谈谈我怎样使用 OmniFocus 度过一天

 Sugus_舒

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[ 编注:本文为读者投稿文章,仅对文章版式与文字略作改动。 ]

为什么要写这篇文章

  • 根据我自己对 OmniFocus 使用心得文章资料的搜索,其中大部分都来自外国媒体人,虽然现在英文大部分人都看得懂,但是不同媒体人之间使用 OmniFocus 的模式比较杂乱,对一般人来说,要形成对 OmniFocus 的大概认知,至少要广泛阅读不少前辈的文章,时间成本之大,让人望而却步。
  • 自从在 Asian Efficiency 以及 Simplicitybliss 这两个网站中看到过介绍某人是怎样在一天当中使用 OmniFocus 的文章之外,在国内比较缺乏向读者介绍已经上手的人怎样使用 OmniFocus 来 work through a day 的文章,而学习新东西的一个好方式其实就是看看别人是怎样使用的
  • 笔者自己使用的时间并不长(从去年 10 月至今),但已经看过不少文章基本以英文为主,主要靠 OmniFocus 完成的项目是出国读研究生的申请,上手之后非常认可这个软件,一直想把自己的心得以一个合适的题目分享出来。

下面就将详细与大家分享我使用 OmniFocus 的一天。

起床后

每天起床第一件事情,就是打开桌面端的 OmniFocus,点击 Daily 这个 Perspective 来进行早晨仪式(也就是每天必做的一些小事情,这些小事情可以帮助你快速进入计划状态,帮助你快速清醒头脑)

Daily 的透视设置如下图所示:

可以看到我的 Morning Ritual 包括了四个动作:

  • 祈祷、感恩
  • 查看日历
  • 查看 Evernote 的特定目标宣言
  • 整理 Inbox,标注重要任务

祈祷感恩就不详细介绍了,简单说就是给自己一分钟冥想,说一些祷告词如「感谢这个世界」之类的,这是我个人的习惯,可以给自己的新一天开个充满的好头;查看日历是为了看看今天是什么重要日子,是不是某个朋友或家人的生日?是不是快临近什么节日?查看 Evernote 的特定目标宣言也是我自己的习惯,每天早上都去翻翻自己记下来的要实现的目标,然后提醒自己今天也要过得有意义,并且做的事情不会偏离目标;整理 Inbox 是非常重要的一步,每一个使用 OmniFocus 的用户都应该了解过GTD 的理念,每一天我都会把杂乱的想法(或大或小)都扔到 Inbox 里面,而第二天早上我会集中在桌面端去给这些 Inbox 事项去分类。

例如,我今天早上起来我的 Inbox 有这三个事项,如图所示:

我会在早上起来之后整理 Inbox,如果这些事项简单到我 三分钟 内可以完成,我会立刻去完成,如果是暂时完成不了的,我会给这个 action 设置 project 和 context,如果是今天或者近几天要完成的重要事项,我会给这个 action 添加 flag 使之变成 橙色 如有必要,确定是某个时间点之前完成的action,我还会加上 defer 和 due time(在这里我 不推荐 大家每一个事情都设置 due date,详细理由我后面会提)

计划 Plan

第二件事情,就是打开 Plan 这个 Perspective 进入计划模式,放在 Plan 透视里面的都是之前在Inbox里面被归类为以后完成的 action,而设置一个可以每天看看之前没完成的动作的透视,在实践中对提高效率非常有帮助。

Plan 的透视设置如下图:

这样的透视设置我是有过微调的。 Plan 这个透视是我在 Simplicitybliss 博客上面学来,在实践中自己改进了一下。

  • 首先是 Group actions by Project , 这样可以让你在计划的时候清楚地知道每个 action 是什么项目下面的,有利于给action定位。
  • 然后是 Sort action by Flagged ,这样在每个项目下,之前标记过为橙色的 action 会首先显示出来,也就是依重要性排序。
  • 最后讲一下 Filter actions by availability 里面我选择的是 available , 默认是 remaining ,也就是说我只想看见那些我现在可以去动手做的动作,假如某个动作需要某个资源,我现在无法获得,所以被我 defer 了,我就不会在这里看见那个动作。

我在这个透视里做些什么?

在 Plan 这个透视中,我需要完成的是快速查看每一个项目与每一个动作,如果某个动作是 最好 在今天或者近几天完成(相当于一个提醒),那我就给动作标注 Flag 。

如果某个动作已经躺在 OmniFocus 里面太久,我已经不想完成或者已经与我无关,我会直接在 Plan 这个透视里面 delete 这个动作。

如果刚刚知道某个动作的截止(due)时间,或者推迟(defer)时间,我也会在这个透视里面给这些 action 加入 在 Inbox 处理这个动作的时候没有加进去的细节

回顾 Review

下一步比较轻松一点,就是看看 Review 这个 perspective 里面的东西,所有的动作只需要简单地按一下右上角的 Mark Reviewed 就可以了。

也许很多人觉得这个没有什么作用,但是经过我自身的实践,还是相当重要的,所以这个透视一直躺在我的侧边栏。这个透视的重要性在于,它可以让你看到你遗漏的东西 , 这在你的 action 越来越多的时候会更显价值,因为我基本不会一个一个 project 地去看我有什么动作还没做。例如:

  • 有时候我会发现我早就完成的动作可能因为同步的问题没有打上勾,或者出现了其他误操作,我可以在这里改正下错误;
  • 有时候我会看见一些我一直想做,但是被淹没在 Plan 透视里面的动作,我可以给这些动作标注;
  • 有时候我可以看见一些已经久无新动作的 project(如上图中的 Travel to Taiwan),这可以提醒我如果这个 project 是已经完成?还是这个 project 需要新的动作来推动?

未来的事情:Waiting For & On Hold

这一步有时候我是会省略的,因为有时候现在事情比较多且紧急,我就不会有心情去看有那些我想在未来某个时间做的动作(Waiting For),或者哪些我未来要做但是还没有工具或者资源去做的事情(On Hold)。但一天的工作流包含这两个透视,还是能提高效率的。

Waiting For 的设立,是因为我的 project 里面有两个 Someday/Maybe Single Action List (一个 Work 文件夹下面,另一个在 Personal 文件夹下面),这个透视就是针对这两个 list 的,设置如图:

On Hold 的设立,是主要针对 Waiting 这个默认存在的 Context 的,因为 waiting 默认是 On Hold 的,所以不特意去找,这些动作就很容易被忽略,在这里解释一下,我只会把我需要完成,但是我暂时没有能力完成(或者是需要别人给我文件、或者是我需要某个工具)的 action 放进去,以防止我有了所需要的资源可以完成这些 action 之后,这些 action 已经被我遗忘在天边。设置如下:

开始工作吧:Today

Today 是最重要的一个 perspective,这个透视也是我在 iPhone 和 iPad 上面的 OmniFocus 查看次数最多的透视(因为我主要在桌面端计划,做事情的空隙看看移动端我下一个任务该做什么)

在这里我 只会看到 被标注了 Flag 的任务,可以看到24小时内要 Due 的任务,也可以看到已经过期(Overdue)的任务,这些都是被我标注了优先级的任务,经过了之前的规划与整理,我不会怀疑这个透视里面的action到底要不要做,我只需要 Just Do It !。这个透视的设置如图:

整个白天除了工作,还需要干什么?

收集动作放在 Inbox 里面 是贯穿全天的,我主要用 iPhone 上的 OmniFocus 来收集。如果是不紧急的,你可以扔进去以后就不管这些动作,等到明天再考虑。如果是紧急的,你可以直接收集在Inbox里面然后给这些动作 设置一个到期时间 ,也不用可以去给这些动作设置 project 或 context ,因为在日常工作中我们很难能像早上起来一样有个固定时间去处理 Inbox 的事项,就让这些 action 静静地躺在 Inbox 里吧!(强迫症患者表打我)

忙碌的一天过后,还有两件事

有一些事情是我每天要重复的,有些是被动的,有些是主动的,主动的我称之为 习惯和爱好的培养 ,之前尝试过给这些 action 标注 Flag 或者 Due ,但是之后发觉这些动作会影响我的 Today 透视,把真正重要的动作淹没了,所以决定设置一个新的常用透视 Habits 来每天回顾这些内容。

这里面我只用了 defer 这个设置,以避免我早上起来在 Plan 透视里面计划的时候被这些无关内容淹没。

另一个事情是回顾一天,这也是我个人的习惯。我会再次打开 Daily 这个透视来完成,因为我把这个动作放在一个叫 evening ritual 的action group里面,而这个 action group 又放在 Daily Action 的项目里面。如图所示:

这些事情我是必须完成的,因为我给这些 action 设置了重复,如果某一天没有打勾,后一天就会出现问题(但在非常偶尔的情况下我也会忘记,反正都不是强迫性的任务,没有标注 Flag 或者 截止时间,真的没有做也没有关系,第二天再调整吧)

以上就是我一天使用 OmniFocus 提高效率的工作流程,希望可以给大家带来帮助啦。最后是要回过头讲一下为什么我用 defer 多过于用 due 。其实一开始的时候我也是每一个任务都是设置得完完整整,什么 defer 和 due 、project 和 context 都设置好。但我很快发现一个问题,就是我每天进入 预测 这个透视的时候,发觉每天都有好多要截止的任务,在移动端更是惨不忍睹,右上角的小红点随便就是 6、7 个以上,甚至十多个,我开始想这个问题:我真的做的了那么多 action 吗?真的有那么多 action 值得设置 due time?

最后经过我多方的资料查找,发现其实很多外国的 OmniFocus 用户都是深有同感,我借鉴了其中一位的做法:只有真正的截止日期的任务才去设置 due,在日常中应该多用 defer 。而且我也加强了标注 Flag 的运用,这样一来,我形成了自己的优先级系统,due 的最重要,flag 的其次, defer 的最不重要,如果一件事情出现了 overdue ,一般都是我临时觉得这件事不那么重要,要反省自己设置的时候是不是违背了原则:这件事情真的有截止日期吗? 

这次分享就到此为止,欢迎大家多多与我交流,可在微博上 @Sugus_舒 关注我。


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