第一章 | Todoist 如何满足 GTD

GTD 是一个想要系统地谈论任务管理时很难避开的词，它能够风靡与流行，并非因为它特殊，也并非因为它万能，而是因为它就是我们日常生活中处理问题的那一套，我们对它足够熟悉。在这本书的第二章里，作者自己写道：

可能你没有察觉到，不过这确实就是我们习以为常的处理事情的方法。

这个方法一般被认为是「收集」「处理」「整理」「回顾」「执行」这五个步骤。

Todoist 作为任务管理高级工具中的一员 ¹，对这几个步骤的支持自然不在话下。考虑到会有一些朋友还不了解这 5 个步骤，接下来我会先对每个概念做一个介绍，再谈 Todoist 如何完成这个需求：

第一步：收集（Capture）

做法：只要想到，就记下来。不分主次、不顾质量，也不考虑是否可执行。

目的：把脑子里的事情腾出来，从而减少做事时的压力，增加当下的注意力。

时机：执行收集的时机非常灵活，灵活是它的意义所在：

可以是你第一次接触到收集这个概念的时候——比如说现在。
也可以是你正在工作时，记录一个当时产生的，与工作有关或无关的思维火花。因为我们不能工作的时候想到什么事就放下工作去做，我们也不应该脑子里一直存着一些悬而未决的事去做当下的工作，所以最好的办法，就是把这个想法先写下来。

在我的观察里，大多数人从收集这一步开始就把任务管理做错了，所以他们第一次做收集效果很差。任务管理是个实践的东西而不是个阅读学习的东西，要阅读学习和查阅的只是工具的用法，任务管理本身不是纸上谈兵。但人们恰恰是在闲暇的时候，才会坐下来看这篇文章、或是其他书，再或者听别人讲 GTD。这时候的脑子是个单纯的学习状态，想不到多少自己要做的事，被要求做收集的时候，是硬凑一些脑子里的事情。数量也不多，质量也尴尬。

我认为第一次做收集时，一个合适的思路是： 先找到一个线头，然后顺着联想的线去拽这个线头，就能拉出一大团杂事。你可以从你眼前的东西出发，比如个人生活方面，看看键盘是不是脏、桌子是不是乱、垃圾是不是没倒、被子是不是没晒… 从这些小事出发，注意自己联想的那个过程，你会发现就算是想把生活环境打造好（想象明天你女神就要来你家，你能给她带来好印象那种好），就能想到一大批需要做的事。

这种方法也适用于你手中正在进行的工作和学习。当你发现某个点有事可做时，在这个点的之前和之后往往也有很多步骤需要考虑和执行。你也就可以从一个点，发展出一串任务。

原则：

想到什么任务就记下来，不考虑可行性、不考虑优先度；
不要空想，而要像揪线头一样从一个点联想需要做的事情；
收件箱随后要清空，不要在收件箱里积攒任务；
收件箱的工具尽量少，要尽量让收集这个行为和某个具体的工具绑定。

我发现一些人会把收件箱当成「杂项」去处理，也就是说不知道该如何分类的小任务都还留在收件箱。这么做是不对的，它的问题是——当你下一次做收集的时候，你收件箱里就有一批你之前看过的任务，你还要再把这些任务一个一个看一遍。收件箱里的任务可能会越积越多。这样，你处理收件箱本身时间就会拉长，而且极不效率。所以如果有不知道该如何分类的小任务，你应该把它们放在一个新的列表里，命名为「杂项」，或「小事」等。

Todoist 的 Inbox

Todoist 里有内置的收件箱（Inbox）功能，所有未做项目指派的任务都会默认进入到这个收件箱。

第二步：厘清（Clarify）

目的： 我们在收集那一步已经说明，在执行收集的时候我们只管收集，不用去考虑想法的质量、是否可执行。那么，首次收集任务后的结果可想而知会是一团乱麻。那么下一步，我们就要把收件箱内的任务明晰化，分清哪些是可行的任务，哪些是不可行的想法，这就是厘清这一步的目的。

做法：首先是一件一件地过你收件箱里的任务，不要有遗漏。在 Todoist 这样的电子工具里最好的方式肯定是从上往下地扫这些任务。判断收件箱里的内容哪些是可行的任务，哪些仅是不可行的想法。

判断不可行的任务：

过任务的时候，首先要判断收件箱中哪些内容是不可执行的，不可执行的事务按 GTD 分三种：

完全不是任务：没有保留的必要。不该放到任务管理系统中的任务有很多典型，比如「上下班打卡」这种已经习惯了的每日行为，还有「每天记得带钥匙、钱包」这种记到任务管理工具里也没用的事等。
孵化：目前不需要，未知的未来也许会做。比如「学习一门新语言」这种，按 GTD 的说法可以先留下。但我觉得这种东西完全不应该留在任务管理软件中：首先，任务管理系统里应该放那些有完成日期的并且可执行的任务，而像「学习一门新语言」这种事本身的可执行性就非常差，你完全可以等你真正起步了再去在任务管理系统里制定一个计划。其次，大多数任务管理软件，会在项目后面显示未完成任务数，这个是一个压力源，如果你发现一个项目后的数字不减只增，这个系统会给你的压力越来越大。而任务管理系统的本意是为了减少压力，如果它无法做到这一点，我们就会对这个系统失望，进而可能对任务管理失望。这就是为什么任务管理如果没做对，不仅没用，还会适得其反。
参考：有些想法本身不是任务而是信息，它会对其它任务的完成有帮助。这一点我们在后文中的单个任务的基本元素部分会提到，简单来说这个信息会以备注或者附件的形式存储在它所属的任务中。

判断可当下执行的任务：

除了不可执行的任务，剩下的就是可以执行的任务了。判断一个任务可行后，要去思考它具体的执行步骤是什么，不要让它仅停留在一个想法的阶段，要从描述上，把它化为可行的任务。

把一个想法变成「可执行状态」，它具体的要求是，补充关于这个任务的每个细节，让自己看到这个任务的时候花费最少的时间进入执行阶段。比如同事告诉我，某播客的第 xx 期里有一个对我很重要的信息，我当时没时间看，按理说一般会记下「听某播客第 xx 期」这个任务。

但这么做远远不够。一个任务如果要保证它的有效性和可行性，就要记录足够的细节，达到 让任何人在看到这个任务后都知道这么做，可以马上执行这个标准。要做到这点并不难，只是要问自己几个问题，以刚才那个听播客的任务举例：

首先，时机——什么时候听？ 提醒的时机不止有时间，还可以是地点。比如听播客这件事，多数人习惯通勤的时候听，那就可以把这个任务设置为出门后提醒。

其次，重点——听什么？事实上关于这期播客我不需要全听，我只需要听同事说的那个对我很重要的信息，所以我要在备注里写上「听关于 xx 的新闻部分」。

最后，最快速 / 便捷的执行方式——怎么样让我最快地听到这期播客？这时候就会对客户端或服务有一定的要求。比如 Overcast 可以通过 URL 直接跳转到某个播客的确定时间点，那么我们就可以在备注里填上 URL。

让我看到任务的时候，点一下 URL 自动开始播放这一期，甚至直接开始从我需要听的那个时间点（比如说 8 分 54 秒）开始播放。

任务名、提醒的时间、地点、备注、附件，就是 「单个任务的基本元素」，补充好这些元素是把一个任务从想法变为可执行任务的关键。其中，「出门提醒」、「通过 URL 跳转」，还有你可能会遇到的添加附件等功能都是纸笔无能为力的特性。

第一次做收集和处理，最好去咨询下身边对任务管理这件事有经验的人，让他去结合你的情况给你提出一些建议。

时机：每次打开收件箱之后，准备整理任务之前。

原则：

不要出现遗漏，所以要一件一件地过；
把收件箱里的每个想法变成「可执行状态」；
两分钟原则。

判断任务可行与否以后，要判断启动这个任务需要的时间。能马上能做的就要马上去做是 GTD 著名的「两分钟原则」。不过，「两分钟」只是一个象征性的词汇，这个原则的核心理念是这样的： 如果一件事，你当下做，要比你事后再绕回来做更节省时间，那理所当然地应该尽早去做。

排除了不可做的事务和完成了当下可以做的任务，你的收件箱里就会只剩下那些「不能马上做的可行任务」，这些任务，就需要正式进入任务管理系统，来整理分类。

在 Todoist 中做「厘清」这一步

「厘清（收件箱中的任务）」这一步主要做的只是查看和判断，不能做的就删除，马上做的就做完 Check 掉，和工具本身关系不大。

第三步：整理（Organize）

这个部分我就不打算再介绍 GTD 了，而是结合现代工具，来写我的理解。因为从这一步开始，GTD 这个方法就明显地显示出与现代工具之间的失调，比如说最典型的，「下一步行动」，GTD 要求你做一个列表，但是在现代工具里，用标签来标记这些任务是更合适方法。

在现代任务管理工具中，整理是通过 「列表」和「标签」这两个维度来实现的。所有工具都不外乎使用这两个维度来整理任务，只是所使用的名称、实现的方式各有不同，但你只要在接触到一个工具时，去找接近列表和标签这两个形式的功能，你就能最短时间上手和整体把握这个工具，而不会被各种特殊叫法或术语所迷惑。这就是我在我两期 Live 中承诺的：

在此之前，你需要对每一个工具的每一个功能都研究一下；在此之后，不管你用哪个工具，你将是拿着答案找答案。

列表

首先来说列表，列表是一种组织的方法，给其中的单个项（item）按层级予以定位。说起来似乎很抽象，但这个概念我们接触得很久了：

现实生活里，把语文课本从书包里掏出来，翻到第几页，看哪一句话，就可以看成这样的定位方法： 书包/书包夹层2/语文课本/具体页数/具体行数。PC 上的路径也是个例子，也是这样定位一个文件，D盘/学习资料/高等数学上/未命名文件夹/xx老师.avi/。

目的：所以列表的目的，就是按照层级去无遗漏地组织任务，让每个任务都有所属，都能通过你的层级系统找的到。

做法：根据目的，列表就要列得有规律可循，这种规律应该是符合我们的认知习惯的，最常见的是从宏观到细节，换句话说是从大项到细项。按照我的个人情况给出一个大概的例子是这样：

原则：

不要想当然地建立过细的子列表，遇到你久不用的列表要归档或删除；
从大项开始建立列表，等大项里的任务堆积到需要再分时再建立下一级列表。

Todoist 如何实现列表和标签

Todoist 的列表和标签是各个进阶工具里实现得最简单的，它们就在主界面，很显眼。在相应的 Tab 下，选择新建列表 / 标签就能建立列表和标签：

如果你需要实现列表层级，简单地把一个列表拖到另一个列表之下即可：

第四步：回顾（Reflect）

GTD 中的回顾分为 当下回顾和定期回顾两部分。

前者发生在日常行为中，比如到了工作的地点，打开了工作这个列表看一下有什么工作，可以称其为「一次回顾」；而后者，GTD 则建议进行周期回顾，最少是每周回顾一次，它的回顾内容很广泛，从收件箱到每一个 GTD 书中给你预设的清单都要回顾一遍。

目的：保障系统的有效性，不堆积无效和不能处理的任务。

做法：当下回顾非常简单，它实际上更像是一个被动行为——你打开一个列表就会大概扫一眼内容，这就是一个回顾。而周期回顾，在现代任务系统里，我认为并不用做。

关于周期回顾需要多说一些，因为这毕竟是被 GTD 践行者捧上神坛的不可不做的仪式，而我对于这一点有非常不同的看法。

首先，周期回顾按照 GTD 的定义是两个方面：一是回顾和厘清收件箱、二是回顾每个列表。

回顾和厘清收件箱这一步的预设前提是，GTD 的作者假设我们在每一次收集任务的时候，都把任务放在了收件箱，一星期不看，就等这一周回顾的时候才会看。实际上通过智能设备上的软件执行任务管理的时候，我们不会这么做（我怀疑从来也没人这么做过），我们实际上的操作是，在收集的时候就会看一个任务属于哪个列表，然后直接就把这个任务放在列表里，并且会给它打上标签，确定执行日期、委托人员、优先度等各种情况。所以，如果你的任务系统已经建立，收集任务时会把任务的细节填充好，放到具体的列表里，那么回顾和厘清收件箱这一步就没必要做。

接下来是 定期回顾各个列表。首先我们想想我们为什么要做这件事。我在列表的原则里写了，建立列表的时候，不要随意建立，要注意它的有效性；然后在当下回顾的部分也提到：「每次我们打开一个列表，就会被动地把这个列表回顾一遍」。根据这两个前提，我们并不需要定期去回顾任何一个列表，因为我们每次打开的都是需要被打开的列表，而打开的时候就做了一次回顾。

比如 GTD 里的下一次任务、日程表这些列表，本身就不该以列表这种形式展示。而且，这些东西我们可以说天天都要看，并不需要刻意地每周挑一段时间去看。

所以综上，我认为，如果我们使用的是 Todoist 这样体系完整 ² 的现代任务管理工具，「定期回顾任务」已经形式大于意义所以不必再做。在现代工具里，回顾可以是随时随地的，不需要固定时间，它的核心意义是——保证你任务系统的有效性。每当你看到你的列表里有模糊的、臆想的任务描述和任务步骤，你都应该把它们纠正过来；每当你察觉到你任务系统里有一些标签你从未用过，有一些列表里常年没有任务加进去，你都应该把它们删除或者归档。

但是有一个必然要做回顾的时机是在一个人的身份转换后，因为在这之后这个人的任务会发生这几个变化：

上个身份大量未完成的事务不需要再做
新的身份填入了大量的新任务
新的身份出现了新的任务执行节奏

这种时候如果不彻底地从项目到节奏都 Check 一下，还是按照老的系统和节奏去处理任务的话，恐怕任务系统很快就会崩溃。

Todoist 中的回顾

列表和标签回顾不必说，主要说一个特殊的回顾，一个 Todoist 的默认过滤——七日任务。在 Todoist 里，它和「今日任务」一起被放在主界面的显眼位置。它比较符合 GTD 提倡的「每周回顾」这个概念，在周末看一下你接下来一周的安排。

除此之外，你可以通过 Todoist 的语法，建立非常灵活的时间过滤：

过滤功能是现代任务管理工具的精髓之一，我们在以后的文章中会多次提到它们，并且给出例子。

第五步：执行（Engage）

GTD 的第五步是 Engage，它一般被翻译为执行，但这个翻译比较牵强。按照 GTD 的内容，这一步实际在做的还是对任务的一次再判断，比如它完成的情境、它需要的精神状态、完成这件事的预估时间等等。这在我所提的体系里，应该用标签来体现。

而在书里 GTD 使用的是临时将任务从其它的列表转存到例如「出行前」、「不到 5 分钟行动」 ³等新建的列表。这意味着按照 GTD，你事先已经分类整理过的内容，要在执行之前重新做一次分类。而这在现代的任务管理工具中根本就不需要这么做了。

在那些五分钟之内能完成的任务上打上「不到 5 分钟」的标签，我们就可以轻松地把各个列表中用时「不到 5 分钟」的行动汇集在这个标签下，而不用像传统系统一样对列表再次进行一次迁移。