2Do 中标签,列表和智能列表的一种用法

这篇文章的由来是因为知乎上的这个问题:《如何高效使用2do并融入gtd体系,清单创建有哪些建议?》

TL; DR: 针对问题来看,我的建议是建立尽量少的列表(清单)只需要区分任务的(未处理)/(已处理,待行动)状态或者是责任人,比如私人/工作/协作 等等,具体的细分完全通过标签构建不同的智能列表完成筛选。


基本思路

我的基本思路是轻列表,重标签,通过标签建立智能列表来进行不同情境下的任务筛选。1 之所以轻列表而重标签,是因为我觉得,从理论上来讲只要进入了 Inbox 的任务,本质上来说都是需要完成的,各种列表--不管是手动建立的列表还是智能列表--本质上都是提供一种筛选机制,让你看到你此刻想要看到的任务。(或者按照 GTD 的理念来说,「此刻可以采取的行动」)那么从这一点来讲,我认为智能列表相比于手动建立的列表而言,有天生的优势在于不需要手动更新,在整理任务时不需要考虑将任务放入到哪一个列表,只需要根据任务本身的属性为它打上不同的标签,就会自动在所对应的智能列表中出现。这也是应对「一个任务有多种属性应该放入哪一个列表」这一长期困扰强迫症的问题的有效方法。用过 Omnifocus 或者 Todoist 的同学应该对 Perspective 和 Filter 的概念有所熟悉,而智能列表其实也就相当于类似的概念在 2Do 中的实现。

我一开始想过要照搬 Evernote 中的笔记本和标签建立方法,几乎不使用列表,只留下 Inbox,所有的任务包括所有的项目都留在其中,最大化利用标签和智能列表来建立不同维度的视图进行对任务的筛选。后来我发现,这样片面极端最大化智能列表的弊病在于相当于把 Inbox 用成了另一个 All 列表(在 2Do 中已经有这个默认列表了),暂时没有完成的任务会一直保留在这里,失去了 Inbox 作为快速收集箱的作用。从我自己的使用体验来看也是非常糟糕的,这种用法带来的后果是等于抹掉了 GTD 三步中非常重要的步骤:对在 Inbox 中收集到的任务做归类整理安排。所以我很快就抛弃了这个做法,甚至后来在 Evernote 中也抛弃了。

经过一段时间的尝试,我对列表和智能列表的建立标准形成了这样的理解:列表是任务的物理所在地,删除列表任务也会被删除;相对应的,智能列表只是提供视图,删除一个智能列表不会删除里面呈现的任务。因此,列表应该是一个大容器,包含了你生活中某一个方面,一个大类之下的所有任务。列表与列表之间要有隔离性,其中包含的任务最好不要有交集。比如一个包含所有私人事务的列表和一个许愿清单,就是完全不会出现交集的两类(可行动/不可行动)。另一方面,智能列表则是用以呈现「在当前容器中,当前情况与环境下,可供选择的任务」的动态筛选器,不同智能列表所包含的任务可以有交集,比如一个呈现「所有5分钟内可以完成的任务」的智能列表和一个呈现「所有我在家里可以完成的任务」的智能列表里都可能出现「铲猫砂」这个任务。

系统建立

按照上面的标准,我现在采用的列表是这样:

  1. Personal/私人:一切私人性质的任务都进入这个列表,比如今天下班要去超市买牛奶,阅读当天收集的稍后读文章,整理 evernote 中的笔记等等;
  2. Work/工作:一切和工作相关的任务。但因为我在逐步把工作相关的任务管理转移到 Teambition,所以现在这个列表基本上是暂停状态;
  3. Wish List/Someday/许愿清单:这里面记录了我一切“可能啥时候有空/有闲/有钱了就想去做”的事,从有空了想看的电影美剧到买新的 Macbook 到学习骑马潜水攀岩到换辆特斯拉 ( ̄▽ ̄)||| 都扔在这里。
  4. Optional/其他:有时候会出现这样的情况,就是你会希望有一些任务可以一键直达,同时它们之间的关联性又没有强到可以组织成一个项目或者 Checklist,我就会专门为他们手动建立一个列表。这个不是固定的,很可能这段时间过了我就没有这个需求了,就会把它删掉。比如最近要去芝加哥旅行,那么我可能会创建一个「去芝加哥」的列表,手动添加一切和此次旅行有关的任务,而回来之后就可以把它删掉了。

下一步是在这些列表和默认的 All 列表中分别使用不同的条件建立智能列表。不过在这之前,因为这个智能列表系统重度依赖标签,所以首先要建立标签系统。标签分类参考了 Todoist  用户圈中比较流行的 Label 分类,我根据自己的情况整理了一下:

  1. Location/地点:一些和具体地点相关的任务,比如只有在中国超市才能买到藕,或者只有在 Costco 才有超大包装咖啡豆,那么买藕和买咖啡豆这两个任务就需要有两个不同的地点标签。不过这个和 2Do 内置的地点标记功能有点重复了,我还在探索和比较两者的优劣;
  2. Frequency/频率:标记重复性的任务,比如每日/每周/每月回顾;
  3. Time of Day/时间点:标记有明确时间区间的任务,比如上午/下午/晚上;
  4. Status of Task/任务状态:等待中/正在进行/下一步等等描述任务进行状态的标签。这个分类下的标签我个人觉得是 Todoist 用户对 Omnifocus 中任务状态的活用,如果不是非常严格的按照 GTD 准则进行任务回顾或者需要做任务报告的话其实用不太上。比如下一步标签,我目前能想到的唯一重要的用途是如果有同时好几个项目在进行,同时这些项目中包含很多琐碎但是可以同步进行的小任务,那么可以一次标记不同项目中的几个任务,统合到下一步视图中。不过我自己目前还没有遇到过这样的使用场景,对下一步要做的任务的标记是通过星标/重要程度标记来组合完成的。
  5. Time Needed/所需时间:任务需要的时间,我主要是为了配合番茄钟使用,也可以配合时间记录练习自己对任务时间预估的能力;
  6. Equipment/设备:这是 GTD 准则中筛选任务的一个维度,用来确保你想要完成这项任务的时候手边有趁手的工具。比如你看到一款 App 的限免,点进去想要下载却发现是 Mac App,就可以加一个 Mac 标记,回到家查看「使用 Mac 完成的任务」时就会看到这个任务。
  7. Energy Level/精力水平:这是在很多 Todoist 用户的文章中都谈到的一种标记方式,就是将自己的精力水平分为高中低并以此标记任务,目的是为了更好的规划任务,以免出现累得半死的时候发现当前任务列表里还有一个需要杀死全部脑细胞的任务,比如 写这篇文章 撸论文。我自己没能最大程度的利用这个标签,因为我觉得每个任务都需要我最高的精力水平。 ╮(╯_╰)╭
  8. Optional/其他:在这些能够被明确定义分类的标签之外我还定义了很多专门用于描述任务属性的琐碎标签。关于这一点,Mike Vardy 认为使用标签要节制,其要点在于「按需创建,越少越好(As many as you need but as few as possible)」,所以我也正在逐步精简中。

标签系统有了,接下来就是建立智能列表。智能列表的分类很大程度上是 直接照搬 借鉴了 Brett Kelly 和 David Sparky 在他们的 Omnifocus 中建立 Perspective 的经验,然后在此基础上也参考了很多 Todoist 用户的 Filter 设置,总结了一组最适合我自己的分类。鉴于 2Do 的智能列表可以选择在 All 列表中筛选或者在当前列表中筛选,我又将其首先分成两个大类,第一类是在 All 列表中,根据整个任务处理流程中的不同阶段来分,以便于规划整理任务:

  1. Organize/整理:
    1. Untagged:所有没有任何标签的任务。理想状态下应该全部来自 Inbox; 
    2. Stalled Projects:不包含任何子任务同时又不是暂停状态的项目,说明这些项目需要定义下一步行动; 
    3. Locations:所有分配了地址的任务; 
    4. Projects:所有项目。最后这两个用得极少,在考虑要不要移除。
  2. Action/行动:
    1. Attention:这是我最经常查看的一个视图,包含了两类最需要完成的任务:有明确到期日的任务中今日到期或者过期的任务,或者被我加上了星标的任务。其实就是把默认的 Today 和 Starred 两个列表合到了一起,包含了所有「今天必须要完成」和「今天我想要做」的任务。 
    2. Daily:所有带有 Daily 标签的任务,代表那些每天都要做的重复性任务; 
    3. Next:下一步要做的任务; 
    4. Next 3 days:将来 3 天内的任务,类似于 Omnifocus 中的 Forecast 视图。c,d 是我目前几乎从来不会查看的视图,其实应该是在规划阶段好好利用起来的。
  3. Review/回顾:GTD 的最后一步,回顾。这个类别里的视图会根据条件列出完成的任务。
    1. Done Today; 
    2. Done This Week;
    3. (严格来讲还应该有用于月度、季度和年度这种长回顾的视图,只是因为我目前的长回顾阶段完成得非常差,所以没有建立这两个视图)

第二类是各自在 Personal 列表中和 Wish List 列表中,将智能列表当做一个快捷视图:

  1. Personal:
    1. House Work:清水槽/修水管/做扫除等等一切家务; 
    2. Shopping:其实是几个根据不同地点和商家分类的列表的总称;
    3. (略)
  2. Wish List:
    1. Movies 
    2. Side Projects; 
    3. (略)

上面第二类中的智能列表分类,根据每个人的生活会有很大不同,所以大部分都省略了,列出来的只是几个简单的例子。另外上面说的都是方法,具体的语法实现没有展开。其实 2Do 的智能搜索功能非常强大同时门槛极低,可以参考它的官方说明,很容易就能上手。

日常流程

在建立好了这样一个系统之后,一个日常的任务处理流程大概是这样:

  1. 通过 3D touch 或者通知中心 widget 快速添加任务到 Inbox,然后统一在特定时间处理。这里处理的主要步骤就是前面说的给任务打标签,然后移入到对应的列表中。理想状态下,如果已经按照这个流程进行过一段时间的任务整理,这一步中所有任务应该都来自 Inbox。但是因为我还处在迁移进这个系统的过程中,还有很多需要逐步建立和完善的地方,所以到处都是散乱的未处理任务。因此我建立了一个智能列表,包含所有的没有任何标签(代表尚未处理过)的任务,整理任务的第一步就是通过打标签清空这个列表。当时研究如何找出所有没有标签的任务还经历了一个有意思的过程,我记录在了这里
  2. 打好标签的任务会自动进入前面已经建立好的智能列表,这样在适当的情境下,只需要点击相关的智能列表就能看到当前可以行动的任务。
  3. 通过视图检阅了可选任务后,由星标和重要性等级标记下一步要完成的任务。这一步一定要克制,数量不能过多,三五个最好,不要超过十个,否则很容易造成直接放弃的局面,失去了行动列表的意义。再说一遍,一定要克制,千万不要低估自己的拖延症,宁可来回多标记几次。 --- 来自病友的忠告
  4. 动手开做。对我个人而言这是现阶段最大的困难 ( ̄▽ ̄)||| 很多时候都是盯着已经安排好的任务列表但就是不想动手做。感觉是一个需要从心理学角度上考虑解决的问题,而不是靠 GTD。

脑图附上

2Do 中标签,列表和智能列表的一种分类方法

总结完之后发现,这个方法还有一个额外的好处就是,其总体的思路和流程与我处理 Evernote 的笔记和稍后读文章的思路和流程是一致的,所以实现起来几乎没有学习曲线和习惯养成的问题。


参考链接:

MY OMNIFOCUS PERSPECTIVES

My Perspectives in OmniFocus 2

Organize Evernote with This Powerful Tagging System

Using Evernote (the right way)

5 Ways You Can Get the Most Out of Filters in Todoist

9 Ways to Use Todoist Labels to Manage Task List Overwhelm

How I Organise my Work (With Todoist)

Advanced Search in 2Do



62

迷之折耳根

迷之折耳根

还没有介绍自己

关注
提升效率之路

提升效率之路

一个优秀的工具,能让你在提升效率之路事半功倍。你是如何通过这些工具,技巧提高生产力,改善自己的效率?

关注
您好,为了保护少数派用户创造的内容、维护良好的社区氛围,我们将从 2019 年 6 月 10 日起实行新的《少数派评论规范》,具体内容您可以通过相关页面了解,感谢您对少数派的理解与支持。(๑•ᴗ•๑)

评论(33)
最热 最新