效率工具大致可分为两类:一类追求将单一功能做到极致,其代表有 OmniFocus,它们的新功能大多都是从基础需求(比如任务管理)去做延伸。另一类则是追求大而全的「瑞士军刀」们,其中最具代表性是 Notion,它们能够「干掉」我们手机里的一些其他应用,节省更多空间。
Taskade 可以算是一个从「单一极致」跨越到「瑞士军刀」的应用。它最初只是一个极简风格的待办清单应用,我们只能用它来记录一些简单的待办事项。经过了多年的发展,Taskade 不但可以帮我们记录任务,还能实现多人协作、日程管理,甚至还能做到项目进程管理、记录头脑风暴等。
初步认识 Taskade
Taskade 的界面设计保持了一贯友好的简洁风格,它还自动为你分出了「日历」「已加星标」等类别,方便你快速筛选内容。在「日历」界面下,你可以看到所有带时间标注的内容。除了日、周、月三种常规视图,日历还支持「议程」视图,你可以纵览接下来要做的所有事情。
在工作区里,Taskade 也提供了多种筛选方式。点击标签即可快速筛选出带有该标签的项目,「议程」和「日程表」则可以帮你一览该工作区下即将到来的所有任务,你还可以在「模板」创建和管理自己的模板。
在 Taskade 里,你有两个地方可以创建项目。一个是「Personal」文件夹,另一个就是各工作区(Workspace)了。「Personal」文件夹里的项目是你所参与的项目,如果你在「Personal」文件夹里创建了新的项目,那么你也会默认被添加至项目的参与者中,但这个新项目不会出现在其他工作区里。
对了,Taskade 还支持在一个工作区下建立子工作区(Subworkspace)。你可以将工作区理解为一个公司,而不同的子工作区就是不同的部门。子工作区的加入细化了分类,在工作区的管理上,也更具有逻辑性。
如果你不知道该怎么开始使用 Taskade,你可以在官方的 模板库 找到海量的模板进行参考或直接添加到自己的工作区。在你创建新项目的时候,屏幕顶端也会有一些基础模板可供选择,非常方便。
模块化、多视图的编辑器
在你创建了一个空白项目后,那么它会默认以「列表视图」展示。在列表视图下,你可以非常方便地进行编辑,不论是待办清单、读书笔记,都能在列表视图下按照特定的格式来完成。
与 Notion 一样,Taskade 项目里的内容都由一个个「块」所组成。每一个块都支持拖动排序、调整缩进等操作。Taskade 的块属性不如 Notion 那么丰富,仅支持 3 种属性,每种属性有 3 种样式,比如「段落」属性就分为大标题、小标题和段落。当然,你也可以利用样式工具让文本变得更加美观。
此外,你也可以为每个块添加时间、分配人员甚至是添加附件。可以说虽然块属性设置稍显单一,但基本能满足日常使用需求。
得益于块属性的单一化,应用可以准确地判断每一个块充当的角色,即使用户不对内容进行手动调整,也可以实现无缝切换视图。在网页端的右上角可以切换视图,以任务管理为例,用看板视图无疑会比列表视图更加清晰直观。
除此之外, Taskade 还支持操演视图、思维导图和组织结构图。不过,美中不足的是移动 App 目前仅支持列表视图。
一个文档,不同视图
Taskade 最大的亮点就是它的多视图功能,正如前文所提到的,Taskade 支持无缝切换视图。其中五种视图大致可分为三类:文档、看板和思维导图,文档适合编辑、看板适合管理,而思维导图适合梳理。Taskade 能够一次满足过去需要多个应用才能实现的三种需求。
本文以一次会议记录作为例子来说明三类视图。会议记录最重要的就是「记录」,在列表视图下,你可以像在备忘录中记东西一样,把会议提到的要点记录下来。每次手动换行都会生成一个新块,在记录过程中你不需要担心排版问题;在整理时,你也只需要调整块的位置,添加样式就行了,非常方便。
一般来说,在会议上提到的一些要点和决策都需要进行任务分配,确保落实到具体的执行人。看板视图非常适合用来处理这种情况。你只需要从「会议决策」里把块拖拽到「任务分配」中,随后为它分配人员、时间就能完成了。如果在任务分配过程中发现可以深挖的要点,你也能在块里评论或直接在聊天室进行交流。
思维导图适合用来做会议内容的回顾和梳理,在该视图下,所有块都会变成节点,节点之间的关系会更加清晰。对于一些暂时不需要的节点,你也可以将它们收起来。除了回顾外,思维导图也支持编辑,当你把鼠标悬浮在节点上时,就会出现编辑框,支持包括安排时间、分配人员、评论和上传附件在内的所有操作。
不难看出,无论是哪个视图,Taskade 的功能都是大同小异的。一方面,这样可以减少不同视图间的割裂感,你能在列表视图里完成的事,到了看板也一样能搞定。应用的操作体验更加统一,降低了上手成本,无疑是一件好事。
另一方面,由于功能的通用性,导致 Taskade 在特定视图下缺少一些功能,比如思维导图不能连接两个节点,看板视图下也缺少「备注」功能,只能用评论来替代。如果 Taskade 在后续的更新中能为每个视图加上一些特有功能,或许能够更上一层楼。
多人协作
作为一款在线工具,Taskade 的多人协作功能也是值得一提的。Taskade 提供了 3 种方式来邀请一个用户加入:邮件邀请、用户名邀请和链接邀请。对于知道对方邮件或用户名的情况下,前两者会非常方便,被邀请者既可以收到 App 的推送,也能获得邮件提醒。
需要注意的是,将成员邀请至工作区和邀请至项目是不同的。如果你将一个成员添加到工作区,那么他将可以看到工作区内的所有项目和改动,反之则只能看到项目内的改动。因此,在邀请前最好先确认一下自己所选择的是工作区还是项目。
同类工具中,多人协作的交流往往停留在分配任务、评论交流的层面,而 Taskade 不但支持这两者,甚至还能在项目中开启聊天室进行交流、共享文件,乃至语音、视频通话。
经过实际测试,在国内直连的情况下,语音和视频通话均处于「能用」的水平。不过连接过程可能需要等待比较长的时间,稳定性可能也会有所打折。如果你想要更稳定地进行语音或视频通话,建议还是使用代理访问。
总结
总的来说,Taskade 是一款值得一试的效率工具。对于个人用户来说,它可以用来做个人任务管理、学习笔记归纳;团队也可以用它完成会议记录、项目进程管理等工作。Taskade 拥有非常友好的交互界面,支持中文也让国内用户能够更好地理解和使用。
虽然在项目功能上与专门的应用相比稍显不足,但 Taskade 该有的功能也一个不少,甚至还有一些特色功能。举个例子,你不但可以在「日历」界面下一览 Taskade 里标注了时间的内容,还可以通过在系统里订阅 Taskade 日历来实现单向同步(即系统日历可以看到 Taskade 的内容,但不能进行修改)。
虽然 Taskade 在官网给出了免费和 Pro 两种方案,我们从开发者处了解到,应用目前可以无限制免费使用,日后可能会针对团队用户重新推出收费项目。如果你正在找一个免费好用的在线效率工具,那么 Taskade 会是一个不错的选择。对于一些无法承担其他协作工具昂贵的定价的小团队来说,Taskade 目前完全免费也是一个好消息。
你可以在 App Store、Google Play 或 官网 下载使用 Taskade。
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