为什么要做任务管理

任务管理的地位在今天非常微妙,仍然有人把任务管理、或者更玄秘的说法——时间管理,当作万能神教。他们相信只要做好时间管理,升职加薪迎娶白富美不在话下,美好未来一直没有发生只是因为自己做得还不到位。

但也有人,把任务管理看作气功一般的玄学迷信,自诩曾经见过各类顶级工具,最后不如统统删掉落个一身轻松。

这两种想法都很极端。在我看来,个人任务管理既不是飞黄腾达的法门,也不是玄学迷信。它只是现代生活中被忽视的必备技能之一。

尤其是知识工作者(包括学生),如果不做任务管理,会有两个弊端:

第一个弊端是明显的,那就是会忘事或者误事。重要的任务你可能不会忘记去做,但你会忘记任务的细节。有时候被遗忘的细节很严重的话,会导致整个任务的流产,或发生重大错误。

第二个弊端是隐蔽的,却更深刻、影响更长久。如果我们脑子里长期放着几件重要的事的话,做什么事注意力都不会集中。

用 GTD 处理现代任务管理的限制

谈到任务管理就不免要谈到 Getting Things Done(GTD)。GTD 是个不错的方法论,可它不是一种发明,而是一种总结。GTD 里有横向管理任务的五个步骤:收集、厘清、整理、检查、执行,作者在书中说:

……这几个步骤的原理很简单 。可能你没有察觉到 ,不过这确实就是我们习以为常的处理事情的方法 。

但是 GTD 在现代任务管理上,有两个问题不容忽视:

其一,由于 GTD 作者本身的限制和他的目标受众,导致他的内容里无法真正涵盖到用智能设备做任务管理的这个场景。

其二,GTD 体系庞大而复杂,读了书你会发现它不只是任务管理,它甚至涵盖了「办公室应该如何布局」这样的内容,但是写得又并不具体,指导意义不强。

我所认为的现代任务管理方法,是指充分利用智能设备的特性,达到传统方法苦思而不得的效果,包括:  

  • 基于智能设备,更迅速地收集任务
  • 基于列表、标签,更灵活地组织和整理任务
  • 基于过滤,更效率地查看任务
  • 基于智能设备,更轻易地共享任务与协作
  • 基于自动化,更「智能」地处理任务

我在之前两场 个人任务管理的知乎 Live 中,有详细讲解过我对现代任务管理方法和工具的理解。

目前我最满意的任务管理工具

智能设备上的任务管理工具有很多,业已立万扬名的也有不少。但万花丛中过后,是 Todoist 让我意识到:

  • 一切智能设备上的任务管理工具都在使用同一套系统,只是形式和程度的区别;
  • 列表和标签,不过是为过滤而服务的维度。

明白了这些,就能够用更整体的视角去看待不同工具形式各样的功能,并且直接把握这些功能的核心。而且,在能够比较理想地满足我前文提到的这几个要求的工具里,Todoist 可以说是目前完成得最好的一个。

所以,我决定写一系列 Todoist 的使用教程,带你由浅入深了解如何借助 Todoist、使用更现代的方式做好任务管理这件事,读完你可以获得:

  • 以全新的视角看待任务管理
  • 彻底掌握我总结的这个「现代任务管理系统」
  • 虽然是讲 Todoist,但看完这个系列,你也能够快速用明白任何其他的现代任务管理工具
  • 大量可以直接套用的过滤规则
  • 大量可以直接套用的自动化动作