Things 3.5 更新详解:优化 URL Scheme、支持 Zapier、批量创建新任务

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在不久前的 3.4 版本更新中,任务管理工具 Things 为我们带来了强大的 URL Scheme 支持,让自动化更进一步。通过 addshow 和 search 等指令,实现了 Things 与其他应用的无缝衔接。

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而在本次的 3.5 版本更新中,Things 没有什么大动作,更多的是对之前功能的修修补补,但是这些细微之处的改动让 Things 的用户体验更上了一层楼。

本文将通过 Things 在自动化导入/移动两个主要方面的提升,来介绍本次 3.5 更新的内容,其他次要的内容将会在文末集中简述。

自动化

得益于 3.4 版本的更新,Things 的自动化基本可以用 URL Scheme 来实现,在此基础上,Things 在 3.5 版本中又加入了一个新的指令:update。另外,Things 与 Todoist 等 GTD 应用在自动化上最大的区别是 Things 不支持 IFTTT 这类网络自动化服务平台,而在最近这个版本中 Things 开始支持 Zapier,也算是弥补了这个遗憾。

URL Scheme 新指令:update (更新)

首先,我们来看一下 update 这个指令对应的 URL Scheme 格式。以更新某条待办事项的开始日期为例:

things:///update?auth-token=**************&id=049FB39E-6F6D-44A8-ABFB-4CD341961F15&when=today

在更新待办事项的 URL Scheme 中,id 和 auth-token 1 这两个参数是必须有的,且参数后面的值是固定的,也就是说你只能更新某一条已经存在的待办事项。

说实话,第一眼看到这个指令,我的第一反应是想到了 DEVONthink、Evernote、Bear 等笔记应用中的 append 或者 add-text 指令,这些指令有非常清晰的应用场景,而 Things 的这个 update 我却一时难以找到需求点在哪儿,因为我不明白一个已经创建好的、有明确目的的待办事项为什么需要不停地更新。

事情的转机在于我跳脱出了待办事项这一束缚,如果 Things 中的待办事项不是一个简单的待办事项,而是一条以笔记为基础的待办事项,那么 update 这个指令就顺理成章地有了它的应用场景。

场景一:更新待办事项中的备注

如果你的 Things 中有一条截止日期非常久远,或者开始日期设置为「某天」的待办事项,那么你可能需要长期关注并更新它。

举个例子,我有计划未来的某一天去欧洲游玩,所以我需要提前办理申根签证,于是我在 Things 中创建了一条名为「申请申根签证」、开始日期为「某天」的待办事项,在备注中我填入了 TLScontact 上申请签证的网址。

过了几天后,我决定选择杭州的受理中心递交我的签证材料,于是我要把杭州签证受理中心相关的网页和信息添加到「申请申根签证」这条待办事项的备注中。

例子中使用的 URL 如下,其中参数 auth-token 后面的内容做了隐去处理,参数 id 后面的内容请更改为你自己的选择,prepend-notes 后面的内容可以填入自己想要的内容,此处的 notes 指代 Workflow 中的变量:

things:///update?auth-token=GNxc5MSASeW9AX6qdqfAGQ&id=61ACE2D8-6F92-4DBA-BCFE-F08F8B0C5DE1&prepend-notes=notes

在这个例子中,我使用了 prepend-notes  这个参数,当然你也可以使用 append-notes,唯一的区别是添加的备注是位于原有备注的开头还是结尾。如果你直接使用 notes 这个参数,待办事项中的备注将会被全部替换。

应用场景二:更新待办事项中的清单

Things 中的待办事项可以添加清单,所以非常适合用来做购物清单、阅读清单、观影清单等。

举个例子,我每周末都去超市采购一次,所以我在 Things 中创建了一条名为「超市购物清单」的待办事项,开始日期和截止日期都设置为本周日。

那么在周末之前我一旦想到需要购买的物品,都可以添加到这条待办事项中。

在例子中的 URL 如下,其中参数 auth-token 后面的内容做了隐去处理,参数 id 后面的内容请更改为你自己的选择,prepend-checklist-items  后面的内容可以填入自己想要的内容,此处的 list 指代 Workflow 中的变量:

things:///update?auth-token=GNxc5MSASeW9AX6qdqfAGQ&id=61ACE2D8-6F92-4DBA-BCFE-F08F8B0C5DE1&prepend-notes=notes

值得注意的是,prepend-checklist-itemsappend-checklist-items 和 checklist-items 之间的区别,与上一场景中三个参数之间的区别是相同的。

除了上文例子中提到的参数,update 指令下的参数还包括 deadlineadd-tagscompletion-date等,但是因为受限于应用场景,我并不推荐大家使用这些参数。当然,如果你找到了适合自己的使用场景,你可以直接前往 Things 官网的 Link Builder 直接生成相应的 Things URL,或者阅读《众望所归的 URL Scheme,让自动化更进一步:Things 3.4 更新》来获得相应的使用方法。

适配自动化工具 Zapier

Things 官方并没有浓墨重彩地宣传 3.5 更新中增加的对 Zapier 的支持,但是我认为这可以说是又多了一个从 Todoist 转投阵营的理由。借助 Mail to Things 功能,Things 也打通了网络自动化服务,这对于效率达人们来说非常重要。

Zapier 官方推荐了 10 个 Things 相关的 Zap 2 ,我选择了其中的两个来展示一下效果。

Trello → Things:通过这个 Zap,Trello 里任意一个看板创建的新卡片都会自动在 Things 中创建一个对应的待办事项,而卡片中的描述会成为待办事项的备注。

Gmail → Things:通过这个 Zap,Gmail 中打上星标的邮件会自动在 Things 中创建对应的待办事项,这样一来就可以快速分发邮件,达到任务管理的效果。

除了官方推荐的 Zap,你也可以使用其他服务,如 Airtable、Twitter、Google Drive 等,打通它们与 Things 的连接,创建属于自己的专属 Zap。

导入与移动

Things 3.5 更新在待办事项的导入与导出方面的体验有了很大的提升。通过粘贴和拖动这两个常规的动作,Things 可以方便地创建新的待办事项。而两种不同的待办事项的移动方式,也全面与 Finder 中对文件的原生拷贝操作接轨。

导入

除了通过 URL Scheme 来传递文本内容,Things 现在还支持了通过智能解析剪贴板中的内容来创建新的待办事项。

待办事项批量创建:现在只要把多行的文字粘贴到 Things 中,每行的文字就会自动创建为一个待办事项,非常简单高效,而之前这个动作需要通过 Darfts 或者 Workflow 配合 URL Scheme 来完成。

你所要做的就是:

  1. 复制多行文本;
  2. 打开 Things;
  3. 在任意列表中点击右上角的 ∨ 按钮;
  4. 选择「粘贴」即可。

自动识别备注:如果你没有直接在列表中粘贴多行文字,而是在一个空白待办事项的标题中粘贴,那么这些文字中的第一行会被自动识别为标题,剩下的部分会被识别为该待办事项中的备注。

而在 Mac 上,通过 Drag & Drop 导入待办事项更加便捷。你可以直接从 Safari 拖动网页到 Things,从邮件拖动电子邮件到 Things,从 Finder 拖动文件到 Things 等等,Things 都会直接创建一个相应的待办事项,备注中还包含了可以直接打开被拖动文件的跳转链接。

移动

之前在 Things for Mac 上,移动一个待办事项可以通过直接拖拽或者界面下方的移动菜单来实现,效果就只是从一个列表转移到了另一个列表。现在通过拷贝这个动作,你可以自由地选择两种不同的移动效果。

保留原待办事项:复制一个待办事项后,如果你使用键盘快捷键 ⌘Command + V 粘贴到其他列表中,那么原先列表中的待办事项依旧保留。

不保留原待办事项:复制一个待办事项后,如果你使用键盘快捷键 ⌘Command + ⌥Option + V 粘贴到其他列表中,那么原先列表中的待办事项将被移除。

其他贴心的更新内容

除了上面讲到的可能会涉及到工作流改进的更新内容,Things 在 3.5 版本中还有以下这些非常贴心的更新:

  • 责任区域可折叠。有很多人在单个区域群组下有很多项目,这样在列表显示中就会影响到其他区域中项目的显示。通过折叠区域这个功能,你可以隐藏不常用的区域,把宝贵的列表空间留给重要的区域。
  • 改进的标签功能。首先 Things 支持了在 iOS 上的搜索功能中直接搜索标签,并且会显示所搜索标签嵌套下的所有子标签下的待办事项。其次,Things 重新支持了对「无标签」的筛选。
  • 全方位的链接检测。如今在 Things 中的任意位置,链接都能被检测到,也就是说都可以直接点击跳转。
  • Things 在 MacBook Pro 的触控条上的选项现在可以自定义了。

> 更多关于 Things 的文章,尽在专题:任务管理,从 Things 开始 ☑️

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