和你一样,有个外国的小伙子也想要一款称心的任务管理工具。

他曾打算做一款「完美的信息管理应用(Mori)」,但他自己尚不能满意这个工具;最后他卖掉了 Mori,用纯文本来记录任务。为了让自己的任务列表保持有序、便于管理,他开始为之添加最简单基本的结构——不破坏这一点的前提下,不断丰富这一系统,最后我们看到了 TaskPaper。

TaskPaper now has more tricks, but at its core it’s a simple system for list making in a plain text file.(TaskPaper 如今有了更多功能,但它的核心仍是纯文本构成的列表系统) ——Jesse Grosjea(TaskPaper 开发者)

来想象一下 TaskPaper。

拿出一张纸,把你接下来 24 小时内需要做的事不分先后、一行一条记在上面,然后抬头看屏幕,想象有一个文本编辑器(也许你想到的是 Windows XP 的「记事本」)窗口,里面就是你所写的事项。

这就是 TaskPaper,一款独树一帜的纯文本任务管理 App。何人会用这个貌似简陋的东西?Overcast 的作者 Marco Arment、Editorial 的作者 Ole Zorn、Marked 的作者 Brett Terpstra……不认识他们,没事,如果你接触过他们的作品,就会感受到,这是一群近乎偏执的人;而为他们所青睐的 TaskPaper,也是一款真正优秀的应用。

简单的界面背后,TaskPaper 支持强大的快捷键、搜索语法和脚本拓展(所幸你一窍不通也不影响入门);它适合的人群非常广,从不需要任何附加功能的用户,到快捷键玩得飞起、语法烂熟于心的 Geek,这归功于 TaskPaper 最根本的性质——纯文本,永远好像白纸一张,就意味着上手零难度,后期无限量。

是的,你似乎又发现了一款带着「Power User」气质的 App。且慢,请注意它不具备图形界面,没有自带云同步,甚至不支持通知提醒,和你印象里的任务管理 App 截然不同。

在序章里,我会主要着墨那些让人难以适应的地方,解释、分析这些独特的设计;读完之后,你可能对 TaskPaper 嗤之以鼻,更可能拍案而起:

相见恨晚!

基于纯文本,更快更直观

TaskPaper 的界面就是个文本编辑器,一闪一闪的光标在那里等你输入任务。这和我们印象里的任务管理 App 大相径庭,让人忍不住要问:到底有什么好处?纯文本的优势,并不只有那些复杂的自动化动作和搜索语法,对于大多数的用户而言,它最大的好处就是直观。

我所用过的任务管理软件,多数都有着复杂的输入界面,提供了丰富的选项:日期、文件夹、优先级别等等。给任务设置这些属性不是不好,只是用图形界面来干这事体验极差。就以设定时间来说,用别的任务管理 App,每创建一条事项,往往就设定一个时间——这一步体验极其糟糕,不是在几个输入框里挨个输入日期,就是上下滑动滚轮选定时间。

如果你还要设置其他属性,那就更不乐观了:输入任务用键盘,时间用滚轮,层级从文件树里挑,各种交互方式轮番上阵,我不禁觉得,自己更像是在打街机,而不是记录任务。用图形界面收集任务,缺乏统一直观的交互方式,无疑增加了操作复杂度,进而给思维增加负担。

何况,现实中任务并不总是等我泡好咖啡、做晨间计划的时候自然而然跑到脑子里,更可能是随时派下来的,或如灵感一般突然袭来的。此时你得停下手中的事情,尽快把它记下,防止遗忘——而使用图形界面一个一个添加属性,不幸增加记录的成本,并严重地打断当前的工作。

Todoist 则是一个正面例子,它支持自然语言输入,你只需要键盘这一输入方式,就能一次性把任务及其属性都输入(只要你觉得有必要)。用 Todoist 记录任务的体验干净利落,如同在日记本上随性书写。

TaskPaper 同样只需要打字这一种输入方式,得益于此,我在记录待办的时候不,不必在多种输入方式里切换,只要打一串文字就好,花费最少的时间与精力成本。某种意义上,TaskPaper 把 GTD 的第一步做「精」了:

记录下要做的事情

这才是后续行动的基础,我勤于清空大脑,把握住「事情(任务)」以及其必要的属性,而不是被花哨的交互绊住手指、打断思路。TaskPaper 干干净净的界面,回车新建任务的操作,让任务的记录像敲打老实打字机一样行云流水,更将它们一览无余地现于屏幕,待你执行。

此外,因为只有文本,TaskPaper 快如闪电。没有图形界面,它极致轻量,输入时我用双拼飞快地打字,整理时我十指并用击打快捷键,它从未卡顿——如果有人把纯文本编辑器打到宕机,那实在是骇人听闻。即便我透视过去一年内所有任务(上万条),它也是立即响应。如果你的 TaskPaper 卡住了,也许你该考虑换电脑了 :p(我那台以性能羸弱著称的老款最低配置 12 英寸 MacBook,仍然可以流畅运行它)。同时,TaskPaper 几乎没有动画,没有二级菜单,打开 TaskPaper 就像铺开一本笔记簿开始写写记记,毫无界面切换带来的停顿。

快速流畅带来的就是思维的连贯。你明白,低保真度的纸笔仍然是画家最喜欢的工具,因为绘图板的刷新率再高,也做不到纸笔的无延迟;做任务管理也有类似的道理,而打字就是最快、延迟最少的方法。

没有提醒也能做任务管理

作为一款任务管理工具,Taskpaper 有一个特点可能让你退避三舍——它没有通知提醒。但是 TaskPaper 的设计仍然符合广为人知的 GTD 理念——你要知道,在 David Allen 设计 GTD 中,提醒同样不存在。2015 年再版的书里,也没有特别针对这一点做任何修改。 

多数的任务管理应用很注重提醒:设置好许多预期的时间节点,极力跟进你的进程,不断提醒你应该做什么;有的应用把每时每刻的提醒作为卖点,甚至暴力催促用户完成任务。提醒自然有其好处,但像我这样的人就会觉得不舒服,不想应用跟在后面催个不停。

其实,我在初高中的时候也喜欢使用提醒,那时我的生活非常有节奏,白天上课、傍晚「放风」、晚上自修,设置的提醒也无非是换墨水、买泡面这样周期性的小事。但是考入大学后,情况一下子变复杂了,除了课业,我还参加社团、创办公司,事先设置好的提醒越来越跟不上实际情况——交通拥堵、身体不适、任务改动、同事不守时,都可能「冲掉」计划好的任务。同时,这种变化给我带来两种负面情绪:无法完成任务而焦虑,心系原定任务而分心。

一个个修改、删除那些延期、逾期的任务时,我不由得审视自己:真的需要提醒吗?不是的,守时固然很棒,但天不随人愿,事情不会总按照计划发生。

我一度回到纸笔,把要做的事情一行一行列出来,隔一会儿就拿出来看看,然后一一干掉它们。不过,我的工作和学习围绕着 MacBook 进行,我不想在电脑和纸笔间来回切换,遂捡起自带的简陋便笺 App;但它富文本格式的界面看起来就像电视购物的传单,我还是不满意。直到我发现了体验更接近纸笔的 TaskPaper,不花任何力气,我立马就把这款极易上手的 App 纳入了自己的工作流。至于那些强大的功能,则在后续使用中按需学习。

现在,除了约会等铁打的事项,我基本不喜欢定时间。

没有了提醒之后,我反而更加自律,基本做到了「今日事,今日毕」。一方面,我在收集了一定量的任务后,才能给它们一个轻重缓急的判断,统筹全局;而没有了通知提醒的干扰,在执行中我得以少一分焦虑,保持专注和灵活机动。

别具一格的同步方式

Taskpaper 让普通用户望而生畏的另一个点可能是没有 iOS 客户端,他们想当然地觉得,没有客户端就没有同步。其实 TaskPaper 是可以实现同步的,只是它并非常见的应用内同步方案,而是直接把保存着任务数据的文本文件交给你。电脑、手机上,有不少的应用可以读取这一格式的文件,你大可通过 Dropbox 或 iCloud 同步它,在手机上随时管理任务。

但必须指出,TaskPaper 整一个系统就是为电脑键盘而生的,没有大量的快捷键支持,它就像翅膀受损的苍鹰;移动设备难以发挥 TaskPaper 的全部实力,更适宜做一种辅助。

TaskPaper is a text- and keyboard-based tool to quickly capture and organize tasks. (TaskPaper 是一个基于全键盘的纯文本工具,用于快速收集、组织任务)——Cherp(瑞典隆德大学教授)

对于同步这件事,我们需要有一个理性的认知:它同步的是内容,而非交互方式。我看见过一个买了 iOS 版 OmniFocus 的人,他常常向我抱怨 OmniFocus 榨取了他的血汗钱,却连创建一条任务都那么麻烦——随后便摆出一副「千帆阅尽」的坦荡表情,宣布任务管理软件都是玄学。这位兄台的滑稽之处在于把手机任命为记录任务的主力工具,无奈带有复杂图形界面的任务管理工具,在记录上本就没有优势。移动设备更适合作为一个 check 的终端(便携性比电脑高),随时掏出来看一看,「好了,《论摄影》和《单反摄影圣经》已经还了,接下来的任务是……对,去文学书柜借《故事》」。大量录入任务的工作,交给电脑为好。

总之,TaskPaper 最适合长时间使用电脑的用户,他们不强求分秒必争的同步,更注重工具在本地的表现,如果你的工作环境也以电脑为主,那么可以获得更纯粹的体验;同时,所幸 TaskPaper 的数据基于一份文本文件,其他设备上同样有灵活多变的同步方案,可以满足不同人群的需求。

小结

TaskPaper 的官方客户端只有 macOS 版,不过能读取 taskpaper 格式文档的应用倒有很多。

从易用性上讲,我更推荐有硬件基础的读者尝试一下 macOS 上官方出品的 TaskPaper。macOS 上的 TaskPaper 预设了合理高效的快捷键,拥有无限可能的 Apple script、JavaScript 和 api 拓展。

在其他桌面平台上使用 TaskPaper 管理任务未尝不可,但是你需要稍作一些配置,不像 macOS 上「开箱即用」;而移动设备上的 TaskPaper 客户端则因为硬件的先天条件,无缘快捷键之便利。不过这些没有动摇 TaskPaper 最根本的属性——纯文本,而这恰恰是它强大之处。

Keep it simple, stupid.(简单就是美)——David Mamet(当代著名剧作家)

TaskPaper 是一个好工具,从简单的买菜清单,到复杂多变的团队项目,它都能满足,作为 TaskPaper 式(纯文本)任务管理的实践者,我从中受益匪浅。鉴于面向国内读者的教程实在屈指可数,我便写了这份教程。

如果你:

  • 对基于图形界面的任务管理厌倦了
  • 更喜欢在电脑上做任务管理
  • 想尝试用纯文本做任务管理
  • 想获得现成的 TaskPaper 搜索语法
  • 想获得现成的 TaskPaper 自动化动作

这份教程可以帮到你。