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当他回首往事的时候,他不会因为虚度年华而悔恨,也不会因为碌碌无为而羞愧。

我想我可能是你所见过、听过,使用日历来安排日程的人中,最有经验的一位了。

我用日历将近两年,从读研开始到现在。最初的时候,我使用日历主要是为了达到文章开始那句引文的目的,我希望自己每天做的事情都能有所记录,在每晚、每周末翻看时不会感觉到碌碌无为。在今年初,我开始接触项目管理后,我才真正意识到「计划」的重要性,于是我渐渐开始用日历来做科学的规划,当然它是辅助性的。

在 Matrix Early Birds Talk 里,我非常简要地提过规划日程的作用。我觉得现在,是时候写一篇文章来介绍我使用日历的经验。

为什么要进行规划

当我还在念大学的时候,我用过类似 课程格子 之类的课表安排软件,这些应用内都有一个庞大详尽的课程数据库,一键添加课程非常方便。那时候的上课、自习、备考都是按部就班,自己心里其实很清楚什么时候就该做什么事,整个学习生活离「规划」二字相去甚远。

但是进入硕士生涯,情况就变得不太一样。首先,我的课程少了很多,而且几乎没有作业或考试;相对地,科研项目,取代修习学分,成为了首要任务。没有任课老师盯着,导师也无心面面俱到。项目的开始、进行与结束中的各个环节,都要自己安排。与以自己为主的上课自习完全不同,项目推进要和实验设备、仪器操作员、材料供应商等多方资源协调,如果不做规划,你很可能不晓得下周、下下周具体要做什么,你也不晓得提前确认信息的重要性,当然你更不能在课程格子里找到答案。

作为工科硕士,我的科研任务有非常明确的「套路」:① 制定实验方案,② 实施实验步骤,③ 取得实验成果。我需要某款工具能提醒我:哪周哪几天要写完实验计划、哪天几点要联系设备了解信息、哪天几点在哪里做实验,而最终,这类高度定制化但又具有重要意义的需求,落到了项目管理工具和日历的身上。

日程与项目管理的区别

考察设备、预约仪器、安排实验,任何一个环节出现问题都会影响到项目的顺利推进,本质上我的科研算是非常初级的项目管理,其实谁的不是呢?我在年初的时候,写过利用 OmniPlan 进行项目管理的文章,我也一直使用这款工具管理自己负责的科研项目,尽管它在体量上还是小项目,而且是单人规划。当然不论项目规模大小还是多人协作与否,OmniPlan 其实都可以轻松应对。

项目管理工具的优势很多,例如甘特图展示、成本与风险分析、资源管理,使用它的目的在于进行未来中长期的规划。而近到下周每天做什么,这已经有了非常明确的任务、时间和进度控制,轻量的日历由于具有提醒、平台同步等特性,在这时候就能提供高效的管理。

我更多地是使用 Mac 日历来安排日程,偶尔会用 iPhone 的日历,而不管是查看还是提醒,用 Mac、iPhone 和 Apple Watch 都很棒。我知道还有其他优秀的第三方日历应用,不过目前我倒没觉得 Apple 的日历有什么不好使的地方,因此我也一直用着。

如何用日历来安排日程

你也许会觉得,把一个个事件人工安排在日历里太费劲,而且似乎没什么效果。其实我在刚开始用日历的时候,也有同样的想法,而到了现在,我完全不这么认为,就像我在使用 Mac 前总觉得「用过 Mac 就回不去 Windows 」的观点过于夸大不足为信一样。

Apple 的日历足够好用,做了非常多的优化来改善使用体验,上面提到的「费劲」一词,完全不是那样。经过几乎两年的使用,我总结了一套日程安排方法,我相信如果按我这套流程走,你也会感受到日程安排的重要意义。我以最近一周(19 号 - 25 号)的工作与生活任务,来讲讲我是怎么安排日程的。当然前提是你已经非常明确知道最近的工作计划。

Step 1

安排日程的第一步,是添加明确已知或周期发生的事件,例如每周的组会、聚餐。日程里当然包含了生活类事件,我也会把看剧、整理内务等任务安排进日历中。如此,我的下周生活会变成这样:

Step 2

第二步,我通常会将项目管理工具中安排的任务,搬到日历中来。这里一定要优先安排那些突发的、不常规的事件,比如我会在 18 号收到小论文的审稿意见,那么下周一项 紧急且重要的工作 就是小论文的修改,我将它安排在了星期二,花费 6 个工时。再然后是项目管理中按流程走的任务,如大论文撰写、实验设备确认等。如此,我的下周日历会变成:

Step 3

第三步,是安排那些不明确的任务,如兴趣爱好、健身运动等等。我会保持每周写稿,但是全靠心血来潮,那么就找个空闲的时间先安排进去就好;又如天气显示 20、21 号有雨,那几天的活动目标可能不易达成,可以加一些运动或步行事件。基本上,我的下周日历已经完成了。

Step 4

还没有结束,实际上日程管理最重要的一步就是调整。现实是,以我的经验,任务事件的发展总会偏离计划而去,日程管理或是项目管理的核心作用一是它能提前规划来减少这种偏移,二是偏移发生引起的工作紊乱能有补救,要么是备选方案要么是后续任务补上。因此在接下来的一周内,整个日历可能会变得面目全非。现在我所能预料到的就有:小论文审稿意见推迟送达、CAFM 信息推迟回馈。

当然任务调整是不可避免的,每天重新规划也是例行工作,但它绝不会让你手足无措。因为如果事件临时取消,空闲出来的时间可以由后续任务补上;整张日历满满当当,你可以快速直观清晰地看到那些待办事件,而不是常常想还有哪些工作没完成。我相信你能明白这个道理。

使用日历的技巧

似乎我还没有完全解决「费劲」这个词,在日历中建立、移动、复制事件的技巧可能也不太为人所知。

新建事件

我很少用 iPhone 日历来新建事件,常用 Mac 日历,因为在 iPhone 输入和配置事件信息太繁琐。在 Mac 新建事件最便捷的方法就是双击。对于所有事件,我都会添加地点和提醒,与地图应用联动、推送通知都非常重要。对于那些重要事件,行程时间、多次提醒也很有必要。我也很想用「受邀人」功能,不过我身边用日历的人不多,因此鲜有使用。

复制事件

复制事件几乎占据了一半以上的关于日程的操作,在 Mac 上直接复制粘贴就可以。事实上,新建事件并不常见,很多任务都是之前曾经进行过的,尽管不是 100% 相同,但只需复制后改一改任务名称和时间就可以了,如果每次都要重新添加地点和提醒,那可太繁琐了。

iOS 10 终于变相地加入了复制事件功能,在「新建事件」的「标题」栏目中输入几个关键字,日历会自动匹配出以往事件中相同的关键字,提供事件备选,直接点击就可以快速添加,只需要改一改时间或是其他信息就可以了。

调整事件

调整事件主要涉及到对时间的调整,通常是因为事件提前或推迟引起的。在 Mac 或是 iPad 上直接将事件上下左右拖动就可以调整时间了,当然还可以单单拖动开始时间或结束时间;在 iPhone 上则要进入事件详情,再编辑时间,比较麻烦。

其他技巧

为日历分类并设置不同的颜色,可以高效整理相应的事件。取消各个类别前的对勾,这些任务会被隐藏,在分析或是分享时能提供一些便利。 

我觉得日历唯一不太好的是,它不能对事件进行批量操作,Workflow 似乎也不能在这方面给我提供帮助,比如批量修改事件名、类别归属等等。

后话

我无法用数据分析工具或是科学的证据说明,日程管理给我带来了多大的工作效率提升。我也发现日程管理有明确的适用人群。我曾尝试在公司实习时使用日程管理,但发现不太奏效,朝九晚五无甚波澜的底层白领生活,似乎离「规划」也相去甚远。当然也有可能是我实习时间短,尚未完全熟悉那份工作的「套路」。不过那些高级项目经理、频繁差旅人士或许能像这两年的我一样,能感受到日程管理的意义。

我希望我的经验分享,能给人以启发。

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