我的日历应用筛选之路

MilkShake羊

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日常的一天从七点开始,尽量在晚上十一点之前结束。良好的作息是自我管理的一种方式,通常我会借助 Apple Watch 显示的日历来提醒自己哪一段时间该干什么。我习惯用 Apple Watch 看日历的原因是,每次在看时间的时候顺便看一眼接下来,比如「cardio」有氧运动的时间,这样你大概心里有个数就不慌不忙。在这之前我也开启了通知中心的提醒,但是效果不好。一来容易打乱思路,我很讨厌在工作的时候它提醒你十分钟之后要干什么,很可能我就被通知中心的其他通知吸引去干别的了,分心;二来我觉得提醒有一种 push 的感觉,不是你主动掌握时间,而是时间推动你往前走,要明白是谁在管理时间,往往接下来要完成的日历事件,很需要前面时间的积累,比如备课和预习这样的事情,就是说有一种成竹在胸的大局观很重要,事情是琐碎的但是要明白重点是要完成什么事。

我对日历概念的理解

细数过去,刚开始尝试使用日历应用的时候,是根本不知道怎么使用日历,而且每天也没有过于复杂的事情(比如跟别人协同办公)。因此我将几门课全部安排进了待办提醒,设置周期和备注,比如告诉我教室在哪里等等。我也知道有很好的课表应用,尝试过觉得有些复杂,而且我除了上课还有实验和组会要开,于是就索性放在同一个地方,显得比较有秩序感:

2014春学期待办事项

这个是一个典型的全部任务放在待办事项里的截图,有组会、课程,还有什么「死神君」,应该是当时的春季日剧,当时的我只是在「享受」打勾的喜悦,并没有真正在效率上有帮助。虽然在每学期结束之后,亦或是现在,浏览一下这学期完成的事项,似乎完成了很多事情,但他们的目标没有指向性,就是你的最终目标是什么没有得到体现。「上课」这件事是每周重复的,可以用周期性的待办事项标注,也可以用日历标注,两者都能提醒你教室在哪,似乎GTD打勾和日历事件都 make sense,但区别是「日历可以看得见这块时间分配给了这门课」,而待办事项打勾后就没有了,因此日历更关注时间分配,而GTD更注重一件一件具体的事情以及对项目进行子任务分配,比如:

用MindNode分配大论文写作任务

这是一个论文大纲,也是任务分配图,我基本上会打印出来贴在眼前,时刻提醒自己还有什么需要完成,所以在下面的日历中「Dissertation」这个大块时间,我是一章一节进行细分的,而不是呆写。本文不想过多讨论GTD与日历的区别,最基础的就是他们各种更关心的,前者是任务,后者是时间。

日历的属性表示着是固定时间做的事情,有时候你会觉得一天一天在重复,很无聊。我想说这就是生活,让自己感觉不到无聊的方法就是使自己忙起来。比如你5点下班,下班后去健身房和下班后回家吃着炸鸡看美剧,都是选择,恕我直言,纯粹的吸收就是无聊的根源。你要释放身上的能量,去创作和流汗,达到一种动态平衡,无聊自然而然 fade out。所以我一般就会把时间安排地紧凑,比如这样:

一月的日历

这是三月-四月的日历,比较复杂,抽出其中一天:

一天的作息

类似这样的作息,算是我认为 organized 的生活:

早晨写论文,午餐时间学习 Coursera 的课程,下午组会,健身,打扫实验室,修改论文。其实早晨写论文并不是全部时间在写,而是那段时间的中心是围绕大论文需要的东西来一项一项的完成,比如脑图中建立的子项目,例如采集数据、整理数据和研读论文等等。日历的核心在固定的时间做一项有核心的事件。之前每天晚上十点之后是 Kindle 的时间,但最近确实比较忙,诚实面对自己所以把它删了,不能自欺欺人,明明没有在做这件事还硬要写在上面。当然,「忙」和「没有时间」都是借口,只是不愿意分配时间而已。前天我睡前眯着眼睛看了几页Kindle,书名是sweetbitter。讲述了女主人公从家乡来到纽约的一家餐厅打工的经历,认识了从酒保到高级侍者到大都会博物馆形形色色的人和物。你不知道这是开始还是结束,你要像甜一样喜欢苦。就像每个人每一天的生活一样,好像永远没有开始和结束,只是一直在忙碌,觉得自己很辛苦。

我对日历应用的挑选

日历对我很重要,在没有 Apple Watch 之前我也依次经历了以下五个日历应用,且每个日历应用都最起码用过一个月以上的时间。

我所使用过的日历应用

他们依次是:

  • 自带
  • Calendar 5
  • Fantastical
  • Google Calendar
  • Timepage

首先当然使用的自带日历,感受就是没有什么感受。有人说自带日历是给普通用户入门的,我觉得不是这样。自带的应用更适合给了解自己需要的人使用,某些第三方应用才更容易上手。这不难理解,一些开发者靠App生存的话,也会尽量迎合大众,至少有梯度的带你入门。举一个例子,所有第三方日历应用都在App内设置账户,你看看自带的,还要去设置里面设置日历账户,还有是否打开Notes、邮件等一系列新手不知所云的东西:

自带日历账户界面

比较习惯 Readdle 家应用的圆润感,很快开始了Calendar 5。于此同时也尝试了很多人推荐的 Fantastical,它月历中的「点点」表示事件的个数,我认为有些杂乱,尤其是对我这样日历很满的人,自带日历的月历视图同理被我否掉。

后来出现的Google Calendar 似乎有些智能感,比如当你建立GYM Time事件的时候,他会出现哑铃和耳机的背景插图:

自动生成背景插图

可能在众多事件中稍微有些醒目的作用吧。除此之外,还可以在App内建立目标Goal,如下图的运动培养一个技能,在设置了一些个人习惯后,它会自动帮你填满接下来几个月的日历空白,从而督促你计划的进行。

Goal界面

最后是我正在使用的Timepage,下文也会说明原因。我并不是对比这五款日历应用,对于大家来说,每一个都可以用得很好,我主要从我自己的要求:「对Apple Watch 的支持」和「多账户显示」对这五个应用进行筛选,然而在这之前,先描述我对日历的理解和怎样开始添加日历等细节。

开始定制日历

太多人不知道怎么制定日历,比如周六中午去买菜,是日历呢还是待办事项呢?我没有看太多GTD的书,我就是觉得,这如果是接下来的几周你每周这个时间都要做的事情,更多是关于时间分配,那请写在日历里。类似「每天回家的班车时间(通勤时间)」这样重复性较强的事情,请记在日历里,加班没有固定时间?那就不设好了,人在江湖加班不由己,(但愿如此,而不是因为自己上班就在浪费时间)。接下来再给自己分配一些固定时间做的事,比如周日早上是shopping time,每周二、四、六下午五点后是力量(还可细分为胸、背、臀腿)+有氧日,就好像生活大爆炸里周五是 Laundry Day 还是什么Day,我忘记了,但就是这样的概念。「重复事件」和「分配事件」两者的区别在于,前者是不受你主观意志转移的,而后者你更自由,添加日历有助于让意志往积极的方向走,日历 is watching you。

下面再谈谈工作中超出时长的问题。都说工作时最好用番茄时间,这点对搞研究或者难度很大的事件根本不适用。比如看文章的人知道,文献是越看越多,二十五分钟根本不够我想半个问题,你要我现在休息,前面的二十五分钟思路就断了,打乱思路等于谋杀,这个很可怕。那到了前后日历的缓冲期怎么做选择?也就是说当你看着满桌的 paper,低头扫了一眼 Apple Watch,心中怒飙脏话「卧槽,来不及了」,因为一分钟后你该去做实验了,但你还有一些关于 paper 的理论没有搞懂怎么办?首先问题在分配时间范围的时候,先要估计自己花多久看一篇文章,这是经验和对自己的认知;其次,你要想一想是不是再半个小时你还是搞不懂这篇文章。所以在你正确估计时长的情况下,应该切换思维去做实验。你搞不懂的事情很可能在潜意识里面就想明白了,但是你当下很混乱没办法厘清这个道理。我自己就常常在分不清梦境与现实的情况思考一些很抽象的事情,比如线阵 CCD 曝光时间和扫频光源一次 sweep 时间的问题,其实就发生在昨天梦里(否则不可能记这么清晰)。换个脑子也是提高效率的方式。可能上班的人没有时间给天天健身,但换个脑子做一些其他不同类型的工作也可以帮到你。实在不行,自己打翻水,再收拾一下都是极端的放松的例子,我是认真的。

单一日历账户管理

除了自己的个人日历外,通常还要订阅团队的日历或是和家人分享日历。日历账户一般跟邮箱绑定,也可以在 iPhone 上建立单纯的日历而不绑定任何账户,绑定的目的是为了同步和分享(我认为)。我用 Gmail 账户的 Google Calendar,所以用它来说明。

在我的日历截图中,有黄色(个人日历)和蓝绿色(团队日历):

周历视图

淡掉的颜色表示这一天已经过去。

界面的左下角依次可以看见我的所有日历(请忽略对颜色名称的猜测):

  • 我的日历Yue Zhu - 我主动添加的日历 - 橙色Birthday - 生日提醒 - 青紫色?Reminders - 待办事项提醒 - 青紫色?
  • 我订阅的日历Holidays in US - 订阅的美国节假日日历 - 蓝绿色?SBO - 订阅的实验室日历 - 淡蓝色?

在右边一周日历的方格中会显示对应的颜色,你也可以设置喜欢的颜色,自己认为重要的颜色区分开比较合适。

订阅日历的方式是找到目标日历的链接,通常是一串地址+.ics,比如下面这个是美国公共节假日的日历:https://calendar.google.com/calendar/ical/en.usa%23holiday%40group.v.calendar.google.com/public/basic.ics

找到这样格式的目标日历,点击订阅即可。需要注意的是,当你是使用gmail帐号订阅别人的日历时,很有可能在 Timepage 上不显示(因为 Timepage 只抓取了gmail 账户的日历,而不是gmail账户订阅的日历,有差别),而使用 Calendar 5 则完全没有问题,而且我喜欢 Readdle 设计应用的风格,这也是前面说的不能删除它的原因。所以我的建议是在 iPhone 上订阅日历,订阅之后在设置-日历-账户里看见这样的界面,则表示订阅成功:

系统自带日历订阅日历

那么在 Timepage 中就能看见 SBO 的日历,因为是系统订阅,Timepage对系统订阅的日历抓取完全没问题。

另外,在 Google Calendar 的网页版里,也可以在设置里选择分享你的日历,比如点击下图右侧的Share this calendar

分享自己的日历

对 Apple Watch 的支持

经过我的测试(其实就是下载全部五个应用,然后对比 Apple Watch表盘),发现其中有小插件的是自带应用、Fantastical 和 Timepage,他们对同一事项的细节最多的插件的表盘为:

三款插件在Apple Watch表盘图例

这也是我最常用的表盘,分为时间日期区、日历区和摄入卡路里、音乐和南京时区的时间。从图上可以看出,自带日历和Timepage有着完整的细节,n/a,而Fantastical是在买萌吗?

我一般不点进去看应用,因为在Apple Watch 第一代响应太慢,尽管第二代加速了不少,我也不太愿意低头,就是低头扫一眼跟停住低头等哪怕两秒,都很奇怪。好吧,我点进去试一下:

轻触一次Apple Watch的界面

自带的日历要再转动 Digital Crown或者 Force Touch 才会有下面的界面(或者你提前就设置好某一种界面):

Force Touch 仅对自带日历有效

上面的图中,当前是Up Next视图,接着 Force Touch 选择Today视图,就会从单一事件跳转成类似Fantastical的列表视图。

Fantastical 比较神奇,我前面说它在卖萌不显示日历,我点进去之后,它应该是同步了一下,所以找到了日历并且显示了出来,看下图:

Fantastical 同步不即时

本来我打算批判一下 Fantastical,但现在有些尴尬,因为它显示了细节,但同步速度比别人慢本身就是硬伤。

Timepage 除了完成前两者都有的功能外还贴心地显示了天气和温度(华氏度)。另外,在 Apple Watch 初代的时候,Timepage 一度同步无能,我给开发者写过邮件,答复当然是他们正在加班加点的修bug,所以我只好卸载了 Timepage,因为我看不到立刻同步的日历会着急。后来,也就是这半年,加快更新步伐后的 Timepage,同步速度几乎跟自带没有区别,也没有出现过 Fantastical 这样「卖萌」的状况,再加上 iOS 上的界面也极其漂亮,也就没有其他理由放弃它了。

那么其他两个日历应用,Calendar 5 和 Google Calendar ,虽然没有小插件,但我还真不删除他们,因为...接下来会讲。

多日历账户管理

订阅了团队(SBO)的日历,后来成为 leader,成为管理这个日历的人,这时涉及到多账户的日历管理问题。我熟悉的方法是使用 Google calendar。团队的日历通常比较复杂,需要在日历下建立很多次级项目,不同的项目对应不同的受众。比如你的团队有十个人两个项目,其中7个在做项目1,8个人在做项目2,比较有秩序的做法当然是用色块区别开两个项目,但是你们属于一个团队,在针对全员的情况则不需要区分。在下面三款日历应用(自带,Fantastical和Calendar5)添加事件时,对帐号的选则只有「Gmail主帐号」这一个可选项(例如下图中的dxmcyr@gmail.com 或者 xxxx@gmail.com),没有次级项目可选。

只能在主账户添加事件

而次级项目在 Google Calendar 中则显示为:

可以在账户次级项目添加事件
  • xxxx@gmail.com(团队日历)
    • Events(主要事件)
    • Class+Vacation(项目)
    • SBO(项目)
    • Superlum BroadLighter Source(项目)
    • Telesto System(项目)
  • dxmcyr@gmail.com(个人日历)
    • Events(主要事件)
    • SBO(我用个人账户订阅的SBO日历)

也就是说,在你添加事件时,可以将该事件放在在具体对应项目里,相当于自动打上了标签。这就是前面我提到需要保存 Google Calendar 的原因。iPad 版本的 Google Calendar 是最近才有,所以它现在是通用版,但很可惜不支持 Apple Watch 的插件。

你注意到这里没有聊 Timepage,它甚至只能有一个 Gmail 帐号登录,也就是说你要用其他 Gmail 帐号的日历时需要退出当前,so awful。

总结

目前,我日常使用的日历应用有:

  • Timepage(Apple Watch)
  • Google Calendar(多账户)

留下来的日历可以满足我对日历的所有要求,希望你也一样可以找到最合适的应用。

尾巴

日历应该是具有时间分配属性的东西,而 Apple Watch 的使用则更凸显了这一特性:低头看一眼时间的同时掌握接下来要进行的工作:

What's the next

比如现在正在写文章,一个半小时候要去健身,同时今天摄入的卡路里比目标值少500大卡,有了日历的陪伴和提示,时间就是朋友。



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