相信各位在接触 ThingsOmniFocus 这样的软件之前,是不是也曾去了解过其核心价值 GTD 的概念?可能在这之后,不少人会觉得 GTD 是个深不可测的话题,亦或觉得「大众群体」没有了解它的必要,继而会因为「看不懂」或「不想看懂」导致了一个不可观的结果:回避。

不得不说,这个话题确实很「不肤浅」,但也还没到「可望而不可及」的地步。所以无论你看懂了,还是没看懂,请各位读者再一次保持耐心,看看笔者是如何理解 GTD 这个概念的。

扼要地说,这就是个「先把事儿做成,再把事儿做好」(Getting Things Done, GTD)的思维,你也可以把这视作「达成目的所必须经历的过程」。并且其逻辑也很简单,即「记录 > 整理 > 分类 > 完成 > 反思」这个循环套路。(严谨地说,这其中的任何环节都不能被忽略,因为每个步骤都是决定最终结果的关键因素,稍有遗漏可能就会产生「化学反应」,然后 Duang~ 的一下,功亏一篑)

这个逻辑可能是目前最复杂、完整的一种,所以它主要面对的是「小众效率群体」而非相对「大众主流」的处事习惯和需求。从最简单的需求出发,可能大部分人只会想到「记录 > 完成」仅两个环节,这本身并不是错误的,而如果它能大大提高效率,并达到你的最终目的,这反倒是最适合你的方案。

比如 GTD 并不适合那些会把家务、个人卫生,甚至连准点吃饭都要放入「待办事项」的用户,因为这些事情必然发生,而且(大部分人)不会忘记去做这些事儿,所以根本就没有「记录」的必要。而如果是加班导致的晚点(推迟)、节假日导致的临时调换(提前或推迟)、客人突然造访(取消)等预先安排被打乱的情况,就需要我们进行妥善的调整和处理,这时候 GTD 便会发挥它的功效。所以,我写这篇文章的出发点是:让那些「事务繁多、冗杂」的用户,去了解可能他们还没想到(或者还没发现)的方式,即 GTD。

为了全面介绍 GTD 的作用及概念,这篇文章依然会以「记录 > 整理 > 分类 > 完成 > 反思」循环为目标,帮助那些目前仅遵照「记录 > 完成」循环执行的用户去学习、了解更完整、规范的 GTD 逻辑。

学会通过 Inbox 记录你的目标

如今「Reminders 备忘录」已经成为任何操作系统都必备的功能之一。它的目的特别简单,就像上文说到的那样,用户只需「先记录,后完成」就结束了。

举个生活中的例子吧。当我突然想到一周后就要期末考试了,那么这时我可能会打开「备忘录」,记录下「期末考试」这个事件,然后安排在「提前 5 天」这个时间节点通知自己,以避免错过或遗忘「复习功课」这个任务。

这是个不错的习惯,毕竟打小老师就教育我们「好记性不如烂笔头」这个道理。再次回顾这个例子,其中的逻辑不就是「记录 > 完成」那么简单嘛,但仔细想想,这是不是也有些不足?比如「期末考试」这个事件是不是可以在发生的前 5 天里,每天都进行通知?我是不是可能会提前(或推迟)几天再复习功课?具体的复习内容有哪些?我应该在什么地方、什么时间段进行复习?等等。这些问题就涉及到「用户需求」了。

论「好记性不如烂笔头」,这是个简单的「记录」过程,放到 GTD 中,这就是个 Stuff(事件)的概念。所谓 Stuff,就是那些你想到的,继而打算记录下来并最终需要被完成的项目。那 Stuff 的去向是何处?在众多以 GTD 为核心的软件中,它们都会有 Inbox(收件箱),这就是 Stuff 最初要达到的地方。

如何理解 Inbox 被翻译为「收件箱」?这就好比日常生活中,每个家庭都会用到的「储物箱」或「储物柜」,它们扮演了 Collect(收纳) 的角色。套用到 GTD 上可以理解为:任何你想到的 Stuff,无论它多么简单或多么复杂,先把它们 Collect 起来再说。所以 Inbox 就是 GTD 逻辑中最初的一个环节:记录,同时也是大部分 Reminders 类工具的主要作用。

很多轻量级 Reminders 软件(例如 Realmac 开发的 Clear 应用)在加入了 Inbox 后,就几乎没别的功能可用,所以它们是最简单的 GTD 工具(其中的 Stuff 则被另一个名词代替,叫 To-do),这样的软件被统称为 Reminders。而真正意义上的 GTD 工具还会考虑到方方面面,其中就包括事例中提到的「用户需求」。

用户需求之一:整理

那些在 Inbox 中的项目只是纯粹的 Stuff(它们之中既包含了「一件衣服」这样的东西,也包含了「写一篇日记」这样的事情。说到底,这些元素甚至无法组成一个标准的 Reminders 工具),它们与刚才提到的 To-do 最大区别在于,Stuff 只是些「零件」罢了,而由 To-do 组成的 Reminders 虽然只是「小机器」,但至少它是可以独立运作的。所以,要想理清楚 Stuff 之间的关系,并进一步将它们发展成合理且有逻辑的 To-do,就得经历 Organize(整理) 的过程。

在「整理」之前,每位用户都有必要梳理一遍 Stuff 的类型。例如「出门买一杯咖啡」算作「Do 立刻完成」类 To-do 项;「和 John 一起制作机器人模型」、「等毕业证书拿到后,再找工作」这些算作 Delegate(委托)类 To-do 项;「明天去打一场篮球」则被算作 Defer(推迟) 类 To-do 项。

它们的确有不同,但如何形容这些不同之处呢?我认为最合适的单词莫过于「优先级」。回顾这三个例子,得到的综合性结论是:Do 是指当下就要完成的任务,所以其优先级别最高;Delegate 是指会有第二人(或更多人)参与的集体任务,其优先级别稍低;Defer 是指那些(相对)不那么着急需要完成的任务,因此其优先级别最低。

在 GTD 工具 Things 中,优先级最高的 Do 被称作 Today,优先级稍低的 Delegate 被称作Next,优先级别最低的 Defer 被称为 Scheduled。看上去似乎和上文提到的 To-do 项有些不同?没错,是单位问题,因为在 Things 中,最精确的单位只有「天」,而非「小时」,更不可能是「分钟」。

在另一款 GTD 代表性工具 OmniFocus 中,「优先级别」这个概念在创建 To-do 项的时候几乎感受不到,因为它并不以此作为「类别」进行排列。但是,OmniFocus 却以一种相对「图形化」的显示效果(在已经建立好 To-do 列表的情况下)告知用户。整理下来,具体分为以下七种方式。

其中的「标记项已过期」和「标记项接近截止时间」两项,引出了另一个概念——Flagged (旗标)。

Flagged 本身并不受「优先级别」影响,因为后者是以「时间」为基础,以「完成」为目的的排列方式,而 Flagged 则(仅仅)起到了「强调突出」的作用,告知用户该 To-do 项尤其需要引起注意。当然,有的 OmniFocus 用户把它当作「不允许调整」的标记,也是可行的。

回到主题。在进行「整理」的时候,我们要先考虑到「优先级别」的因素,然后再按此进行排列,最终得到一份经过初步完善的 Stuff 项目列表。而这些 Stuff 此时已提升至 To-do 类,可以单独工作,只不过它与更加丰富且完整的 GTD 逻辑相比,还差了那么一些环节。什么环节呢?分类。

时间管理

在介绍「分类」之前,我还想解释一下何为「时间管理」。

还记得之前那个「期末考试」的例子吗?在之后对该示例的分析中,我还提出了「这个事件是不是可以在发生的前 5 天里,每天都进行通知?」以及「我是不是可能会提前(或推迟)几天再复习功课?」这两个问题。其中谈及的每个节点都统称为一个概念:「时间管理」。

在建立 To-do 列表的初期,我们可以填入理想的「提醒日期」,以备届时显示通知告诉用户自己,但有时不免会遇到「推迟」或「提前」这样的特殊情况。如果真的发生了,势必会影响到当前 To-do 的状态,所以该如何灵活地进行调整呢?这里要提到 Due(到期)一词。

一般情况下,如果 due 的日期为 Tomorrow,那它只会在 Tomorrow 的 To-do 列表中显示,而不会显示在 Today 中(除非你有进行过 Repeating 设置)。根据假象的情况,万一需要将它「提前」(或「推迟」),Things & OmniFocus 这两款软件又有着哪些不同的解决方式呢?

在 Things 中,你可以设置 Show in (xx) days before 直接增加 To-do 的提前量,达到「提前」的目的。并通过 Daily Review 达到「推迟」的目的。

在 OmniFocus 中,这些功能的对应选项为 Due 和 Defer Until 。但它还拥有两个 Things 没有的特性:Estimated Time 和 Completed 。前者指代「预计花费的时间」,后者指代「完成任务的确切时间」。同时由于 OmniFocus 的最小时间单位是「分钟」,因此对于短期任务,这种设置能进一步量化你的时间安排。

仅从「时间管理」这方面来看,Things 的优势在于它对操作的要求更低,便于用户只需点击较少的选项就能达到目的,功能较少,适合「轻度 GTD 用户」。而 OmniFocus 的优势在于它的功能更加「厚重」(就好比汽车操作面板和飞机操作面板的对比),功能较多,但也更加复杂,适合「重度 GTD 用户」。

此外,Reminders 工具中不存在 due 概念,是因为它们也不包含「到期」「过期」「提前」「推迟」「预计花费时间」这些细致的功能要领(甚至它们的 UI 用户界面也没有「操作面板」这一说)。所以 due 是区别 Reminders 与 GTD 工具的途径之一,这也明确了两者之间的差距。

Forecast

当你的 To-do 列表被越来越多的内容填充,同时还得受到不断变化的「特殊情况」影响,原本简洁的界面一瞬间就可能变得「低效且繁乱」。在面临这样的现象时,GUI 图形用户界面就会起到「逆转」的作用,让事情回到「高效且清晰」的 GTD 模式。好在 OmniFocus 中就有这样一个出色的 GUI,它叫 Forecast(预测)。

打开 Forecast 界面,你可以找到任何日期对应的 To-do 项。与此同时,它还允许用户进行「快速整理」,便于你直接创建、管理 & 调整不同日期中的 To-do 列表,在提高操作效率的同时,进一步达到 GTD 的目的。

用户需求之二:分类

「分类」是 GTD 中另一个不可或缺的环节,但不同 GTD 工具对它的概念定义是非常「不成体统」的。

在 Things 中,「分类」亦可被理解为「筛选」,用户只需给不同「场景」下的 To-do 项打上统一的 Tag(标签),就可以在后续步骤中通过它进行「筛选」;而在 OmniFocus 中,「分类」则被叫作 Contexts(环境),用户可以任何名词作为「分类」的标准,创建「永久性」固定项目,而非 Things 中的「临时」标签。以上是两者最大的区别,也验证了本节开头的观点。

即便如此,「分类」至少也能帮助用户快速梳理项目大块,并且任何 To-do 项都是可以在不同「场景(环境)」下流通的,也就是说,它们是可以在「筛选」条件下反复出现的,而不会被「类别」这一界限框死。所以我个人还认为:或许你的 To-do 项无需经过「分类」步骤即可「被完成」,但多此一步也非毫无意义,因为它至少可以为将来会需要用到的时候,留下一个「永久性」框架。

按照 GTD 原理,只要能达到目的,「分类」其实完全可以随心所欲进行(GTD 工具 Things 就特别适合这部分用户群体),在 OmniFocus 中虽然用户也可以自由设置分类,但它也有部分相对「体统」的要求,遵循了一个逻辑,即分类项目的「父级标题」皆为名词,其「子项目」皆为动词。

例如,我可以创建「女儿」为「分类」标题(意味着以此展开的所有 To-do 项都围绕着「她」展开),接着再创建「陪她猜谜语」「唱一首儿歌」「带她去游乐场玩」等内容为「子项目」。到这里,一个标准的「分类」就完成了。很简单,不是吗?

上例是按照「名词为父,动词为子」的要求创建「分类」项目的,但无法避免的是,还有很多场景并不以此为标准,比如「动词为父,动词为子」。

举个例子。我可以创建「搭一艘小帆船」为「分类」标题(这是个动词),再添加「选择合适的木板」「阅读说明书」「找好朋友 John 一起来帮忙」这些为「子项目」(这些也是动词)。验证了「动词为父,动词为子」的分类方法。

所以「分类」并没有特别严格的内容限制,但它至少有像样的「模板」划分,帮助用户更合理地整理条目,更清晰地进行审视。若没有这些「模板」,可能就会产生混乱,以致于迷惑自己,并最终使 GTD 的目的失效,得不偿失。

回顾刚才的知识点,其中可以筛选出「To-do 项是可以流通的」,以及「动词为子」的分类方法,在将它们组合后,又可以得出一个新的知识点 Projects 项目。

Projects 项目

如果说 OmniFocus 中的 Contexts 是用于整理「场景」环境下的 To-do 项,那么本节要介绍的 Projects 指代的对象则是「事情」。好,那么要完成一件事情,你首先会想到是什么?没错,是 Step(步骤)。它属于 Projects 中的一种,其属性被定义为「Sequential Project 按顺序执行的项目」(比如上节中提到的「搭一艘小帆船」的例子)

此外,Projects 还可以分为 Parallel Project(平行项目)和 Single Action List(独立的项目)。

「Parallel Project 平行项目」是指「有联系,但是没有必然的先后顺序」的项目,例如「去超市买萝卜」和「去超市买饮料」。「Single Action List 独立的项目」是指「没有联系,更没有必然的先后顺序」的项目,例如「参加老同学聚会」和「陪妈妈逛商场」。

当然,「Projects」中也有「优先级别」的要求,因为你很难做到所有任务同步进行,或同时完成。与此同时,它们也会遇到特殊情况,以致于你不得不因「推迟」某些项目而去调整原定计划的「优先级别」。如何实现?在 OmniFocus 中,它的功能名称为 Hold(暂停执行)

最后还要提醒各位读者,本节介绍的 Projects 和 Hold 仅针对 OmniFocus 有效,在另一款 GTD 工具 Things 中虽然也有 Projects 一说,但并没有明确的细分和应用。所以,若要实现同样的效果,烦请自行动手。

GTD(Getting Things Done)& 反思

什么是「完成」?很简单,就是打勾 ✓。个人主观地认为,这或许就是各类 Reminders 和 GTD 类工具以「✓」为素材,创作软件图标的原因吧。

和所有 Reminders 应用一样,GTD 工具也会有「Done 完成」环节,这就像文章开头说的那样,它意味着「先把事儿做成了」,不过还没到「再把事儿做好了」的地步。作为刚接触 GTD 的新手,很多人会忽略那关键的最后一步「Review 反思」,所以他们大部分人只满足于现状,得不到进步,甚至是倒退(用回传统的纸质贴纸标签,或随手记)。这也是我不愿意看到的。

客观地说 Review 不一定是必须经历的环节,因为任何新手对于 GTD 工具会有一个「从陌生到熟练」的适应过程,并在这个过程中提升效率,找到自己的需求。那么在这种情况下,你确实不必再行 Review 了。

反之,如果察觉到略有疑惑,或对 GTD 的「记录 > 整理 > 分类 > 完成 > 反思」运行逻辑并没有透彻且清晰的理解,建议你再次阅读这篇文章,或阅读由 OmniFocus 开发商 Omnigroup 撰写的《Getting Things Done®》一文(英文,可保存至 Instapaper、Pocket、Evernote 留作稍后阅读)

写在最后

GTD 本身就是一个比较小众、复杂的概念,它需要一定的学习成本和一段时间的实际使用,才可能会对这个概念有所认识,所以无论本文是否会对你有很大帮助,只要你认为自己有对 GTD 的需求,那么就应当试着去用 GTD 管理你的时间,或许你的生活和工作方式会因此得到巨大改变。

文末,感谢大家的耐心阅读,以及对笔者生涩表达方式的宽容和理解,希望这篇文章能让你有所得,有所想,有所悟。

(部分配图来自 OmniFocus + Getting Things Done