对于评价工作效率，我们可以用自省式的 精力记录方法 跟踪每个时间段的工作状态与产出质量来进行，也可以使用被动式的软件跟踪工具来记录并评价我们在使用每个应用时的效率。
Timing 就是一款可以自动记录我们在 Mac 上的所有活动的应用，它会记录我们使用每个应用或网页中停留的时间，然后根据我们为每项活动预设的评价计算出每天的效率值。与其说它是一款时间记录应用，不如说它是数据分析工具。如果你长时间使用 Mac 办公，又关注每天的工作效率，我非常推荐使用 Timing。
熟悉 Timing
Timing 要比同类的记录工具复杂许多，也更加专业，因此要真正利用好这款工具，我们要花一些时间好好配置。磨刀不误砍柴工，只有将 Timing 按照我们自己的需要调教好后，它才真正为我们所用。
首先我们先熟悉 Timing 的界面。打开 Timing，我们就能看到非常复杂多样的图表展示出在某个时间段内：
- 左上角：记录的总时间（Total Time）和效率值（Productivity score），以及更加细分的图表。
- 左下角和右上角：进行的项目和任务（Projects & Tasks）。
- 右下角：我们使用的应用（Apps）及时长。
这一个界面为「总览页」（Overview）。
第二个界面「检查页」（Review），分三块列示了一段时间内的所有活动：
- 左下侧的项目列表（Projects）列示了各项活动的分类，以及每个类别的总时长；
- 右下侧应用详情（App Usage）则列示了该活动的记录规则如关键词、应用、网址、路径等；
- 界面顶部的时间线（Timeline）按时间顺序排列了我们使用的主要应用和网页情况，以流水账的形式展示了我们的一天。
第三个界面「详情页」（Details）是对每项活动详细的情况展示，它从某个应用的角度，汇总了我们使用该应用的所有详细情况，包括时间、Microsoft Word 的文稿名称、Slack 的通讯对象、Safari 的网页地址等等。
第四个界面「报告页」（Reports），可以根据各项条件设置将效率报告导出。
添加活动分类
Timing 可以准确记录下我们所使用的应用和网页（统称为活动），但是它不能准确地区分我们使用应用的目的是为了工作还是摸鱼，例如有些人可能使用微信办公，也有可能使用它进行无效率的聊天，Timing 预设的活动分类规则并不适用于所有人。因此设置 Timing 的第一步就是为各项活动根据效率类型进行分类。
根据我个人的使用习惯，参考 Qbserve，我会把在 Mac 上的活动分为有效率（Productive）、中性（Neutral）和分心（Distracting）三大类，每大类又细分为多个小项，每个小项对应多款应用或者网页。根据不同人的使用习惯，分类方式可能各不相同，但一项总的原则是，力求处理好那些效率类型明显的主力应用，而不必在不常用的且不易区分的应用的分类上花过多时间，因为一天八九个小时期间，我们打开那些不常用的应用可能不会超过五分钟，它们的数据对总体而言可以忽略不计。
按照自己的方式对活动进行分类之后。我们就可以开始在 Timing 中添加它们。首先我们删除 Timing 为我们预设的所有活动分类。Timing 默认生成一个 Sample Projects，它的分配规则可能不符合我们的需要，将整个 Sample Projects 删除，我们开始对 Activitives 进行重新分配。
随后点击 Projects 旁边的加号来新增分类。我们可以给新增的分类添加名称、分配颜色。
效率系数指标（Rating）是 Timing 中非常重要的指标，它用来评价某项活动有效率程度，我们可以直接滑动滑块将效率程度在 Unproductive（1 级）至 Productive（5 级）之间调节。
效率系数指标的设置也很有讲究，在我的分类中，Productive 类活动毫无疑问可以获得最高效率，即滑块滑到最右 5 级；而 Distracting 类活动基本上可以设置为不高效。但对于无法绝对区分效率等级的应用，可以感性地设置模糊的效率等级。例如我会偶尔使用 Mac 微信沟通工作上的事情，因此我把 🤳Chat 这项活动的效率设置为 2 级甚至 3 级；而浏览网页尽管是中性的，但工作时间会出于查找资料的目的使用浏览器，因此我把 🏄Web Browing 的效率设置为 4 级。
设置分类过程中还剩下 Keywords 和 Rules 两类，它们的作用是通过预设关键词和分类规则自动将某些活动归集到某个分类下。我不建议在设置分类时就添加关键词和规则，因为还有更便捷的操作。点击保存，我们的新增某个活动分类的操作就完成了。
设置匹配规则
接下来，我们要进行的是，让 Timing 把我们在某个实际发生活动自动记录到某个活动分类中去，也就是活动和分类的相互关联匹配。Timing 的主要通过应用、关键词、网址、文稿路径这四大信息的交叉分析来综合描述一项活动，我们进行关联匹配动作，也以这四大信息为主。
但是，我建议完成活动分类的设置之后，先花两天甚至一周的时间记录下我们 Mac 的全部活动，然后，我们再集中精力将这些活动通过关键词和规则，与活动分类进行关联匹配。
假设我们已经通过一段时间的使用，Timing 已经记录了大量的活动详情，不出意外的话，它们会出现在「检查页」 Projects 中的 Unassigned（未分配）中，这里会列示访达、Safari、Microsoft Word、Sketch、Pixelmator Pro 等等所有应用，以及访问的所有网页地址，还有文稿名称中的关键词和文稿路径。（注意下图是 All Activities）
接下来，我们就按照我们自己的活动分类，将应用挨个关联到分类中去。我们以 Microsoft Word 为例，还是在 Unassigned 页面，在 Applications 中选中 Microsoft Word，按住 ⌥Option 把它拖动到 📝Document & Writing 中去。（注意下图是 All Activities）
这时我们可以双击 📝Document & Writing 来打开它的规则，其中就会新增一项关于 Microsoft Word 应用的规则。这样只要打开 Microsoft Word，Timing 就会记录我们使用 Microsoft Word 写材料的时间，并将它自动归类到有效率的 📝Document & Writing 中。关键词、网址都可以采用这种操作，设置为某个活动的记录规则。我们一次性把一周甚至更长时间内发生的未分配活动全部关联完成，那么 Timing 自动记录能够基本上可以覆盖 90% 以上的活动了。
上面提到 Timing 通过关键词、网址、应用和文稿路径综合描述一项活动，实际上在统计时长时，Timing 也是综合进行的。当我们把某个应用移动到某个分类里去之后，可以发现跟这个活动相关的关键词、网址、文稿路径都会移动过去。总之，Timing 记录时长可以做到互斥，不会出现重复计时的情况。
记录非 Mac 活动
按照上面的操作，我们已经可以让 Timing 按照我们自己的想法，把所有在 Mac 上进行的活动都记录下来并分到相应的分类中去。那么对于非 Mac 上的活动，比如工作中常会进行的会议、临时讨论等等，Timing 也提供了简便的方式把它们添加到统计中。
当我们离开 Mac 三分钟后，当然在设置中可以调节时长，再次使用 Mac 时，在菜单栏中的 Timing 会提示让我们将这段时间手动分配到某个分类中。另外，我们也可以在「总览页」（Overview）中手动分配分类。
用 Timing 来分析你的工作效率
经过上述几个步骤，我们现在可以借助 Timing 的记录来分析每天的工作效率。
Timing 的每项活动都有活动时长和效率系数 Rating，前者为软件自动记录，后者是我们按照个人需求分配的，那么 Timing 效率值（Productivity score）的计算公式为：
例如我们花两个小时进行了一项效率系数为 100% 的活动，再花了一个小时进行了效率系数为 25% 的活动，那么它们整体的效率值为 (2×100%+1×25%)/3=75%。因此，为了使效率值更加准确，我们需要尽可能多地记录活动，并为每个活动设置相应的效率系数。
Timing 「总览页」以精美又专业的图表展示了我们的工作情况。我们可以直接看到综合效率值，按照时长排序的活动情况和应用列表，甚至每个小时的具体的活动分类。在顶部我们还可以调整时间跨度，选择任意一个时间段来查看较长一段时间内的工作效率情况，筛选、搜索等功能也一应俱全。每天早晨当你刚开始使用 Mac 时，Timing 都会给你推送一条消息回顾你昨天的效率值，你既可以检阅审视一天的效率情况，也可以检查 Timing 的准确性并及时调整。那种刚装了应用新鲜几天之后再也没打开的情况，也可以被有效避免。
利用 Timing 实时生成的工作效率值，进而筛查所有活动记录，我们就可以通过减少闲聊、娱乐来降低上班时的分心时间，提高时间利用率来提升工作效率。例如每天定个小目标，效率值要达到 80%，每周要达到 75% 以上，以此来敦促自己。
我非常推荐使用 Timing 来记录日常工作活动进而分析并提升自己的工作效率，它能
- 以非常专业友好的图表，统计分析所有的活动；
- 按照我们设定的规则和关键词将各类活动进行分类；
- 按照我们对活动的效率评价，计算出任意时间段内工作的效率值；
如果你长时间使用电脑办公，又关注每天的工作效率，不妨试试 Timing 来记录分析自己的活动情况，为提升影响工作效率找到合适方向。对于向客户提供服务并按时间计费的职业，如律师、设计师、作者等，更应该使用 Timing 自证所提供服务的效率和质量。
你可以在 官网 下载 Timing，可免费使用 14 天，试用期结束后可 付费购买 正式版（$29）、专业版（$49）和专家版（$79），Timing 也已收录进 Setapp 中。
