提到文档应用,Office 系列注定是绕不过去的话题。得益于其全面的功能,Office 不仅是 Windows 用户的装机必备,也出现在很多 Mac 用户的应用列表中。不过,与功能全面相对应的,Office 的工具栏(也称「功能区」)也相对复杂。对于普通用户来说,工具栏上的一些按钮或许难以用到,但它们却在工具栏上占用着空间。这不仅让工具栏变得拥挤,也不方便我们在使用时找到所需要的功能。本文将会介绍三个技巧,帮你简化 Office 工具栏,让它使用起来更加得心应手。
使用「快速访问工具栏」
快速访问工具栏,可能是存在感相对较低、很多人未曾使用的一块区域。它提供了功能区之外的又一个选择。位于窗口最顶端的左侧的快速访问工具栏,相比工具区更为简洁灵活。你也可以根据需要,调整快速访问工具栏中的功能。
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在「偏好设置-功能区和工具栏-快速访问工具栏」中,你可以自行选择将哪些功能添加到快速访问工具栏。只需要选中需要的功能,点击「>」,即可将它添加到快速访问工具栏中。
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Office 会默认为你显示「常用命令」中的功能。如果你希望完全替代功能区,可以点击「常用命令」,将它切换为「开始」、「插入」、「设计」等功能区的选项卡,然后将需要的功能添加进去。当然,如果你希望将快速访问工具栏作为功能区的补充,也可以在「不在功能区中的命令」这一部分中选择功能。这一做法对 Windows 和 macOS 平台的 Office 均适用。
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对功能区做自定义
此外,如果你是 Office 365 的订阅用户,你还可以对功能区进行自定义,取消显示一些使用频率较低的功能,让你的工具栏更加简洁。
打开「偏好设置-功能区和工具栏-功能区」,类似对快速访问工具栏的调整,你可以选择将哪些功能添加到功能区。对于使用频率较低的功能,你可以在右侧选择后,点击「>」即可将它从功能区中移除。不过,根据 官网 的说明,这项调整只适用于 Office 365 的订阅用户,而 Office 2016 则没有这项功能。
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用 Keyboard Maestro 代替工具栏
除了上述的两个方法,如果你使用 Mac ,还可以借助 Keyboard Maestro 制作更为个性化的工具栏,完全替代 Office 的功能区。作为 macOS 上一款强大的自动化工具,Keyboard Maestro 可以为 Office 创建一个悬浮工具窗 ( Palette ),让我们在其中添加动作,从而覆盖所需要的功能区的功能。如果你还不了解 Keyboard Maestro,可以查看少数派之前的文章:
本文以 Microsoft Word 为例。打开 Keyboard Maestro Editor 后,我们先为将要创建的动作新建一个组。点击「Groups」页面下方的「+」,新建一个组并命名为「Word」。
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由于这是一系列专为 Word 设计的功能,我们不希望这个悬浮窗在其他应用的页面中出现。点击右侧界面的「Available in all applications」,将其更改为「Available in these applications」。在保证 Word 在运行中的情况下,点击下一行出现的「+」,将 Word 添加进去。
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经过这样的设置后,只有当前运行的是 Word 时,悬浮窗才会出现。不过,如果你仔细考虑,我们只有在打开着文档的情况下,才会需要工具栏,而经过刚刚的设置后,只要 Word 是当前运行的应用 ,不管还有没有打开着的 Word 窗口,悬浮窗都会存在。比如,当你关闭了所有 Word 的文稿后,虽然 Word 的窗口已经关闭,但是系统顶端的状态栏会告诉你,现在正在前台运行的依然是 Word,那么悬浮窗就依然会存在。
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为了解决这一问题,我们点击下一行的「Available in all windows」,更改为「Available when a focused windows exists」。这样,只有当 Word 存在正在工作的窗口时,悬浮窗才会出现。
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完成上述步骤后,我还希望悬浮窗的显示能够更进一步。与其让它始终出现在视线里,不如为悬浮窗设置快捷键,让它只有在需要的时候出现。
为了实现这一效果,我们将下一行的「Always activated」更改为「Show a palette for one action when」,然后勾选出现的第一行,并为这一悬浮窗设置快捷键。这样,只有当你在 Word 运行的窗口中按下设置的快捷键后,悬浮窗才会出现。我建议同时勾选「Place Palette under mouse」,这样,悬浮窗将会出现在你的指针下方,更方便你的点选。
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这样,我们就通过对组的设置,完成了悬浮窗的自定义。接下来,我们要向悬浮窗中添加功能。在 Keyboard Maestro 中,这样的功能被称为 Macros ( 宏指令 )。
点击「Macros」页面下方的「+」,创建并命名第一个宏指令,本文以较为简单的「剪切」为例。
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点击「Triggered by any of the following:」下方的「+」来创建触发方式。在这里我们选择「The global macro palette entry is clicked」。这样,这一指令就会在我们点击悬浮窗的相应动作按钮后触发。
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在宏指令的功能设置上,我的思路是通过 Keyboard Maestro 来模拟点按菜单按钮,从而实现功能区中的功能,完成对文本的编辑。因此,我们点击「New Action」前的「+」创建动作,在「All Actions」中搜索并选择「Select or Show a Menu Item」,然后双击它来添加该动作。
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在「Select menu in」之后,选择「Microsoft Word」,点击后面的「Menu」,依次选择为「Microsoft Word-编辑-剪切」,这一个宏指令即创建完成。这样, Keyboard Maestro 就会在这一宏指令被执行时,模拟点按菜单栏中的「剪切」,实现相应的功能。而对于其余的功能,你也可以找到它们在菜单栏里的位置,然后依照上述流程添加。
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这一系列工作完成后,你制作的悬浮窗应该类似下面的左图所示。不过,在进一步的调整后,我使用的悬浮窗则像右图那样。根据 Office 系列不同软件的主题色,悬浮窗的主题会变为相应的颜色,并且呈半透明的显示状态,宏指令的图标也会与应用匹配。我将在下文介绍如何实现这一效果。
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在对组进行设置时,我选择了通过快捷键进行触发。你会注意到,这时编辑界面下方出现了名为「Palette Style」的模块。
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点击打开后,你可以在这个界面对悬浮窗的外观做进一步的设定。对于 Word 中的悬浮窗,将主题改为「Signpost」,并在它的右侧滑动调节它的透明度,就可以让悬浮窗更符合 Word 的主题色,也更为美观。
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对于 Excel 中的悬浮窗,可以设置主题为「Evergreen」。不过, Keyboard Maestro 并没有适合 PowerPoint 的默认主题。为了解决这一问题,我设置了一个自定义主题。在终端中输入:
defaults write com.stairways.keyboardmaestro.engine CustomPaletteTheme "12,80,77, 0,0,100, 12,70,87"
这一命令的作用是对 Keyboard Maestro 的「Custom」主题进行更改,其中最后三组参数,分别是背景色、文字颜色和被选中后的高亮色的 HSB 值。如果你希望进行更改,只需要将参数调整为所需的颜色的 HSB 值即可。
然后,在 Keyboard Maestro 中,将主题设置为「Custom」,就可以获得这个比较符合 PowerPoint 主题色的主题。
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而在添加宏指令后,双击下图圈出的图标位置,即可打开图标选择界面。
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在图标选择界面,选择「Application」,找到相应应用的图标,点击更改即可。
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实际上,这一种方法不止适用于 Office。我们还可以将它推广到 Photoshop 等众多软件。只要你觉得它们的工具栏较为复杂,都可以用上文中的方法通过 Keyboard Maestro 来进行简化,从而获得自定义的、更方便好用的工具栏。
你可以在 这里 下载 Keyboard Maestro。
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