活，培养耐心，以冷静、理智的心态面对和处理各种事务，不仅是「用系统来工作」世界观的基础，也是它的表现。它将潜移默化地影响我们的思维，而我们也将在这不断的系统完善和迭代中打怪升级。
系统化 ≠ 机器化
将工作和生活系统化，喜欢条理的人可能很赞同，随性的人可能会反对，觉得这样太无趣了，活得像一台机器一样。我之前一直没想明白这个问题，直到从书中获得了启发。作者反对将系统必然视为僵硬机械的框架，提出了「从刚性框架出发去冒险」的说法：
你的框架应该是一个安全港，便于日后由此产生疯狂怪诞的新想法，以进一步推动你实现理想人生。现在，放慢速度，开始建立秩序和结构。然后，从这个框架出发去冒险。
这个思路让我耳目一新，我知道了系统并不等于机器化，两者可以和谐共处，但也有了两个新疑问：
- 非僵化系统是否除了冒险还有别的体现？
- 如何从刚性框架出发冒险？
我想，系统的非僵化应该体现在两个方面：一是创新，也就是这里说的冒险；二是机动，也就是灵活的空间和余地。
系统与创新的关系
作者只是提到了系统和冒险的关系，没有进一步阐释它的实现基础。自己挖坑自己填坑，我姑且推测有这么两方面。一方面，系统文件里的战略目标和经营总则为创新提供了底线。无论形式如何创新，目标和原则仍给人以可靠的安全感，因此创新不意味着偏离方向，只是寻找另外的航线而已。另一方面，拆分环节和程序部件有利于创新。有的时候创新只是不同的元素的不同组合，因此，试着调换一下元素或者组合方式就可以给人新鲜感。
例如，我是一个喜欢以不同姿势写字的人。在将程序部件拆分为写作场景、环境类型、工具、姿势等等后，就可以玩出不同花样。坐着在房间里写乏了，可以出去散步用手机边想边写，还可以带着平板去户外写等等，不一而足，可以不断解锁。
系统与机动的关系
这一点作者没提，于是我继续填坑。机动灵活与创新相比，更倾向于留出顺其自然的余地，而不是自发设计的要素重组。我一直没想明白这点是怎么实现的，直到上周末去逛街。朋友知道，我设计了一套自我管理系统，奖励以积分兑换的方式存在，预先写在清单里，以奖励激励工作。逛街时，我发现了喜欢的耳钉，毫不犹豫地买了。
朋友大吃一惊，问我：「这耳钉没有在你计划之内的奖励清单上啊，为什么你还会买呢？」我说：「这是一种不期而遇的惊喜，完全可以属于奖励的一部分；虽然并未发挥平日里激励的功能，但我只要根据奖励的兑换原则在系统里扣除相应分数就可以了呀。」这样，就既可以维持系统运作，又留有空间和余地，给自己一个惊喜的可能。更何况，根据丹尼尔·平克在《驱动力》里对外在驱动的分析，这种未经计划的惊喜可以给人更大的幸福感3 。
系统化的适用范围
作者没有明确提出系统化的适用范围，我却对这个问题很感兴趣。那么就要回答：
- 系统化适合什么？应用范围能否拓展？
- 系统化不适合什么？
先看第二个问题：系统化不适合什么？
1. 不是什么都能系统化
系统化并不是提倡我们要变成一个控制狂。
适度的控制才是获得幸福的关键。
他进一步说明，适度控制的前提是区分可控和不可控因素。可控的，专注处理、积极应对；不受控的，顺其自然。不过，我觉得防止变身控制狂还有另一个维度，那就是清楚群己边界，控制自己的系统，尊重别人的系统，不把个人意志强加于人。
2. 不是什么都要系统化
作者自己也说了，不要制定程序处理很少发生的问题。道理很简单，犯不着，浪费时间和精力成本。
再看第一个问题：系统化的应用范围能否拓展？
1. 系统化适用于生活吗？
作者在这个问题上有前后矛盾之嫌：前面说也适用于个人生活，后面又说用于个人生活写下怎么保养体型这些太傻了。我倒觉得，兴许很多人还不能天然地有序安排好所有工作和生活事宜，用系统来设计生活并无不妥。
比如我虽然喜欢练瑜伽，但有时候还是会犯懒。我分析了去上瑜伽课过程的主要环节是：约课 → 带瑜伽服 → 上课。那么更好地保证上课频率的方式就是，提前准备好瑜伽服，一次课程结束后，趁着酸爽的感觉还在，迅速约好下次上课时间，绝不等到临时才约课。提前约课其实就是利用了行为经济学中的「默认选项」操作，利用自己懒得取消课来保障约好的课这个默认选项。类似的还有利用 Mac 开机时自动启动应用的功能，一开机就打开工作相关应用，缩短热机时间。
2. 系统的边界在哪儿？
作者承认对「整体解决方案」不以为然，提倡分离法和简单机械论。这种说法很容易把自己树成一个靶子。其实，他提倡的不过是「把世界看成一个有序的过程组合，而不是大量景象、声音和事件的混合体」。在我看来，他反对的只是想一口吃个胖子那种生吞活剥的「整体方案」，所以才要庖丁解牛。我理解他的看法，但对作者鼓励多开发循环封闭系统的说法持保留意见。
毕竟，单单声称反对整体观念会有一个隐患：很多问题无法通过一个小系统的自我迭代解决。当我们真的面对类似问题时，或许还要考虑：这个小系统的输入是由什么驱动的？这个小系统的输出又能驱动什么？这些都要与单一系统之外的事物和人关联。我们要做的只不过是先从一个小系统入手，再在迭代过程中发现系统缺陷，在更大的系统中改进罢了。
结尾：数字时代人器关系的反思
回到开头的问题，这本书对我分析和评估各种工具和应用，或者创造和改进自我系统有没有帮助呢？
有。
教育心理学中有一个布鲁姆分类（Bloom’s Taronomy），说的正是学习程度的测量维度：回忆、理解、应用、分析、评估、创造4 。先有理解，才能分析、评估，进而创造。思考系统的构建和运作逻辑，对更新自我系统的作用自不必说，而对工具分析的作用则可以体现在我对数字时代人器关系的反思上。
数字时代人和工具的关系应该是怎样的？
如果把人的工作和生活看作一个系统，站在工具的角度可以帮我们：
- 减少环节数量：尽量用一个工具解决更多事儿，促使环节之间无缝对接，减少环节切换导致的注意力损耗。
- 提升工作效率：根据不同场景和需求，设计不同的过滤条件、模板，在更短时间内出更优质的活儿。
而从系统角度来看工具，则可以帮我们：
- 简化生活：不利于优化系统的工具可以舍弃，对工具进行「断舍离」。
平心而论，从行文表达和逻辑组织上看，这本书并不能称得上是一本优秀的书，以经历和故事为主，结构非常松散，表达中还有重复和矛盾之处；但这丝毫不妨碍它的启发性。至少这次它帮助我又一次优化了我的系统，而且是底层系统，也算值回时间。写到这里，我想到，或许系统的世界观还可以帮我们树立一种新的价值意识，不利于系统优化的无论看出来多么高大上都不应该占用太多精力，而有利于系统优化的不论看起来多么不起眼也不应该忽略。
事物本身的价值应该由自己判断，不同人对同一事物有不同的打开方式，同一人对同一事物在不同时期也会有不同认识——或许是一个彩蛋了。
