用 Notion 重新捡起GTD —— 读《软技能》有感

📖工作流概览

工作流概览
工作流概览

5月23号在「少数派」阅读了也谈钱写的《软技能——一本写给程序员的生存指南》。文中提到了作者John Z.Sonmez利用看板对一周工作进行规划,也谈钱则结合「Notion」的看板功能对作者的方法进行了一定修改,形成自己的工作流。

于是,有感而发,又捡起了许久未动的GTD,根据二位的方法,结合以往踩过的坑,重新梳理了一套适合自己的工作流。一周执行下来,不像以往的尝试半途而废,反而减轻了焦虑,顺利地完成本周工作。

💪过往的尝试

Omnifocus
Omnifocus

第一次接触到GTD时,像玩游戏王抽到了青眼白龙卡一样,仿佛掌握了神兵利器。于是,迫不及待地上知乎、上少数派、上豆瓣,搜集各路大神打造的「Omnifocus」工作流,随之改造了一套庞大不失条理的体系。似乎人生巅峰就在眼前,可迎来地却是耗费大量时间在维护体系上,标红的事项越来越多。一个本应帮我提高效率的软件却消耗了我大量时间。于是,弃之。

提醒事项
提醒事项

大道至简,工具只是辅助手段。最重要的是互通,及时提醒。偶然间,阅读了「知乎」的一个答案,了解了苹果生态下如何高效地工作。没有了青眼白龙卡,还有混沌战士!既然因为耗费在体系上的时间过多,这回打造一个极简的体系总该高效了吧?

  • 将具有固定时间的事件填入「日历」,如会议、需求上线
  • 将「提醒事项」分成3个列表,『在公司』、『在外面』、『在家里』,将每件事只做一个场景分类,剩下的依据判断去执行

最后,事项无法细分,任务越积越多,放弃。

使用过的软件
使用过的软件

尝试过的软件、方法很多,最后因为诸如“任务无法细分”、“体系庞大导致的维护时间长”、“剩余任务堆积过多导致的焦虑感”、“软件界面丑”等放弃,又重新回到了『无序工作状态』。

像往常一样,每日刷新「少数派」网站。《软技能——一本写给程序员的生存指南》,一篇似乎跟自己无关的文章映入眼帘,犹豫再三,还是点击了,居然抽到了黑暗大法师。

🌈新工作流

正如文章头图,我的新工作流是:记录(提醒事项 / 日历) ➡️ 看板(Notion) ➡️ 执行(全屏 / JustFocus)

  1. 手机、电脑随时打开「提醒事项」,记录任务。
  2. 在「Notion」内,每周日规划一周任务,每晚新增、调整当周任务。
  3. 每天执行时,将App全屏工作,并打开「JustFocus」记录时间。

工作流详解

Working Tasks
Working Tasks

下面将结合时间点,详细讲讲具体的执行过程。

⏰每周日晚

  1. 根据罗列在「备忘录」的所有工作,规划本周工作的大方向。
  2. 根据方向,将「提醒事项」中符合的详细工作内容填入『Working Tasks』,并补充完整信息,如事项的重要紧急程度、责任人、预估耗时等。

⏰每天10点

  1. 打开「Notion」,将今日工作内容拉入『今天』看板。

⏰每天10 - 18点

  1. 按照『今天』看板的任务顺序严格执行。工作时,进入全屏幕并打开「JustFocus」记录时间,采用的是『55/12』的模式。
  2. 完成任务后,修改任务实际耗时,移入『已完成』看板。
  3. 若有突发任务,先判断截止日是否今天,不是则记录到「提醒事项」;是今天,则修改『今天』看板的任务。
  4. 在18点前完成当天任务。

⏰每晚22点

  1. 从「提醒事项」挑选符合当周方向的任务,添加到『Working Tasks』中。
  2. 写日记,记录今日成果。目前采用的模板是记录『今日成果』和『今日不足』。

⏰每周日20点前

  1. 输出本周成果。

看板详解

我的个人看板与也谈钱和John Z.Sonmez一致,由『周一到周日』、『今天』、『已完成』三大块组成,下面讲下不同之处。

  1. 如名称『Working Tasks』,只有工作任务。工作已经很累,何必让生活来增添烦恼。
  2. 周六和周日合并成『周末』。周末就让自己活得放肆点。
  3. 规划时,每天只安排3件事。因为在当日工作时必定会有突发任务。
  4. 元素详解:
    任务详情页
    任务详情页
    * 任务标题:填入具体可执行『动作』,若为一个项目,则拆分成多个子任务,再在任务中细分动作,如任务『完成《主播内容优化指导手册》』
    * Optional Due Date:根据实际情况,选择添加任务截止日期和提醒时间。如一项任务(需要与他人协作)需要在周二做,周五截止,我会将任务拖到『周二』看板,将截止日期设为周五。完成自己的部分后,将任务拖到后面的看板待提醒他人
    * Tags:按照重要紧急程度划分为四类『重要且紧急』、『精力充沛长时间』、『️️️紧急』、『️️最后做』。因为在规划任务时已经考虑了任务场景、近期安排,且只有工作任务,所以按照紧急重要程度划分,只需按照任务顺序执行即可
        * 🔥🔥🔥重要且紧急:当日最重要的任务,只有一项
        * 🔥🔥精力充沛长时间:能够有大块时间去完成的任务
        * ⚡️⚡️紧急:突发任务
        * ⚡️最后做:可以被滞后的任务
    * Assignee:该任务相关负责人。此举例任务之所以没有我所在组别,是因为我把该任务视为工作外任务。对于工作任务,均会添加『Team』,即负责人所在部门
    * Time Consuming:任务预估耗时,以番茄钟记录,1个=25分钟
    

为何成功

跟以往半途而废不同,这套新工作流让我坚持了下来,并且很好地完成了本周工作。那么,具体又是如何做到的呢?

  • 消除焦虑感

以往使用「Omnifocus」时,很容易就陷入其中,往往沉浸在其『项目』和『上下文』的Tab切换上,不断地去判断该任务的场景、负责人,导致未完成任务越来越多,于是产生焦虑。
而「Notion」的看板用颜色和字体做区分,打开之后能够清楚明了地得知该任务的全部信息,仅消耗极少时间,只需严格执行当前任务。

  • 专注地执行

文中数次提及,“进入全屏幕工作,打开「JustFocus」记录时间”,为的就是能够专注地执行当前任务。仔细回忆,你就会发现,很多时间是耗费在被同事或者自己的一次讲话上。
Mac进入全屏幕工作后,消息通知会被隐藏,于是你能够专注地执行当前工作。跟传统25分钟的番茄钟模式不同,我采用的是『55/12』的模式,避免在刚进入状态的时候就被打断,在55分钟后必须强行打断,避免精力的过度消耗。最后,你需要一个耳机,就算是只戴着都好,这样别人就会尽可能地少打扰你。
采用这样的模式,也许会有人想,“万一有什么紧急消息没有回复怎么办”,相信我,如果真的很急,他们会来你座位的。

  • 细分任务

「Omnifocus」对于我来说有个缺点是,将一个任务细化后,首先得判断是平行还是顺序,然后执行过程中,还会被母任务吸引注意力。「提醒事项」则无法细化任务。而「Notion」的看板则很好地解决了这两个问题,我可以在『任务详细信息页』再细分任务。这样,在我知道子任务时,只需看看板的任务标题;在我忘记子任务时,打开『任务详细信息页』查看即可,减少了在规划和执行任务过程中的精力和查看时间的消耗。

  • 整合零散任务

这个很多大神都有提过了:避免将时间切成零碎时间。比如可以把查看邮件和回信息放在一起。

其他补充

公司日历
公司日历

  • 日历的使用

在工作流的开头部分,提到了用「日历」记录。对于日历的使用,我是这么处理的:如果某项任务具有明确的截止时间的属性,那么我会将它放到日历中,而非看板中。
「日历」专设了一个『公司日历』,只用来填写工作内容相关的事件。事件会补充责任人信息、截止时间(如果是一天则默认全天)以及其他信息。
于是,每天早上9点钟收到推送后,在上班路上就能对今天有个大致了解。去到公司后,再打开「日历」,追踪事件确保完成。

  • 计时的思考

对于是否要严格用软件去执行番茄钟,我个人的看法是依据工种。

  • 对于可以全天坐在电脑前,无需与他人有太多交流的工种,可严格执行
  • 对于全天需要不断地跟人交流的工种,没办法执行
  • 对于有一定块时间数量的工种,可视具体情况执行

我的工作是运营,所以在执行过程中,没有过于强烈的愿望一定要开启每个番茄钟(这也是以前带来焦虑的原因之一),因为有的时候会被一些特别重要的事情打断,或者忘记开启番茄钟,番茄钟就会失效。所以,真正要做的是,在开始前看一眼时间,然后根据上文『专注地执行』部分去工作,对时间有个把握就足够了,不用刻意地去强求。慢慢地,你对时间的把握会越来越准,也能全身心地投入当前任务。不过前期还是要尽量多开启番茄钟,有助于对时间的把握。

🌞阳光如此明媚

为了逼迫自己更加专注地执行当天任务,该工作流还有2个小设定是:

  1. 18点前完成当日工作。
  2. 未完成,罚10块。

在新增重要且紧急的任务的情况下,一星期的实际成果是4天超时,1天在17点半的时候完成,全周工作完成。(亏了整整40块呐!)

虽然并没有完美地完成所有设定,但是这套工作流让我找到了一个乐意执行的新方法,并且也对自己的实际工作精力、时间块的数量、时间段的选择有个准确的把控(看「JustFocus」的番茄钟记录分析),这样就能对未来的工作进行更准确的资源分配,以达到“高效”状态。

🤔两个小疑惑

看完文章后,我去看了《软技能》这本书,在执行过程中有两个小疑惑:

  1. 采用定额工作法的过程中,任务冲突时如何解决,比如12点前睡觉和每天读一小时书都没完成,而现在已经11点半了。我会判断哪个任务更重要,择其一。最终的解决方案是避免这种情况发生。你们呢?
  2. 在番茄钟未结束时,突然想起来一件事要不要记录?会出现这种情况,说明还不够投入。我的解决方案是立刻记录到「提醒事项」里,避免遗忘或者回忆时间较长。你们呢?

最后,以上任何软件都有其优劣处。工作流生效的前提是符合个人需求,因此万不可照搬。最重要的是:

动起来,去做!


📝后记

新的一周开始了,继续按着流程走,改进了一个地方:

  • 完成任务后,保留预估番茄钟,在后方补上实际番茄钟,以便下次安排任务时能够更准确地预估时间

预估番茄钟 / 实际番茄钟
预估番茄钟 / 实际番茄钟


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