如何开一场高效的会议?

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注:本文所讨论的会议,主要指小规范、议事性的会议,不包含大型的、非议事性的会议,如员工大会等。

只要你不是独立工作的自由职业者,在工作中就不得不面对会议。面对面的沟通,有着即时通讯工具和电话语音无法替代的魅力。从本质上来说,它传达信息的方式更加高效,信息量也更加丰富。相比起在微信上你一言我一语,面对面的交流不仅仅可以快速地得到反馈,并且除了文字之外,你的声音、语气、姿态同样在传递着信息。

然而,许多人也同样讨厌会议。冗长的节奏,即兴的跑题,敌对的氛围,模糊的结论……这些都让会议要不然变得漫长而无效,要不然变得沉闷而无趣。那么,如果才能开一场高效的会议呢?少数派这里有一份指南,从会前、会中、会后三个阶段,教你如何开一场高效的会议。你可以把它当作一份检查清单,每次开会时,对照一下每一项是否做到了。

会前:明确目标,普及信息,精选人员

一场高效的会议,一定有着充足的准备。不要小看了这一点,在许多会议上,参会人并不知道目标是什么,而被匆忙地拉进一场会议,这时候既没有准备好发言的内容,也不清楚具体的议程,自然就慢慢陷入了鸡同鸭讲的无效沟通之中。那么,会前我们需要做好哪些事情呢?

确定会议的目标

在 Facebook,扎克伯克要求所有人在开会前,都先想好一个最基础的问题:本次会议的目标是什么?在他看来,会议可以分为两大类:决策型会议、讨论型会议。前者必须输出一个明确的决定,如项目评审会、预算审批会,而后者则可能是召集所有人一起讨论问题,共享信息,如晨会、头脑风暴、项目沟通会等。

在开会之前,就应该想好,这次会议最终希望输出的结果是什么,是一个决定,还是一系列可行的方案,或者,是需要所有人关于项目达成某种共识。

选择合适的会议类型、场地与时长

一旦确认了会议的目标,其实就间接确定了会议的类型、场地与时长。不同类型的会议,有不同的开法和场地选择。

例如,如果是一次头脑风暴,那么就应该选择气氛相对轻松的会议环境,最好有沙发、白板和一些零食,以调动每个人的创意思维。

而如果是一次进度沟通会,需要各方互通一下当前项目的进展,自然这样的会议应该保持精简,可以选择一个不需要座位的小房间,所有人站着开会。Facebook 的研发经理也喜欢把这样的会议安排在临近午饭前的时间,这样所有人都会希望尽早高效地结束会议,不影响自己的午餐时间。

同时,针对决策类的会议,许多科技公司的高管都分享过,保持会议有效的秘诀之一就是简短,人的注意力和精力都是有限的,曾在雅虎、谷歌担任高管的 Marissa Mayer,她要求会议尽量保持在 5-10 分钟之间,快速讨论,快速决策。

准备议程

一无所知地走进会议室是不负责任的,这要求所有参会者提前知道会议的议程与背景资料。作为会议的组织人,制定议题是一项非常重要的责任,它要求我们准备如下事项:

  • 会议的时间、地点、参与人;
  • 本次会议希望达成的目标;
  • 当前已经掌握的背景资料和信息;
  • 将会议的几项重要议题列成一个清单;
  • 针对每项议题,提供当前已有的方案、决定或要求每个人针对议题做出的准备;
  • 针对每项议题,预估所需要的会议时间;

提前准备好这些信息后,至少提前 24 小时把它发给参会的人,并要求每一个人在参会前阅读,并做出相应的准备。

Office 中就有许多可用的议程模板

只邀请必要的人

无论是 Apple、Facebook 还是 Google,这些公司对会议都有一个共同的要求:小规模,只邀请必要的人。2011 年 Larry Page 回归谷歌重新出任 CEO 时,甚至要求每个会议最多不超过 10 个人。Steve Jobs 在开会时,如果觉得你是多余的,甚至会把你从会场中赶出去。亚马逊的 CEO 则要求每场会议的人数,订两份批萨就够了。

会中:高效沟通必备的三个技巧

在会议正式开始后,这三个技巧,可以保持一场会议高效地进行。

角色扮演:掌握职责

成功的会议需要角色扮演,每个人各司其职。一般来说,主持人、记录者、决策者都是几个常见的角色。

对于主持人来说,最重要的工作就是维持秩序。你需要制定会议发言的规则是什么,并在合适的时机进行干预。例如,发言按照什么顺序,每个人发言是否有时间限制,在哪些环节不要打断或评价他人的想法等等。随着会议的进行,跑题、陷入僵局、激烈的争吵,都是一场会议可能会出现的情况,主持人一定要表现出掌控力,对这些情况进行处理,例如,在争论不休时,及时地叫停所有人,并用表决、决策人拍板的形式等方式来有序地推进会议。

记录者的工作主要分为两个部分,一个是记录当前会议讨论的内容和决定,以在会后形成会议纪录发给所有相关人。此外,在会议过程中往往会涉及到新的议题或新冒出来的待讨论事项,记录者也应该对这些「节外生枝」的内容进行归纳总结,以在会后决定是否需要另行讨论。

决策者需要保证对于所有人来说,会议输出的结果是唯一的。在缺少决策人的时候,各方都会觉得自己更占理,自己的方案更优,最终要么僵持不下,要不各怀心思。决策者的存在,不仅仅是做出决定,更是统一所有人的认识,以确保在会后大家往同一个方向走。

除了这些常规角色外,你还可以根据实际需要增添。比较有意思的是,在亚马逊,会议室里被要求摆上一张空椅子,充当顾客的角色,以提醒所有参会者在做任何决定时,都不要忘了从顾客的角度和感受出发。

计时器:掌握时间

前面提到了,在会议前就应该对每一项议题制定合理的预估时间,并在会议过程中严格遵守,以防止无限制地拖长会议。

计时器是很重要的工具,相比起用手机上的计时器 app,准备一个实体的计时器可能更好。一方面,实体的计时器可以摆放在会议室内明显的地方,所有参会者都能直接看到。另一方面,实体计时器可以有更醒目的外形和响亮的提醒响铃。

宜家的奥格宁计时器,以及 Time Timer 是许多人的最爱。后者是 Google Ventures 的合伙人 Jake Knapp 推荐的计时器,表盘上红色的区域会随着时间的流逝而逐渐减少,更让参会人有时间的紧迫感。

议题清单:掌握进度

还记得在会前准备好的议程吗?在实际开会时,把它制作成一份检查清单,每讨论完一个议题,就打一个勾,这是 Facebook 的 COO Sheryl Sandberg 的建议。一方面,确保每一个议题都已经有了一个明确的结果;另一方面,如果你提前勾完了这份清单,就让会议提前结束。

会后:有结论,有责任

尽早发出会议记录

在会议结束后,尽早发出会议记录。由于这份记录主要是由记录者一个人整理的,它可能会有遗漏,可能会使用了对方不熟悉的表达,可能会有错误的记录……尽早将会议记录发给所有相关人,可以让其它参会者审阅,以提出问题或作出补充。

分配到责任人

Steve Jobs 会在会议结束后,将任务指派给每一位责任人。这也往往是决策者的工作,不仅仅做出决定,更要负责落实决定的执行。

在现实中,我们往往看到邮件里的会议记录,写满了各个结论,却没有明确的责任人,从而导致后续的推诿和扯皮。会议的记录者也有必要及时和决策者确认,在会议记录中,直接标明每项决定和执行事项的负责人,让所有相关人清楚后续的行动和责任人。


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