编注：这是 Things 系列文章的第三篇，你可以点此阅读 第一篇 和 第二篇。
一个简单的开始
「想到了就记下来」、「好记性不如烂笔头」，这些耳熟能详的说法想要变成自己的习惯，还得有个主观能动的过程。开始阶段传统的纸笔绝对是最有效的途径，电子产品多少会有些门槛，面对稍纵即逝的想法，或者和同事们正在一起开会，写在本子上反倒是更高效和务实的方式，回头再整理到电脑或者手机里。所以，如果你刚接触时间和事务管理，从纸和笔开始吧。
一直以来，个人都觉得便签是个非常好的东西，大多数人也很能接受从便签开始的事务管理方式， 不抵触是很重要的一步 。回顾过往的工作经历，很多同事的事务管理习惯，也都是从一盒小小的便签开始的。公司大环境里电脑一配备，基本上交流群、邮件、IM 一应俱全，但是不管是团队还是个人，没有适当的氛围和大家有意识的推动，不太可能由电脑里衍生出好的协作办法，我们看到的好的模式都是「别人家」的。
重要的事，值得互动的事，在发过邮件后，顺手写个便签贴到他（她）的电脑上，这种潜移默化式的推动和沟通方式会相互影响和传播，自然而然的大家对把事情记下来、保留痕迹、如何措辞、如何判断留存价值都会形成概念和合作默契，文档交流的主体其实还是电子化的渠道，但是几张便签或许能起到画龙点睛的作用，把事务管理的习惯带动起来，也丰富了彼此间的协作和互动。
便签除了不能同步以外，很多场景反而更有人情味。刚开始面对梳理和处理一堆事务的职场新人们，你完全可以主力就是便签，下班前清理一下桌面，没有保留价值的扔到废纸篓，有必要保留痕迹的，录入到手机里或者拍个照片。如果担心和自己的「美拍」混在一起太乱，可以选择这些照片，「照片」应用底栏里选择「隐藏」，需要的时候在「相簿 - 已隐藏」里查找。如果不抵触的话，可以尝试用 Things 一类的软件在这个阶段做归档和备忘，不指望它们来推动事务，仅仅用来记录和培养回溯的习惯。
简化记录入口
经历过一堆工作事务的折磨后，用什么工具来协助自己推动和管理事务就不再那么突兀了，用笔和本记录没问题、用 Mac 和 iOS 设备记录也能习惯。那么如何优化自己记录呢？那些不需要记录？如何分拣这些事务呢？
在记录和描述上，事无巨细和描述笼统刚好是两个极端，但是颗粒度的问题既有待工作实务的淘洗，也和自己不断提高的认知有关。没有「后账」顾虑的事务，办完了就真的是结束了，但凡觉得后续还会牵扯到人和事，那么它就需要跟进，这类事情，需要记清楚，甚至保留往来的邮件，专门写个备忘也不为过。间隔时间也是个判断条件，短期的（周）写个简短的条目就行，中期的（月）条目下写个注释，长期的（36 个月）写个备忘甚至发个邮件抄送多个人。
不管是选择用软件或者用笔记本，记录的入口尽量集中，不要分散到好几个地方。 例如，如果用 Things 来记录和归集，即便是详细内容在备忘录或者邮件里，最好在 Things 里依旧有这么一条记录：XXX 事务跟进，邮件已发送：@dingyi，或是： XXX 需求确认，备忘录。事务记录的部分可以只用 Things 一个软件，软件单一便于管理和维护，也能避免软件环境的切换导致的事务遗漏和丢失。事务管理本身是在做减法，选择管理工具也一样。
记录那些事
工作和生活中的大多数事务是自然推动的，我们处于被动的状态比主动的状态要多，主动模式下的很多事务不需要记也能很好的推动，大部分是被动状态下等待自己的事情容易被遗忘。所以当我们收到短信、邮件、微信、Telegram 这些通知的时候，需要过滤一下，不能简单的「已阅」就扫过去了，稍微停顿片刻，想想自己是不是需要参与。工作群和私人群这种敏感度是不一样的，正因为如此各种渠道最好不要混在一起，否则习惯养成了作用也不大。不同的消息来源给予不同的关注度，隔离开才能有效的管理和安排时间。
时间管理的目的之一是保持当前事务的连贯性 ，基于这个理由，很多时候我们要保持克制，不要轻易被自己打断，先完成眼下的事，其他的记录下来。
- 等待自己反馈或参与的事很容易识别，只要现在没时间不能马上解决的都可以记录下来；
- 需要待会读的文章或文档；
- 某个自己不知道的知识点，事件、人名、单词；
- 要打印的东西；
- 要下载导入的文件。
除了被动产生的待办，下班前、睡前也可以抽 10 分钟左右的时间，主动回顾一下。
集中注意力
我们的记忆和精力总是很容易受到周遭的影响，于是 Things 里另一类事就是「回到桌前」，GTD 应用里把它们称之为「项目」，个人总觉得这个词太技术化，有时候也容易形成误导，项目通常是需要长时间去完成的事，细分起来可能还包含很多子任务。不过在 Things 中我更倾向于把「项目」理解成「回到桌前」，是需要不断拉回你注意力的一些事，做事的时候被打断是常态，那么为了能在打断后回来还能继续，我们把它记录下来。
Things 中我们可以这么定义「项目」：
- 预计超过 1 小时完成的事；
- 需要自己经常专心或静心的事，时常提醒一下把自己拉回来；
- 有先后顺序的事，比如：XXX 培训计划；
- 需要研究的事，比如：博客优化；
- 超市采购清单。
保留痕迹
Things 里不光是要记录「待办」，还需要把它当「烂笔头」记录一些过去的事，这里 Things 的作用有点像是备忘录，一方面是 Things 的快捷键方式记录更方便，另一方面也是基于集中记录的管理原则。
大多数以备追溯的痕迹并不需要很详细的文字，简单的一句话或者注释就足够了，通过日志簿的时间线浏览起来也很方便。例如，最近整博客的后台，很多操作就有必要记一笔：
- 改了那个文件，base.jade 加了搜索
note - 调整了那些功能，Dashboard 关闭了「防盗链」
note - @gmail.com 注册「七牛」
note - 笔记本和移动硬盘交接给了 liujing
archive
生活中类似的有记录意义的痕迹也不少：
- 交水费 ¥ 175
pay - 物业 20 号更换过污水管道
note - 共享单车押金 ¥200
pay - Bitcron 充值 ¥ 60
pay
为了保持电脑的稳定，安装一些新的软件的时候也可以备忘一下：
- 卸载了 Soundflower
note - REJECT 加了 USER-AGENT,IphoneCom*,REJECT
note
至于天马星空想到的那些，个人也认为它们都是「痕迹」，想法大多数只能是想法，「闪念」（用来记录想法的区域）总是短暂的，记一笔以后回顾的时候或许能多一些感动。
痕迹记录的时候加上标签 🏷️，并保存在收件箱或「闪念」区域。空闲的时候或睡前梳理再集中勾选。为这些常用标签项定义好快捷方式，例如，⌃a Archive、⌃m ¥，工作上的事务痕迹用 Archive，个人备忘用 ⌃n Note，支付项用 ¥ 以及其下的子项标签 pay、Income。想法类的在「闪念」区域中所以不用加标签。日后检索通过「日志簿」和其顶部的标签来筛选显示，或者在区域中浏览录入项。
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