装了啥丨喜欢效率工具的法官 JannerChang,用 GTD 来处理案件判决

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关于栏目

「装了啥」是少数派最有特色的栏目之一,沉寂一年,现在它终于回来了。和 之前 不同的地方在于,「装了啥 2.0」不仅会邀请不同身份的的人来分享他们在用的 App,还会强调在实际生活工作场景中,他们如何使用这些 App,这会是更有参考价值的部分。我们相信,选择好 App 并有效地利用好它们,能够真正提高工作效率、改善生活质量。


Q1. 介绍一下你自己

我叫 Janner Chang,是一名法官,主要从事民事审判工作,同时也是一名电脑折腾者,得益于之前自学过一些编程语言,会经常折腾各种效率软件,现在对 AppleScript 非常有兴趣,对自己的工作其实也有很大的帮助,跟几个朋友搭建了一个 wiki,用于分享各种应用使用方法的心得,最近更新很慢。 

Q2. 你常用的设备有哪些?

我基本上算是一名果粉了,包括工作、生活等设备基本都是 Apple 产品,并不是为了虚荣,是确实好用。

  • MacBook Pro (Retina, 13-inch, Late 2013):工作主力,几乎所有工作都在这上面完成。
  • iPhone:刚从 iPhone 5s 升级到 7,感觉 iPhone 的生命周期足够使用 3 年。
  • Apple Watch:有了它 iPhone 可以完全处于静音状态(震动都不需要)。
  • Mac mini (Mid 2011):在客厅接电视当家庭影院使用,功耗低,静音,支持 Apple Remote 遥控,非常方便。

Q3. 你在这些设备上都装了哪些应用?

因为爱折腾,所以在各平台都够买了很多「效率」应用,这些应用也确实的发挥了其应有的作用,在如今手机电脑硬件性能基本满足需求的情况下,应用才是关键。

macOS:

  • 1Password:密码管理,不用多说,介绍很多了,管理各应用的 license 很方便。有些经销商会直接提供 1Password 的导入文件。
  • Alfred:键盘流的最爱,经常听人说 Launch Bar,但是一直没尝试。
  • Bartender:Macbook 必备了,清爽很多。
  • Blotter:桌面日历,很直观的显示日程及待办事项。
  • DEVONthink Pro:资料整理,会经常搜集一些案例、解析、法条、司法解释什么的,强大的搜索能力,最近更新对于网页的抓取格式更美观了。
  • Dropzone:主要使用了上传图床的插件,用来写博客非常适合。
  • Duet Display:写文书的时候打开的文档过多,对于小屏幕的 MacBook Pro 来说做个扩展屏幕很合适。
  • Hazel:自动文件归集,自定各种规则,分类自动处理,神器。
  • HazeOver:黯淡非激活窗口,专注当前窗口。
  • iThoughtsX:思维导图,美观简单。
  • Keyboard Maestro:强烈推荐的神器,使用场景无处不在。
  • Moom:窗口调整,非常方便,并排排列全靠它,比 Split View 操作方便。
  • OmniFocus:GTD 界最受推崇的应用,我所有案件流程都是由它管理,工作流的核心。
  • Office 2016:为了兼容性,必需使用 Office,WPS 也迟迟不出 Mac 版,但是 Office 提供了相当丰富的 AppleScript 接口,大大提高了写文书的效率。
  • PopClip:鼠标流的神器,不多说了,少数派也有详细介绍。
  • Ulysses:Markdown 界的最美应用,美观,方便,可自定义标记,导出格式丰富,本文就是用该应用所写。最近在试用 Scrivener 。
  • Unclutter:剪贴板历史 + 文件存放 + 备忘录,支持同步,操作方便实用。

iOS:

  • Ai Search:多线程搜索,同时在不同的网站搜索,相当方便。
  • Drafts:乍一看是个「笔记」应用,实际上结合各种 Action 可以作为很多应用入口。
  • Launch Center Pro:可以作为很多应用的启动器,启动时结合很多参数,实现一个流式操作。
  • Workflow:可以看作 iOS 版的 Automator,可以将很多操作组合在一起,一键运行,同时有大量的高手分享各种 workflow ,与 Drafts、LCP 并称 iOS 效率三大神器?。
  • 1PasswordOmniFocusUlysses:同 Mac 版

Apple 对应用质量的把控催生了相当优秀的应用,很多应有都确实的提高了工作效率,丰富了生活娱乐,加上 Apple 强大的生态,真的省心很多。

Q4. 你提到 OmniFocus 是你「工作流的核心,所有案件流程都是由它管理」,可以具体说说你是如何把你的工作和 GTD 结合在一起的吗?

法官的工作其实是很机械的,基本上每天的工作都安排好了,案件到手后,先阅卷安排开庭时间,由于人手不足,很多事务性的工作都需要自己去做,案件又多,每周至少一整天开庭,开庭后赶紧安排后续的开庭,一天整理庭审情况,至少一整天合议,写判决很多时候需要加班了,然后在内部系统里报结案件,整个就像流水线工人一样,这些流用 OmniFocus 来管理,感觉轻松了很多。

首先, OmniFocus 可以设置项目(project)为顺序执行,完成一个动作后才会显示下一个动作,这对于我查看每个阶段有多少工作去做非常重要;其次,OmniFocus 支持 AppleScript ,可以自行编写很多脚本扩展 OmniFocus 的操作。

我的工作流是建立在 Mac 平台,主要使用了 OmniFocus + Finder + AppleScript + Keyboard Maestro。

  • OmniFocus:作为基础数据库,分解好项目流程,设置好相关信息方便后续操作;
  • Finder:作为实体文件管理,设置文件夹的「tag」与 OmniFocus 的上下文具有关联性,全方位的显示案件流程情况;
  • AppleScript:编写各种脚本,简化各种重复复杂的操作,其实 AppleScript 就是关联各 App 的桥梁,可以实现各种联动操作,强烈推荐所有 Mac 用户学习;
  • Keyboard Maestro:作为执行 AppleScript 的容器,在各种场景方便的执行自己的脚本,可设置成在特定的 app 激活后显示特定的悬浮窗,很是方便。

我的 OmniFocus 上下文、模板及 Finder tag 设置如下:

OmniFocus 的常用脚本:

下面开始按照项目顺序(阶段)详细介绍下我的工作流。

1. 收卷

立案庭将案件分配到个人办案系统后,通过 OmniFocus 的「模板脚本」将案件信息录入到 OmniFocus。该脚本是我将国外一个脚本迁移到 Keyboard Maestro 里 ,更适于变量的输入,现在只要复制粘贴后就可以完成变量的设置了。

项目建立后批量选择项目利用「Folder 脚本」创建与项目同名的文件夹(名称为「案号 - 当事人及事由 - 案由」,以后会对该名称处理),提取需要的信息,便于以后管理法律文书,该脚本也进行部分改造,主要是根据我的需求做了简化,其功能是首次运行时会让你选择创建文件夹的位置,并将该路径存于项目的备注里,下次点击该脚本会直接在 Finder 里打开该文件夹。

之后会有一个「sh 脚本」通过监视 OmniFocus 数据库的变化动态的改变 tag ,通过 tag 可以在 Finder 里直观的显示各阶段的案件情况。该脚本设置成随系统启动,实时监视 OmniFocus 的数据库。

2. 阅卷

该阶段主要是安排开庭时间,确定开庭时间后点击完成,手动设置下一个任务「发传票」的截止时间。

3. 发传票

等传票送出后,点击「Done & StartNext & publish 脚本」,该脚本实现的操作是:

  • 完成该任务
  • 将该任务的截止时间设置成下一个任务「开庭」的开始时间
  • 将该日期发布到日历里。

4. 开庭

正常流程,完成后只需要点击完成就好 ?。

5. 审理报告

开庭后需要整理庭审情况准备合议,完成后,「sh 脚本」将文件夹的 tag 自动设置为「待合议」✌️。

6. 合议

完成后,「sh 脚本」将文件夹的 tag 自动设置为“已合议”。

7. 写判决

在 OmniFocus 里选择处于「写判决」阶段的任务,点击「Folder脚本」直接打开项目所在文件夹,然后用 Keyboard Maestro 来执行一些列重复性很高的操作。

  • 前四项是根据合议结果拷贝不同的文书模板到当前目录,所有常用的模板都置于一个固定的文件夹里,使用 AppleScrip 执行 Finder 的操作。
  • 文书加案号:根据文件夹名称的「案号」将文书改名,这里主要是通过 Keyboard Maestro 的正则表达式处理文件夹名称的字符串,提取「案号」,执行 AppleScript 重命名文件。

8. 开始写文书

Mac 版的 Word 提供了相当丰富的 AppleScript 接口,对于常用的用语和相关信息的录入我都用 AppleScript 进行处理,能保证相对的正确性✌️(出于对内部办案系统信息的信任?)。

相关操作都由 Keyboard Maestro 来执行。

  • 打开 Finder:打开当前编辑的 Word 文件所在的文件夹
  • 焦点视图:直接打开焦点模式
  • 替换案号:替换文书模板中的关键词,包括案号、案由、立案时间,都是从文件夹名称和 OmniFocus 中提取相关数据直接替换
  • 退卷文书:同上,替换的不同而已
  • 原审裁决:处理原审的信息,如原审法院名称、原审文书类型、原审案号。重新排序,生成文书中固定语式

该任务完成后,文件夹的 tag 被自动设置成「待审批」。

9. 审批

等领导批示,员额制实施后名称应作些改动,但是流程没变化。该任务完成后,文件夹的 tag 被自动设置成「待打印」。

10. 网上报结

进入办案系统填写各种信息,完成结案程序。该任务完成后,文件夹的 tag 被自动设置成「待退卷」。

11. 出判退卷

打印裁判文书,生成退卷文书,原审卷退走,桌面干净✌️,该任务完成后,文件夹的 tag 被自动设置成「已办结」。

上述操作看起来很复杂,其实这都是在使用过程中逐步改进的,最开始我对项目的分解很细,环节很多,用着用着就完成简化,对于有些重复的操作,就琢磨能不能用 AppleScrip 来处理,这样就简化了操作的步骤。

其实不管用什么软件最终目的都是为了自己的工作服务,开始都不要急于求成,工作流不会一开始就很完善,逐步去简化,会更加趁手,我在这里也只是抛砖引玉,其中的细节没有做过多的描述,大部分脚本都分享到 我的 Wiki 里面了。

Q5. 你是从什么时候开始接触这些效率工具,并且想到要把它们和你的工作结合到一起的?你现在这套工作流大概经过了多长时间的调整和优化?

我算是接触电脑比较早,所以做什么事儿都喜欢用电脑去解决,2009 年尝试使用 macOS 时会寻找各种对应 Windows 的应用,后来一个偶然机会接触到 「GTD」 的概念,就开始找各种教程,从而接触到 OmniFocus ,开始尝试管理工作和生活事务。

我当时用 OmniFocus 的时候很懵,但是看了《工具控的福音》一系列的文章,对于 OmniFocus 的介绍对我来说简直是醍醐灌顶,从此决定用 OmniFocus 管理我的工作,从最开始一脸茫然,到现在能自己编写 AppleScript 经历了相当长的时间,因为相关中文教程毕竟太少了。这期间也经常看各种苹果产品的网站,其中也有很多推荐和介绍,慢慢就开始尝试各种效率工具并结合自己的工作去调整。

现有这套工作流整体框架完成较快,因为我的工作流程相对固定,对于 OmniFocus 项目结构的建立很快,当时对项目分解得过细,随着工作的开展慢慢开始简化 OmniFocus 项目流程,有些操作会重复出现,这是就开始琢磨能不能有什么方法实现一键操作,就开始尝试学习 AppleScript,进而开始对 OmniFocus 的扩展,并使用 Keyboard Maestro 去执行更多的脚本,完成更多的操作,从建立工作流到现在的完成度经历了有大半年的时间,都是边用边调整,现在基本上有些复杂的操作我都会去想能不能用 AppleScript 解决。

Q6. 你工作之外还有哪些爱好?

喜欢看看电影,尤其喜欢各种大片,更多的还是喜欢关注科技界的新闻,现在又沦落为了猫奴,当上了铲屎官?。

Q7. 有没有哪些你觉得不错,但是相对比较冷门的 App?

应为很多应用都是看的少数派推荐才去尝试和购买的,加之国内对于 Mac 应用的介绍很少,所以冷门的应用很难被我们熟知,在这里推荐两个露脸率较低的 App 吧。

  • Blotter:上文有提,是个桌面日历,在 Desktop 上以遮罩的方式显示日历,可调透明度、布局等,挺老的一个 App 了,很久未更新了,但是一直正常使用,设置也很简单。

  • The Hit List:一个 GTD 应用,macOSiOS 均有,我买来打算替代 OmniFocus 的,结果因为不能设置「顺序执行的项目」不适合我的工作,除了这点其他都很优秀,任务显示直观清晰,tag 管理,最强大的 smart folder 可以实现各种视图,Mac 版也提供了大量的 AppleScript 的接口,扩展能力很强,有很多现成的脚本使用,觉得 OmniFocus 太重的,使用这个绝对清爽。


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