探讨Windows的工作流 from MacOS

此歌与文章内容无关

你使用Windows的习惯是怎样的?

是不是很自然地把所有软件、文档、视频、图片都堆在桌面?要打开文件或者软件的时候,习惯性地点击右下角进入到桌面之后,再双击相应图标?整天抱怨为什么用了一段时间,Windows电脑就会提示空间不足,即使你已经千辛万苦把电脑搬到了20平的客厅?时不时的来了兴致收拾一下桌面?常常怀疑Win就是优化的不好,要不要换Macos试试?

WIndows桌面最多能放多少个文件?

读了本文可能会对你怎么使用Win办公(处理文档方向)有些许帮助,也可以说是一片综述,但自己认为还是有思想在里面的,处女文,有疑议还请指教,本文8000+字符,略读10分钟。

本文由来

想法始于尝试与转变!

2018年,尝试了两个“生产力工具”,iPad Pro和Mac Mini。体验了一段时间之后,决定不把他们中的任意一个变为主生产力工具,当然是针对我自己的工作。

iPad Pro自然跟iPhone的使用逻辑比较类似。除了个别针对性优化之外,简直就是一个大屏的iPhone(这里很期待iOS13和以后开发通用软件),你说她有可能成为“主生产力工具”?对于一些工作类别,其实可以,同时也坚信她的工作流属性介于手机和电脑之间。但对于我一个科研向的人来说,当我用word编辑文字,用手去选字的这个葵花点穴手过程,堪称灾难,就是无法准确的点到我要的位置,即使是你已经高价购买了pencil。当然大部分人,包括我在内,买来iPad之后就舒服地沦为MP4或者iPhone plus plus play-station。如果非要给各种设备安一个各司其职的功能的话(其实以前的日本人比较习惯一种工具只做一件事情,比如电脑就是办公的,手机就是便携打电话的,感觉每件事物都有其初衷,而且人们也是按照这个初衷去对待这个事物,但从Apple进入日本之后就变了,可见Apple的影响力和产品的实力),它非常“称职”。

我慌乱的点选,你慌乱的眼神

MacOS的痛我懂。起初买这台Mini的原因是想体验一下“高效率”的系统,当然也想体验一下那么多高颜值app的Mac版,甚至将她变成自己的主力工作电脑。因此,在买之前做了很多功课,包括使用技巧、系统优化、以及必装软件的收集等等,打心底里体会到了MacOS的好处,越查越迫不及待的要买。买来优化折腾了一段时间(根据瘾的轻重不同,在0小时到一天不等的时间,我其实花了很长时间)之后,作为工作主力机使用了一个上午,然后就被abandoned了。可能是真的不顺手,也可能是被Win惯坏了,使用过程中花了大量的时间处理各种不适应或者不能用的问题,感觉自己不是在利其器,而是认识了一个新女朋友,每天想着法子让她美,不让她生气。举两个比较常见的例子:word格式不能正确显示,为了解决这个问题,office都不知道安装了多少遍。利用虚拟机成功正常显示了文件,然后又出现了打印机不能正常打印的问题,当时那种焦急的心情再也容不下半点的不适了,随之迫不及待想卖。除了这两个问题,使用MacOS办公很多地方都并不能很便捷,这些麻烦已经盖过了其优点。想想自己为什么要去莫名的追求工具而去利器,我本来的目的不就只是想提高效率么?为什么这样浪费时间折腾自己,现在反省过来,当时真的是被利器迷住了,出不来。不过,不出室何以入室,经历了还是可以收获很多!

我就是想撸狗!

MacOS的工作流

三人行必有我师。这里简单介绍一些MacOS让我眼前一亮的功能或者软件,也是我后面优化Windows系统的主要idea来源。

1. 沉浸式的使用体验。这是刚开始使用MacOS印象最深刻的感受。MacOS的最大化是将应用全屏展示给工作者,我们只需要全身心使用应用工作或者享受就可以了,当偶尔需要设置选项或者打开其他应用的时候,只需要鼠标触顶或触底,会自动显示菜单栏或Dock栏;而Win的最大化会默认留下任务栏在下面,菜单栏一般都是集成在软件内部,这样呈现在工作者面前的内容比较杂,很可能在办公的过程中,看到其他内容的时候就分心了,转而刷了半天jandan

Things全屏状态下打开菜单栏和Dock栏

2. 快捷键的使用。很多文章……都列举了MacOS的快捷键,也有相应的显示快捷键的应用,比如CheatSheet,甚至很多人买了Macbook之后,都要顺便买个带有按键说明的键盘膜。其实在使用Win的过程中,一般人可能使用最多的也就是crtl+C和crtl+V,猛地一换到Macos之后,晕了。然后就开始搜索MacOS快捷键的文章,学习了一番后,发现无数快捷键的好处,开始强迫自己要学习使用快捷键,但是我们反省一下,自己在使用Win的时候为什么没有注意过这么多快捷键呢?

CheatSheet快速查看快捷键

3. 开关机自动打开上次关机时正在使用的应用。虽然这个默认打开的功能有时候让人很烦,但这恰恰是工作流持续的一个保障,因为隔了一段时间之后,再重新开始上次关机的工作,很难一下子进入到当时的状态,自动打开软件及文件,对我的回忆有很大的帮助。虽然可以一直不关机解决问题,但有的时候升级系统,甚至在Win上面卸载一个软件都需要重启几次的情况,很容易就打乱了我们工作的思路。

4. 文件管理系统。其实说实话,Finder文件真的不好用,每次打开都乱乱的,各种设置都不能顺心,最终放弃了整理文件的习惯,只有需要分享给别人一系列文件的时候才整理一下。放弃的原因不是不再使用Finder了,而是选择检索,在使用Win的时候,如果要打开一个文件,我们大概率的是打开我的电脑,一个文件夹一个文件夹的找,然后打开。使用了MacOS,可以直接用自带Spotlight聚焦搜索或者Alfred搜索到想要的文件或者软件,直接省略了打开文件夹的步骤,我们甚至不需要知道这个文件在文件夹中是以怎样的方式排列的,即使他们很凌乱,也没关系,这也是工作流的一部分。Win的自带检索功能就不能快点么?

Spotlight检索

Alfred检索

5. 文件简洁“预览”。这个实在太方便了,尤其是面对一大堆PDF文件的时候,能够快速浏览筛选文件。

MacOS的预览文件

6. Dock停靠栏的集成。分段式的显示不同使用用途的应用和文件,与Windows任务栏的主要区别在于下载文件夹和垃圾箱的放置。很奇怪的是,在我开始使用MacOS下载这个文件夹之后,不管是网上下载的还是传输的文件都自然地放在这个文件夹里面,就类似GTD过程中的收件箱,结合Spotlight,基本上就放弃使用桌面,完成一系列相关的任务之后,再去整理下载文件夹中的文件就可以了。同时,垃圾箱放在Dock栏可以方便我们清理或者找回文件。

Dock栏

7. 与apple其他设备的协同工作。其实这是我想要使用MacOS的一个重要原因,像接力,隔空投送,解锁电脑等等功能,省略了线,实在太方便了(PS. 其实有时候真的不太懂得苹果对“分享”这个名字的定义,它竟然包含了那么多不属于这个名称的功能,既能直接分享给其他软件或者其他人,又能另存为,打印,拷贝,请求桌面站点,在页面中查找等等,只要是其他功能键没有的功能来这里找就对了,匪夷所思的定义)。 

接力
隔空投送
Apple watch解锁Macbook

8. 集成的通知、设置等入口。Macos应用的通知基本上都在同一个位置,我们可以不用担心错过重要的信息,即使你当时很忙,想要重新看一下刚才的消息,也可以回到通知中心按照时间流查看信息,非常方便,甚至可以在通知栏完成一系列功能,比如Pin。但是Windows的通知方式就完全不能比了,各种软件的通知都不同,很散乱,要想一下我开了哪些有可能通知我的软件,是旺旺?微信?QQ?网页端?还是邮件,日历,想想都头大。

今天与通知栏

9. 密码系统的集成。只要是需要输入账户名称和密码的地方都可以使用系统自带的密码储存或者LastPass,1Password等。相对来说还是比较好的。

10. 各种美好的第三方应用。剪切板编辑云储存应用,多个优雅的GTD应用,PopClip等等。

第三方应用


Windows的工作流

周而复始,不忘初衷。

就像我开头的几个问题,我们大部分人使用Windows的习惯是不是非常有效率,是不是非常具有生产力,我们花的时间是不是都全部在工作上,而不是花在找文件,找软件,以及一些小的重复性的动作上。出室一段时间MacOS系统之后,让我重新思考这些问题,或者说是优化一些设置。优化的这个过程很有意思,起初的状态跟开篇一样就是把所有文件和软件放在桌面上,很自然的使用桌面作为所有工作的起端,使用了Dock栏上的下载文件夹之后,开始意识到这就是GTD的收件箱啊,我可以把所有收到的文件放在这个文件夹里,然后根据不同的任务要使用什么文件,再利用搜索文件功能进行调取(其实这个问题也值得探讨一下,我们每天是按照怎样的顺序进行工作的呢?是一个一个去完成GTD中的任务?还是按照电脑上接收到的文件一个一个完成?每个人的习惯不一样,各有千秋,适合自己的才是最好的)。我意识到,在Windows上也有这么个系统文件夹叫做下载,虽然我们一直忽视这些默认文件夹,但我同样可以这样使用Win的下载文件夹。另一个重要的点是Launchpad,一般我们都将所有的软件快捷方式放在桌面上,比如作图的时候直接双击桌面上的illustrator,然后拉文件到软件中,为什么不能用Win自带的开始屏幕呢,它本来就是用来进入软件的,不是么?紧接着我在思考,Launchpad那个模糊玻璃的背景很好看,能不能把Win的开始屏幕也美化一下?然后就在系统设置里面选择了全屏显示开始屏幕,然后设置一下背景等选项,这样就可以放更多的软件快捷方式和文件夹在一个屏幕下,不需要动用滚轮去找,一幕了然,再开始使用设置后好的系统,我靠,这不就是很早以前的Windows 8的初始设置么?转了一圈,我想设置的所有界面其实都已经被微软设计好了,我只需要用就可以了呀,只是我们自然的舍弃别人给你设定好的所有选项,跳转到自己Windows XP时期的习惯(甚至是刚开始使用的Windows 10的同学们,应该也是被老师或者父母影响到了,打心底里觉得Windows就该这么使用吧)。与快捷键和搜索合体使用,倍感生产力剧增。如果要问Windows在交互上是不是在模仿MacOS,还是相反?这个问题其实一点都不重要,但是好用的交互和工作流才是我们想要的呀。以下是类比上面列出来的几个方向对Windows进行的优化,可能有些还不是最优的,毕竟我没有花太多时间去对比很多软件,如果有更好的,或者更适合不同工作性质的软件和优化,还请分享一下。


Windows的装修

取人之长,补己之短。

1. 全沉浸式的体验。首先就是任务栏的隐藏,Win的任务栏设置自动隐藏以后,完全可以形成沉浸式的享受,我们不会被其他应用影响(如果不自动隐藏,当你鼠标放在某个任务上面时,Win默认会显示鼠标所在任务的缩略图),甚至不会被11:30影响,去思考等会午饭要吃什么,而全身心的工作。当然快捷键对于windows实现更好的工作流也很重要,像前面介绍的,快捷键是提高效率的重要工具,比如不同的软件之间的切换,不只是系统自带的alt+tab或者Win+tab,也有很多快捷键相关的软件,如Capslock+AutoHotkey。快速访问对于windows又是一个加分项,可以把常用的文件夹固定在快速访问中,这样就可以直接访问某一个常用文件夹。


自动隐藏营造沉浸式体验


多任务窗口
快速访问


2. 全面利用一个类似MacOS中的Launchpad的“开始”屏幕。开始屏幕是从windows 8开始被应用的,其实她完全可以成为Launchpad的升级版,甚至是大而全的解决方案。Launchpad只能放软件,开始屏幕中可以放置的文件类型可就多了(利用一个快捷键,我们就可以直接打开软件或者直接打开想要的文件夹或者文件):任何类型的文件都可以固定在开始屏幕中,一般情况下右键点击快捷方式添加到开始屏幕就可以实现1  。在系统选项中,我们可以选择全屏开始屏幕,就可以有更多的位置放置快捷方式。当然不止于此,Win10 应用的动态磁贴又是一个加分项,点击一下键盘上的Win键,就可以动态查看该应用的信息,目前我在用的比较好的应用的有日历,邮件,天气,照片,microsoft To-Do(以上都是亲爹系列,亲爹还是你亲爹),新闻类应用(但是对于动态磁铁的支持并不好,目前只能展示上次打开之后储存的新闻),都可以展示一些主动或者被动的应用内部信息。当然也有不好的地方,就是对右键更多选项的支持不够好,很多选项都不能展示,比如你把垃圾箱放在这个开始屏幕,一段时间之后的文件不用了想要清空垃圾箱,竟然没有这个选项,只能打开垃圾箱,再进行清空,对于这个问题,我通过另一种类似Macos的方式来解决,将垃圾箱直接放置在任务栏中,实现对文件的完全删除和找回。当然对于这段时间使用比较多的某个文件或者文件夹,也可以利用这个方法,把特定文件夹放置在任务栏,这样也可以显示更多的右键选项。文章末尾有方法。

开始屏幕-shortcuts to files


3. 剪切板。其实剪切板对于我们来说还是很重要的,直接将Win系统自带的剪切板应用放置在开始屏幕就可以,点击之后打开刚才复制的内容,同样我们可以选用Ditto这样的剪切板管理软件。其实我也用了Ditto,但实际使用的比较少,也就是一个安全感的存在,以防丢失某些剪切的文字和文件。如果对于前切板的使用不多,完全可以用wox中的剪切板工具就够了。目前更新到最新的WIndows版本之后,系统自带云剪切板的功能,可以在不同电脑上粘贴同一账户的剪切板内容。

云剪切板


4. Spotlight。对于文件的调取,Win的自带有些不尽如人意(当然如果你对搜索的要求仅仅是打开软件或者文件,更新到最新版本的Windows10自带的搜索框完全可以完成90%的工作)。wox是一个好的选择(listary),类似 Macos的Alfred软件,能够实现文件检索,快速打开软件,快速打开网页搜索内容,查看天气等等功能,这里主要介绍一下网页搜索的几个快捷搜索途径,这其中主要是影响因子的直接查找,guge学术镜像直接检索,小木虫百度检索结果以及知乎百度检索结果进行一个网页搜索的快捷设置。文章末尾添加了若干网页捷径。

5. 文件快速预览。QuickLook值得你拥有(或者 Seer),它很简洁,设置选项也很少,但就是这么美观好用,点空格键即现,特别适合文件数量比较多的情况,能够快速筛选出想要的文件,对于office文件的预览需要下载插件,下载之后空格键就可以直接安装插件。

QuickLook


6. 第三方应用。wunderlist:简单,全平台,功能满足日常需求,可以常驻任务栏。针对PopClip的软件,暂时还没有发现有比较好的类似软件,还请推荐一下。在浏览网页时,主要是手势操作和右键搜两个插件用的比较多,基本上通过一个右键点击或者滑动快捷实现目的。见文章末尾的说明。

7. 与其他设备的交互。这个用的相对比较少,目前我在用的主要还是云盘,尤其是Onedrive等网盘的使用,自动同步所有的文件,任你在什么设备上都可以打开,经常需要打开的云文件夹已经长期驻扎在我的开始屏幕。惋惜Windows phone的停更。

8. 关于Windows的美化!

9. 上述的有几个MascOS的优点,还没找到在windows上实现的方法,有建议的可以推荐一下。

桌面到底是干什么用的?

安全感!完善了之后,我们会发现桌面可以完全消失了(如果被说,你这不就是把开始屏幕编程桌面了么?其实要更好一些,原因如上所述)。在查找MacOS使用技巧的时候,印象比较深刻的是看到一位同学说的:用了macos之后都没有见过桌面是什么样子,虽然不确定这样做是不是完全高效,不过心里感觉这才是无招胜有招,无桌面胜有桌面。其实我们会发现,Windows对桌面还是很重视的,毕竟是打开电脑之后首先映入眼帘的,甚至很多浏览器的默认下载位置都是Win桌面。既然叫Desktop,也就类同于我们的办公桌桌面,办公桌桌面是放置办公工具,文件,甚至电脑本身的。这是一个对我们办公环境的模拟,因此我们会先入为主的把文件和工具也就是软件放在桌面上,用到文件了,就打开文件,用到工具来处理文件了,就打开工具。但是既然电脑本身是一个工作环境,就像前面这样的处理方式,完全需要在桌面上放置需要处理的文件,那我们还需要桌面么?甚至需要多个桌面么?在我看来,桌面的意义更像是一个任务或者项目相关的文件集中地,这样就可以把所有要用的资料放在一起,不需要再去寻找或者重新打开一个新的文件夹,但是可能并不是最好的工作流,其实我们可以靠自己记住某个文件的特征(当然这要求你在储存某个文件的时候,一定要标注好特征,如果只是顺手保存了一下,肯定还是需要去找),利用搜索打开这些文件,而不是先去收集一些东西,包括新的文件、文件夹或者旧的,然后把他们全部整理到桌面上,再开始工作(我相信很多类型的工作都是这么一个流程)。电脑桌面的存在意义变小了。当然,你可以直接把它当做是下载文件夹的替代,这样就是可以直接Win+D一步进入到桌面,也可以直接放各种软件的快捷方式,甚至是打开控制面板的常用途径,这是一种安全感吧,如果各种bug出现了,至少我可以在桌面上找到软件。或者是当你不想让别人看到你在做什么的时候(游戏),直接一个快捷键进入到桌面,这样就可以很方便的躲过别人的视线。


对Windows的建议

1. 开始屏幕不像桌面,右击鼠标能够提供的选项太少,例如最常用的清空垃圾箱,即使把垃圾箱放在开始屏幕了,系统并没有针对此类文件夹设定特定的右键选项,因此清空垃圾箱的操作就不能实现,我们需要打开文件夹,右键清空或者回到桌面。然后右击清空。

2. 开始屏幕的大方块算是微软的特色,或者说是辨识度很高的特性,但是不能修改成其他拟物的图标或者其他形状的图标,对于一般的用户来说,长时间使用会有视觉疲劳。

3.通知栏完全就是废弃状态,系统自己的通知支持的很好,甚至是360都支持的很好,但是大部分软件(除了UWP软件)的通知都不在通知栏中,凌乱的通知方式很是让人感觉不稳定。

尾巴

完成了我们上面的设置并习惯这些操作之后,更好的工作流自然就呈现在眼前,由于各个工作流程的不同,这里没有想到比较好的呈现方式来说明这篇文章的宗旨。如果有哪位同学有建议,我可以完善一下。其实Workflow并不是从苹果收购之后才出现的热门,这本就是我们应该关注的一门课程,就像是穷爸爸富爸爸里面说的,大学教育不是人生进化的最完美解决方案,我们并不能在大学里面学到以后要在社会上用到的所有知识,对于经济、理财等等理念,我们没有学过,甚至有些人对这些东西很排斥,认为人生不应该是追求金钱的,但请相信我,以后你会去关注的, 当然我们还是可以从日常的交流和经验中学习到一些些,但这只够维持正常生活的,想要实现财务自由还差很多,把爱好变成副业还是需要学习很多理财的知识,推荐这位同学。同样的,高效率的工作生活也是重要的,即使我们不去专门学习或者研究某个工具是怎样使用的,或者日常生活工作的工作流是怎样的。而且尤甚,因为对于这个相对公平的社会,工作效率的缺失,可以说直接或者间接的影响到我们的升值和工资,当然这不是必要不充分条件,但一定是充分不必要条件。接触少数派,也是由于这个原因,我开始对效率感兴趣,开始想要了解别人的工作流是怎样的,我有哪些可以改进的,可能这也是少数派的初衷?我不得而知,但是花一定时间学习这些,必定会对我们的生活和工作有帮助。


对wox中网页检索的说明

这里面要注意关键词的填写方式和chrome中右键搜的填写方式不同,这里使用{q}来代替要输入的词语,而右键搜中的关键词是用%s来代替。一定要填写正确的网址,不然wox就会一直报错(不知道是不是bug,报错一次还不够,每点击一次都要报错好几次)。

wox的网页检索
利用百度检索小木虫的文章 https://www.baidu.com/#ie=UTF-8&wd={q}%20小木虫 
你也可以利用上面的检索方式,创建其他网站的百度检索结果,当然也可以使用site:XXX.com实现,只需要注意在wox中填写的格式要正确。

怎么把所有文件都放入开始屏幕。
对于默认没有这个选项的一些文件,我们可以利用此文件的快捷方式paste到下面的文件夹中,这样就可以在开始屏幕中直接打开文件了。Start Menu\Programs(放在下面),甚至是网页路径(不同浏览器保存的网页快捷方式,用不同的浏览器打开)。


不下载其他软件的前提下,如何在任务栏放置垃圾箱?
  1. 在Win磁盘的任意位置新建文件夹,可以是桌面,也可以是其他磁盘的任意位置,但是这个文件夹是不能删除的,删除了之后就不能再任务栏正常显示。
  2. 右击桌面的垃圾箱,选择新建快捷方式,“要把快捷方式放在桌面上吗?”选择是,然后将这个快捷方式剪切到刚刚新建的文件夹中。
  3. 右击任务栏空白位置,选择工具栏-新建工具栏,找到你刚刚新建的文件夹,确定,这样新建文件夹就出现在了任务栏中,但这样还是不能直接显示垃圾箱在任务栏。
  4. 右击任务栏空白位置,取消锁定任务栏,然后右击任务栏中的新建文件夹字样,就会出现文件夹的选项,取消显示文本和显示标题,并根据你任务栏的大小选择大图标或者是小图标。
  5. 锁定任务栏,这样就直接将垃圾箱固定在了任务栏。
同理,你也可以固定任意文件夹在任务栏,比如我的电脑或者是你经常使用的文件夹(下载),这样就可以直接在任务栏打开相应的文件夹或者应用,当然也可以右键清空垃圾箱等其他操作。


右键搜
同样非常推荐JUSTSCIENCE这个网站,功能非常质朴,但是好用。在右键搜中输入的格式如下:http://sci.justscience.cn/?q=%s&sci=1,对于这个插件也有一些疑问,不能同步,虽然提供了编辑恢复的选项,但是对于不懂编程的人还是略有难度,或者说需要花时间去学习。



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xiang_meng

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