编注
不可否认 OmniFocus 有一定的上手门槛，但是越熟悉就会获得越好的体验。在这个过程中，了解别人的使用习惯作为参考会有所帮助。这篇读者投稿给出了新手进阶的 10 点建议，在建议之后还附上了非常详细的实际例子，希望给正在摸索 OmniFocus 的朋友有所帮助，同时也欢迎其他使用者投稿分享自己的使用心得。
自从去年 10 月份用 OmniFocus 以来已经半年有余，也在各个渠道分享过自己对于 OmniFocus 的看法，包括之前在少数派的投稿《谈谈我怎样使用 OmniFocus 度过一天》。很多人都曾跟我在微博上交流过，我发现其中很多人对使用 OmniFocus 有一种畏惧感，我其实也经历过这个过程。
当我刚刚对 GTD 这个概念产生兴趣并进行实践的时候，我也尝试了很多软件，最开始的时候我是不喜欢 OmniFocus 的，除了上手麻烦之外，软件 UI 也做得不够 Things 等美观，但正如一句话所说：不要从外表上去判断一个人。现在我是一个非常喜欢 OmniFocus 的人了，也对 OmniFocus 有了新的认识，对于新手来说，最重要的是多多尝试，说白了还是：无它，但手熟尔。为了让读者能快速浏览一遍十条建议，本文分为上下两部分，上半部分为简介，下半部分为实例模拟。下面是我对新手希望更有效率使用 OmniFocus 的建议：
1. 多使用 Defer dates
Defer dates 可以把任务推迟到未来的某一天某个时间点开始，也就是说直到那个时间之前，我在软件一般是看不到的。这样有个好处，就是当任务一多的时候，你永远只会看见与你现在的状况最相关的，而不会被海量的任务和提醒迷惑。除非某个任务一定有截止日期，否则请多考虑使用 Defer dates。
2. 多思考怎样使用透视这个功能（需内购）
透视，说白了就是让你用一个特定的角度去看你的 OmniFocus 包含的任务，我之前的文章中分享过我自己使用的自定义透视，如果觉得过于复杂，有另一个例子就是你可以使用透视来过滤出你的 Context ，比如你有 @phone，@work，@travel，@home等几个 Context，那你就可以自定义一个透视把 @phone 与 @work 过滤出来，那以后你工作的时候直接看这个透视就好了，你也不会看见其他影响你的内容。
3. 熟悉软件自带快捷键
使用 Mac 版的童鞋，多熟悉一下软件自带快捷键，多多去尝试不同组合，这会在一定程度上节省时间。
4. 学习配合其他效率应用使用
OmniFocus 可以配合 Alfred ，Popclip 与 Keyboard Maestro 等效率软件一起使用，这也可以去多想想有那些可以加进自己的效率系统来，以节省应用之间跳转的时间。
5. 精简自己的 Context
我一开始使用的时候，根据 GTD 的建议，设置了各种 @home，@work，@phone，@errand，@office，@school 等等包含了地点、工具和人物的各种 Context，这样做可以，但是实际上有一大半的 Context 我自己是不会实用的。现在我只有很少的一些 Context ，主要的只有三个 @！，@！！和 @！！！ 来区分完成任务所需花费的脑力与体力。
6. 设置 Mail Drop
设置自己的 Mail Drop。这个功能可以让你真正做到邮箱的 zero Inbox。任何邮件里面需要待会处理的内容，转发给自己的 Mail Drop 邮箱地址，就会出现在 OmniFocus 的 Inbox 里面，这是一个很方便的功能，尤其是你工作的电脑是 PC 的时候。
7. 只把行动管理放进 OmniFocus
请仅仅把要做的事情放在 OmniFocus 里面，远离清单与参考类事项。比如你要去超市买什么东西，出门要带的东西，做菜的材料这些都是清单，旅途的路线等等是参考类事项，这些我喜欢放在印象笔记里面，以和 OmniFocus 互补，在 OmniFocus 里面放清单、参考类的任务是比较让人困惑的事情，所以建议大家在这方面多考虑。我自己是使用 Clear 这个 App 来管理清单类的事项，印象笔记来管理参考类。
8. 精简任务描述
输入任务的时候，最好是精简为 动作 + 名词，以便你下一眼看到它的时候可以瞬间知道该做什么，其他辅助性的材料和文字请放进备注里面。
9. 使用 OmniFocus 跟进习惯养成
OmniFocus 是很好的习惯跟进 App。我自己设置了一个 Ritual 文件夹专门对每天、每周、每月、每年的事情作为回顾，里面都是我希望培养的习惯。这类任务都是 Defer again every day，所以并不会出现很多红点提醒我打勾完成的情况，我倾向于这种最轻量级的提醒。
10. 增加阅读
在进阶的过程会受到很多阻力，请广泛涉猎各种关于效率类的文章，形成自己的观点，如果用了一段时间你觉得 OmniFocus 给你生活带来了不少方便，请坚持下去。
上面是我希望大家能在进阶路上逐渐理解的十条建议，写得很简洁，这是因为对于 OmniFocus 这个 GTD 软件来说有很多设置上的可能性，有些人喜欢了解别人的思路后自己去鼓捣，有些人希望能看到更详细的例子，本文的下半部分就是为了这些读者准备的（以下截图均以 mac 版为例）：
Defer dates 的相关问题
如图所示，设置之后在任务的右半边可以看到 Defer until tomorrow 的字样，这样设置之后在我主要的 预测视图（Forecast，软件自带）、今日视图（Today，自定义）、计划视图（plan，自定义）里面都看不到这个动作了，这是因为大多数的透视里面 Filter by availability 默认选项都是 Available，如图（这也是我推荐大多数情况下用的选项，另一个是 Remaining ，如果选择 Remaining 这个可以看到被 Defer 的任务）。
另一个问题是，Defer 了之后怎么办，关键时刻我都找不到这个任务了？这个问题我是这样解决的，三个方法：
- 第一就是给真正重要的任务设置个截止日期，这样可以在系统自带的 Forecast 预测视图里面一直看得到，方便提前准备。
- 第二就是给这个任务一个小旗标（Flag）变成橙色，当任务被推迟的时间到了的时候，在我自己使用的今日视图里面以及系统自带的 Flagged 视图就可以看得到了。
- 第三就是我一直在使用的方法，就是给任务打勾标记完成的时候，我主要就是看 Forecast 预测视图，培养了这个习惯之后就不太可能忘记看到某个任务。
怎样入手自定义透视？
前文我说的建议是，你入手的第一个透视应该是最简单、最直观、最需要的透视，而不应该去追求复杂的设置（除非有可以直接搬来用的别人已经实践过的设置），所以我推荐大家第一个透视从自己的 Context 入手。自定义透视的设置界面如图：
其中各个设置选项我简单介绍一下：
- Project Hierarchy 比较容易理解，软件上有介绍，简单说就是边栏到底是按文件夹与项目分类，还是按照 Context 分类，这个按自己喜好就好，以前 iOS 版本还不是通用版的时候，如果不选择 Don't use project hierarchy 在手机里面就无法同步这个自定义透视，现在已经不会了。
- Presentation 是指主面板展示动作的方式，Group actions by 是指一堆任务放在那，是随便放一块（也就是默认的 ungrouped）、还是同一 Context 的放一块、还是按文件夹分类啊这些意思，Sort actions by 这个比较有意思，这是说你前一步分类组合了之后，这个组合该按什么顺序排列呢，是按被推迟的日期前后（Defer date）排列，还是有没有被标注为旗标（Flagged）排列。
- Filtering 是比较主观的一个选项，但也很强大，主要要使用的就是 by Status 和 by availability 这两个，Status 可以选择是任意一个（any Status）、快截止的任务（due soon）还是其他，这个可以按自己需要选择。而 availability 这个我基本就使用 Remaining 和 Available 这两个，区别就在于 Remaining 会显示被推迟的任务，这个如果有需要的童鞋请多注意。
- Focus 是指你经过前两个设置之后留下来的任务，都还是大浪淘沙，你可能只想看到某几个项目或者某个特定项目的任务，其他不想看到，那你可以在这边的 Focus 里面选择一下你希望看到的项目，添加进来。
- Sidebar Selection 就是我们将要使用的一个东西。进入 Context 界面，随便点一个你想要重点关注的 Context，你会发现 add current sidebar selection 被激活了，你可以添加无数个 Context 混合着用，在这里我选择的是 @！！！ 这个 Context，代表我需要花费大量精力的任务，我还打算添加 @Home 这个 Context ，这代表什么意思呢，就是以后我在家里并且很有精力要做事情的时候，我就点开这个自定义透视，看看我现在能做什么事情。
这种跨 Context 的组合能出现很多玩法，纯粹看你的 Context 是怎么设置的，如果你是喜欢把 Context 分类还分比较细的用户，那这种自定义透视还是很能帮到你忙的，如果你是不怎么用 Context 的人，那你的自定义透视还得在上面的其他选项设置中多下功夫，这里就先举最简单的例子。
关于快捷键
什么？从来不用快捷键？这可不对，能省好多时间呢，比鼠标快多了。最简单的例子就是 Quick Entry Shortcut 得设置一下，我这里是默认的，在偏好设置第一页：
这个快捷键在你的 OmniFocus 软件在后台的时候，可以快速弹出输入动作的小窗口方便记录。另一个我常用的快捷键是在自定义透视那里，如果你是一个常常要看某一个透视的人，不用想了赶紧去设置快捷键。设置的地方在这里：
Alfred 和 Keyboard Maestro 怎么加进工作流？
我也是小白用户，我只是用最简单的用法，不会高级用法，还请各位高手多多包涵（ Popclip 我用的比较少，但有相关的 extension，这里就不举例了）。
Alfred 我主要是使用下载的一个命令，挺好用的，之前说到按快捷键可以激活 Quick Entry Shortcut 但是这必须建立在软件已经打开的情况下，我不是一个很喜欢一直开着 GTD 软件的人，所以这个 workflow 帮助我很多，每一次我要输入新任务我只要按激活 Alfred 输入 ofnew + 任务名称 就会自动打开软件的快速输入窗口并帮我打好了字，我只需要再按一下键盘上的 Enter 就完成了输入，非常快捷。
我如果没记错的话我是在大神建的网站下载的。
Keyboard Maestro 这个软件我主要用在两方面辅助 OmniFocus 。 一个是打开软件使用的快捷键 Option + O（各位大神请放过小弟，小弟确实用 KM6 管理快捷键），另一个是帮助我快速进入 OmniFocus 的无干扰的阅读界面，也就设计一个快捷键按下去之后相当于帮我按了三个菜单键，如图：
现在这种界面是不是很适合工作时候放了一个待办事项在一边了，我有时候会把今日视图（Today，我自己自定义的一个透视）变成这样放在某一边：
Context 怎样算多怎样算少？
我觉得 Context 设置得好有两个标准：一个是适合自己，自己看得舒服；一个是自己确实会去用，愿意去用。不在乎多还是少，我最开始使用的时候有 10 几个 Context，现在就只剩下这些：
我的系统中其他都好理解，主要是那三个感叹号的 Context —— @！，@！！，@！！！，这感叹号多少代表了为了完成任务我必须花费的精力，也就是任务难以程度。之前我尝试过修改为自己的 energy level，后来发觉还是按照原博的那种实践起来好一点，毕竟判断自己现在精力状况如何远不如判断任务难易程度方便，各位可以按照自己的习性自己修改。这个方法我是在官网博客上看到的（这个博客相当不错，经常分享各路成功人士的工作流，基本上几个月会更新一次，每一次质量很高）。
Context 是很容易玩出花样的地方，还有一个思路尝试在这里仅仅设置四个 Context 来进行四象限工作法，不过我本人对四象限工作法不太感冒，有兴趣的童鞋也可以按着这个思路设置。千万不要拘泥于 GTD 原意的 @地点、@人物、@工具 三个点，以适合自己为标准。
mail drop 如何设置？
前面也说了，Mail Drop 这个功能可以让你发送邮件到特定邮箱，然后 OmniFocus 里面的 Inbox 就会出现这个任务了，很神奇。设置方法如下：
首先要注册自己的 Omni Sync Server 帐号（如果你已经使用了这个同步服务那可以跳过这一步）到这个网址，先注册一个帐号，登录进去之后，页面最下方那里按一下 CreateAccount，系统会自动生成一个随机的邮箱地址，把这个地址保存好，之后你收到一封邮件需要处理，可以转发给这个邮箱，OmniFocus 的 Inbox 就会出现这个任务了。
有童鞋会问转发之后的格式会不会乱七八糟不受控制？不会的，你发给那个邮箱地址的邮件中，主题一行会自动变成任务的名称，邮件内容会变成备注（note），邮件支持文字、附件与简单的 Html 。
习惯、回顾类的怎么在软件里设置？
我提供我自己的设置思路给大家，首先是回顾类，我有一个文件夹，里面装着四个项目
然后这四个项目的设置需要好好说一下：
- 我仍然遵循不必要的截止日期不设置的方法，以 Defer dates 为主，以我的 Monthly Review 项目为例，每个放进里面的动作，我都在设置里面设置 Defer another 1 months
- 四个 Review 项目对我来说都是比较重要，不希望错过的，所以我给大多数里面的任务都打了橙色的旗标
- 我一般标记回顾类动作已经完成的地方是 Forecast（预测视图），因为这是我不会漏掉的地方，有需要的同学可以专门增加一个透视来管理这四个项目
然后是习惯培养类的设置，我比较奇葩一点，在我四个回顾类的项目的 daily action 当中，我放的一般是生活上的习惯。但有一些我自己想主动培养的习惯，比如学习啊、看书啊、摄影等等，放在那里我会觉得乱，因为思路上很容易就分出来那些是我自己想让自己变得更好、主动去培养的习惯，和那些长久已经形成、比较固定的习惯，所以我在这里又开了个项目，里面的动作设置为 Defer another 1 day，同样打上了小旗标，即使是每天都最好要打勾的项目，我同样不喜欢用 Due date 来束缚自己。
然后我还有专门的一个透视来管理这些我主动想培养的透视，对这个透视有兴趣的可以找我上一篇文章看看具体设置，或者直接在微博上与我交流。
我省略了第 7、8、10 点建议的例子，因为这三个的例子太难举了，也是比较有主观性色彩的内容，加上也已经说得比较清楚，就不废话了，我也在与大家一起进步！希望使用 OmniFocus 的读者可以在评论区分享自己的心得，或者继续在微博上与我交流。（微博 ID@Sugus_舒）
